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Erreurs d'expédition courantes et comment les éviter
Les erreurs d'expédition réduisent les marges et entraînent des retards ou des envois erronés, ce qui pousse les clients vers la concurrence. L'interconnexion de votre progiciel ERP avec vos systèmes d'expédition ou ceux de vos transporteurs permet de réduire les processus manuels tout en éliminant les erreurs de documentation et d'étiquetage qui ont un impact sur les délais et les coûts d'expédition. L'intégration des systèmes et l'automatisation des processus garantissent que les bons produits ont bien été préparés et emballés pour chaque envoi, ce qui améliore la fidélisation de la clientèle et augmente les bénéfices.
Une mauvaise planification
Des prévisions de demande erronées ou une mauvaise planification des itinéraires ont un impact sur la planification des expéditions et les dépenses. Utilisez les prévisions pour évaluer les volumes d'expédition futurs et négocier les contrats avec les transporteurs. Tirez parti des algorithmes de planification pour optimiser l'utilisation des capacités FTL et LTL et mesurez les résultats.
Ne pas comparer les tarifs
Le recours à un seul transporteur expose votre entreprise au risque de dépenses excessives et de pénurie de capacité. Les entreprises en pleine croissance peuvent trouver que l'expédition de colis est moins efficace que le fret LTL (chargement partiel) ou FTL (chargement complet). Veillez à disposer d'une solution de secours au cas où votre transporteur principal rencontrerait des problèmes de main-d'œuvre ou d'autres difficultés. Protégez-vous et protégez vos clients grâce au vaste réseau de transporteurs de 3G via Acumatica.
Erreurs de préparation et d'emballage
Marquez les emplacements dans l'entrepôt et utilisez des codes-barres pour réduire les erreurs de préparation. Ajoutez des photos des articles sur les fiches de préparation ou les écrans de préparation afin d'aider les magasiniers, et mettez en place un système de validation pour vous assurer que les bons produits ont été prélevés et correctement emballés. Définissez les cartons à utiliser pour chaque article et consignez les procédures par écrit afin d'éviter tout emballage incorrect.
Erreurs d'étiquetage
Il peut arriver que des étiquettes ou des formats d'étiquettes incorrects soient apposés par inadvertance sur les colis, que les adresses soient erronées, que l'étiquette soit difficile à lire ou qu'elle ne résiste pas au trajet entre vos locaux et le domicile du client. Mettez en place des procédures d'étiquetage à l'épreuve des erreurs, avec validation des adresses et règles d'étiquetage, afin d'empêcher l'impression ou la sélection d'étiquettes erronées pour les expéditions. Choisissez des étiquettes résistantes et utilisez de l'encre ou du toner de haute qualité pour l'impression des étiquettes.
Documents manquants ou erronés
Les erreurs de documentation ont des conséquences désastreuses sur les expéditions. Les documents et informations manquants sont source de confusion, retardent les livraisons des clients et entraînent des pénalités de la part des transporteurs. Vérifiez l’exactitude de la documentation et mettez en place des processus pour vous assurer que tous les documents requis sont bien fournis. Utilisez la validation d’adresse de 3G pour vérifier la délivrabilité.
Processus manuels
La multiplicité des systèmes oblige les utilisateurs à saisir manuellement les données dans plusieurs systèmes. La saisie manuelle des données est source d'erreurs humaines qui entraînent des retards, des retours de marchandises coûteux et le mécontentement des clients. L'automatisation grâce à Acumatica et 3G permet de réduire les délais de traitement et les interventions humaines jusqu'à 50 %.
Considérations relatives au secteur
Les distributeurs, détaillants et fabricants axés sur la gestion des stocks ont des processus d’expédition et des exigences commerciales variés. Par exemple, certains secteurs d’activité, tels que l’agroalimentaire, les boissons et la chimie, doivent gérer les rappels de lots. Parallèlement, les distributeurs de biens de consommation sont confrontés à des politiques de commande et d’expédition en constante évolution de la part de détaillants comme Amazon et Walmart. De plus, les exigences des clients en matière d’emballage, d’étiquetage et de documentation varient selon le secteur et le segment d’activité. C’est pourquoi les entreprises ont besoin de solutions d’expédition adaptables, dotées d’options de configuration flexibles.
