Le sous-traitant spécialisé Alpha Insulation & Waterproofing s'appuie sur Acumatica Construction Edition

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Solution ERP Acumatica Cloud pour Alpha Insulation & Waterproofing Inc.

Siège

Siège social : Columbus, OH, avec plusieurs sites desservant les marchés du sud-est et du centre-sud des États-Unis.

L'industrie

La construction

Applications remplacées

New to Cloud ERP

Alpha Insulation & Waterproofing Inc.

Mise en œuvre d'une solution de construction intégrée, basée sur le cloud, avec des vues de tâches en temps réel, des rapports et une facturation AIA, une gestion de la conformité et des rapports quotidiens sur le terrain.
Mise en place d'un système conforme à la loi SOX, permettant de se conformer plus rapidement et plus facilement aux exigences des sociétés cotées en bourse.
Calculs automatisés des encours de production, réduisant de 1,5 jour à 10 minutes les calculs manuels.
Élimination des appels et des demandes de renseignements sur le terrain grâce au libre-service sur les chantiers de construction, ce qui permet de gagner un temps considérable.
Déploiement d'une solution commerciale facile à utiliser et adaptée au secteur des entrepreneurs spécialisés, accélérant l'adoption par les utilisateurs.
Accès à une plateforme commerciale flexible et évolutive ouvrant la voie à une croissance future

"À mon avis, il n'existe pas de meilleur produit pour un sous-traitant spécialisé dans la construction que l'édition Construction d'Acumatica.

Scott Lyons, vice-président chargé de l'amélioration des processus

Défis

Solution ERP

Résultats

Défis

Fondée en 1982, Alpha Insulation & Waterproofing Inc. possède plus de trois décennies d'expérience en matière d'isolation commerciale, d'étanchéité, d'ignifugation et de coupe-feu. En 2017, l'entreprise a été rachetée par Installed Building Products, Inc. ce qui a permis à IBP de se développer sur le marché des grandes constructions commerciales en complément de sa base résidentielle.

Scott Lyons, employé chevronné d'IBP, qui a contribué à l'introduction en bourse d'IBP et a dirigé l'équipe de développement commercial d'IBP dans le cadre de 40 acquisitions, dont celle d'Alpha Insulation & Waterproofing, a été nommé vice-président de l'amélioration des processus d'Alpha.

Au moment de l'acquisition d'IBP, Alpha Insulation & Waterproofing possédait neuf succursales en Géorgie, en Floride, au Texas, au Tennessee et en Caroline du Nord. L'entreprise utilisait un système financier et de gestion de projet destiné aux entreprises de construction, mais ce système n'était pas adapté, explique M. Lyons.

Un système hérité peu fiable qui tombe souvent en panne

L'ancien système à locataires multiples tombait souvent en panne sans préavis et les utilisateurs sur le terrain le trouvaient peu fiable, si bien qu'ils ne l'utilisaient pas autant qu'il le fallait. Au lieu de cela, ils s'en remettaient à des appels téléphoniques à l'équipe financière pour fournir les informations requises.

Plus important encore, l'ancien système n'était pas conforme à la loi SOX. La Securities and Exchange Commission exige un audit annuel des sociétés cotées en bourse et de leurs divisions afin de prouver que les rapports financiers sont exacts et sécurisés.

"Nous calculions tout manuellement", explique Cassandra Moore, directrice de la comptabilité d'Alpha. "Nous téléchargions littéralement les données et avions un système parallèle pour être efficaces.

Elle a passé une demi-journée à télécharger et à compiler des données et une journée entière à créer les rapports nécessaires pour calculer les travaux en cours (WIP) ou le pourcentage d'achèvement des travaux de construction chaque mois. Les rapports sur les travaux en cours donnent un aperçu en temps réel de l'état d'avancement des travaux de construction en cours et de ceux à venir. Pour les créer, vous avez besoin de données précises, complètes et opportunes.

Lorsque les chefs de projet sur le terrain avaient besoin de données financières sur leurs projets de construction, ils appelaient la petite équipe de Mme Moore. "Nous avons passé beaucoup de temps sur le terrain à expliquer d'où venaient leurs chiffres", explique-t-elle.

