Mardi technique : Impression d'étiquettes d'expédition avec Acumatica

Pour le mardi technique de cette semaine, je vais vous expliquer comment automatiser l'impression par lots d'étiquettes d'expédition à l'aide d'Acumatica.

Environnement Acumatica: 5.30.2233

Données Acumatica: Données de démonstration de SalesDemo à partir du portail des partenaires.

Aperçu du scénario

Problème d'entreprise

Les entreprises ont des processus différents pour l'impression des étiquettes d'expédition. Une même entreprise peut avoir des processus différents en fonction de la priorité de l'envoi et du volume d'activité.

• Un à la fois : la personne qui emballe la commande imprime immédiatement l'affranchissement et l'appose sur le colis pour l'envoi.
• Impression par lots: les fonctions de préparation et d'emballage sont exécutées et confiées à un spécialiste qui se charge de l'expédition. Le responsable des expéditions doit imprimer un lot d'étiquettes, contrôler/sceller les boîtes et apposer une étiquette.

Les entreprises qui expédient un grand nombre de commandes similaires bénéficieront du traitement par lots.

Scénario de démonstration

Dans cet article, nous verrons comment automatiser un processus d'impression par lots. Dans ce scénario, nous avons plusieurs boîtes qui ont été prélevées et emballées avec des articles de stock standard. Le poids des boîtes et des articles en stock est suivi avec précision dans Acumatica et figure sur le document d'expédition. Une balance n'est pas nécessaire car les mêmes articles et emballages sont utilisés pour plusieurs commandes.

En tant que responsable de l'expédition, nous devons imprimer un lot d'étiquettes pour les commandes confirmées.

Acumatica n'imprime PAS directement sur une imprimante. Acumatica crée des fichiers qui peuvent être imprimés. L'ordinateur local utilisé pour accéder à Acumatica est responsable de l'envoi des fichiers à l'imprimante. Dans cet article, nous abordons les points suivants :

1. Comment Acumatica crée les fichiers à imprimer.
2. Comment configurer votre ordinateur local pour imprimer automatiquement les fichiers.

Mise en œuvre d'Acumatica

Pour mettre en œuvre le traitement par lots, nous devons procéder comme suit :

1. Configurer l'emballage automatique dans Acumatica
2. Configurer les transporteurs (UPS, USPS, FedEx) pour qu'ils renvoient les étiquettes dans un format pris en charge par votre imprimante.
3. Créez un fichier batch sur votre machine locale (celle à partir de laquelle vous imprimerez) qui, lorsqu'il est appelé, enverra un fichier à une imprimante USB ou réseau.
4. Associez l'extension de fichier renvoyée par les transporteurs à l'étape 2 au fichier batch que vous avez créé à l'étape 3 dans Microsoft Windows. Ainsi, lorsque vous ouvrirez un fichier, celui-ci appellera votre programme batch, qui enverra le fichier à l'imprimante au lieu de l'afficher à l'aide d'une application Windows.
5. Imprimez les étiquettes en sélectionnant Action > Imprimer les étiquettes à partir de l'écran de traitement par lots dans Acumatica.

Étape 1 : Configurer l'emballage automatique dans Acumatica

Cette étape n'est pas obligatoire, mais elle facilite le traitement des commandes envoyées par des transporteurs publics. Si vous utilisez les données de SalesDemo, toutes ces étapes ont déjà été réalisées pour vous.

Activez la fonction d'emballage automatique dans l'écran "Activer/Désactiver les fonctions".

Paquets d'installation

Créez des paquets dans l'écran "Boîtes". Les boîtes peuvent être génériques ou correspondre à un transporteur spécifique. Les boîtes de la démonstration de vente sont présentées ci-dessous.

Relier les colis aux transporteurs

Associez des boîtes à un transporteur spécifique sur l'écran "Ship Via Codes". Cette étape vous permet d'attribuer des boîtes spécifiques à des transporteurs spécifiques. Les transporteurs sont très précis quant aux types de boîtes qu'ils acceptent pour des services spécifiques. La "petite" boîte dans les données de la démonstration de vente est correctement dimensionnée pour UPS et USPS, mais ne fonctionne pas pour FedEx.

L'écran UPS est illustré ci-dessous.

Configurer l'emballage automatique de vos articles en stock

Pour attribuer l'emballage approprié, tous les articles en stock doivent comporter un poids, un volume et des boîtes éligibles. L'option d'emballage automatique doit être activée. Un exemple de ceci dans les données de SalesDemo est présenté ci-dessous.

Étape 2 : Configurer les transporteurs pour qu'ils renvoient le type d'étiquette pris en charge par votre imprimante

Dans l'écran "Transporteurs", assurez-vous que chaque transporteur est configuré pour renvoyer le type d'étiquette spécifique que vous souhaitez imprimer. Dans l'exemple ci-dessous, vous pouvez voir que FedEx prend en charge une grande variété de formats d'étiquettes.

Je dois définir un type de fichier pris en charge par mon transporteur et directement imprimable. Pour cet article, j'utilise une imprimante laser, le PDF est donc la meilleure option. Si vous utilisez une imprimante thermique, vous devez sélectionner ZPL ou EPL.

Acumatica effectue différentes actions en fonction du type de fichier ouvert.

