Cooperative Extension bénéficie d'une visibilité approfondie sur les subventions, les programmes et les finances grâce à Acumatica Cloud ERP

Transcription de la vidéo : Cornell Cooperative Extension - Témoignage de réussite concernant l'ERP cloud Acumatica

Les activités menées par le service de vulgarisation agricole (Extension) dans l’État de New York couvrent un vaste éventail de domaines. Nous intervenons dans l’agriculture, le développement communautaire et économique, l’environnement, la nutrition, la jeunesse et les familles. L’environnement est l’un de nos domaines prioritaires. L’État de New York compte sept millions d’acres de terres agricoles. Les formateurs de la Cornell Cooperative Extension travaillent en collaboration avec les exploitations agricoles. Quelles sont les pratiques agricoles qui protègent le mieux les bassins versants ? Veiller à préserver la propreté de l’eau et à maintenir les produits agricoles à l’écart de l’eau potable. L’État de New York compte cinquante-six associations différentes. Chacune d’entre elles fonctionne donc de manière légèrement différente, puisqu’il s’agit d’entités autonomes de type 501(c)(3). Lorsque nous avons collaboré avec Sage, nous avons évidemment rencontré certains obstacles à la réussite. Le plus souvent, il s’agissait notamment de l’incapacité de notre personnel à obtenir les informations dont il avait besoin en temps voulu. Ces informations se trouvaient sur des serveurs situés sur le campus. Ces serveurs commençaient à vieillir et les logiciels devaient également être mis à jour. Tant que les comptes de l’année précédente n’étaient pas clôturés, ils dépensaient à l’aveuglette. Il n’y avait aucun moyen de visualiser l’activité en cours. Avec l’aide de notre partenaire Prelude, nous avons pu déployer le système dans trois à quatre comtés par semaine et faire passer nos clients de notre ancien logiciel Sage à Acumatica. Nous avons établi une feuille de route réaliste pour le projet et les attentes ont été satisfaites de part et d’autre. Ce fut un véritable travail d’équipe. Nous avons pu organiser une réunion en direct d’une heure à une heure et demie, au cours de laquelle nous leur avons présenté les processus de comptabilité fournisseurs, de comptabilité clients, de gestion bancaire et du grand livre. Après cela, ils étaient vraiment prêts à se lancer. En février 2020, nous avons commencé à réaliser que l’ensemble de notre personnel allait devoir passer au télétravail et que, en particulier, notre équipe financière devait toujours pouvoir accéder aux comptes pour payer les factures. J’avais l’habitude de devoir me rendre au bureau pour consulter un dossier dans une armoire. Tout ce dont j’ai besoin se trouve désormais dans Acumatica. Juste avant que nous commencions à discuter, je me suis déplacé vers la gauche, j’ai sorti mon téléphone portable et j’ai examiné un justificatif fourni par un membre du club 4-H concernant une bourse d’études, puis j’ai validé le bon correspondant. Tous les deux ou trois ans, nous devons réaliser une étude d’impact économique. Auparavant, il fallait littéralement des mois pour rassembler ces données. Nous espérons désormais pouvoir y parvenir en quelques jours seulement. De plus, Vallexo s’est révélé être un excellent outil qui nous permet de nous assurer que nous disposons de tous les rapports dont nous avons besoin. Acumatica a donné à tous les membres de mon équipe une plus grande autonomie pour obtenir les informations dont ils ont besoin. Il s’agit d’une solution d’entreprise complète, et non d’un simple logiciel de gestion financière. Le produit correspond parfaitement à notre situation actuelle et nous offre également la possibilité d’évoluer avec nous. Acumatica, c’est magique.