Imaginez deux entreprises qui opèrent sous la division d'une entité plus grande et qui décident de mettre en œuvre le même système ERP en même temps. Imaginez maintenant que la mise en œuvre ait duré trois ans avant que les entreprises ne décident finalement d'y renoncer.

C'est exactement ce qui est arrivé à Raumix, un fournisseur de premier plan de granulats et de sable pour l'industrie de la construction, et à Tosas, un fabricant et fournisseur de produits bitumineux de qualité pour l'asphaltage des routes. Basées en Afrique du Sud, ces entreprises sont des filiales de Raubex, un groupe de développement d'infrastructures et de fourniture de matériaux de construction, qui relèvent de la division "Materials Handling and Mining" de Raubex.

Les deux entreprises attribuent l'échec de leur mise en œuvre aux inconvénients de l'ancien système ERP. Ces inconvénients comprenaient des coûts de déploiement élevés, des problèmes de configuration, des modules cloisonnés, de lourdes exigences de personnalisation, le besoin d'une équipe spéciale de consultants (qui ne comprenaient pas leurs activités) ainsi qu'un manque frustrant de capacités d'intégration, de services sur le terrain, d'accès à distance et de suivi de l'équipement. De plus, les mises à jour effectuées par la solution ERP ont entraîné un arrêt complet de l'activité de chaque entreprise, ce qui s'est traduit par une perte d'exploitation.

En fin de compte, les dirigeants ont décidé d'abandonner l'ancien système ERP pour une nouvelle solution.

"Au bout de trois ans, nous n'étions toujours pas satisfaits à 100 % de l'ensemble de la configuration. Les mises en œuvre ont pris deux ou trois ans de plus et six à dix fois le coût initial prévu pour la mise en œuvre", explique IR Van der Merwe, directeur financier divisionnaire pour Raumix et Tosas. "C'est pourquoi nous avons cherché une autre solution.

Une solution facile à utiliser pour deux entreprises indépendantes

Leur recherche d'une solution ERP de remplacement les a amenés à passer en revue plusieurs solutions ERP ainsi qu'un ERP de construction sud-africain, SAP Business One et Acumatica. Acumatica s'est facilement hissé en tête de liste, les dirigeants des deux entreprises appréciant la qualité d'Acumatica :

• • Facilité d'utilisation
  • Abordabilité
  • Fonctionnalité, y compris la gestion des stocks et les capacités de vérification de la solvabilité
  • API ouverte permettant la connexion d'applications tierces

"Vous n'avez pas besoin d'un grand nombre de personnes ou de consultants ayant des années d'expérience pour faire fonctionner les choses les plus élémentaires", déclare Paul Jankowitz, directeur financier de Tosas. "C'est là que la conception du système elle-même brille.

Une fois la décision prise d'implémenter l'Advanced Construction Edition d'Acumatica, Raumix et Tosas ont fait appel à Astraia Technology, partenaire certifié Gold Acumatica, pour les aider à la déployer. Astraia, comprenant la douleur de leurs expériences passées avec l'ancien ERP, a suggéré une approche par étapes.

"Après trois mois de planification avec Astraia, il nous a fallu deux mois pour mettre en œuvre Acumatica. C'est assez impressionnant ", déclare M. Van der Merwe.

Une mise en œuvre impressionnante conduit à des avantages impressionnants

Le fait qu'Astraia ait réussi à rendre les deux entreprises opérationnelles en si peu de temps n'est qu'éclipsé par les avantages qui ont découlé de l'implémentation. Par exemple, Tosas a pu éliminer sa dépendance à l'égard des documents papier (contrats, commandes de matériel, ordres de modification, factures, etc.) et accéder à des informations critiques, mises à jour et en temps réel directement dans Acumatica, qu'ils soient au bureau, sur le terrain ou n'importe où entre les deux.

Selon M. Jankowitz, "Acumatica offre un mode de fonctionnement très transparent. Tout le monde, du plus jeune au plus expérimenté, peut ouvrir n'importe quelle transaction et accéder au document source, qu'il s'agisse d'un courriel, d'un PDF, d'une lettre ou d'une photographie."

Pour l'équipe de Raumix, cet accès instantané aux données a fait exploser leur productivité, leur faisant gagner des jours de travail. Anton Du Piesanie, responsable de l'administration chez Raumix, explique que le fait d'évoluer dans un secteur aussi rapide signifie qu'ils ne peuvent pas attendre des heures pour créer une simple commande, ce qui n'est pas le cas avec Acumatica. Il fait également l'éloge de la gestion des stocks et des capacités de reporting d'Acumatica.

"La gestion des stocks est plus efficace. La direction connaît les niveaux de stock et peut planifier en conséquence. Les rapports administratifs sont facilement accessibles. Les utilisateurs peuvent facilement naviguer dans le système pour obtenir des rapports. Ceux-ci comprennent, sans s'y limiter, les rapports de dépenses, les affectations des coûts des actifs, les transactions de stock et les rapports sur les commandes en cours. J'apprécie également la possibilité de retracer une dépense depuis le niveau de la demande jusqu'à la banque et depuis la banque jusqu'à la demande.

La longue liste des avantages cités par les deux entreprises comprend également le module d'immobilisations d'Acumatica. Auparavant, la gestion des immobilisations était une fonction Excel, mais M. Jankowitz affirme que le module intégré d'Acumatica est à la fois utile et facile à utiliser. "C'est très simple et direct, avec un minimum d'efforts à fournir. Cela fonctionne tout simplement.

Enfin, les intégrations transparentes d'Acumatica avec des applications tierces, telles que Velixo, constituent un avantage extrêmement précieux. M. Van der Merwe déclare : "Certains employés opérationnels qui n'ont pas l'habitude de travailler sur un système ERP préfèrent Excel, ce module complémentaire nous a donc été très utile.

La feuille de route centrée sur le client d'Acumatica est de bon augure pour l'avenir

Reconnaissant le potentiel d'Acumatica dès le début, les dirigeants de Raumix et de Tosas sont enthousiastes à l'idée d'utiliser pleinement la plateforme d'Acumatica pour aller de l'avant.

Plus précisément, Raumix ajoute déjà le module de comptabilité de projet d'Acumatica, deux autres entreprises de Raubex se sont engagées à passer à Acumatica et deux autres envisagent de faire de même. La transparence d'Acumatica quant à sa feuille de route future - qui est, selon M. Van der Merwe, à la fois réfléchie et centrée sur le client - les aide à planifier leur propre avenir.

"Vous pouvez constater que des esprits brillants ont créé Acumatica, avec pour résultat un système intuitif qui, j'en suis sûr, saura s'adapter à l'évolution du temps", déclare M. Jankowitz. "Il s'agit simplement d'un langage et d'une conception plus agréables, plus propres, plus récents et plus ordonnés.

Il ajoute : "Nous n'avions que très peu de choses à changer dans le système (prêt à l'emploi) pour obtenir les réponses dont nous avions besoin. Les fonctionnalités les plus élémentaires d'Acumatica répondaient à 99 % des besoins de l'entreprise. Il était très, très simple d'obtenir ce que nous voulions du système avec le moins de personnalisation possible."

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