AcumatiCares
Que votre petite ou moyenne entreprise compte deux ou 200 employés, la gestion des salaires peut être complexe et prendre beaucoup de temps. Les responsabilités de votre équipe comptable évoluent constamment en fonction des départs et des arrivées d'employés, ainsi que des modifications des exigences fiscales. C'est pourquoi la gestion de processus de paie complexes nécessite une solution de paie efficace.
Certaines PME confient leurs besoins en matière de paie à des prestataires de services externes, tandis que d'autres s'appuient sur une technologie interne. Une autre option est un système de gestion de la paie qui fonctionne avec un logiciel de planification des ressources de l'entreprise (ERP) basé sur le cloud.
Aujourd'hui, nous allons voir ce qu'est un système de gestion de la paie et pourquoi il est important pour les petites et moyennes entreprises (PME). Nous aborderons également les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de la paie dans le cadre d'une solution ERP. Enfin, nous aborderons les éléments à prendre en compte lorsque vous comparez les options de votre système de gestion de la paie.
Qu'est-ce qu'un système de gestion des salaires et pourquoi est-il important pour les PME ?
Un système de gestion de la paie, ou logiciel de paie, aide les entreprises à gérer leurs besoins en matière de paie. Il s'agit notamment de collecter les informations relatives aux salariés, de suivre les heures de travail, de calculer les salaires et de déterminer les déductions. Il permet également d'appliquer les avantages sociaux, de retenir les impôts, d'ajuster les comptes et de compiler les rapports. Contrairement au traitement manuel de la paie, un système de gestion de la paie automatise et rationalise ces tâches grâce aux caractéristiques clés suivantes :
- Suivi du temps et des présences
- Dépôt direct
- Déclaration d'impôts
- Rapports de paie
- Gestion des dépenses/rémunérations
- Libre-service pour les employés
La mise en œuvre d'un nouveau système de gestion des salaires peut prendre seulement 30 jours pour les petites entreprises. Pour les grandes entreprises, cela peut prendre jusqu'à trois mois. Les personnalisations, les intégrations demandées et le manque de soutien de la part des membres de l'équipe peuvent ralentir le processus.
La mise en place d'un système de gestion des salaires peut être coûteuse et prendre du temps. Cependant, il permet de s'assurer que l'entreprise paie ses employés rapidement et avec précision. En outre, le logiciel de paie ERP gère les exigences de conformité, les déductions fiscales et les paiements automatiques. Cela permet de réduire les erreurs, d'accroître l'efficacité et d'aider votre petite entreprise à rivaliser avec les grandes sociétés.
Différences entre le traitement manuel de la paie et le traitement automatisé de la paie
| Manuel | Automatisé |
|---|---|
| Employés intensifs | Moins de salariés |
| sujet à des erreurs (par exemple, calculs erronés, déductions non effectuées, etc.) | Plus précis |
| Difficulté à respecter les exigences en matière de conformité | Mises à jour automatisées des lois et règlements fiscaux |
| Difficile à mettre à l'échelle | Traitement de grands volumes de données |
| Des rapports qui prennent du temps | Générer facilement des rapports pertinents |
Quels sont les avantages de l'intégration d'un logiciel de gestion de la paie à une solution ERP en nuage ?
Une solution de gestion de la paie autonome offre de nombreux avantages. Cependant, un système de gestion de la paie qui fonctionne avec une solution ERP basée sur le cloud offre encore plus d'avantages.
Une solution ERP agit comme un référentiel central pour les données de l'ensemble de l'entreprise. Ces données sont accessibles de partout et à tout moment. Elles sont également synchronisées et partagées en temps réel avec tous les départements.
Cela permet de s'assurer que tout le monde dispose des mêmes informations précises. Un système unifié de gestion de la paie et une solution ERP en nuage fournissent à votre équipe comptable des données précises sur la paie, les finances et les opérations. Ils peuvent accéder à ces informations à partir d'une seule source fiable.
Vos employés bénéficieront de processus de paie automatisés. Cela facilite leur travail et leur fait gagner beaucoup de temps. Ils peuvent consacrer ce temps à des activités qui contribuent à la croissance de l'entreprise.
