Succès client avec Acumatica : IOC Construction

Basée à Batavia, dans l'Illinois, IOC Construction propose des services de construction, de peinture, de couverture, de maçonnerie, de revêtement de sol, de conception et d'entretien (entre autres) pour les installations commerciales, industrielles et médicales. À l'origine simple entreprise de peinture, elle s'est rapidement développée pour devenir une société de construction florissante offrant une gamme complète de services et composée de différentes entreprises ayant chacune leur propre spécialité, notamment la couverture et le bardage.

Cependant, malgré son succès, la croissance de IOC Construction a été freinée par sa dépendance à plusieurs instances de QuickBooks et Salesforce. Ses processus manuels et son utilisation intensive de dossiers papier n'ont pas aidé non plus.

Joel Sisto, directeur financier, explique: « Comme nos systèmes ne communiquaient pas entre eux, il était extrêmement difficile de gérer les données interentreprises. Une entrée manquante dans une entreprise, mais pas dans une autre, nous causait d'énormes maux de tête. »

Alors que les défis auxquels était confrontée l'équipe de construction du CIO continuaient de s'accumuler, la décision a été prise de tout regrouper au sein d'une seule entité, ce qui impliquait de rechercher et de trouver une solution moderne de planification des ressources d'entreprise (ERP). Il s'avère que cette solution ERP était Acumatica.

Le parcours de IOC Construction vers Acumatica

Selon Sisto, les problèmes rencontrés par l'entreprise de construction avec sa pile technologique étaient extrêmement pénibles. « La réconciliation était un véritable cauchemar. »

Si un projet de construction comprenait la pose d'une toiture et des travaux de peinture, ils devaient gérer trois instances de QuickBooks, ce qui rendait la répartition des coûts presque impossible. L'utilisation de Salesforce comme outil de mesure du revenu brut ne fonctionnait pas, car les chiffres ne correspondaient pas toujours.

Jessica Hill, responsable ERP de l'entreprise, remarque : « Nous étions six à saisir quotidiennement des données sur toutes les plateformes. Presque rien ne correspondait jamais. »

Le désastre lié à leurs données constituait déjà un obstacle considérable en soi, mais l'équipe était confrontée à d'autres problèmes. Par exemple, l'incapacité de IOC Construction à rapprocher les cartes de crédit de quatre sociétés différentes a entraîné le classement de reçus inconnus dans des dossiers papier (qui ont peut-être été rapprochés ou non), et leurs efforts pour répartir les coûts de projets pouvant atteindre 300 ou plus par an ont été réalisés à l'aide de dossiers papier. L'entreprise était poussée à ses limites.

« La complexité de notre système comptable était une boîte noire remplie d'inconnues et de données erronées », explique David Benning, Directeur Général. « Nous essayions d'utiliser divers systèmes non pas comme ils étaient prévus, mais d'une manière trop complexe. »

Ainsi, avec l'aide d'un consultant externe, l'équipe de construction du CIO s'est mise à la recherche d'une technologie ERP capable de résoudre ses problèmes de données. Elle a testé plusieurs solutions ERP, notamment Microsoft Dynamics et Sage 300, et a également essayé la dernière version de Salesforce, mais c'est Acumatica qui a remporté tous les suffrages.

"Il était indéniable qu'Acumatica était la solution qu'il nous fallait, car elle nous permettait d'effectuer des transferts interentreprises", explique M. Sisto. "Il nous a permis d'intégrer la gestion de la relation client dans le même programme que la comptabilité et les projets, et de conserver une liste de clients en un seul endroit, qui peut ensuite être utilisée par tous les différents modules du système.

Mise en œuvre unique, avantages considérables

La transformation numérique d'IOC Construction a suivi la procédure opérationnelle standard, depuis la décision d'unifier leurs sociétés disjointes jusqu'à la manière dont ils ont mené leur processus d'évaluation ERP. Mais leur mise en œuvre était tout sauf normale.

Au lieu de mettre en œuvre Acumatica Advanced Construction Edition à froid, l'équipe IOC Construction a décidé de participer au sommet annuel Cloud ERP d'Acumatica afin de se familiariser avec le système et ses fonctionnalités avant de le déployer. Elle a ainsi eu l'occasion de discuter avec d'autres clients de leur expérience avec Acumatica, d'en apprendre davantage sur la plateforme et son avenir auprès de l'équipe Acumatica, et d'explorer les applications tierces à sa disposition. Son consultant a également participé au sommet.

