Résumé du podcast Acumatica ERP : Moderniser la gestion financière dans le secteur de la construction

Le podcast « The Acumatica ERP Podcast », lancé récemment, propose des épisodes riches en informations dans lesquels des clients, des partenaires et des experts d'Acumatica expliquent comment des solutions intelligentes peuvent aider les entreprises à prospérer dans l'économie numérique d'aujourd'hui.

Dans l'épisode 3, Lauren O'Hara, responsable senior du marketing de production chez Acumatica, s'est entretenue avec trois partenaires qui contribuent à la réussite de nos clients. Au cours de cette discussion, ils ont donné à nos auditeurs de précieux conseils du point de vue des revendeurs à valeur ajoutée. Nous apprécions également beaucoup d'apprendre auprès des membres les plus importants de notre communauté Acumatica : notre cliente Cassie Moore, directrice financière chez Alpha Insulation & Waterproofing, qui était l'invitée vedette de l'épisode 4.

Cassie m'a parlé de la transformation numérique de son entreprise, des défis auxquels l'équipe a été confrontée et de la manière dont ils les ont surmontés grâce à Acumatica Cloud ERP. Voici un résumé de notre entretien en tête-à-tête.

À propos d'Alpha Insulation & Waterproofing et des défis rencontrés avant l'adoption d'Acumatica

Alpha Insulation & Waterproofing met à votre service 40 ans d'expérience dans les services d'isolation et d'étanchéité pour les bâtiments commerciaux. De l'isolation commerciale à l'étanchéité, en passant par l'ignifugation par projection, l'isolation par mousse projetée, les systèmes coupe-feu et la rénovation, Alpha couvre tous ces domaines et est un spécialiste reconnu dans le secteur de la construction de la Division 7 (à l'exception de la couverture).

Alpha a été rachetée par Installed Building Products, Inc. en 2017 et estime qu'un service d'exception repose avant tout sur des professionnels d'exception. L'entreprise applique des normes rigoureuses en matière de recrutement, de formation et de développement des meilleurs talents, et se targue d'offrir une expertise multidisciplinaire ainsi qu'un leadership solide et un suivi proactif tout au long de chaque projet de construction.

Même si l'entreprise était florissante, Cassie explique qu'Alpha était confrontée à un problème courant. « Nous avions du mal à faire en sorte que le siège et les équipes de chantier communiquent en temps réel. Or, dans le cadre de projets de construction commerciale comme ceux-là, c'est extrêmement important. Les équipes ont besoin d'un retour d'information en temps réel et de tous les outils nécessaires pour pouvoir faire leur travail. »

D'après son témoignage de réussite avec Acumatica, l'entreprise utilisait auparavant un système financier et de gestion de projet multi-locataires destiné au secteur de la construction, qui tombait souvent en panne, ne répondait pas aux besoins des utilisateurs sur le terrain et n'était pas conforme à la loi SOX, ce qui obligeait l'équipe à calculer ses données financières et à créer des rapports manuellement.

L'équipe a évalué différentes solutions ERP en vue de le remplacer, à la recherche d'un système fiable doté d'une plateforme stable, offrant une bonne visibilité sur leurs opérations et permettant une communication en temps réel. Cassie explique : « Nous avons réduit la liste à trois solutions, puis nous avons demandé à l'équipe des opérations et à l'ensemble du personnel de noter les trois finalistes. Ainsi, tout le monde a en quelque sorte eu son mot à dire dans le choix du logiciel que nous avons finalement retenu. »

« L'ERP d'Acumatica dédié au secteur de la construction a obtenu les meilleurs résultats, et Alpha a mis en service Acumatica en janvier 2021. « Tout s'est très bien passé. Nous n'avons subi aucune interruption de nos activités. »

Nouveaux cas d'utilisation d'Acumatica pour Alpha

Alpha dispose également d'une branche distribution, et l'équipe recherchait un logiciel évolutif capable de remplacer leur solution existante. La division commerciale utilisant déjà Acumatica, Alpha a mis en place un tenant distinct pour la distribution, qu'elle a personnalisé, et a déployé le logiciel de fabrication d'Acumatica, qui a lui aussi nécessité quelques adaptations.

« Mon équipe et moi-même sommes intervenus pour les aider à mettre en place Acumatica au niveau de la distribution. Cela fait maintenant une centaine de jours que le système est opérationnel », explique Cassie. « Jusqu’à présent, tout se passe bien. Personne n’a versé une larme. C’était un changement de culture, n’est-ce pas ? Mais les gens ont été formidables, très patients, et ils avaient vraiment envie de comprendre et de développer leur activité. »

Le passage de systèmes disparates à une plateforme intégrée transforme le mode de fonctionnement d'une entreprise et la façon dont les collaborateurs appréhendent leur travail. Au lieu de gérer des tâches isolées, les équipes prennent conscience des liens entre chaque action et de l'influence des processus en amont sur les résultats en aval à tous les niveaux de l'organisation. Du cycle « de l'achat au paiement », où les bons de commande sont transmis au service des comptes fournisseurs, au cycle « de la commande à l'encaissement », où les commandes clients se transforment en recettes encaissées, chaque étape implique plusieurs services et a des répercussions sur l'ensemble de l'entreprise.