Ce gain de temps est une bonne raison d'investir dans les fonctions de paie d'une solution ERP. Mais les avantages ne s'arrêtent pas là.
Gestion des ressources/du travail
De nombreuses entreprises dans le monde sont confrontées à une grave pénurie de main-d'œuvre. Elles ont du mal à rester ouvertes avec moins d'employés.
Vous êtes peut-être confronté à une pénurie de main-d'œuvre en ce moment. La bonne nouvelle, c'est qu'un logiciel de gestion de la paie basé sur un ERP peut vous aider. Il fournit une plateforme et un tableau de bord uniques. Vous pouvez ainsi gérer tous vos besoins en ressources humaines.
Vous et votre équipe comptable verrez combien d'employés sont disponibles pour les projets et les tâches. Vous pouvez facilement contrôler et ajuster l'affectation des ressources en fonction de l'évolution de vos besoins et de votre disponibilité.
Paie des employés
Pour les employés, il est essentiel de recevoir un chèque de paie correct et en temps voulu, mais c'est tout aussi important pour votre entreprise. Les erreurs de paiement ou de déduction obligent votre équipe à s'arrêter pour résoudre le problème. Cela entraîne des retards, du travail supplémentaire et des employés mécontents.
La gestion des salaires, des congés et des assurances de chaque employé à l'aide de processus ERP de paie automatisés garantit la précision nécessaire. Elle réduit également les tâches manuelles et répétitives, ce qui augmente la productivité de votre équipe.
Accéder aux portefeuilles des équipes en toute sécurité
Les dossiers des employés contiennent des adresses personnelles, des informations de contact, des documents d'identité, etc. C'est à vous qu'il incombe de protéger ces informations sensibles contre les acteurs malveillants. Les stratégies ERP de gestion de la paie et les logiciels de gestion de la paie modernes offrent des fonctions de sécurité essentielles tout en vous permettant d'accéder facilement aux dossiers des employés en cas de besoin.
Ce qu'il faut rechercher dans un système ERP de gestion des salaires
Il existe un certain nombre de logiciels de paie. Le défi consiste à déterminer lequel répondra aux besoins spécifiques de votre secteur d'activité. Lorsque vous évaluez attentivement chaque option, assurez-vous de rechercher les caractéristiques indispensables suivantes.
- Gestion des impôts : Aux États-Unis, les taxes fédérales, d'État et locales varient. Les impôts sont encore plus variés pour les PME qui opèrent dans différents pays.
Rester en conformité avec les règles gouvernementales et les lois sur la paie demande des efforts. Toutefois, un logiciel de paie ERP peut vous aider. Il rationalise et automatise les déclarations fiscales. Il fournit également des mises à jour fiscales sans nécessiter de téléchargements manuels.
- Gestion et administration des salaires et des avantages sociaux : Le suivi des salaires et des avantages sociaux est presque aussi difficile que la gestion des impôts. Les systèmes ERP modernes de gestion de la paie doivent fournir des informations sur les salaires, les traitements et les avantages sociaux dans une solution connectée. Ces informations doivent être facilement accessibles à tout moment et en tout lieu.
- Gestion des dépenses opérationnelles : Les dépenses opérationnelles (ou Opex) représentent le montant que votre entreprise dépense chaque jour pour maintenir ses activités. Cela inclut le montant que vous payez à vos employés. Pour que vous puissiez gérer les coûts efficacement, votre nouvelle solution ERP doit rassembler toutes vos informations Opex dans un référentiel unique, rapide d'accès et facile à comprendre.
- Rapports et analyses : Les bonnes stratégies d'ERP pour la paie vous permettent d'établir des rapports et d'analyser les données relatives à la paie. Cela permet de prendre des décisions intelligentes et rapides. La solution ERP en nuage que vous sélectionnez doit disposer d'écrans d'interrogation faciles à utiliser et de fonctions de reporting simples et prêtes à l'emploi.
Choisir Acumatica Payroll
L'équipe de Fisher Brother Exteriors a décidé qu'Acumatica Payroll était le logiciel de paie ERP qui répondait à l'évolution de leurs besoins en matière de paie. Avec Acumatica Payroll, le traitement est rationalisé du début à la fin, et nous avons accès aux coûts de main-d'œuvre en temps réel dans le cadre de l'établissement des coûts des travaux, ce qui nous permet de prendre des décisions stratégiques intelligentes", explique Sam Fisher.