« Avant Acumatica, pour chaque commande que nous expédions… il fallait saisir manuellement l’adresse dans le système du transporteur et créer une étiquette pour le colis… Avec Acumatica, dès le premier jour, cette commande a été traitée dans l’entrepôt pendant la phase de préparation, d’emballage et d’expédition. Le système a généré l’étiquette du transporteur, en l’occurrence DPD. L’étiquette DPD s’imprime directement dans l’entrepôt… et cela a permis d’économiser au moins une demi-personne dès le premier jour. »
Distribution en gros
Les distributeurs s’approvisionnent et expédient souvent des produits à l’échelle mondiale, ce qui implique des procédures d’importation et d’exportation complexes ainsi que de nombreuses formalités administratives. La croissance des ventes en ligne accentue la pression sur les distributeurs pour qu’ils fournissent des services d’entreposage et de livraison directe aux clients qui passent commande mais attendent du distributeur qu’il se charge de l’exécution de la commande à leur place. Les grossistes achètent souvent en gros et ont de plus en plus recours aux modes d’expédition LTL (chargement partiel) et FTL (chargement complet), plutôt qu’aux envois de petits colis. Les liens avec les boutiques en ligne et les places de marché de type « entreprise à entreprise » (B2B) et « entreprise à consommateur » (B2C) sont très répandus dans ce secteur. Des exigences spécifiques en matière d’étiquetage sont également courantes.
Commerce de détail et commerce en général
Les entreprises du secteur du commerce de détail et du commerce en général ont besoin d’informations d’expédition précises et actualisées. Les clients s’attendent à connaître les frais de port et les délais de livraison dès la passation de leur commande, ainsi qu’à disposer d’un suivi en ligne leur permettant d’obtenir des informations détaillées sur l’état d’avancement de leur colis grâce aux systèmes des transporteurs. Les données doivent pouvoir être facilement synchronisées entre le système ERP et les boutiques en ligne, les places de marché, les portails de libre-service destinés aux clients, ainsi que les prestataires tiers chargés de l’entreposage et de la logistique, afin de réduire au minimum la saisie manuelle de données et d’assurer une communication fluide avec les clients et les prestataires chargés de l’exécution des commandes.
s de fabrication
De nombreux composants utilisés dans la fabrication, tels que les composants électroniques, les ingrédients alimentaires spécialisés, les métaux rares et d’autres matières premières, proviennent de l’étranger, ce qui oblige les entreprises à gérer de longs délais de livraison pour leurs produits. De même, de nombreux produits manufacturés sont exportés vers des clients internationaux, ce qui nécessite une coordination similaire des expéditions. Les produits lourds, tels que les équipements industriels, les machines, les automobiles et les produits liquides, nécessitent un transport en chargement partiel (LTL) ou complet (FTL). L’étiquetage personnalisé et d’autres exigences posent des défis aux fabricants, qui ont besoin de fonctionnalités d’expédition plus avancées que celles offertes par les systèmes d’entrée de gamme ou obsolètes.
Autres secteurs d'activité
D'autres secteurs d'activité ont des besoins en matière d'expédition. Par exemple, une entreprise de construction peut expédier des produits depuis des entrepôts centralisés vers des chantiers éloignés, tandis que les entreprises agricoles expédient des récoltes ou des animaux vers des usines de transformation. Les entreprises forestières et minières expédient des ressources naturelles vers des fabricants, tandis que d'autres entreprises stockent des produits destinés à être envoyés vers des sites externes pour être consommés ou utilisés dans le cadre de projets, de chantiers ou d'opérations quotidiennes. Les besoins en matière d'expédition varient considérablement d'un secteur à l'autre, ce qui nécessite souvent des solutions d'expédition spécialisées telles que 3G Pacejet.
Avantages de l'automatisation des expéditions
Les entreprises qui utilisent des applications d'expédition et de progiciels de gestion intégrée (ERP) disparates peinent à suivre le rythme des activités d'expédition en raison d'une saisie de données fastidieuse et source d'erreurs. Les retards dans la transmission des informations empêchent les parties prenantes d'accéder aux détails essentiels pour tenir informés les clients, les transporteurs et les collaborateurs en interne. Les systèmes modernes tels qu'Acumatica fournissent des connecteurs d'expédition transparents permettant de rationaliser le traitement des commandes. L'automatisation améliore l'expérience client et fournit aux dirigeants des informations précieuses pour gérer et optimiser efficacement les processus métier.
