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Enregistrez les factures fournisseurs, automatisez les validations, contrôlez les paiements sortants et conservez une piste d'audit complète au sein de l'ERP cloud Acumatica. Le module « Comptes fournisseurs » d'Acumatica relie le traitement des factures aux achats, à la gestion de trésorerie, à la fiscalité, au reporting et au grand livre, permettant ainsi aux équipes financières de réduire les tâches manuelles et de prendre des décisions de paiement plus éclairées.
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AcumatiCares
Produit
Logiciel de comptabilité fournisseurs
Comment les logiciels de comptabilité fournisseurs peuvent-ils vous être utiles ?
La solution Acumatica Accounts Payable est destinée aux entreprises en pleine croissance et aux PME qui doivent gérer des volumes croissants de factures, plusieurs niveaux d'approbation, des processus d'achat complexes, des fournisseurs internationaux, plusieurs entités ou des exigences comptables spécifiques à leur secteur d'activité. Elle est conçue pour :
- Extrayez les factures à partir de fichiers PDF et de pièces jointes d'e-mails
- Traiter les factures d'acheminement via des processus de validation configurables
- Traiter les paiements des fournisseurs individuellement ou par lots
- Suivre les dates d'échéance, les remises, les besoins en trésorerie et l'ancienneté des créances
- Prise en charge de plusieurs devises, entités, obligations fiscales et modes de paiement
- Gérer les documents sources, la sécurité basée sur les rôles et l'historique des audits
Principaux avantages des solutions de comptabilité fournisseurs pour votre entreprise
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Réduire le traitement manuel des factures
Extrayez les factures des fournisseurs à partir de fichiers PDF et de pièces jointes à des e-mails, puis utilisez la saisie de factures assistée par IA pour créer des documents de comptabilité fournisseurs en réduisant la saisie manuelle de données. Conservez la facture d'origine en pièce jointe à la transaction afin que les responsables de la vérification puissent contrôler les informations en un seul et même endroit.
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Utiliser l'IA pour améliorer la précision et identifier les exceptions
Utilisez l'IA et l'apprentissage automatique pour extraire les informations des factures et détecter les montants, coûts ou schémas de transaction inhabituels pouvant nécessiter une vérification. Les équipes financières peuvent comparer la facture d'origine avec le document de comptabilité fournisseurs avant validation ou paiement.
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Accélérer les validations et améliorer le contrôle des paiements
Traitez les factures et les paiements via des processus de validation configurables, tout en appliquant de manière cohérente les paramètres par défaut des fournisseurs, les conditions de paiement, les règles fiscales, les paramètres comptables et les tolérances sur les prix d'achat. Hiérarchisez les paiements en fonction des dates d'échéance, des remises disponibles, des soldes impayés et des besoins de trésorerie.
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Renforcer les contrôles financiers et la préparation aux audits
Protégez les informations sensibles relatives aux fournisseurs grâce à des autorisations basées sur les rôles et conservez un historique complet des opérations liées aux factures, aux validations et aux paiements. Joignez les pièces justificatives et les documents d'appui directement aux transactions afin de faciliter leur examen et la préparation des audits.
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Bénéficiez d'une meilleure visibilité sur vos passifs et votre trésorerie
Suivez les soldes impayés, l'ancienneté des créances, les paiements à venir, les remises disponibles et les besoins de trésorerie grâce à des rapports et des tableaux de bord. Les responsables financiers bénéficient ainsi d'une vision plus claire des sorties de trésorerie et peuvent prendre des décisions de paiement plus éclairées.
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Intégrer la comptabilité fournisseurs au reste de l'entreprise
Reliez les factures et les paiements des fournisseurs aux achats, aux stocks, aux projets, à la fiscalité, à la gestion de trésorerie et au grand livre. Cela permet de réduire les processus isolés et contribue à assurer la cohérence entre les registres opérationnels et financiers.
