ERP cloud ou ERP traditionnel : pourquoi l'agilité est un atout pour les entreprises en pleine croissance

En tant que petite ou moyenne entreprise (PME) en pleine croissance qui s'interroge sur les avantages respectifs d'un ERP dans le cloud et d'un ERP traditionnel (ou sur site), vous devez connaître les différences entre ces deux solutions. Pour cela, vous devez notamment comprendre :

• Comment ils sont déployés.
• Combien ça coûte.
• Comment se déroulent les mises à jour.
• À quel point ils sont accessibles.

Vous devez également tenir compte de leur évolutivité, de leurs capacités en matière de sécurité et d'intégration, et, enfin, de leur agilité face à un marché en constante évolution.

Il y a beaucoup d'éléments à prendre en compte ; c'est pourquoi nous vous proposons un guide comparatif complet pour vous aider.

Quelle est la différence entre un ERP dans le cloud et un ERP sur site ?

Un système ERP dans le cloud est un logiciel de gestion intégrée des ressources de l’entreprise accessible via des serveurs connectés directement à Internet. En tant que logiciel en tant que service (SaaS), l’ERP dans le cloud vous offre un accès quotidien, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, que vous ou les membres de votre équipe soyez au bureau, coincés dans les embouteillages, en intervention sur le terrain ou en déplacement à l’étranger. Il s’agit d’une solution hébergée, maintenue et sécurisée par le fournisseur auquel vous versez un abonnement.

Un système ERP traditionnel sur site est un logiciel acheté en pleine propriété via une licence perpétuelle et installé sur des serveurs physiques appartenant à votre entreprise. C'est à vous, en collaboration avec vos professionnels de l'informatique, qu'il revient d'installer, de gérer et de sécuriser ce système complexe. Toute personnalisation ou mise à jour essentielle doit être ajoutée à votre liste de tâches, et l'accès à distance, bien que possible, nécessite des applications ou des appareils supplémentaires, tels qu'un réseau privé virtuel (VPN).

Comparaison rapide entre l'ERP dans le cloud et l'ERP traditionnel

Le tableau ci-dessous présente un aperçu des différences entre les solutions ERP dans le cloud et les logiciels ERP traditionnels installés sur site dans des domaines clés.

Principaux avantages des ERP cloud que les acheteurs devraient comparer

Lorsque vous évaluez les avantages et les inconvénients de ces différents systèmes ERP, gardez à l'esprit qu'ils partagent un objectif commun : fournir à votre entreprise une solution de gestion d'entreprise qui serve de source unique de vérité, en reliant vos données financières, commerciales, de chaîne d'approvisionnement, de stocks et de commandes, tout en automatisant et en rationalisant vos flux de travail et en vous garantissant des informations à jour et précises pour prendre des décisions commerciales éclairées.

Bien que leur principe de base soit le même, il existe un écart considérable entre les avantages des ERP traditionnels et ceux des ERP dans le cloud.

Déploiement et gestion informatique

La mise en place d'un système ERP peut vous aider à harmoniser et à transformer vos opérations, mais cela prend du temps. Le temps nécessaire dépend du choix que vous ferez : une solution ERP moderne dans le cloud ou un logiciel ERP traditionnel.

Une solution ERP dans le cloud classique peut être déployée en trois à six mois pour les petites entreprises à entité unique, et potentiellement en neuf mois pour celles dont les besoins sont plus complexes et impliquent plusieurs entités. En comparaison, les déploiements d’ERP sur site, qui impliquent l’achat, la configuration et l’installation de matériel, ainsi que la personnalisation, la sécurisation et les tests du logiciel sur ce matériel, peuvent prendre entre six et douze mois, voire jusqu’à 24 mois pour les grandes entreprises aux structures complexes.

Ces différences de déploiement se reflètent également dans la gestion informatique. Alors qu’un déploiement ERP dans le cloud s’appuie sur le fournisseur et le partenaire de mise en œuvre pour gérer les besoins informatiques, du matériel aux serveurs de données en passant par les mises à niveau du système et la sécurité, un déploiement ERP sur site nécessite une équipe informatique à temps plein et parfaitement formée pour garantir le fonctionnement optimal de la solution et éviter tout dysfonctionnement susceptible d’interrompre les opérations.