Mettre en place cette vision commune prend du temps, mais une fois que les systèmes communiquent de manière fluide, cela permet d’améliorer la visibilité, la responsabilisation et la coordination à tous les niveaux de l’organisation. « C’est à la fois passionnant et intimidant, mais les équipes se sont vraiment approprié le projet. »

En ce qui concerne le processus de mise en œuvre lui-même, Cassie a quelques conseils à donner aux autres entreprises qui s’y engagent : « Le partenaire joue un rôle essentiel. Lorsque vous envisagez de mettre en place un ERP, c’est lui qui vous guide. Ce sont eux les experts, n’est-ce pas ? »

Elle affirme que pour garantir la réussite de la mise en œuvre, il faut également que toute l'équipe s'implique.

« L'un des principaux atouts, c'est que mon équipe s'est vraiment approprié le projet. Nous avions des experts pour chaque domaine fonctionnel (comptabilité clients, comptabilité fournisseurs, projets de facturation, grand livre, reporting). Chacun avait son domaine et sa spécialité, et s'en est vraiment approprié. Ainsi, non seulement ils ont mis le système en place, mais ils sont désormais en mesure d'assister les utilisateurs finaux, car ils savent exactement comment fonctionnent leurs modules. »

La modernisation du financement de la construction transforme Alpha

Investir dans la bonne technologie a un impact considérable, et pour Alpha, cet impact a été positif.

« Avant, nous passions tellement de temps sur des processus manuels que nous devions utiliser des systèmes parallèles, car celui sur lequel nous travaillions n’était pas fiable. L’équipe consacrait beaucoup de temps à des tâches sans valeur ajoutée », explique Cassie. « Désormais, elle peut consacrer plus de temps à l'analyse financière et à l'examen des éléments qui ont du sens ou qui n'en ont pas, et [elle] apprend et est en mesure de gérer les mises à jour une fois par an. Cela a donc vraiment changé la façon dont elle passe ses journées et ce à quoi elle les consacre. »

Lorsque Cassie a rejoint Alpha, son objectif était de faire le lien entre la finance et les opérations. Elle souhaitait que son équipe ait une vue d'ensemble des transactions et de leur volume afin qu'elle puisse comprendre et apprécier ce qui se passe sur le terrain.

« Je suis un fervent défenseur des sorties sur le terrain. Je veux qu’ils aillent voir sur place d’où proviennent ces transactions. C’est ainsi qu’elles nous parviennent. C’est là que l’on gagne notre pain, pour ainsi dire. C’est comme ça que nous gagnons notre vie. Et le fait de pouvoir associer cela aux transactions électroniques du système a, je pense, été d’une valeur inestimable pour l’équipe. »

En tant que directrice financière, Cassie se réjouit de la croissance d'Alpha et du fait que la technologie contribuera à soutenir cette croissance. « Grâce à la technologie, un employé […] peut se concentrer sur […] ce qui le passionne, ce qui apporte une valeur ajoutée, ce qui a un impact concret. »

Et quand on interroge Cassie sur les directeurs financiers et les responsables financiers qui se contentent d’envisager la transformation numérique, elle répond : « Si vous n’avez pas encore franchi le stade de la simple réflexion, vous avez déjà du retard. Vraiment. La bonne nouvelle, c’est qu’il n’est jamais trop tard. »

Un avenir prometteur pour Alpha

L'avenir s'annonce extrêmement prometteur pour Alpha, et Cassie se réjouit de pouvoir tirer parti des innovations d'Acumatica en matière d'IA qui l'aideront dans les secteurs de la construction et de la finance, notamment nos fonctionnalités de détection des anomalies. « Je souhaite exploiter davantage l'IA pour, encore une fois, me décharger de certaines tâches qui n'apportent pas vraiment de valeur ajoutée. »

L'évolution continue d'Alpha passera notamment par l'optimisation de ses processus et procédures, et grâce à Acumatica, Cassie n'a plus à se soucier de la conformité réglementaire. Elle peut ainsi consacrer toute son énergie au développement de l'entreprise. « Ce n'est plus une course contre la montre. Je peux me concentrer sur la croissance, les améliorations et tous les aspects positifs. »

Ma conversation avec Cassie, une femme qui a réussi dans le secteur du bâtiment, a été pour moi une expérience très enrichissante, et je vous invite à écouter l'épisode dans son intégralité dès aujourd'hui ! Pour rester au courant des dernières actualités en matière d'ERP et découvrir les points de vue de clients et d'experts du secteur, nous vous invitons à vous abonner au podcast afin de ne manquer aucun des prochains épisodes.