Qu'il s'agisse de services de camionnage, d'ingénierie, de construction mécanique, de conception ou d'équipements de manutention, l'entreprise familiale Mid-States Companies a tout ce qu'il faut et tout ce qu'il faut. Cette entreprise de construction prolifique a ouvert sa première société - Mid-States Millwright & Builders - en 2001, avant de passer à 12 sociétés, toutes basées à Nevada, dans l'Iowa.

En août 2020, une tempête destructrice a frappé l'Iowa et plusieurs autres États du Midwest, entraînant une augmentation de plus de 50 % de la charge de travail des Mid-States Companies. L'événement destructeur a causé 11,9 milliards de dollars de dommages, notamment l'inondation de 90 000 miles carrés de terres agricoles, l'arasement de silos à grains, d'installations de stockage de foin et de granges, et la destruction d'équipements agricoles d'une valeur de plusieurs millions de dollars.

"Tout devait être reconstruit rapidement. Tout d'un coup, nous avons eu tout ce travail à faire" , explique Andrew Pistorius, directeur financier de Mid-States.

La capacité de Mid-States à effectuer ce travail critique rapidement et efficacement était entravée par sa dépendance depuis des décennies à QuickBooks et JobBOSS, un logiciel de gestion d'atelier et une solution ERP de fabrication. Les inefficacités des systèmes étaient évidentes au lendemain de la tempête dévastatrice, forçant l'équipe de Mid-States à reconnaître son besoin d'une plateforme de construction moderne basée sur le cloud (avec des capacités d'inventaire) qui pourrait gérer ses exigences croissantes.

La plateforme qu'ils ont trouvée ? Acumatica.

Comprendre les défis des Mid-States avant Acumatica

La mission de Mid-States est d'anticiper, de reconnaître et de dépasser les attentes de ses clients, en s'engageant fermement à établir des relations de travail professionnelles avec chacun d'entre eux. Cet engagement s'étend aux membres de la communauté qui n'ont peut-être pas les moyens de s'offrir ses services. C'est pourquoi, lorsque les conséquences considérables de la tempête ont été révélées, Mid-States s'est mobilisée pour apporter son aide.

Mais il y avait un hic : ce défi était plus grand que tout ce qu'ils avaient entrepris auparavant.

"C'était un moment catalyseur pour nous, où nous devions comprendre comment faire plus de travail que nous n'en avions jamais fait", explique M. Pistorius.

Pour assurer son succès, Mid-States a décidé de tirer parti de différentes stratégies. Outre de nouvelles stratégies en matière de main-d'œuvre et des relations révisées avec les sous-traitants, l'entreprise a également déterminé qu'elle devait transformer numériquement ses opérations afin de réduire sa dépendance à l'égard de QuickBooks, des feuilles de calcul et de JobBOSS.

Par exemple, les employés de Mid-States passaient plusieurs heures par jour à créer des feuilles de calcul et à calculer des coûts avant de prendre un autre jour pour créer une offre. Les informations relatives à ces coûts et à ces offres étaient stockées sur les ordinateurs des employés, et lorsque des modifications étaient apportées aux informations, les feuilles de calcul devaient être mises à jour et des courriels communiquant les changements devaient être envoyés.

"C'était très axé sur les personnes, et non sur les processus", déclare Pistorius.

Les difficultés rencontrées par Mid-States avec QuickBooks et JobBOSS tiennent également au fait que ces systèmes sont dépourvus de fonctionnalités :

• • Programmation du projet
  • Suivi de la conformité
  • Libre-service (seul un comptable externe avait accès aux données)
  • Capacités de données et d'analyse
  • Visibilité opérationnelle
  • Personnalisations abordables (par exemple, rapports personnalisés)
  • Coût du travail
  • Automatisation
  • Exceptions en matière de fabrication

"Nous avons eu beaucoup de problèmes", dit Pistorius. "Probablement plus que ce que nous savions".

Se transformer en une entreprise différente avec Acumatica

Le parcours de transformation numérique de Mid-States a commencé par la recherche du meilleur logiciel de construction qui répondrait à ses besoins uniques.

Parmi les nombreuses options ERP, Mid-States a décidé de choisir entre Sage Intacct et Acumatica. Une évaluation approfondie des deux systèmes concurrents a révélé que la fonctionnalité d'inventaire de Sage et les frais de licence par utilisateur ne correspondaient pas aux besoins de Mid-States, tandis que le logiciel de construction complet d'Acumatica, les modules intégrés (en particulier, l'inventaire, la paie et la rétention) et les applications tierces répondaient mieux à leurs besoins.

"Plus je regardais Acumatica et son fonctionnement, plus j'étais convaincu qu'il nous conviendrait", explique M. Pistorius. Et il s'avère que sa confiance a porté ses fruits.

Grâce à Acumatica, M. Pistorius peut produire instantanément des rapports sur n'importe laquelle de ses 12 entités opérationnelles. "Désormais, je peux cliquer sur un bouton et exécuter ces rapports financiers consolidés.

Le suivi des opportunités et des ventes en temps réel, l'amélioration de la notoriété de la marque et la personnalisation des formulaires destinés aux clients sont autant d'avantages supplémentaires qui changent la donne, tout comme la flexibilité d'Acumatica et sa fonctionnalité "low-code". En fait, Pistorius affirme que même s'il n'est pas un programmeur, il a trouvé de nombreuses façons de personnaliser Acumatica lui-même, comme la mise en place d'un calendrier d'automatisation pour envoyer par courriel un rapport quotidien aux chefs de projet pour qu'ils l'examinent. Il a également créé des dizaines de formulaires personnalisés permettant de gagner du temps pour les services extérieurs (et d'autres opérations spécifiques à Mid-State) qui peuvent être utilisés dans Acumatica.

"Du point de vue de la collecte des données, le plus important est de pouvoir disposer d'une application simple sur laquelle les personnes sur le terrain peuvent cliquer, aller à un seul endroit, saisir ces formulaires et les télécharger", explique M. Pistorius. "Au fur et à mesure que notre organisation s'est développée, la possibilité de distribuer les données à la bonne personne au bon moment s'est révélée très bénéfique.

Acumatica, une solution à la portée de tous

L'année qui a suivi l'énorme tempête de 2020 a vu le chiffre d'affaires de Mid-States bondir de 50 %. Une telle croissance a poussé l'entreprise à se doter d'un système de gestion d'entreprise moderne et connecté, capable de rationaliser ses opérations multi-entreprises et de la transformer en une organisation davantage axée sur les processus, capable de s'adapter à l'évolution de ses besoins.

Selon M. Pistorius, Acumatica était le bon choix, mais il reconnaît que lui et son équipe ne font que gratter la surface de ce que le système peut faire pour eux.

"Nous avons fait des progrès incroyables en un peu plus de deux ans", déclare M. Pistorius. "Le concept de transformation numérique dont Acumatica parle depuis des années est en train de transformer notre entreprise. La plupart des transformations ne se font pas en un instant. Elles s'étalent sur toute une vie. Ce qui me réjouit, c'est que le produit a été jusqu'à présent suffisamment flexible pour nous permettre d'avancer sur la voie de la transformation."

S'engager dans la voie de la transformation numérique est une décision importante, mais les avantages qui en découlent, comme ceux qu'a connus Mid-States, en valent la peine. Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour savoir comment nous pouvons aider votre entreprise à prospérer et à le faire selon vos propres conditions.