« Une grande partie des problèmes venait d’erreurs d’expédition. Cela provoquait un véritable effet domino : des retards dans les livraisons, puis des clients qui nous recontactaient… Désormais, nous sommes en mesure de suivre les expéditions en cours et… de nous assurer qu’aucune ne soit oubliée. »
Amélioration des bénéfices
La rationalisation des processus d’expédition réduit au minimum la saisie de données en double, ce qui vous permet d’en faire plus avec moins de personnel. Offrez aux utilisateurs et aux clients une transparence totale sur les frais d’expédition. Améliorez vos bénéfices en répercutant les frais d’expédition réels sur vos clients. La comparaison des tarifs entre les différents transporteurs, associée à une visibilité sur les options de fret LTL et FTL, aide les entreprises à gérer les coûts d’expédition des commandes volumineuses ou encombrantes.
optimisé du traitement des commandes
L’automatisation des expéditions améliore le traitement des commandes, en permettant aux entreprises de choisir le système qu’elles souhaitent utiliser pour chaque processus. Les codes-barres et le système de gestion d’entrepôt (WMS) mobile facilitent la préparation des commandes par lots et par vagues sans support papier. Optez pour un emballage manuel ou configurez l’emballage automatique grâce à l’application Pacejet Shipping connectée via 3G. La suite de produits complète d’Acumatica offre tout ce dont les entreprises ont besoin pour traiter les expéditions plus rapidement et avec plus de précision, afin de réduire les coûts liés au personnel, au recrutement et à la formation.
de la satisfaction client
La communication des informations d'expédition aux clients par le biais d'e-mails automatisés ou via des portails et des vitrines en libre-service leur apporte transparence et confiance dans votre processus d'expédition, ce qui stimule les ventes pour les commandes futures tout en fidélisant la clientèle.
Systèmes connectés
La connexion entre les systèmes d'expédition et les progiciels de gestion intégrée (ERP) permet d'éliminer plusieurs étapes. D'une part, le service client dispose d'un accès immédiat aux tarifs et aux délais de livraison des transporteurs, ce qui lui permet de comparer les offres et de fournir aux clients des informations précises sur les coûts et les dates d'expédition. D'autre part, les entreprises peuvent tirer parti de leur progiciel ERP pour la préparation des expéditions, la préparation des commandes et l'emballage, ou exploiter des fonctionnalités supplémentaires de l'application d'expédition à n'importe quelle étape du processus.
Des données financières précises
Toutes les données d’Acumatica sont intégrées à la suite comptable performante. Automatisez le paiement des factures de transport grâce à la gestion automatisée des comptes fournisseurs, optimisée par l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique. Améliorez votre trésorerie grâce aux fonctionnalités natives de recouvrement et aux lettres de relance automatisées, et rationalisez la gestion des dépenses ainsi que le traitement des commissions sur ventes sur une seule et même plateforme.
Informations commerciales
Suivez vos résultats grâce à des informations complètes et en temps réel issues de vos systèmes ERP et d'expédition, le tout sur une seule et même plateforme. Analysez les coûts d'expédition et les performances des transporteurs avec Acumatica ou 3G Pacejet Shipping grâce à des tableaux de bord adaptés à chaque rôle, des analyses détaillées permettant d'accéder aux transactions sources, des rapports et requêtes configurables, des notifications push et des rapports dimensionnels via Microsoft Power BI.
Options de configuration du système
La plupart des systèmes répondront à la majeure partie de vos besoins métier. Il est toutefois difficile de déterminer s’ils offrent suffisamment de flexibilité pour s’adapter à l’évolution de votre entreprise, à l’augmentation des exigences de vos clients et aux progrès technologiques. Acumatica propose une plateforme cloud évolutive, conçue pour s'adapter aux besoins futurs, avec de nombreuses options de configuration permettant de personnaliser la solution en fonction de vos besoins spécifiques. Modifiez les workflows de validation, adaptez les préférences relatives aux commandes clients et aux expéditions, ajoutez des transporteurs et des modes d'expédition, et connectez le système à des balances et à des systèmes périphériques afin de créer une plateforme cohérente, prête pour l'avenir.
« Nous avons pu tout intégrer dans le système, imprimer les codes-barres et les étiquettes d'expédition… La mise en place d'Acumatica a véritablement changé la donne. »
Préférences relatives aux commandes client
De nombreux systèmes ne proposent pas de préférences relatives aux commandes client et aux expéditions. Acumatica offre des options permettant de configurer les numéros d'expédition, la répartition des frais de transport sur les expéditions partielles et les paramètres de livraison gratuite. Mettez automatiquement les commandes en attente lors de leur saisie et validez les totaux lors de leur confirmation.
Types de commandes
Les systèmes modernes tels qu’Acumatica offrent la flexibilité nécessaire pour gérer différemment les paramètres d’expédition par défaut en fonction des types de commandes, tels que les commandes ouvertes, les avoirs et les retours, les commandes mixtes, les commandes client, les transferts et d’autres types de commandes. Configurez les types de commande pour expédier les articles de chaque commande séparément des articles relevant d’autres types de commande. Autorisez ou interdisez les expéditions complètes si le stock est insuffisant pour honorer la commande et déterminez quels types de commande doivent inclure les frais de transport. D’autres paramètres permettent de contrôler les paramètres de comptabilisation des frais de transport et la manière de copier les remarques de la commande vers l’expédition.
