En 2012, le Massachusetts a légalisé le cannabis médical et en 2016, le Commonwealth a légalisé le cannabis récréatif par le biais d'une initiative électorale. Un groupe d'investisseurs avisés a décidé que c'était le moment idéal pour ouvrir Happy Valley, une entreprise de cannabis haut de gamme à service complet.

Happy Valley cultive et extrait des cannabinoïdes et fabrique, distribue et vend des produits de consommation courante à base de cannabis, tels que des concentrés, des edibles, de l'huile de vapotage, etc. L'entreprise de cannabis a démarré avec une installation de 45 000 pieds carrés à Gloucester avant de s'étendre avec un dispensaire de détail dans l'installation de Gloucester en 2020, d'ouvrir un autre dispensaire à East Boston en 2021 et de vendre ses produits en gros à d'autres détaillants de cannabis du Massachusetts, le tout dans le même laps de temps.

Selon Kai Earthsong, vice-président de la gestion de la chaîne d'approvisionnement, la gestion d'une entreprise en pleine croissance à l'aide de QuickBooks et de feuilles de calcul Excel - dans un secteur très complexe, qui plus est - a été un véritable défi pour Happy Valley à cette époque.

"En 2020 et 2021, nous n'avions pas d'idée précise", explique Earthsong. "Nous essayions simplement de faire tourner le navire, de suivre les éléments essentiels et de nous assurer que nos comptes étaient réconciliés. Les aspects plus sophistiqués et plus ambitieux du suivi et de l'analyse des informations, comme le suivi des coûts réels ou l'analyse des pistes, n'étaient que des étincelles à nos yeux".

Les défis et les frustrations liés à l'utilisation d'une solution financière de base et de feuilles de calcul sujettes aux erreurs étaient nombreux. C'est pourquoi, à la mi-2020, l'équipe de Happy Valley a envisagé de passer à une solution ERP complète.

Feuilles de calcul en pagaille

Lorsque Happy Valley a commencé à fonctionner, ses dirigeants ont créé des feuilles de calcul Excel pour gérer ses processus complexes, notamment la gestion des stocks, la planification de la production, la gestion et le suivi des consommables, l'approvisionnement et le catalogage des données d'essai provenant de laboratoires tiers indépendants. Sean Corrigan, vice-président des opérations, affirme qu'ils ont utilisé au moins 50 feuilles de calcul Excel différentes pour se maintenir à flot.

"Le problème, dit-il, c'est qu'aucun d'entre eux ne se parlait.

La gestion d'informations cloisonnées, le rapprochement manuel des données financières, la résolution des factures, le suivi du coût des marchandises vendues, la gestion des stocks et le suivi des achats, tout en étant obligé de se connecter et de se déconnecter de QuickBooks, constituaient une situation difficile et fastidieuse qui ne permettait qu'une vision limitée des opérations. La nécessité d'une solution ERP complète capable d'automatiser les opérations et de fournir des données détaillées n'a jamais été aussi évidente.

"Nous avions une idée, une sorte de calcul à l'emporte-pièce de nos coûts", explique M. Corrigan, "mais le fait de comprendre et d'enregistrer notre travail et d'aller jusqu'au centime près pour tout ce que nous faisons est vraiment ce qui va nous aider à faire progresser notre entreprise à l'avenir".

Transformer le chaos en ordre avec Acumatica

La recherche d'une solution ERP capable de répondre aux besoins uniques d'un cultivateur, d'un fabricant, d'un grossiste et d'un détaillant de cannabis les a conduits à quelques systèmes centrés sur le cannabis, comme MJ Freeway et Trellis. Malheureusement, ce qu'ils ont trouvé n'était pas ce dont ils avaient besoin.

"Il n'existait pas de véritable système ERP à 360 degrés pouvant être personnalisé", explique Earthsong.

Alors que la recherche d'un ERP se poursuivait, le cabinet d'experts-comptables de Happy Valley a découvert une solution qui semblait prometteuse : QuantumLeaf, un VAR et ISV Acumatica qui fournit une application spécifique au cannabis. L'expertise de QuantumLeaf dans le domaine du cannabis, combinée à la plateforme Acumatica basée sur le cloud, aux capacités de personnalisation, aux rapports financiers robustes, aux flux de travail automatisés, à la tarification basée sur la consommation et à la capacité d'automatiser la collecte de données pour METRC - une application logicielle de suivi et de traçabilité imposée par l'État - a permis à Happy Valley de conclure l'affaire.

"J'ai essayé de nombreux systèmes différents. Acumatica est le premier qui, selon nous, englobe l'ensemble de notre activité. Il nous fournit les outils dont nous avons réellement besoin pour faire progresser notre activité, et ce dans un marché et un secteur qui se compriment", déclare Corrigan.
dans un marché et un secteur qui se compriment", explique M. Corrigan.

Happy Valley a choisi de déployer Acumatica Manufacturing, ils ont pu vivre département par département, et les avantages ont commencé à se faire sentir.

Travailler avec et sur une base de données unique qui relie les données de l'ensemble de l'organisation a permis d'obtenir des informations sur l'ensemble des opérations. Les grands livres, les commandes, les expéditions et la facturation sont tous gérés par Acumatica, ce qui permet à l'équipe de Happy Valley d'obtenir les informations dont elle a besoin pour gérer ses ventes, sa comptabilité et ses besoins financiers, sans avoir recours à des procédures manuelles qui lui font perdre du temps.

"La solution Acumatica/QuantumLeaf fait désormais partie de notre ADN", déclare Earthsong. "Nous nous y fions jour après jour pour l'accès aux informations, la planification des ordres de production, l'approvisionnement et le suivi de ce que nous produisons, le contrôle des stocks, les comptages ponctuels, les comptages cycliques, la connaissance des stocks, etc,
l'approvisionnement et le suivi de ce que nous produisons, le contrôle des stocks, les comptages ponctuels, les comptages par cycle, la connaissance des stocks, etc.

Cet accès à l'information a conduit à :

• • Comprendre les coûts réels de leur activité, en saisissant les frais généraux, les coûts de main-d'œuvre et les coûts des matériaux à l'aide de tableaux de bord individualisés.
  • Amélioration de l'efficacité du suivi des souches et des lots, qui doivent avoir des numéros de lot uniques et dont les attributs doivent être enregistrés et gérés, tout en se conformant aux exigences du METRC.
  • Automatiser les rapports sur les transactions pour tous les systèmes de conformité.
  • Rationaliser la gestion de la chaîne d'approvisionnement, en mettant fin à leur dépendance à l'égard d'Excel.
  • Une connaissance approfondie des coûts, qui permet de prendre de meilleures décisions.

En fin de compte, Happy Valley estime que la mise en œuvre d'Acumatica était la bonne solution et recommande vivement aux autres entreprises de suivre son exemple.

"Beaucoup d'opérateurs font faillite. Ils ne comprennent pas vraiment quels sont leurs coûts", explique M. Corrigan. "Comprenez comment votre entreprise est gérée. Il peut être un peu effrayant de changer les choses, mais [le déploiement d'Acumatica] est l'une des meilleures décisions que nous ayons prises en tant qu'entreprise."

Pour plus de détails sur Happy Valley, lisez son témoignage complet et contactez nos experts dès aujourd'hui pour savoir comment Acumatica peut vous aider à prospérer dans l'économie incertaine d'aujourd'hui.