Recherches approfondies sur les opérations, les flux de travail

Conscients que le système actuel ne fonctionnait pas, Lyons et Moore ont passé beaucoup de temps à évaluer les besoins de l'entreprise et à rechercher des solutions potentielles. Ils ont discuté de l'ensemble du cycle de revenus, y compris du processus d'appel d'offres à la construction, des procédures de facturation et de la manière d'intégrer le logiciel d'estimation et d'autres produits et applications spécifiques à la construction avec des représentants de tous les services.

Ils ont cartographié et étudié les processus de PA, notamment la manière dont ils sollicitent des offres pour les matériaux, dont ils obtiennent des prix pour les bons de commande, dont ils reçoivent les matériaux et l'impact de ces activités sur les stocks. "Nous avons également posé toutes ces questions pour le côté terrain de l'entreprise, puis nous avons déterminé si les éléments étaient nécessaires ou souhaités", explique M. Lyons. "Nous avons dressé une liste exhaustive des besoins, puis nous avons soigneusement évalué chaque application potentielle afin d'identifier celle qui convenait le mieux à notre entreprise.

Certains fournisseurs de logiciels ont indiqué à Alpha qu'ils ne pouvaient pas répondre à ses exigences, tandis que d'autres ont déclaré que l'entreprise était trop grande pour leur application. L'équipe a donc réduit sa liste à cinq applications potentielles, en demandant à chaque fournisseur de fournir une démonstration complète. Les applications ont été écartées parce qu'elles ne pouvaient pas répondre aux besoins des sous-traitants ou qu'elles n'étaient pas conformes à la loi SOX.

"Il était très important pour nous d'être en conformité avec la loi SOX", explique M. Lyons. "Si vous ne disposez pas des rapports requis, il est beaucoup plus difficile de passer au travers d'un audit.

Alpha avait également besoin de rationaliser les réceptions de produits et les coûts des travaux qui se répercutent sur les stocks et les travaux spécifiques. "Notre ancien logiciel n'était pas très performant à cet égard", explique M. Lyons.

Solution ERP

Plateforme de construction avec facturation AIA, rapports quotidiens sur le terrain

Alpha a choisi Acumatica Construction Edition après que l'équipe Cloud ERP " nous a montré que le logiciel pouvait répondre à nos besoins ", explique Lyons. "Sa fonctionnalité de distribution et de gestion des stocks, qui permet de calculer le coût des travaux, était fantastique.

Acumatica modernise les flux de travail de la construction avec des vues de tâches en temps réel, des rapports et des factures AIA, une gestion de la conformité, des rapports quotidiens sur le terrain et une paie certifiée. La solution de construction moderne répondait aux cinq principales exigences d'Alpha, à savoir la facilité d'utilisation et l'interface utilisateur intuitive, la gestion flexible des stocks avec des coûts de travaux mis à jour, les rapports en libre-service et une plateforme fiable basée sur le cloud.

"Nous avons engagé un consultant qui a suivi l'ensemble du processus et qui a joué le rôle d'une caisse de résonance. Il a insisté sur le fait qu'Acumatica Construction est construit sur une plateforme supérieure, moderne et fiable, contrairement à celle que nous avions auparavant, qui envoyait des courriels indiquant que le système était en panne, sans aucune indication sur la date à laquelle il serait rétabli.

Acumatica Construction Edition proposait également de nombreux rapports standard qu'Alpha jugeait essentiels. En outre, les options de configuration des rapports permettent de personnaliser les rapports en fonction de différents paramètres, ce qui évite d'avoir recours à des développeurs externes pour personnaliser le produit. "Nous avons passé beaucoup de temps à examiner la façon dont la plate-forme a été développée", explique M. Moore.

Acumatica avait la feuille de route la plus robuste, la compréhension la plus approfondie du secteur de la construction et la meilleure expérience utilisateur globale", ajoute M. Lyons.

L'équipe financière d'Alpha a déployé Acumatica Construction Edition sur plusieurs sites pendant la pandémie. "Cette opération a été couronnée de succès grâce au courage de notre équipe", explique M. Moore. "Nous leur avons lancé un défi de taille et ils se sont montrés à la hauteur.

Résultats

Visibilité des données, rapports automatisés sur les encours de production

Alpha Insulation & Waterproofing dispose désormais d'une visibilité totale sur tous les aspects de son activité en pleine croissance, avec la certitude que les données sont exactes et à jour. "Nous avons la possibilité d'extraire tout ce que nous voulons", déclare M. Moore.