Codes d'expédition « Ship Via »
Les codes d'expédition « Ship Via » offrent des fonctionnalités avancées permettant de gérer les emballages et les tarifs d'expédition pour différents transporteurs. Ils permettent également de définir des calendriers d'expédition, de facturer les frais de transport sur les retours, d'exiger un emballage supplémentaire, de générer des étiquettes de retour, de définir les paramètres de comptabilité des frais de transport et de taxation, et de déterminer s'il convient de valider les quantités emballées lors de la confirmation d'expédition. D'autres paramètres « Ship Via » permettent de gérer les expéditions pour les commandes en ligne et les livraisons locales.
Conditions d’expédition et calcul des frais de transport
Le calcul des frais de transport représente un véritable défi dans la plupart des applications métier. Les fonctionnalités de calcul des frais de transport d’Acumatica offrent la flexibilité nécessaire pour gérer divers scénarios. Les codes d’expédition permettent de déterminer quels frais de transport doivent être pris en compte. Le montant des frais de transport peut être calculé pour chaque client ou en fonction des conditions d’expédition indiquées sur la commande client. Encouragez les ventes plus importantes en proposant la livraison gratuite pour les commandes volumineuses, avec des remises échelonnées en fonction du montant total. Le prix du fret est calculé comme la somme du montant facturé pour la livraison, du prix du fret selon les conditions d’expédition ou du prix du fret majoré. Des tarifs de fret majorés peuvent être appliqués pour les articles fragiles, volumineux ou nécessitant une manutention particulière. Les frais de transport et les prix du fret facturés au client peuvent être saisis manuellement lors de la saisie de la commande. De plus, les conditions d’expédition définissent les frais de manutention supplémentaires ainsi que les majorations ou remises sur le fret.
Détails client
Gérez les détails d'expédition spécifiques à chaque client, tels que la partie responsable des frais de transport selon les conditions « franco à bord » (FOB) : points de destination, port d'embarquement ou autres scénarios. Définissez les comptes de transporteur des clients lorsque ceux-ci prennent en charge les frais d’expédition. Définissez les adresses de livraison et de facturation des clients avec les entrepôts d’expédition par défaut. Autorisez les commandes partielles ou imposez l’expédition complète pour les commandes des clients. Définissez les transporteurs préférés, les conditions d’expédition, les mentions obligatoires et les options spéciales de livraison à domicile ou le week-end pour chaque fiche client.
Connexions aux transporteurs
Comparez les tarifs d’expédition de colis ou de chargements partiels (LTL) lors de la saisie des commandes ou du traitement des expéditions grâce à des connexions aux systèmes de vos transporteurs. Acumatica prend en charge nativement USPS (Stamps.com), UPS et FedEx. Les applications connectées prennent en charge d’autres transporteurs de colis et de fret tels qu’Amazon, Postes Canada, DHL, ainsi que des transporteurs LTL et FTL comme Estes, FedEx Freight, YRC et bien d’autres. De plus, certaines applications connectées prennent en charge des prestataires logistiques tiers (3PL) tels que CH Robinson, Evans, FreightQuote.com, GlobalTranz et bien d’autres encore. D’autres applications d’expédition, notamment des systèmes de livraison directe en magasin, sont disponibles sur la vaste plateforme Acumatica Marketplace.
Options de communication
Automatisez la communication en exigeant la confirmation du client, en autorisant les récépissés sans signature ou en exigeant la signature d'un adulte. Gérez les services d'endossement tels que les demandes de changement d'adresse et de réexpédition, ainsi que les notifications de nouvelle adresse. Déterminez si les livraisons sont autorisées en cas d'absence ou de non-réponse du client.
Détails des articles et des entrepôts
Les paramètres des articles ont une incidence sur les frais d'expédition. Définissez les unités de mesure des articles en stock, y compris les conversions d'unités de mesure. Définissez le poids et le volume des articles utilisés pour le calcul des frais de transport. Configurez des options d'emballage automatique en fonction du poids, de la quantité ou d'une combinaison de poids et de volume. Indiquez les articles devant être emballés séparément et les cartons utilisés pour l'expédition de chaque article. Les applications ERP avancées telles qu'Acumatica prennent en charge les codes de marchandises pour les expéditions internationales ainsi que les seuils d'expédition en cas de sur- ou sous-expédition, exprimés en pourcentage. Gérez les lieux d'expédition et les priorités par entrepôt, en fonction des définitions du pays d'origine.
