Comment évaluer le coût total de possession (TCO) d'un logiciel ERP ?

Découvrez comment calculer le coût total de possession (TCO) d'un progiciel de gestion intégré (ERP)

Il est difficile de déterminer le coût total de possession d'un système ERP. Les éditeurs proposent des modèles tarifaires variés pour les frais liés au système et aux licences utilisateur. Les coûts liés à l'installation du matériel nécessaire, à la mise en œuvre du système et à la maintenance de l'infrastructure viennent s'ajouter au coût total. D'autres facteurs, tels que les coûts internes, les spécificités du secteur d'activité, la gestion de projet, l'intégration et les déploiements multi-entreprises, doivent également être pris en compte.

Les applications ERP traditionnelles font l'objet d'une licence à vie, ce qui signifie que les entreprises achètent le logiciel en pleine propriété, avec des contrats annuels de maintenance et d'assistance leur donnant accès aux corrections de bogues, aux nouvelles versions et à l'assistance technique. Les applications ERP modernes dans le cloud sont hébergées en ligne et font l'objet d'une licence annuelle. Elles offrent un coût total de possession nettement inférieur en supprimant les coûts liés à l'infrastructure et à l'administration du système. De plus, les abonnements aux logiciels ERP dans le cloud incluent la maintenance et l'assistance, et sont plus faciles à déployer.

Les frais de licence utilisateur varient également d'une plateforme ERP à l'autre. Certains éditeurs facturent des frais en fonction du nombre d'utilisateurs simultanés, tandis que d'autres proposent des licences par utilisateur désigné, et d'autres encore ont recours à des stratégies hybrides en matière de licences utilisateur. Les coûts liés aux utilisateurs représentent une part importante du coût global du système.

Il est impératif que les entreprises comprennent le coût total de possession de leur système ERP. Le coût total de possession (TCO) sert à calculer le retour sur investissement (ROI) que peut générer la nouvelle application métier, en se basant sur les économies estimées résultant d'une amélioration de l'efficacité, d'une réduction des coûts de licence des technologies et d'autres facteurs.

Cet eBook aide les dirigeants d'entreprise à calculer le coût total de possession des applications ERP en s'appuyant sur des analyses indépendantes réalisées par des analystes de premier plan du secteur et d'autres sources spécialisées.

Présentation du coût total de possession (TCO)

Chaque éditeur d'ERP propose un modèle tarifaire différent et des exigences variées en matière d'infrastructure et de mise en œuvre, ce qui rend difficile la comparaison des systèmes. Certains fournisseurs proposent des modèles de licence perpétuelle, tandis que d'autres offrent des abonnements annuels. La maintenance, l'assistance et les licences utilisateur varient également d'un fournisseur à l'autre. Parmi les autres éléments à prendre en compte en matière de coûts figurent la mise en œuvre, les coûts d'infrastructure liés aux déploiements sur site et les coûts internes.

Tarification des logiciels

Selon 180 Systems¹, le coût moyen d’une licence perpétuelle pour les applications ERP destinées aux PME s’élève à 3 000 dollars par utilisateur simultané (coûts logiciels et frais de licence d’utilisateur), auxquels s’ajoutent 15 à 22 % pour la maintenance et l’assistance annuelles. Dans le cadre d’un modèle de licence perpétuelle, l’entreprise achète le logiciel en pleine propriété. Par exemple, une entreprise comptant 20 utilisateurs peut s’attendre à débourser 60 000 dollars pour le logiciel et les licences d’utilisateurs simultanés. À 20 %, le plan annuel de maintenance et d’assistance représente un coût supplémentaire de 12 000 dollars pour accéder aux nouvelles versions, aux corrections de bogues et à l’assistance technique. Par conséquent, les coûts initiaux du logiciel s’élèvent à 72 000 dollars, auxquels s’ajoutent 12 000 dollars les années suivantes.

Les éditeurs de progiciels de gestion intégrée (ERP) facturaient traditionnellement des frais d'utilisation en fonction du nombre d'utilisateurs simultanés, c'est-à-dire du nombre maximal d'utilisateurs autorisés à se connecter simultanément à l'application. Une entreprise peut compter 100 salariés, mais seuls 20 d'entre eux ont besoin d'utiliser le logiciel en même temps. À l'inverse, d'autres fournisseurs facturent chaque utilisateur (utilisateurs nommés) du logiciel, et certaines entreprises proposent des tarifications hybrides.

