Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs dans les systèmes ERP et la comptabilité ?

Qu'est-ce que le compte « Comptes fournisseurs » en comptabilité et pourquoi est-il important de le connaître ?

En termes simples, les comptes fournisseurs (CF) correspondent au registre des dettes à court terme qu’une entreprise a envers ses fournisseurs pour des biens et services déjà reçus mais non encore réglés. Une gestion efficace du processus des comptes fournisseurs garantit des avantages à long terme dans les domaines suivants :

• Flux de trésorerie.
• Relations avec les fournisseurs.
• Précision des rapports.
• Contrôles internes.
• Transfert efficace des données via un système ERP.

Aujourd’hui, les employeurs, les chefs d’entreprise et les responsables financiers qui s’efforcent de créer des entreprises florissantes doivent accorder à la comptabilité et à ses nombreux processus, notamment la gestion des dettes fournisseurs, la place qu’ils méritent. Comme l’a déclaré Tilman J. Fertitta, ancien président-directeur général de Landry’s Inc. : « Ne laissez jamais votre activité prendre le pas sur l’aspect financier de votre entreprise. La comptabilité, la comptabilité, la comptabilité. Maîtrisez vos chiffres. »

Pour aider votre entreprise à mieux maîtriser ses chiffres, voici un aperçu du processus de gestion des dettes fournisseurs ainsi que des conseils pour le rendre plus efficace et rentable.

Fonctionnement de la gestion des comptes fournisseurs, de la réception de la facture au paiement final

Les écritures relatives aux dettes fournisseurs ne sont pas seulement des postes du bilan, même si c’est là que ces informations figurent en tant que passif à court terme. Elles s’inscrivent dans un processus de bout en bout qui garantit que les paiements dus aux fournisseurs, aux sous-traitants, aux services d’abonnement, aux services publics, aux prestataires de services professionnels et aux prestataires de maintenance sont effectués avec précision. Elles garantissent également que les paiements sont effectués dans les délais, qui dépendent des conditions de paiement négociées (par exemple, 30, 45, 60 ou 90 jours).

Quelles sont les étapes essentielles d'un processus moderne de gestion des comptes fournisseurs ?

Les étapes du processus de gestion des comptes fournisseurs sont simples.

1. Recevoir une facture du fournisseur et saisir les informations (par exemple : nom du fournisseur, numéro de facture, date, montant total dû, etc.) dans le système comptable ou ERP.
2. Vérifiez la facture pour vous assurer qu'elle correspond bien au bon de commande (BC).
3. Validez la facture une fois que ses informations ont été vérifiées ; cela implique notamment de la transmettre au service compétent.
4. Gérer les exceptions qui surviennent lorsque des factures sont signalées comme comportant des erreurs, telles que des doublons, des cas de fraude ou des prélèvements erronés ou non autorisés.
5. Autorisez le paiement une fois la facture validée.
6. Effectuez le paiement par chèque, virement ACH, virement bancaire ou carte de crédit.
7. Enregistrez le paiement en respectant les procédures de comptabilité en partie double.
8. Analysez la rapidité avec laquelle la facture a été traitée et réglée, afin de recueillir des informations permettant d'améliorer le processus de gestion des comptes fournisseurs.

Lorsqu’il est géré efficacement, avec chaque étape s’enchaînant naturellement avec la suivante, ce processus rationalisé permet à l’entreprise d’éviter les retards de paiement, d’améliorer sa cote de crédit, de renforcer ses relations avec ses fournisseurs et de bénéficier d’un avantage lors des négociations de conditions de paiement.

Quelle est la place du recoupement tripartite dans le processus de vérification et de validation des comptes fournisseurs ?

Bien que chaque étape du processus de gestion des comptes fournisseurs soit importante, c'est souvent au stade de la vérification et de la validation que l'on réalise des économies ou que l'on subit des pertes financières. C'est à cette étape que les entreprises s'assurent qu'aucun paiement indu n'est effectué, et l'un des moyens d'y parvenir consiste à recourir au recoupement à trois voies.

Le recoupement à trois volets dans la comptabilité fournisseurs est un processus généralement utilisé dans le cadre de l'achat de marchandises. Il permet de comparer ce que l'entreprise a commandé (bon de commande) avec ce qu'elle a reçu (bon de réception) et ce qui a été facturé par le fournisseur (facture). Un examen minutieux par le biais du recoupement à trois volets avant toute validation de facture constitue la référence absolue pour éviter les erreurs et les risques financiers.

Qu'est-ce que le compte « Comptes fournisseurs » en termes comptables et dans les écritures comptables ?

Le processus de gestion des dettes fournisseurs nécessite des procédures comptables spécifiques. Selon les règles de la comptabilité d'exercice, les obligations, telles que les achats à crédit, sont enregistrées selon le principe de la comptabilité en partie double. Dans ce système, chaque opération doit donner lieu à un débit et à un crédit d'un montant égal. Ainsi, une facture sera comptabilisée comme une charge ou un actif (un débit), ce qui entraînera une augmentation des dettes fournisseurs (un crédit). Lorsque la facture est réglée, le compte « dettes fournisseurs » affichera un débit tandis que le compte « trésorerie » affichera un crédit.