Autres options de configuration
Les applications d'expédition connectées prennent en charge les Incoterms afin de permettre aux autorités douanières d'identifier la partie responsable des taxes internationales, du fret, de l'assurance et des droits de douane. Gérez les devises et les taux de change pour les transactions d'expédition. Accédez aux étiquettes des transporteurs ou utilisez des applications connectées telles qu'Asgard Labels pour concevoir des étiquettes avec codes-barres 2D et 3D personnalisées, conformément aux exigences des clients et des transporteurs.
« Nos commerciaux travaillent à distance, et grâce à Acumatica, ils peuvent accéder directement aux commandes et aux expéditions et disposer des informations en un clin d’œil… Avant, nous avancions à l’aveuglette. Désormais, nous pouvons voir les volumes, les lieux de livraison et les types de produits, et les responsables peuvent préparer et intégrer les nouvelles commandes dans le planning de production. »
Traitement des commandes client
La gestion des commandes est essentielle pour toute entreprise. Malheureusement, les systèmes d'entrée de gamme et obsolètes constituent souvent un obstacle pour les chargés de clientèle, en raison de leurs multiples étapes de saisie des commandes et de leurs fonctionnalités limitées, qui nécessitent des solutions de contournement en plusieurs étapes ou des personnalisations coûteuses. À l'inverse, les applications ERP modernes telles qu'Acumatica sont conçues pour prendre en charge divers scénarios de saisie des commandes, tout en offrant la flexibilité nécessaire pour accélérer ce processus et améliorer l'expérience client.
Présentation des commandes client
La saisie des commandes client doit être fluide et intuitive pour les conseillers du service client. Les utilisateurs doivent pouvoir consulter l'historique des commandes des clients pour les commandes récurrentes, avec des recommandations d'articles de substitution, de vente incitative et de vente croisée afin de stimuler les ventes. Il convient de réserver les stocks pour les commandes afin de garantir leur disponibilité au moment de l'expédition. Les systèmes doivent permettre la gestion des commandes en attente, avec des options flexibles de facturation et de paiement pour les clients.
Expéditions et modifications
Les systèmes ERP tels qu’Acumatica offrent des paramètres d’expédition flexibles permettant de rationaliser la saisie des commandes. Les chargés de clientèle peuvent consulter les tarifs des transporteurs directement depuis l’application et apporter des modifications au cas par cas concernant le mode d’expédition, la confirmation de livraison, la priorité, les points FOB, l’entrepôt d’expédition et d’autres paramètres. Les transactions d’expédition, les coûts et les détails des articles sont accessibles d’un simple clic grâce aux panneaux latéraux et aux informations d’expédition figurant dans le total de la saisie de commande.
« Nous avons choisi Pacejet comme prestataire logistique, et c'est un véritable plaisir de travailler avec eux. Ils nous ont énormément aidés à optimiser les délais de livraison de nos colis. Le processus d'expédition a été considérablement simplifié. Leurs prestations en matière de transport de lots partiels (LTL), notamment pour la préparation de ces expéditions, ont été tout simplement formidables. »
Traitement des commandes avec un système de gestion des entrepôts (WMS) intégré
Les entreprises doivent disposer de la flexibilité nécessaire pour adapter leurs processus de traitement des commandes grâce à l'automatisation, afin de garantir la précision de la préparation des commandes et le respect des délais d'expédition. Acumatica propose une solution native de gestion d'entrepôt intégrant la lecture de codes-barres sur appareils mobiles pour la saisie automatisée des données dans le cadre des tâches de traitement des commandes. De plus, des options avancées de gestion d'entrepôt (WMS) sont disponibles via des applications connectées aux places de marché pour des opérations plus sophistiquées.
de préparation des commandes
Créez des files d'attente de préparation classées par ordre de priorité et tirez parti de la préparation sans papier (commande unique, par lot ou par vague) pour accélérer les expéditions des commandes clients, les livraisons aux fournisseurs dans le cadre d'opérations de fabrication externalisées ou les transferts entre entrepôts.
Améliorez la précision et la rapidité de la préparation des commandes grâce à une automatisation « mains libres » de l'entrepôt, en utilisant des étiquettes à code-barres pour les emplacements, les bacs, les chariots et les articles. Gérez les denrées périssables grâce à un système connecté de gestion de la qualité et à un processus de préparation des commandes selon le principe « premier entré, premier sorti » (FEFO), avec une traçabilité complète par lot et par numéro de série.
s sur l'emballage des commandes
Emballez manuellement les articles à expédier ou utilisez les fonctionnalités natives d'emballage automatique avec codes-barres pour rationaliser le processus. Imprimez les étiquettes, les listes de colisage et autres documents nécessaires pendant le processus d'emballage. Emballez les articles directement dans Acumatica ou tirez parti des fonctionnalités avancées d'emballage automatique grâce à des applications connectées telles que 3G Pacejet Shipping.
de gestion des livraisons par les fournisseurs
Tirez parti du « drop-shipment » pour relier les commandes client aux commandes d'achat concernant les commandes traitées par les fournisseurs.