Les applications ERP modernes facturent un abonnement annuel couvrant le logiciel et le nombre d’utilisateurs simultanés ou désignés autorisés à utiliser l’application. La maintenance et l’assistance sont généralement incluses dans le prix de l’abonnement. Ultra Consultants2 estime le coût des abonnements SaaS pour les entreprises de taille moyenne à 1 440 dollars par an et par utilisateur. Par conséquent, le coût d’une configuration ERP de base pour un abonnement ERP SaaS de 20 utilisateurs s’élève à 28 800 dollars. Contrairement aux systèmes à licence perpétuelle, les applications SaaS modernes sont déployées depuis le cloud, ce qui élimine le besoin d’une infrastructure coûteuse telle que le matériel, les systèmes d’exploitation des serveurs, les sauvegardes, les mesures de cybersécurité, l’administration des bases de données et des systèmes, etc.

Considérations relatives au secteur

Les estimations générales des coûts fournies dans les exemples précédents correspondent à des moyennes toutes branches confondues. Ces estimations reflètent les coûts habituels liés à la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP) dans les secteurs de la distribution en gros et du commerce de détail. Les industriels devraient prévoir un budget supérieur d'au moins 20 %, tandis que les entreprises du bâtiment et les cabinets de services professionnels devraient tabler sur des dépenses inférieures de 20 %.

1. Source : 180 Systems : Coût total de possession d'un ERP
2. Source : Ultra Consultants : Comprendre le coût de la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP)

Méfiez-vous des réductions trompeuses

Certains éditeurs d'ERP proposent des remises importantes pour remporter votre marché. Mais ces remises ne s'appliquent souvent qu'à la licence de la première année. De plus, de nombreux éditeurs d'ERP ne proposent pas de tarification éthique, avec des structures tarifaires claires et sans mauvaises surprises, à l'instar d'Acumatica qui dispose d'une « charte des droits du client » unique en son genre.

Coûts de mise en œuvre

Les frais liés aux logiciels et aux licences d'utilisation ne représentent qu'une partie du coût total du système. Il faut également prendre en compte les coûts de mise en œuvre liés à l'importation des données, à la configuration et à la formation. Les coûts de mise en œuvre d'un ERP destiné aux PME sont à peu près équivalents, voire légèrement supérieurs, aux frais initiaux liés aux licences perpétuelles d'ERP.³ En raison du modèle tarifaire par abonnement, moins onéreux, les coûts de mise en œuvre des systèmes SaaS représentent le double des coûts de la première année.

Si une licence ERP perpétuelle pour 20 utilisateurs coûte 60 000 dollars, les frais de mise en œuvre seront à peu près équivalents. Un abonnement ERP dans le cloud comparable coûterait 28 800 dollars, avec des frais de mise en œuvre d'environ 57 600 dollars.

Les coûts de mise en œuvre d'un ERP destiné aux moyennes entreprises sont similaires, quel que soit le modèle de licence. Cependant, les mises en œuvre en mode SaaS ont tendance à être de 10 à 20 % moins coûteuses, car il n'y a ni logiciel à installer ni matériel à configurer, et les consultants peuvent facilement configurer l'application à distance, ce qui élimine les frais de déplacement.

Coûts d'infrastructure pour les déploiements sur site

Les systèmes ERP de type « Perpetual » nécessitent des investissements considérables en serveurs, sauvegardes, sécurité, administration des bases de données et licences de système d’exploitation pour les serveurs. En effet, l’infrastructure représente 25 % du coût initial du logiciel.³

Par conséquent, une entreprise qui dépense 60 000 dollars pour un système ERP à licence perpétuelle destiné à 20 utilisateurs doit s'attendre à payer 15 000 dollars par an pour assurer la maintenance de l'infrastructure de support.

Il faut également compter les coûts liés à l'administration des systèmes et des bases de données. En effet, le salaire médian d'un administrateur système s'élève à 72 562 $.⁴ Cela représente 36 281 dollars si vous pouvez vous contenter d'un employé à temps partiel travaillant seulement à 50 % du temps.

Le coût total lié à l'infrastructure et à l'administration s'élève donc à environ 50 000 dollars par an. À l'inverse, les déploiements d'ERP en mode SaaS entraînent des coûts d'infrastructure minimes. Le logiciel est accessible depuis la plupart des appareils disposant d'une connexion Internet. Les éditeurs proposent des mises à jour automatisées et des corrections de bogues, ainsi qu'une sécurité intégrée au système pour prévenir les cyberattaques et les accès non autorisés.

Coûts internes et autres coûts

Il n’est pas facile d’estimer les autres coûts liés aux projets ERP. Les employés doivent effectuer des heures supplémentaires pour mettre en œuvre le système, en plus de leurs responsabilités professionnelles quotidiennes. Cela se traduit souvent par des heures supplémentaires, un recours à du personnel temporaire et une perte de productivité. En effet, selon 180 Systems³ estime que les coûts internes liés à la mise en œuvre d’un système ERP sont équivalents, voire légèrement supérieurs, au coût de la licence logicielle elle-même. Ces coûts internes augmentent considérablement lorsque les entreprises tentent de mettre en œuvre le logiciel elles-mêmes ou avec une assistance minimale de la part d’un cabinet de conseil qualifié et expérimenté. Parmi les autres exemples de coûts internes, on peut citer l’intégration des nouveaux collaborateurs et la personnalisation des écrans, des rapports, des requêtes, des tableaux de bord et des notifications.