Coûts et conditions de mise à niveau

La tarification constitue une autre différence notable entre les ERP cloud et les systèmes ERP traditionnels. Le déploiement d’un ERP cloud ne nécessite pas de coûts d’infrastructure initiaux, mais repose plutôt sur des paiements mensuels versés au fournisseur. De plus, les utilisateurs d’un ERP cloud n’ont pas à payer une équipe informatique interne pour gérer les mises à jour du logiciel. Les mises à niveau sont incluses dans le coût de l’abonnement, et les personnalisations, qui peuvent entraîner des frais supplémentaires, sont systématiquement prises en charge par des professionnels de l’informatique externes à votre organisation. Avec un logiciel ERP traditionnel sur site, l’infrastructure, la personnalisation et la maintenance continue relèvent de la responsabilité de vos équipes internes.

Évolutivité et accès à distance pour les entreprises en pleine croissance

En tant qu'entreprise, votre objectif principal est d'augmenter vos bénéfices. Augmenter vos bénéfices, c'est développer votre activité, et pour y parvenir, vous devez disposer d'une technologie évolutive. Une solution ERP dans le cloud répond parfaitement à ces critères.

Les solutions ERP dans le cloud vous permettent de :

• Augmentez facilement le nombre d'utilisateurs, le volume de données et la capacité : il vous suffit d'en informer votre fournisseur et de modifier votre formule d'abonnement lorsque ces augmentations vous font dépasser le niveau d'abonnement actuel.
• Augmentez votre capacité et votre volume de transactions sans avoir à ajouter de nouveaux serveurs ni à renforcer votre équipe informatique.
• Ajoutez de nouvelles succursales ou filiales sans intégrations complexes.

La possibilité d'accéder à votre solution ERP dans le cloud et aux données de l'ensemble de votre entreprise, où que vous soyez et quand vous en avez besoin, sans avoir recours à des outils tiers, constitue un avantage supplémentaire qui vous aide à vous développer rapidement et à moindre coût.

Intégration et personnalisation

L’un des principaux avantages de la mise en œuvre d’un ERP dans le cloud réside dans l’infrastructure ouverte de la solution, conçue pour s’intégrer de manière transparente aux applications externes nécessaires ou souhaitées, sans l’intervention d’experts informatiques. Il en va de même pour les personnalisations. Contrairement aux ERP traditionnels, les solutions ERP dans le cloud sont conçues pour être étendues via des API. Leurs fonctionnalités peuvent être personnalisées à l’aide de moteurs de configuration des flux de travail, d’outils « low-code » ou « no-code », ainsi que d’une interface utilisateur et de tableaux de bord configurables, ce qui élimine les interventions manuelles chronophages.

Sécurité et continuité des activités

Si la facilité de déploiement, la gestion informatique interne réduite, la baisse des coûts, les mises à jour automatiques, la technologie évolutive, l’accès à distance, les intégrations transparentes et les personnalisations simplifiées constituent autant d’avantages majeurs des ERP dans le cloud, ils n’ont aucun sens si la solution n’est pas sécurisée. Et si la solution n’est pas sécurisée, la continuité d’activité n’est pas garantie. Heureusement, les éditeurs d’ERP dans le cloud ont pour mission (et sont rémunérés pour cela) d’assurer la sécurité de votre système.

Comment ça marche ?

La plupart des solutions ERP dans le cloud sont hébergées sur des plateformes sécurisées (par exemple, Amazon Web Services [AWS]), qui assurent la sécurité des centres de données physiques, du matériel, des logiciels et des réseaux, tout en fournissant des outils de conformité aux réglementations sectorielles. Les fournisseurs de services cloud renforcent la sécurité de ces plateformes grâce à une surveillance continue, des tests d’intrusion et des sauvegardes régulières des données. Le système vous permet également de mettre facilement en place vos propres contrôles internes, tels que des restrictions d’accès aux données basées sur les rôles et l’authentification multifactorielle (MFA). De plus, il est important de vérifier la fiabilité de vos intégrations tierces avant de les connecter à votre système ERP. C’est pourquoi certains éditeurs d’ERP, comme Acumatica, proposent des « Marketplaces » regroupant des solutions d’éditeurs de logiciels indépendants (ISV), où certains logiciels préalablement vérifiés sont répertoriés comme « certifiés » ou« fournis par »l’éditeur.