Traitement des expéditions
Le traitement des expéditions varie selon le secteur d'activité, le client, le transporteur et l'entreprise. La flexibilité est essentielle pour garantir des processus rationalisés et des expéditions précises. Le processus commence par la confirmation des expéditions et le traitement des transactions, en coordination avec le transporteur. Tirez parti des fonctionnalités natives pour automatiser les notifications aux clients, en leur fournissant les détails d'expédition et les liens de suivi du transporteur.
« Avec Acumatica, nous sommes en mesure d’offrir un soutien et une approche beaucoup plus proactifs, alors qu’avec nos anciens systèmes, en réalité, nous ne faisions que réparer les problèmes une fois qu’ils étaient apparus… Par exemple, en ce qui concerne le volume d’expédition, nous pouvions voir le nombre de commandes dont l’expédition était prévue, mais nous ne pouvions pas savoir, par exemple, combien d’unités ces commandes comprenaient, ni s’il s’agissait de plantes en pot ou de plantes en sac. Les plantes en pot prennent plus de temps à expédier, car il faut les emballer d’une manière très différente. »
Options de création d'expéditions
Les expéditions correspondant à des commandes client spécifiques sont créées directement à partir de la saisie des commandes client ou via le formulaire de saisie des expéditions. Les expéditions correspondant à plusieurs commandes client sont créées via la tâche « Traitement des commandes ». Ces processus offrent des options permettant de créer des expéditions, d'ouvrir des commandes clôturées, de lever des blocages de crédit, de préparer des factures, d'annuler des commandes et d'autoriser des paiements par carte bancaire.
de confirmation d'expédition
Confirmez l'expédition une fois que les articles requis ont été prélevés et emballés, en mettant à jour les quantités disponibles en stock et en modifiant le statut de la commande client associée. Générez et définissez les numéros de lot ou de série des articles expédiés selon les principes « premier entré, premier sorti » (FIFO), « dernier entré, premier sorti » (LIFO), séquentiel, date d'expiration ou selon des options définies par l'utilisateur. Une autorisation d’expédition peut être requise pour certaines transactions. Dans ces cas, un document de confirmation d’expédition peut s’avérer nécessaire à des fins de comptabilité. Les factures peuvent être générées et validées après la confirmation d’expédition, avec des sorties de stock automatisées à des fins comptables. Les entreprises peuvent également choisir de mettre à jour les stocks avant la génération des factures.
Coordination des transporteurs
Les connecteurs d'expédition transmettent les informations d'expédition nouvelles et mises à jour aux systèmes des transporteurs à des fins de planification et de facturation. Les numéros de suivi et les confirmations associées sont récupérés et consultables au sein d'Acumatica. De plus, les événements métier peuvent être utilisés pour envoyer des notifications automatiques par e-mail aux clients, contenant les détails de l'expédition et les liens de suivi. Ces informations peuvent être publiées sur le portail client et synchronisées avec certaines applications de boutique en ligne. Les connexions d’expédition prennent en charge divers transporteurs de petits colis, de chargements partiels (LTL), de chargements complets (FTL), de prestataires logistiques tiers (3PL) et de services de transport.
Modifications des expéditions
Les expéditions en cours peuvent être modifiées lorsque les clients changent les dates ou que d'autres détails relatifs à l'expédition ont été modifiés depuis la saisie de la commande.
Transactions EDI
Les applications d'échange de données informatisé (EDI) connectées, telles que SPS Commerce, permettent une automatisation supplémentaire de la transmission aux clients des avis d'expédition avancés (856) et des factures (810).
Assurance qualité
Le système de gestion de la qualité (SGQ) connecté d'Acumatica garantit la qualité des produits grâce à des contrôles visant à détecter les articles non conformes et à la mise en œuvre de mesures correctives. Les contrôles qualité peuvent être effectués à tout moment et peuvent être intégrés au processus de préparation des expéditions, de préparation des commandes ou d'emballage.
