AcumatiCares
L'obtention d'un diplôme est un moment charnière dans la vie - le point d'exclamation à la fin d'un long et fructueux parcours d'apprentissage et de croissance. C'est aussi le signe que vous êtes prêt pour le prochain chapitre passionnant de votre vie.
Comme dans la vie, les entreprises connaissent un cycle de croissance similaire.
De nombreux particuliers ou entrepreneurs partent d'une simple idée qui se transforme rapidement en une véritable entreprise nécessitant des outils de base qui l'aideront à démarrer. Pour la technologie commerciale standard, beaucoup de ces nouvelles petites et moyennes entreprises (PME) se tournent vers QuickBooks.
QuickBooks est un système d'entrée de gamme simple que les petites entreprises utilisent pour gérer leur comptabilité de base et leurs besoins financiers fondamentaux, en éliminant les processus papier, en intégrant les rapports et en simplifiant les exigences en matière de paie et d'impôts dès le départ. Mais il arrive un moment, lorsque la taille et la complexité de l'entreprise augmentent, où QuickBooks ne suffit plus.
Dans le premier blog de cette série, nous avons discuté des cinq signes clairs que vous êtes prêt à quitter QuickBooks, et dans le deuxième blog, nous avons fourni cinq raisons pour lesquelles Acumatica est le bon choix pour les personnes qui ont quitté QuickBooks. Aujourd'hui, nous allons aborder les cinq principaux points de douleur que vous rencontrez probablement si vous comptez toujours sur QuickBooks, et pourquoi une transition vers un système ERP moderne et innovant, développé avec les petites et moyennes entreprises (PME) à l'esprit, est essentielle pour votre croissance et votre succès futurs.
Les 5 points les plus pénibles pour les utilisateurs de QuickBooks
1. Capacités limitées
En tant que progiciel comptable initial, QuickBooks est suffisant, de nombreux utilisateurs citant la facilité d'utilisation, l'efficacité, le prix abordable et le gain de temps comme autant d'avantages. Mais nombreux sont ceux qui soulignent également les capacités limitées de QuickBooks. Un exemple est son incapacité à s'adapter pleinement aux entreprises dont la main-d'œuvre augmente, en particulier lorsque cette croissance implique une expansion internationale et la gestion de plusieurs entités commerciales.
QuickBooks Online propose différents plans pour répondre à différents besoins, mais malheureusement, ils limitent également le nombre d'utilisateurs. Pour les entreprises en pleine croissance, le fait d'avoir un nombre d'utilisateurs fixe va sérieusement étouffer votre élan.
Lorsque vous atteignez votre limite d'utilisateurs, vous ne pouvez que mettre à niveau votre plan ou acheter des licences supplémentaires. Si aucune de ces options n'est envisageable, vous pouvez vous tourner vers des solutions de contournement éprouvées, telles que le partage des identifiants de connexion (un problème de sécurité et d'intégrité des données) et la collecte et la saisie manuelles des données (ainsi que le recours à l'établissement de rapports sur l'activité au moyen d'Excel).
Malheureusement, ces solutions de contournement sont inefficaces et entraînent une baisse de la productivité et une augmentation des erreurs.
2. Coûts permanents et imprévisibles
Bien que le prix abordable soit un argument de vente courant de QuickBooks, de nombreux utilisateurs de longue date constatent que la solution comptable autonome devient rapidement onéreuse. Par exemple, les capacités limitées susmentionnées obligent souvent les entreprises comme la vôtre à ajouter des applications tierces coûteuses - qui peuvent nécessiter des intégrations personnalisées longues et coûteuses - pour gérer les besoins croissants en matière de paie, de gestion des stocks et de gestion de la relation client (CRM). En outre, le maintien de la synchronisation de ces applications supplémentaires par le biais des mises à jour de QuickBooks représente une charge importante pour les petites entreprises qui ne bénéficient pas d'une assistance informatique essentielle.
Mais ce n'est pas tout.