En protégeant de manière proactive votre entreprise contre les activités et les acteurs malveillants, grâce à un fournisseur de services cloud de confiance et à vos propres mesures, vous garantirez la continuité et le bon déroulement de vos opérations.

Comment l'architecture ERP « cloud-native » d'Acumatica améliore l'agilité et accompagne les entreprises en pleine croissance

Acumatica est un système ERP évolutif, basé sur l'intelligence artificielle, destiné aux entreprises en pleine croissance. En tant que solution native du cloud, Acumatica repose sur une plateforme ouverte dotée d’API robustes qui vous permettent d’intégrer efficacement l’ensemble de vos systèmes, applications tierces, sites, utilisateurs, entités et tout nouveau modèle opérationnel. Elle offre également des options de déploiement flexibles, une visibilité en temps réel, des rapports intelligents et des analyses de données, ainsi que des fonctionnalités spécifiques à chaque secteur d’activité, vous aidant ainsi à devenir une entreprise agile, capable de s’adapter facilement lorsque les circonstances l’exigent, sans compromettre votre continuité.

Modernisation des ERP hérités : est-il temps de remplacer les ERP traditionnels ?

Comprendre les principales différences entre un ERP dans le cloud et un ERP traditionnel vous aidera à déterminer s'il est temps de franchir le pas. Il est également utile de s'inspirer d'autres entreprises qui ont franchi le pas, comme CW Home Depot.

CW Home Depot, une chaîne de magasins tout-en-un spécialisée dans les matériaux de construction, de finition et d'ameublement aux Philippines, utilisait un système ERP obsolète. Celui-ci ne permettait pas de traiter simultanément les transactions et de générer des rapports, et subissait de fréquentes pannes aux heures de pointe, ce qui perturbait les opérations. L'extraction et le rapprochement manuels des données posaient également des problèmes, tels qu'un ralentissement du processus décisionnel et une visibilité limitée.

« Notre ancien système ERP avait vraiment du mal à suivre le rythme de l’activité », explique Catherine Co, directrice des systèmes d’information et responsable de l’audit financier. « Nous utilisions plusieurs systèmes disparates, ce qui obligeait les collaborateurs à passer d’une application à l’autre simplement pour trouver des informations élémentaires. »

CW Home Depot a décidé de rechercher une solution ERP dans le cloud et a choisi Acumatica.

« Nous avons choisi Acumatica », explique Co, « car cette solution nous offrait une plateforme moderne et connectée, capable d’évoluer avec nous. Elle offre une visibilité en temps réel, prend en charge un nombre illimité d’utilisateurs et intègre des fonctionnalités puissantes telles que le CRM, la gestion financière, les requêtes génériques et les intégrations via API. »

Grâce à Acumatica, CW Home Depot :

• Suppression des tâches manuelles.
• Procédures d'autorisation accélérées.
• Des fournisseurs autonomes grâce à un portail en ligne.

L'équipe a également réduit les heures supplémentaires, amélioré la productivité et harmonisé la visibilité des stocks entre les différentes agences grâce à des tableaux de bord en temps réel et à des flux de travail automatisés.

« Aujourd’hui, Acumatica automatise la création de documents et gère le processus de validation au sein même du système », explique M. Co. « Ce qui prenait auparavant plusieurs heures ne prend désormais plus qu’une minute, et tout cela s’appuie sur des données précises et en temps réel. »

Le passage d'un logiciel ERP traditionnel à une solution ERP agile, évolutive et axée sur l'IA, conçue dès le départ pour le cloud, a permis à CW Home Depot de passer du statut d'entreprise en difficulté à celui d'entreprise florissante. Si vous souhaitez vivre la même transformation, demandez une démonstration dès aujourd'hui.