Étiquettes, documents et conformité
Les entreprises qui utilisent des systèmes obsolètes ou des logiciels de comptabilité bas de gamme ont du mal à gérer efficacement la paperasse, les factures des fournisseurs et des transporteurs, ainsi que les exigences en matière d'étiquetage. Acumatica offre une prise en charge native des codes-barres grâce à des applications connectées permettant de gérer ces exigences d'étiquetage. De plus, l'automatisation des comptes fournisseurs, la gestion native des documents et les connexions aux systèmes des transporteurs réduisent au minimum la paperasse grâce à un stockage numérique intégré des documents.
« Nous utilisons Pacejet pour gérer les relations avec les transporteurs pour le compte de trois locataires, qui disposent au total de cinq entrepôts, chacun ayant ses propres comptes de petits colis. Chaque entrepôt obtient également ses tarifs de fret LTL respectifs auprès d’un prestataire logistique tiers (3PL) via la même interface Pacejet. La possibilité de regrouper et d’utiliser un portail unique pour tous les locataires permet de réaliser d’importantes économies et simplifie la gestion… Le service d’assistance et les équipes de mise en œuvre ont également contribué à faire de notre solution un succès immédiat. »
Étiquettes d'expédition
Automatisez l'impression d'étiquettes conformes aux normes du secteur et aux exigences des clients pour les formats GS1-128, Amazon et bien d'autres encore. L'application d'expédition connectée met à votre disposition une bibliothèque d'étiquettes conformes aux normes du secteur et aux exigences réglementaires. De plus, le module d'étiquetage en option vous permet de personnaliser facilement vos étiquettes avec le logo et l'adresse de votre entreprise.
Étiquettes de produits et d'emplacements
Créez des étiquettes à code-barres pour les articles, les emplacements, les bacs, les chariots, ainsi que les numéros de lot ou de série afin de rationaliser les processus d'expédition. Utilisez Asgard Labels pour créer des étiquettes à code-barres personnalisées comportant plusieurs éléments de données, tels que le numéro d'identification en stock, le numéro de série ou de lot, la date de péremption, etc.
Factures de fournisseurs et de transporteurs (AP)
Les factures électroniques des fournisseurs et des transporteurs peuvent être intégrées au moteur de reconnaissance d’Acumatica, qui s’appuie sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique. Les factures papier peuvent être numérisées à l’aide de la reconnaissance optique de caractères (OCR) puis transmises au moteur de reconnaissance pour traitement. Le processus automatisé de comptabilité fournisseurs d’Acumatica identifie le fournisseur, les conditions, la devise, les postes, le montant et d’autres détails figurant sur la facture. Ces éléments sont automatiquement renseignés dans la comptabilité fournisseurs à partir du document électronique ou numérisé.
de gestion des documents
Les systèmes ERP modernes tels qu’Acumatica intègrent une fonctionnalité de stockage des documents. Partagez des fichiers grâce à la gestion native des documents, qui offre des fonctionnalités d’annotation de fichiers PDF Adobe et une intégration à Microsoft Teams pour faciliter la collaboration. Les documents sont associés aux fiches dans Acumatica et peuvent être retrouvés rapidement grâce à la recherche universelle.
des documents d’expédition
L’association d’un logiciel ERP à des solutions d’expédition telles que 3G Pacejet Shipping offre une plateforme permettant de créer et de gérer numériquement la quasi-totalité des documents d’expédition. Parmi les documents pris en charge figurent les connaissements, les bordereaux d’expédition, les fiches de données de sécurité, la documentation relative aux matières dangereuses, etc. Gérez facilement vos expéditions internationales grâce aux certificats d’origine, aux documents tarifaires, aux factures commerciales, aux lettres d’instructions de l’expéditeur et autres documents requis. Automatisez l’impression des documents lors des expéditions, utilisez les événements métier pour envoyer les documents aux transporteurs et aux clients par voie électronique, et éliminez le papier grâce à l’échange de données informatisé (EDI) connecté pour les documents 856 « Advanced Shipping Notice » (ASN).
Analyses logistiques
Les entreprises ont besoin d'un outil adapté pour donner du sens à des volumes colossaux de données d'expédition. Les dirigeants doivent savoir ce qui se passe en temps réel grâce à des rapports détaillés et à des indicateurs clés de performance leur permettant d'évaluer les résultats et de déterminer comment améliorer les processus métier afin de réduire les coûts et d'augmenter les bénéfices. Acumatica propose un ensemble de ressources de reporting et d'analyse qui vont bien au-delà du reporting financier, vous permettant d'avoir une vue d'ensemble de la santé de votre entreprise et d'identifier rapidement les tendances.