L'absence de fonctionnalités spécifiques à votre secteur d'activité dans un logiciel de comptabilité de base vous oblige à mettre en place un logiciel supplémentaire pour répondre à vos besoins spécifiques. Il vous oblige également à recourir à des processus manuels pour accomplir votre travail. L'incapacité de QuickBooks à s'adapter à la croissance de votre entreprise exerce une pression supplémentaire sur vos finances.
Ajoutez à cela le fait que si vous utilisez QuickBooks Desktop, vous pouvez avoir des coûts de maintenance du matériel, des mises à jour manuelles et le besoin de personnalisation. Votre solution comptable abordable n'est plus aussi abordable.
3. Une plus grande complexité
Qu'il s'agisse de nouveaux outils, d'employés supplémentaires, de la gestion d'un plus grand nombre de données ou de la connexion d'un réseau de technologies, une entreprise en pleine croissance devient inévitablement plus complexe. Avec QuickBooks, ces complexités sont amplifiées par ses limites.
Ces contraintes sont notamment les suivantes
- les solutions manuelles (y compris l'utilisation de feuilles de calcul sujettes aux erreurs pour connecter des données provenant d'applications distinctes ou d'instances de QuickBooks pour plusieurs entités au sein de l'entreprise)
- Retard dans l'exécution des commandes et des stocks
- Des cycles budgétaires sans fin
- Des flux de travail et des processus inefficaces
- Un manque de capacités spécifiques à l'industrie
Ces contraintes réelles font perdre du temps, ralentissent les processus, gaspillent les ressources et limitent le potentiel de votre organisation.
4. Données déconnectées
Nous savons que les PME alimentent l'économie américaine, mais qu'est-ce qui les alimente ? On pourrait dire que les données sont le carburant d'une entreprise en pleine croissance. Pour prendre des décisions éclairées et stratégiques qui favorisent la croissance de l'entreprise, vous devez avoir un accès instantané à des données actualisées et précises, et vous devez avoir la capacité de rassembler, de stocker et d'analyser ces données.
Malheureusement, QuickBooks, en tant qu'application autonome aux fonctionnalités limitées, ne fournit pas cette base de données centralisée et nécessite souvent l'intégration d'autres applications. Comme ces applications ne fonctionnent pas toujours bien ensemble, les données restent coincées dans chacune d'entre elles, ce qui nécessite une main-d'œuvre coûteuse et chronophage pour les extraire et les consolider dans un rapport unique et complet.
Cette séparation des données est connue sous le nom de "silos de données", et ces informations cloisonnées limitent votre capacité à obtenir des informations en temps réel et à prendre des décisions rapides et éclairées.
5. Inefficacité opérationnelle
Selon un article d'Indeed, l'efficacité opérationnelle est "un terme qui décrit la capacité d'une entreprise à réduire les intrants tout en produisant le même nombre d'extrants". L'auteur Jason Harper explique que les coûts, les employés et le temps sont les intrants nécessaires et que les revenus, la différenciation du marché, l'acquisition et la fidélisation des clients sont les extrants. Ensemble, ils ont un impact direct sur la capacité d'une entreprise à devenir rentable.
Malheureusement, les points douloureux énumérés ci-dessus empêchent les utilisateurs de QuickBooks de gérer efficacement leurs activités. Les coûts associés à l'ajout d'applications diverses et coûteuses, aux interventions manuelles et à la compilation de rapports à partir de sources de données multiples, combinés au nombre d'employés et au temps nécessaire pour gérer ces tâches coûteuses, torpillent effectivement l'efficacité.
L'un des moyens d'améliorer l'efficacité opérationnelle consiste à tirer parti de la technologie et de la transformation numérique. Harper écrit que cela "peut vous aider à rationaliser les opérations, à améliorer la communication et à automatiser les tâches de routine." Il a raison, et une solution de planification des ressources d'entreprise (ERP) moderne, comme Acumatica, est un choix judicieux.
Acumatica permet aux clients de dépenser :
- 90% de temps en moins pour la collecte des données.
- 80% de temps en moins pour remplir les relevés trimestriels.
- 40% de réduction du temps de traitement des envois.