Acumatica Payroll élimine le risque de devoir faire confiance à des prestataires de services de paie externes et, si vous optez pour une licence basée sur le cloud, élimine également les coûts de maintenance d'un matériel interne dédié à la paie. Le système ERP en nuage d'Acumatica peut vous aider à contrôler les coûts, à gérer des informations précieuses sur les employés et à traiter la paie de manière transparente en accédant à des données détaillées sur les comptes généraux et les projets.
Acumatica Payroll élimine également de nombreux problèmes liés à la paie, tels que la saisie de données en double, les systèmes déconnectés et le chronométrage complexe, grâce aux fonctionnalités clés suivantes :
- Groupes de rémunération
- Classes d'employés
- Taux d'imposition
- Attributs de la paie
- Codes des types de revenus
- Règles relatives aux heures supplémentaires
- Retenues et prestations
- Rapports et tableaux de bord
Notre équipe d'experts se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions concernant la gestion du système de paie ou de planifier une démonstration.
Si vous n'êtes pas sûr d'être prêt à mettre en œuvre des stratégies ERP modernes de gestion de la paie avec une solution comme Acumatica, téléchargez gratuitement notre eBook, "Is Your Current Payroll Solution Meeting Your BusinessNeeds ?" (Votre solution actuelle de gestion de la paie répond-elle aux besoins de votre entreprise ?). Il s'agit d'une lecture rapide et informative sur les avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion de la paie basé sur un ERP.
FAQ
Un système de gestion des salaires peut-il s'intégrer à d'autres logiciels de RH et de comptabilité ?
Lorsque votre système de paie des salariés fonctionne avec une solution ERP complète, il se connecte aux applications RH et comptables de l'ERP. Les informations provenant de chaque application sont intégrées dans l'ERP et sont accessibles à tous les employés (en fonction de leurs autorisations). Les systèmes de gestion de la paie autonomes peuvent souvent fonctionner avec des applications tierces. Cela dépend toutefois de la solution choisie.
Un système de gestion des salaires peut-il prendre en charge le traitement des salaires pour des entreprises de tailles et de secteurs d'activité différents ?
Avec Acumatica, les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs peuvent gérer leur traitement de la paie facilement et efficacement.
Dans quelle mesure une entreprise peut-elle personnaliser un système de gestion des salaires pour répondre à ses besoins spécifiques ? Quelles sont les possibilités d'assistance et de formation pour l'utilisation du système ?
Les options " low code " et " no code " d'Acumatica vous permettent de personnaliser facilement votre système de gestion de la paie. Vous n'avez pas besoin de développeurs traditionnels pour écrire du code à votre place.
Vous pouvez utiliser des outils de glisser-déposer et de génération automatique de code pour concevoir, développer et améliorer des applications. Vous bénéficiez également de l'aide de votre partenaire expert en implémentation Acumatica. Ils travaillent avec vous avant, pendant et après l'implémentation.
Votre partenaire est toujours disponible pour vous proposer des formations et de l'assistance. Vous pouvez également utiliser notre université ouverte Acumatica gratuite. Elle propose des cours, des outils et des ressources pour un apprentissage continu.
Quelles sont les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données salariales sensibles ?
Les mesures de sécurité étendues d'Acumatica sont conçues pour protéger les données sensibles de la paie. Par exemple, les données de chaque abonné sont stockées dans une base de données séparée, toutes les données sont stockées sur les serveurs d'Acumatica et toutes les transmissions de données sont cryptées à l'aide des technologies SSL. Le système de détection des intrusions (IDS) d'Acumatica détecte toute tentative de compromettre la confidentialité, l'intégrité ou la disponibilité de vos données, ou de contourner les contrôles de sécurité.
Pour en savoir plus sur la façon dont Acumatica surveille l'environnement et assure la protection contre les virus, le contrôle du niveau d'accès des utilisateurs, la protection contre les menaces physiques et environnementales, et ce qu'il faut faire en cas de violation ou d'incident de sécurité, consultez la FAQ Acumatica SaaS.