Tableaux de bord basés sur les rôles
Utilisez des tableaux de bord basés sur les rôles destinés aux responsables des expéditions et des réceptions ainsi qu'aux responsables d'entrepôt pour visualiser des données provenant de plusieurs sources. Le contenu des tableaux de bord est généré de manière dynamique pour fournir des résultats en temps réel, avec des options d'exploration permettant de consulter les transactions en détail.
de Business Intelligence
Les outils de Business Intelligence intégrés, tels que Microsoft Power BI, regroupent des données provenant de multiples sources, en extraient des informations exploitables pour la prise de décision stratégique et les présentent sous forme visuelle aux parties prenantes.
Rapports « low-code » et « no-code »
Tirez parti des rapports essentiels prêts à l'emploi ou modifiez-les facilement et créez-en de nouveaux en un clin d'œil grâce au Report Designer d'Acumatica.
Requêtes génériques robustes
Utilisez les requêtes génériques pour accéder aux données contenues dans Acumatica et les mettre à disposition pour des rapports, des tableaux de bord, des fichiers Excel ou OData. Ajoutez un panneau latéral aux requêtes génériques pour afficher les détails d'enregistrements spécifiques d'une requête, le tout sur le même écran. Les panneaux latéraux peuvent être redimensionnés, agrandis ou réduits.
Événements métier
Utilisez les événements métier pour déclencher des alertes par e-mail, des notifications par SMS ou des tâches lorsque les conditions de la base de données nécessitent une intervention de l'utilisateur.
Analyses avancées sur les expéditions
Le connecteur Pacejet Shipping 3G connecté permet aux utilisateurs d'identifier les opportunités offertes par les données d'expédition afin de prendre de meilleures décisions commerciales lors du choix d'un transporteur, d'informer les équipes des problèmes rencontrés, de comparer les dépenses au budget et d'obtenir des informations précieuses pour négocier les contrats avec les transporteurs.
Liste de contrôle des fonctionnalités d'un ERP
Acumatica propose une liste de contrôle générale des fonctionnalités ERP répondant aux exigences comptables standard. Des listes de contrôle similaires sont disponibles pour les secteurs de la vente au détail, de la distribution, du bâtiment et de l'industrie. La liste de contrôle ci-dessous présente un aperçu complet des fonctionnalités d'expédition que les dirigeants d'entreprise sont en droit d'attendre des plateformes professionnelles modernes.
Faites passer votre entreprise au niveau supérieur grâce à une plateforme professionnelle spécialement conçue pour les expéditions
Grâce à des systèmes interconnectés, les entreprises peuvent réduire la saisie manuelle de données, les retards d'information ainsi que les expéditions en retard ou erronées. Des applications interconnectées telles qu'Acumatica, associées à 3G Pacejet Shipping, rationalisent les processus d'expédition grâce à la comparaison des tarifs des transporteurs, à l'emballage automatique et à la coordination avec les transporteurs, ce qui permet un traitement plus rapide et plus précis des commandes et une plus grande satisfaction des clients.
Acumatica propose une plateforme moderne, intuitive et performante, offrant aux entreprises tout ce dont elles ont besoin pour automatiser le traitement des commandes, la gestion des entrepôts et les processus d'expédition, afin de maîtriser leurs coûts, d'augmenter leurs bénéfices et d'obtenir des informations stratégiques pour stimuler leur croissance future.
Des fonctionnalités avancées de gestion de la chaîne logistique garantissent la qualité des produits grâce à un étiquetage conforme et à la préparation des documents d'expédition requis, le tout intégré à un système EDI favorisant la collaboration entre clients et fournisseurs. De plus, la connectivité des processus d'expédition avec les vitrines en ligne et les portails destinés aux clients assure une transparence qui permet d'améliorer l'expérience client.
Faites passer votre entreprise au niveau supérieur grâce à la suite ERP cloud complète d'Acumatica, qui intègre des fonctionnalités financières, un module de gestion de la relation client intégré, la gestion des commandes, la gestion native des entrepôts, ainsi que des solutions sectorielles pour la distribution, l'industrie, le commerce de détail et le bâtiment.
À propos de la 3G
Rejoignez près de 1 000 entreprises qui font confiance à 3G pour leurs besoins en logiciels de transport et d'expédition. 3G permet aux entreprises de s'adapter rapidement à l'évolution des circonstances et de prendre des décisions éclairées. Outre ses produits phares « Transportation Management » et « Pacejet Shipping », 3G propose également son « Integration Hub » exclusif, son réseau de transporteurs et des connexions ERP natives avec les outils de ses partenaires, disponibles via sa plateforme « Logistics Marketplace ».
« Nous connaissons le statut des commandes en attente, en suspension et en cours d'expédition… Désormais, nous expédions pratiquement toutes les commandes le jour même de leur réception. »