"Les données sont complètes, précises et opportunes", ajoute M. Lyons. "Elles nous permettent de tirer rapidement la couverture à nous, en particulier pour les travaux, ce qui a ouvert les yeux des gens sur le terrain et les a aidés à gérer leurs travaux.

La journée et demie consacrée auparavant au calcul des encours a été ramenée à quelques minutes seulement. "Avant, c'était très, très manuel", explique M. Moore. "Aujourd'hui, nous actualisons un rapport en quelques clics et nous le consultons dans une application de reporting tierce entièrement connectée.

"En ce qui concerne les rapports financiers, nous pouvons accéder très rapidement à une branche. La capacité d'accéder aux détails sous-jacents s'est considérablement améliorée", explique M. Lyons, qui ajoute que toutes les personnes disposant du niveau d'autorisation approprié ont désormais accès aux données essentielles dont elles ont besoin pour faire leur travail. En donnant accès aux données à des personnes extérieures à l'équipe financière, Moore et Lyons peuvent déléguer des tâches, ce qui leur permet de se concentrer sur d'autres activités stratégiques.

Par exemple, Lyons a développé plusieurs rapports personnalisés que les gestionnaires de projets peuvent examiner au cours du processus de clôture. Ce processus permet aux utilisateurs de consulter les états financiers pour voir le pourcentage des ventes, les tendances sur six mois et d'autres paramètres importants pour vérifier les résultats financiers vitaux. "Supposons que la location de matériel passe d'un chiffre d'affaires stable de 5 000 dollars à un chiffre d'affaires nul au cours d'un mois donné. "Nous pouvons consulter les mois précédents et résoudre rapidement tout problème.

Profil de risque informatique minimisé

Acumatica a également réduit le risque d'avoir peu d'employés pour gérer des activités commerciales spécialisées. "Nous avons maintenant des experts de la plateforme dans chaque service, alors qu'auparavant nous n'avions qu'une seule personne qui comprenait le fonctionnement de l'ensemble du système", explique M. Moore. "C'est un grand avantage inattendu.

Lyons affirme que les chefs de projet d'Alpha agissent et réagissent plus rapidement sur le terrain grâce à Acumatica. "Ils ont désormais la possibilité d'examiner un travail et de voir ce qui se passe dans la comptabilité ; ils peuvent voir où en est leur marge actuelle, s'ils ont dépassé le budget, et effectuer un calcul de l'encours à tout moment - et pas seulement à la fin du mois".

Selon Mme Moore, les processus automatisés d'Acumatica Construction Edition lui permettent de gagner du temps. "Cela m'a permis de faire des choses qui n'étaient pas faites auparavant", dit-elle. "Je peux me concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée au lieu de me contenter de faire du sur-place.

Une plateforme de construction moderne pour la croissance

Acumatica fournit à Alpha une solution évolutive pour soutenir la croissance organique continue et l'acquisition de nouveaux marchés grâce à une solution cohésive avec une flexibilité permettant d'ajouter rapidement de nouvelles unités commerciales ; tout ce qu'ils ont à faire est de créer de nouveaux sites dans Acumatica et de former les nouveaux employés sur la façon de naviguer dans la plate-forme conviviale. Grâce à la tarification d'Acumatica pour un nombre illimité d'utilisateurs, l'ajout d'employés ne représente pas une dépense massive comme ce serait le cas s'ils choisissaient un système avec des frais de licence par siège.

M. Moore explique que l'évolutivité était primordiale et qu'Acumatica répond à cette exigence.

"Le fait qu'Acumatica puisse mettre à jour le coût de revient des travaux avec la moyenne des coûts pondérés est phénoménal", déclare Lyons. "Le fait qu'Acumatica soit issu d'une entreprise de distribution et qu'il dispose de cet outil dans sa boîte à outils, de sorte qu'il communique avec l'inventaire et alimente le calcul du coût de revient des travaux, et qu'il puisse résumer régulièrement les travaux à un calendrier d'encours, signifie pour moi qu'il s'agit de l'une des meilleures plates-formes qui existent.

"À mon avis, il n'existe pas de meilleur produit pour un sous-traitant spécialisé", ajoute-t-il.