« Nous avons acquis une bien meilleure compréhension de ce que nous faisions, pourquoi nous le faisions et quels effets en aval certains choix auraient sur l'ensemble du processus de mise en œuvre », explique M. Sisto.

Selon lui, cet événement est comme une « version live de l'université Acumatica ». En y participant, ils ont pu acquérir des informations qui les aideront à réussir la mise en œuvre, notamment en sachant de quelles données ils auront besoin à l'avenir et en s'assurant qu'elles soient intégrées au système dès le début. Ils ont également pu découvrir les applications tierces qui permettent d'étendre la solution Acumatica et ont appris d'autres clients Acumatica comment ils ont réussi leur mise en œuvre.

« Ces trois jours de formation ont été très bénéfiques, car ils nous ont permis d'utiliser le système à tel point que lorsque nous sommes revenus et avons commencé nos intégrations, nous avions l'impression de l'utiliser depuis toujours. »

Leurs connaissances avancées ont permis d'obtenir des avantages incroyables. Grâce au logiciel de construction primé d'Acumatica, l'équipe du CIO a pu :

• Comptabilité client consolidée : « Nous devions saisir les informations des clients 3, 4 ou 5 fois », explique Sisto. Aujourd'hui, cela n'est plus nécessaire, ce qui leur a permis de rationaliser leurs flux de travail et de réduire le temps de recherche.
• Une vision claire des finances et des performances : « Nous avons une excellente maîtrise de notre situation financière, de nos marges, de nos taux de conversion, bref, de tous ces indicateurs grâce à Acumatica, et les données sont relativement faciles à extraire », explique Benning. « Il est très intéressant de pouvoir tirer des enseignements commerciaux des performances, qu'il s'agisse des taux de conversion ou du suivi. »
• Automatisation des flux de travail : « Grâce à l'outil d'événements commerciaux d'Acumatica, nous avons pu automatiser de nombreuses tâches, notamment les e-mails transactionnels, la mise à jour des clients sur l'état d'avancement d'un projet ou l'envoi de notifications concernant certaines activités en interne », explique M. Benning. Par exemple, Acumatica fournit à IOC Construction des alertes automatiques sur les dépenses et les factures en souffrance.
• Élimination des processus papier et des multiples instances QuickBooks : « Avec tous les aspects invisibles liés à la multiplicité des entreprises, il y avait beaucoup de papier qui circulait et des dossiers partout. Le fait de tout regrouper en un seul endroit nous a permis de passer au zéro papier, ce qui est un énorme avantage », explique M. Hill. Et sans QuickBooks, IOC Construction a pu déterminer la valeur de ses multiples entreprises.
• Mobilité accrue et accès à distance : « Si un chef de projet est sur le terrain, il peut consulter un projet de la même manière qu'un employé du service comptable, du service des opérations, un estimateur ou un commercial », explique M. Sisto. « Avec Acumatica, nous avons une voix unifiée, une source unique de vérité où, quel que soit l'interlocuteur du client pendant un projet, les données seront toujours les mêmes. »
• Fonctionnalités Acumatica étendues avec des applications tierces : « Nous avons très tôt intégré un programme tiers de marketing et d'e-mails transactionnels avec lequel Acumatica dispose d'une intégration native. Et cela a été très bénéfique », explique M. Sisto. « Nous l'utilisons pour bon nombre de nos e-mails transactionnels, mais nous avons récemment commencé à mettre en place nos campagnes d'e-mails de fidélisation à partir d'une expérience de marketing numérique. »

Croissance significative pour IOC Construction, grâce à Acumatica

Grâce à Acumatica, IOC Construction est passée d'une entreprise de construction composée de sociétés disjointes et de systèmes déconnectés à une organisation solide, unifiée et axée sur les données. La mise en place d'une infrastructure technologique moderne basée sur le cloud a jeté les bases de sa croissance future.

« Nous sommes désormais à un stade où je peux envisager une croissance significative de l'entreprise sans avoir à investir massivement dans notre architecture numérique », explique M. Sisto. « Si nous ajoutions demain un zéro (à notre chiffre d'affaires), nous nous contenterions d'embaucher du personnel. Nous n'ajouterions pas vraiment beaucoup de technologie. »

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