Caractéristiques importantes du logiciel de comptabilité fournisseurs
Traitement des paiements des fournisseurs
Évitez de surpayer les fournisseurs grâce à un processus qui permet de sélectionner les ajustements de débit ouverts en tant qu'option lors du traitement des paiements. exporter automatiquement les paiements AP via le réseau ACH dans les formats de fichiers NACHA ou CPA-005 (Canada). Permettre aux utilisateurs de spécifier des comptes pour chaque fournisseur. Préparer les paiements des fournisseurs en masse plutôt qu'individuellement. Les organisations britanniques peuvent utiliser des modules d'extension de fichiers pour créer des fichiers d'exportation de paiements pour les institutions bancaires BACS HSBC et Lloyds.
Plusieurs comptes PA dans le GL
Lier des groupes de fournisseurs à des comptes fournisseurs spécifiques dans le GL. Les comptes par défaut peuvent être remplacés lors du traitement des factures ou des paiements. Acumatica compense automatiquement le compte correct lorsque le paiement est appliqué.
Prise en charge de plusieurs devises
Émettez ou acceptez des factures dans une devise étrangère. Utilisez l'automatisation de la comptabilité fournisseurs pour appliquer le taux de change effectif et effectuer la conversion sans aucune charge de travail pour votre personnel. La triangulation des devises et le calcul des gains et pertes réalisés sont automatiques. Les gains et pertes non réalisés peuvent être calculés par le biais d'un processus de réévaluation des soldes. Prise en charge de plusieurs devises de base et consolidation des rapports entre les entreprises ayant des devises de base différentes.
Documents récurrents du PA
Créez des factures récurrentes en définissant la fréquence et le délai de paiement. Les factures récurrentes apparaissent dans l'écran de traitement des transactions récurrentes pour examen, modification et validation.
Remboursements aux vendeurs
Traiter les remboursements des fournisseurs qui débitent un compte de trésorerie et créditent un compte de dettes fournisseurs, et imputer ces remboursements aux écritures de régularisation au débit ou aux paiements anticipés.
Comptabilité de caisse
Prend en charge la comptabilité de caisse en enregistrant les produits et les charges au moment où les paiements sont perçus ou effectués, plutôt qu'au moment où les opérations sont comptabilisées.
TVA sur les factures d'acompte
Automatisez le calcul et la déclaration des taxes, y compris la vérification des zones fiscales en fonction de l'adresse, afin de réduire la saisie manuelle des données. Prend en charge les lignes mixtes, telles que les lignes entièrement imposables et non imposables (ou soumises à une taxe de 100 %) sur un même document, lorsque cela est nécessaire.
Déclaration fiscale automatisée
Calcul automatique des taxes et vérification des zones fiscales par adresse afin d'éviter la création de zones fiscales multiples. Permettre aux utilisateurs d'ajouter des lignes taxées à 100 % et des lignes imposables dans le même formulaire.
Écart de prix d'achat (EVP)
Contrôlez les coûts de manière proactive en fixant des tolérances et en envoyant des notifications d'approbation automatisées lorsque le prix d'achat réel figurant sur les factures des fournisseurs s'écarte du prix prévu dans la transaction de réception des achats.
Rapports de vieillissement AP
Personnalisez vos catégories d'ancienneté des comptes fournisseurs et créez un ensemble complet de rapports d'ancienneté, y compris l'encours total, les arriérés, les besoins de trésorerie et la performance des fournisseurs.
Déclaration 1099
Suivre l'activité liée aux formulaires 1099 pour les fournisseurs désignés et générer les rapports requis. Prendre en charge la déclaration et le dépôt électronique des formulaires 1099-NEC et 1099-MISC, et permettre à plusieurs succursales de clôturer leurs périodes fiscales de manière indépendante.
Canadien T5018
Générer des feuillets T5018 pour se conformer à l'exigence de l'Autorité fiscale canadienne (ARC) de déclarer le total des paiements contractuels effectués aux sous-traitants au cours d'une année civile ou d'une période fiscale.
Piste d'audit
Maintenir une piste d'audit complète de toutes les transactions. Les documents ne peuvent pas être supprimés ou annulés. Corriger les erreurs à l'aide d'écritures de correction ou de contre-passation. Les solutions de comptabilité fournisseurs Acumatica capturent l'ID de l'utilisateur qui a saisi la transaction et celui de l'utilisateur qui a modifié l'enregistrement. Les notes et les documents électroniques justificatifs peuvent être joints directement aux transactions.