Prenons un exemple simple. Imaginons qu’une entreprise de construction achète un équipement pour 20 000 dollars, le paiement étant dû dans 45 jours. Voici comment cette opération serait comptabilisée :

Matériel : 20 000 $ (débit)

Comptes fournisseurs : 20 000 $ (crédit)

Une fois la facture réglée, l'enregistrement du paiement se présentera comme suit :

Comptes fournisseurs : 20 000 $ (débit)

Espèces : 20 000 $ (crédit)

Ce processus de comptabilité en partie double permet d'équilibrer les comptes de l'entreprise. En cas de déséquilibre, l'entreprise est avertie qu'une erreur s'est produite, ce qui lui permet de la corriger.

Par ailleurs, les entreprises peuvent négocier des remises pour paiement anticipé, ce qui peut modifier la manière dont le paiement d'une facture est comptabilisé. Par exemple, le compte « Dettes fournisseurs » serait débité du montant total de la facture, le compte « Trésorerie » serait crédité du montant effectivement payé, et le compte « Remises pour paiement anticipé » serait crédité du montant de la remise obtenue.

Qu'est-ce qui relève des comptes fournisseurs, et qu'est-ce qui n'y a pas sa place ?

Les dettes fournisseurs peuvent parfois être confondues avec d’autres termes comptables, tels que les créances clients (AR). Alors que les dettes fournisseurs correspondent aux sommes que les entreprises doivent à des tiers, les créances clients correspondent aux sommes qui leur sont dues. Il convient également de distinguer les dettes fournisseurs des charges et des effets à payer. Les charges sont des coûts comptabilisés dans le compte de résultat, tandis que les effets à payer correspondent à des obligations d’emprunt attestées par un engagement écrit de remboursement et peuvent être à court ou à long terme.

Comme indiqué précédemment, les dettes fournisseurs englobent tous les montants qu’une entreprise doit à ses fournisseurs au titre, par exemple, des charges, des contrats de location et des services externes. Les dettes commerciales, autre terme pouvant être confondu avec celui de « comptes fournisseurs », constituent un sous-ensemble de ces derniers. Elles comprennent les montants qu’une entreprise doit à ses fournisseurs au titre des matières premières, des stocks ou d’autres biens et services achetés à crédit et utilisés dans le cadre de ses activités principales. L’acier acheté à crédit par un constructeur automobile ou les produits agricoles en vrac achetés à crédit par un restaurant sont des exemples de dettes commerciales.

Il est important de noter que les impôts, les dividendes à verser et les autres dettes non commerciales constituent des passifs à court terme qui ne sont pas considérés comme des dettes fournisseurs.

Dans quels cas une entreprise doit-elle recourir à une comptabilité d'exercice plutôt qu'à un compte « Comptes fournisseurs » ?

Contrairement aux dettes fournisseurs, une charge à comptabiliser est une charge qui a été engagée au cours d'une période comptable donnée, mais qui sera réglée au cours d'une période comptable ultérieure.

Parmi les raisons courantes justifiant le recours à la comptabilité d'exercice plutôt qu'à la comptabilité des dettes fournisseurs, on peut citer :

• Absence de facture.
• Estimations.
• Salaires non versés aux salariés.
• Intérêts courus.
• Consommation mensuelle des services publics (avant réception de la facture).

L'impact des dettes fournisseurs sur la trésorerie et la planification financière

Comprendre ce que sont les dettes fournisseurs et la gestion des dettes fournisseurs soulève une question essentielle : « Quel est leur impact sur la trésorerie et la planification financière d'une entreprise ? »

La réponse est simple. La gestion des dettes fournisseurs permet aux entreprises d’évaluer l’efficacité avec laquelle elles gèrent leur trésorerie à court terme. Le paiement à crédit leur permet de disposer de davantage de liquidités, à condition d’optimiser le calendrier de leurs paiements. Par exemple, payer dans les délais garantit la satisfaction et la confiance des fournisseurs (et offre la possibilité de négocier des conditions avantageuses), mais payer trop tôt (à moins qu’une remise pour paiement anticipé ne soit proposée) peut entraîner un manque de liquidités pour les entreprises.

Une gestion efficace des dettes fournisseurs permet aux entreprises de disposer d’indicateurs fondés sur des données, tels que le délai moyen de paiement (DPO) et le taux de rotation des dettes fournisseurs, qu’elles peuvent utiliser pour prendre des décisions financières éclairées. Le délai moyen de paiement (DPO) estime le nombre moyen de jours qu'il faut à une entreprise pour régler ses fournisseurs. Un DPO élevé peut refléter des conditions de paiement favorables ou des paiements plus lents, tandis qu'un DPO faible indique des paiements plus rapides, éventuellement pour bénéficier de remises pour paiement anticipé. Le DPO doit être évalué par rapport aux conditions de paiement convenues et aux normes du secteur. Le taux de rotation des dettes fournisseurs calcule la vitesse moyenne à laquelle les achats à crédit sont réglés.