Les clients d'Acumatica déclarent également clôturer leurs comptes en 5 jours (contre 15 jours) et économiser un nombre impressionnant d'heures par jour sur la facturation, tout en traitant le même nombre de commandes avec 5 personnes en moins.
Faire de la transition de QuickBooks vers Acumatica votre priorité absolue
Passer de QuickBooks à la solution ERP complète et native dans le cloud d'Acumatica devrait être une priorité pour les PME en pleine croissance.
Contrairement à QuickBooks, Acumatica fournit une solution unique, complète et flexible avec des applications intégrées de CRM, de gestion financière, de gestion des services (et plus encore). Elle offre également des fonctionnalités de comptabilité multi-locataires et inter-sociétés, de gestion fiscale, de gestion de la paie, de comptabilité globale et multi-devises, ainsi qu'un reporting robuste en temps réel qui s'adapte à votre entreprise.
Les données opérationnelles de chaque département sont canalisées dans une base de données centralisée, qui agit comme une source unique de vérité pour vous et votre équipe. Les capacités vitales à distance d'Acumatica (y compris l'application mobile native) permettent aux employés d'accéder aux informations critiques de l'entreprise où qu'ils soient, quand ils en ont besoin. Les partenaires commerciaux experts d'Acumatica vous soutiendront à chaque étape, de l'implémentation à la mise en service et après la mise en service.
Redmond, client d'Acumatica et diplômé de QuickBooks, dirige huit entreprises distinctes qui offrent une gamme variée de services, notamment l'extraction de sel, la pêche et l'installation de clôtures. Chacune de ces entreprises a commencé par utiliser QuickBooks, mais elles ont rapidement constaté que le système n'était pas assez sophistiqué pour gérer leurs stocks complexes, leurs ventes, le suivi de leurs clients, les opérations de leur entrepôt ou leurs besoins en matière de gestion de projet.
L'équipe de Redmond a rencontré des difficultés :
- Consolidation des informations, ce qui a conduit à la création de feuilles de calcul nécessitant l'importation et l'exportation constantes d'informations.
- Gestion des coûts par projet et de la rentabilité des projets.
- Suivi de l'évolution des stocks et du montant des liquidités immobilisées dans les stocks.
- Faire confiance à des données saisies manuellement et cloisonnées.
- Obtenir des informations en temps utile pour gérer les comptes débiteurs, les comptes créditeurs, les stocks et les calendriers de production, ainsi que pour créer les rapports nécessaires.
Redmond a perdu des millions lorsque les clients n'ont pas pu obtenir les produits qu'ils souhaitaient et qu'ils ont dû faire face à des manques à gagner considérables et à des projets retardés. En outre, les volumes de transactions croissants de Redmond ont entraîné un ralentissement de QuickBooks et, pire encore, une panne de la solution sur leurs serveurs sur site.
Ces défis ont incité Redmond à trouver une solution ERP abordable, flexible et basée sur le cloud. Après avoir étudié les différentes options, ils ont choisi Acumatica.
"Avec Acumatica, nous disposons d'informations actualisées nécessaires à la gestion et à la croissance des entreprises. Ce n'était pas toujours évident avec QuickBooks", explique M. Gabrielson. "Nous disposons d'informations actualisées pour les comptes fournisseurs, les comptes d'exploitation, les projets d'investissement, les stocks, les prévisions de commandes et les calendriers de production. Rien de tout cela n'est possible avec QuickBooks. C'est l'un des principaux avantages concurrentiels d'Acumatica".
Il ajoute : "Nous n'aurions jamais pu développer l'entreprise en nous contentant de QuickBooks. Vous ne pouvez pas aller voir le PDG et lui dire que nous ne pouvons pas nous développer parce que notre système comptable nous limite. Du point de vue de la croissance, c'est une évidence d'opter pour Acumatica".
Les diplômés de QuickBooks, comme Redmond, ont fait l'expérience directe des problèmes causés par l'utilisation de QuickBooks au-delà de ses capacités limitées. Aujourd'hui, ils bénéficient de la puissance de transformation d'Acumatica.
Si vous souhaitez entendre d'autres histoires inspirantes comme celle-ci, restez à l'écoute de notre prochain article de la série.