Sécurité du compte fournisseur
Contrôlez l'accès à votre logiciel de comptabilité fournisseurs en spécifiant les personnes et les rôles qui peuvent consulter et modifier les informations et les soldes des comptes fournisseurs. Limitez les informations sensibles sur les fournisseurs.
Saisie automatisée des factures AP
Utilisez un logiciel d'automatisation de la comptabilité fournisseurs pour extraire les factures à partir de fichiers PDF ou de pièces jointes à des e-mails, puis les convertir en documents comptables. Prenez en charge l'extraction des données de facturation à l'aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de l'IA/ML afin de réduire la saisie manuelle. Configurez le rapprochement automatique avec les fournisseurs (par exemple, en fonction de l'adresse e-mail du fournisseur) pour accélérer la saisie et réduire les retouches.
Aperçu de la facture dans les panneaux latéraux
Prévisualisez les factures et les documents PDF associés dans les panneaux latéraux lors de la vérification ou de la saisie des opérations de comptabilité fournisseurs, afin que les utilisateurs puissent valider les informations sans quitter l'écran actuel.
Acumatica Comptabilité Fournisseurs - FAQ
Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ?
Acumatica Accounts Payable est une application de gestion financière intégrée à la solution ERP cloud Acumatica. Elle permet aux entreprises de saisir et de traiter les factures fournisseurs, d'automatiser les validations, de suivre les obligations de paiement, de gérer les paiements, de surveiller les échéances et les remises, et de tenir à jour l'ensemble des registres comptables et d'audit.
À qui s'adresse la solution Acumatica de gestion des comptes fournisseurs ?
La solution Acumatica Accounts Payable est conçue pour les entreprises en pleine croissance et de taille moyenne qui gèrent des volumes importants de factures, de nombreux fournisseurs, des procédures de validation, des paiements internationaux, plusieurs entités ou des processus d'achat complexes. Elle s'avère particulièrement utile pour les équipes chargées des comptes fournisseurs, les contrôleurs de gestion, les comptables et les responsables financiers qui souhaitent que les opérations de facturation et de paiement soient directement reliées à leur système ERP.
Comment Acumatica automatise-t-il la gestion des comptes fournisseurs ?
Acumatica permet d'importer des factures fournisseurs à partir de fichiers PDF et de pièces jointes à des e-mails, de créer des documents comptables à l'aide d'une saisie de factures assistée par l'IA et l'apprentissage automatique, de joindre les pièces justificatives à la transaction, de faire passer les factures par des workflows de validation et de préparer les paiements aux fournisseurs, individuellement ou par lots. Les équipes financières peuvent ensuite suivre les soldes impayés, les dates d'échéance, les remises et les besoins de trésorerie.
Acumatica peut-il contribuer à éviter les erreurs de facturation et de paiement ?
Acumatica contribue à améliorer la précision en appliquant les valeurs par défaut des fournisseurs, les règles de validation, les paramètres des comptes et sous-comptes, les conditions de paiement, les règles fiscales et les tolérances sur les prix d'achat. Les utilisateurs peuvent consulter les factures parallèlement aux enregistrements correspondants de la comptabilité fournisseurs, identifier les valeurs inhabituelles grâce à la détection des anomalies et conserver un historique d'audit complet des modifications apportées aux transactions.
Comment le module « Comptabilité fournisseurs » d'Acumatica s'intègre-t-il au reste du progiciel de gestion intégré (ERP) ?
Le module « Comptes fournisseurs » d'Acumatica relie les factures et les paiements des fournisseurs aux achats, aux stocks, à la gestion de trésorerie, à la fiscalité, à la gestion multidevises, au reporting et au grand livre. Les équipes financières peuvent ainsi accéder aux informations opérationnelles et comptables au sein d'un seul et même système, sans avoir à transférer les données de facturation d'une application à l'autre.
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