Formules :

DPO = (montant moyen des dettes fournisseurs ÷ coût des ventes) × nombre moyen de jours dans la période comptable

Ratio de rotation des dettes fournisseurs = (Total des achats à crédit nets effectués auprès de l'ensemble des fournisseurs au cours de la période) / (Solde moyen des dettes fournisseurs pour la période)

La planification financière commence et se termine par la compréhension de la santé financière d'une entreprise. La trésorerie, qui est directement liée aux dettes fournisseurs, fait partie intégrante de la santé financière d'une entreprise.

Qu'est-ce que la gestion des comptes fournisseurs dans un système ERP, et comment ce système améliore-t-il les processus liés à cette gestion ?

Selon DocuClipper, 68 % des données de facturation sont, en moyenne, saisies manuellement dans les systèmes comptables. Environ 37 % des entreprises utilisent encore des factures papier, et le coût moyen du traitement manuel d'une facture s'élève à 15 dollars.

Les coûts élevés, les risques d'erreur et les pertes d'efficacité découlent du recours à des processus et des flux de travail manuels dans le domaine des comptes fournisseurs. La solution ? Intégrer les flux de travail liés aux comptes fournisseurs dans le logiciel dédié à ce domaine d'un système ERP complet.

Les solutions de gestion des comptes fournisseurs intégrées à un progiciel de gestion intégré (ERP) aident les entreprises en pleine croissance à gérer des volumes de factures de plus en plus importants et des exigences comptables de plus en plus complexes. Les données relatives aux factures, les fiches fournisseurs, les validations, les dates d'échéance, les remises et le statut des paiements sont centralisés dans le système ERP, qui garantit également la cohérence entre les bons de commande, les bons de réception, les documents de comptabilité fournisseurs et les écritures du grand livre, le tout regroupé en un seul et même endroit.

Grâce à une solution adaptée d'automatisation de la gestion des comptes fournisseurs, les entreprises peuvent :

• Réduisez le traitement manuel des factures en numérisant celles issues de fichiers PDF et de pièces jointes à des e-mails.
• Utilisez la saisie des factures assistée par l'IA pour créer des documents de comptabilité fournisseurs tout en réduisant la saisie manuelle de données.
• Traiter les factures d'acheminement via des processus de validation configurables.
• Traitez les paiements des fournisseurs individuellement ou par lots.
• Suivre les dates d'échéance, les remises, les besoins de trésorerie et l'ancienneté des créances.
• Prise en charge de plusieurs devises, entités, obligations fiscales et modes de paiement.
• Gérer les documents sources, la sécurité basée sur les rôles et l'historique des audits.
• Améliorez la précision et identifiez les exceptions grâce à des processus de pré-validation et de paiement basés sur l'IA.
• Accélérez et hiérarchisez les validations et les paiements en fonction des dates d'échéance, des remises disponibles, des soldes impayés et des besoins de trésorerie.

La gestion des comptes fournisseurs à l'aide d'un système ERP moderne et complet permet aux entreprises de rationaliser leurs processus de gestion des comptes fournisseurs, d'améliorer le reporting, de gérer des exigences et des processus d'achat complexes, et de bénéficier d'une meilleure visibilité sur leurs dettes et leur trésorerie.

Quelles questions les acheteurs devraient-ils poser au sujet de la gestion des comptes fournisseurs (AP) dans les systèmes ERP modernes ?

Lorsqu'elles recherchent une solution ERP moderne dotée d'un logiciel de gestion des comptes fournisseurs (AP) avancé, les entreprises doivent examiner les fonctionnalités financières et les avantages offerts par chaque option. Cette réflexion implique de se poser certaines questions, telles que : la solution ERP permet-elle de :

• Enregistrer automatiquement les factures ?
• Gérer les processus d'approbation documentés ?
• Fournir un accès basé sur les rôles ?
• Fournir des pistes d'audit ?
• Gérer le suivi des remises ?
• Gérer les fournisseurs, les obligations fiscales et les déclarations ?

Répondre « oui » à ces questions peut indiquer que le système évalué constitue un choix judicieux.

Comment la gestion des comptes fournisseurs contribue à optimiser les opérations commerciales

La gestion des dettes fournisseurs est à la fois une fonction comptable et un levier opérationnel. Considérée comme un passif à court terme et s'inscrivant dans le cadre de la comptabilité d'exercice, elle aide les entreprises à suivre et à gérer leur trésorerie. Lorsqu'elle est intégrée à la gestion des achats, aux dossiers fournisseurs, à la gestion fiscale et au grand livre dans une solution ERP unique, la gestion des dettes fournisseurs bénéficie d'une visibilité accrue, d'une réduction des transferts manuels, de pistes d'audit plus claires et d'un meilleur reporting.

Pour plus d'informations sur les processus de gestion des comptes fournisseurs dans un système ERP, regardez la vidéo « Présentation des comptes fournisseurs » d'Acumatica et n'hésitez pas à contacter nos experts si vous avez des questions.