• Création d'un fichier. Si l'information du fichier d'étiquette est un fichier d'imprimante thermique (c'est-à-dire directement imprimable), Acumatica fusionne les étiquettes, crée un fichier et l'associe à une URL. Une fois le fichier créé, Acumatica ouvre l'URL avec le navigateur et le fichier est automatiquement ouvert en utilisant le programme par défaut.
  • Types de fichiers par défaut: zpl, epl, dpl, spl, starpl, pdf
• Rapport sur les constructions. Si le fichier n'est pas un fichier d'imprimante thermique, Acumatica crée un rapport (SO.64.50.00) qui contient toutes les étiquettes à imprimer. L'utilisateur peut alors ouvrir ce rapport en utilisant le type de programme associé et imprimer le fichier de lot.
  • Types de fichiers par défaut: tous les autres

La logique permettant de déterminer si votre fichier est directement imprimable est déterminée par la méthode IsThermalPrinter() dans SO.SOShipmentEntry.

Pour que votre fichier s'imprime automatiquement, votre type de fichier doit correspondre à l'un des paramètres ci-dessus. Si ce n'est pas le cas, Acumatica créera un rapport qui pourra être ouvert et imprimé.

Étape 3 : Créer un fichier d'impression par lots

Cette étape implique la connaissance de votre système d'exploitation pour créer un fichier batch qui enverra un fichier directement à une imprimante. Dans cet exemple, j'utilise Windows 8.1 avec une imprimante réseau.

Les instructions pour créer le fichier batch se trouvent dans les fichiers d'aide d'Acumatica. Naviguez vers Aide > Guide de l'utilisateur > Commandes client > Configuration de l'intégration avec les transporteurs > Pour configurer l'impression des étiquettes de transporteur sur une imprimante thermique.

J'utiliserai le Bloc-notes pour créer un fichier batch.

1. Dans le bloc-notes, tapez le texte suivant :

print /d:NomServeurImprimante %1

2. Remplacez NomServeur par le nom de votre serveur réseau.

3. Remplacez PrinterName par le nom de votre imprimante thermique réseau.

4. Enregistrez le fichier sous le nom PrintLabels.bat à l'emplacement approprié. Veillez à sélectionner Tous les fichiers pour l'action Enregistrer comme type.

Dans mon cas, j'utilise une imprimante réseau, j'ai donc utilisé le nom de mon PC (trouvez le nom de votre PC dans Panneau de configuration > Système et sécurité > Système) comme nom de serveur et j'ai configuré le partage d'imprimante (voir l'annexe 1) et remplacé le nom d'imprimante par un nom de partage, de sorte que mon fichier se compose de cette seule ligne :

Si vous souhaitez utiliser une imprimante USB, suivez les instructions suivantes pour créer votre fichier batch.

1. Ouvrez le Bloc-notes et tapez le texte suivant :

Net use LPT2 : %ComputerName%SharedPrinterName

Copier %1 LPT2

Utilisation nette LPT2 : /Delete

2. Remplacez SharedPrinterName par le nom réel de l'imprimante partagée. Ne modifiez pas%ComputerName% ; le système le remplacera automatiquement par le nom de votre ordinateur.

3. Enregistrez le fichier sous le nom PrintLabels.bat à un emplacement approprié. Veillez à sélectionner Tous les fichiers pour l'action Enregistrer comme type.

Étape 4 : Associer l'extension de fichier au fichier batch

Cette étape modifie les actions par défaut de Microsoft Windows lorsque vous ouvrez un type de fichier particulier. Lorsque vous ouvrez votre type de fichier d'impression, vous souhaitez appeler/ouvrir le fichier batch que vous venez de créer au lieu d'ouvrir l'image dans un autre programme.

Dans mon cas, j'ai associé l'extension .pdf à mon fichier batch. Pour ce faire, j'ai recherché l'association de fichiers dans Windows et j'ai ouvert l'option "modifier le type de fichier associé à une extension de fichier".

Résultats :

Maintenant, chaque fois que j'ouvre un fichier .pdf sur mon ordinateur, il ouvrira automatiquement le fichier PrintLabels.bat qui enverra le document à l'imprimante. Ainsi, lorsque Acumatica fonctionne sur mon ordinateur et qu'il ouvre un fichier, celui-ci s'imprime automatiquement sur mon imprimante.

Remarque : il arrive que votre navigateur dispose d'un module d'extension distinct pour ouvrir les fichiers PDF. Dans ce cas, votre navigateur ouvrira le PDF au lieu de demander au système d'exploitation de le faire.

Étape 5 : Imprimer les étiquettes à l'aide de l'écran de traitement par lots

Une fois que tout est configuré, il vous suffit de traiter quelques commandes en procédant comme suit :

• Créer des commandes et sélectionner un transporteur
• Créer des envois
• Confirmer les envois (vérifier les données dans le colis de votre document d'expédition)
• Traiter les envois, Action > Imprimer les étiquettes (voir la capture d'écran ci-dessous)

Si tout est configuré correctement, le lot d'étiquettes (2 dans mon cas) devrait être imprimé directement sur votre imprimante.

ANNEXE : Configuration du partage d'imprimantes

Pour configurer le partage d'imprimante (http://superuser.com/questions/477895/printing-from-windows-7-command-line) :

• Ouvrir Périphériques et imprimantes
• Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre imprimante et sélectionnez Propriétés de l'imprimante

Dans le Partage sélectionnez l'option de partage et attribuez un nom comme illustré ci-dessous.