3. Source : 180 Systems : Coût total de possession d'un ERP
4. Source : Salary.com

De nombreux autres facteurs influent sur les coûts d'un système ERP. Parmi ceux-ci, on peut citer :

Comparaison entre les licences perpétuelles et les licences SaaS

Même s'il peut sembler avantageux d'acquérir le logiciel en pleine propriété dans le cadre d'un modèle à durée indéterminée, de nombreux autres facteurs, tels que les coûts liés au matériel et aux infrastructures supplémentaires, doivent être pris en compte. Vous trouverez ci-dessous un résumé des différents coûts liés aux progiciels de gestion intégrée (ERP) évoqués précédemment.

L'analyse des coûts sur la durée montre à quel point les applications ERP modernes déployées dans le cloud peuvent être bien plus abordables que les applications traditionnelles installées sur site.

Acumatica Cloud ERP : 4 produits et 6 éditions sur une plateforme métier ultra-fiable

Les systèmes ERP traditionnels freinent la croissance en raison de leurs modèles tarifaires restrictifs et de leurs contraintes rigides. Acumatica propose plusieurs produits destinés à divers secteurs d’activité sur une même plateforme métier, conçus pour offrir des fonctionnalités et des performances optimales, avec une tarification évolutive adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Les entreprises peuvent passer rapidement d’un produit Acumatica à un autre, ce qui leur permet d’accéder à de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de leur croissance, sans avoir à réimplémenter le système.

Grâce à Acumatica, les petites entreprises qui ont dépassé le stade des applications d'entrée de gamme telles que QuickBooks peuvent facilement passer à Acumatica Essentials. Acumatica Essentials offre davantage de fonctionnalités que les systèmes d'entrée de gamme, avec un ensemble de fonctionnalités simplifié et une tarification avantageuse qui réduit au minimum les coûts de mise en place pour les petites structures.

Acumatica Select est destiné aux entreprises en pleine croissance comptant jusqu'à 50 salariés. Acumatica Select offre un nombre illimité de licences utilisateur, des fonctionnalités étendues et davantage de ressources informatiques pour des performances optimales.

Acumatica Prime est destiné aux entreprises de taille moyenne comptant jusqu'à 250 salariés ; il offre des fonctionnalités complètes et des ressources informatiques encore plus importantes.

Acumatica Enterprise est la solution idéale pour les entreprises comptant plus de 250 salariés. Elle offre un nombre illimité d'utilisateurs, un accès à toutes les fonctionnalités du produit et des ressources de cloud computing de niveau entreprise.

De plus, les utilisateurs des produits Prime et Enterprise disposent de ressources réservées leur permettant de faire évoluer leur activité en toute fluidité grâce à quatre options de ressources améliorées : Choice, Enhanced, Premium et Ultimate. Les ressources réservées offrent une puissance de calcul supplémentaire pour prendre en charge des volumes de transactions élevés, un plus grand nombre d'utilisateurs et d'autres scénarios métier.

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L'évaluation des coûts d'un système peut s'avérer complexe, car il existe divers modèles de tarification pour les applications et les utilisateurs, des coûts cachés (ou des économies) liés à l'infrastructure, ainsi que d'autres variables, notamment les options de déploiement, les méthodologies de mise en œuvre, etc.

Acumatica est le seul éditeur d'ERP cloud moderne qui se consacre exclusivement aux besoins des petites et moyennes entreprises. Notre modèle de licence unique permet aux petites structures de s'affranchir facilement des applications d'entrée de gamme telles que QuickBooks. Les entreprises peuvent ensuite passer en toute transparence à des produits Acumatica plus complets, dotés de fonctionnalités supplémentaires, d'applications avancées et de ressources informatiques accrues, sans avoir à réimplémenter leur système.

Les licences d'utilisation illimitées permettent à chaque collaborateur de travailler sans frais de licence restrictifs, ce qui se traduit par un faible coût total de possession, une meilleure adoption du système et un gain d'efficacité à l'échelle de toute l'entreprise.

Les utilisateurs d'Acumatica, tous secteurs confondus, maîtrisent leurs coûts de personnel et de technologie tout en bénéficiant d'améliorations significatives dans les domaines de la comptabilité, des ventes et du marketing, ainsi que du reporting et de l'intelligence économique. Les éditions sectorielles offrent des avantages supplémentaires aux entreprises du bâtiment, aux cabinets de services professionnels, aux distributeurs en gros, aux commerçants de détail et aux fabricants.

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