Eastman Music Company

Acumatica : accessibilité, facilité d'utilisation et API ouvertes

Il a d'abord envisagé de mettre à niveau Sage X3. "Mais certains aspects de Sage m'ont laissé un mauvais goût dans la bouche en raison de la manière dont ils géraient certains des problèmes informatiques que nous rencontrions", explique-t-il. Il avait l'impression que la société n'avait pas l'intention de soutenir l'entreprise.

M. Torres a également examiné Epicor, SAP, Microsoft Dynamics et Oracle NetSuite, avant de réduire sa liste à Acumatica et Microsoft Dynamics. Il a choisi Acumatica en raison de son modèle de tarification unique basé sur l'utilisation et de sa plateforme étroitement intégrée.

Il a également apprécié le fait qu'Acumatica Manufacturing Edition se connecte facilement à d'autres applications, et que la société se concentre sur les petites et moyennes entreprises qui ont besoin d'une plate-forme ERP abordable pouvant être facilement configurée. Torres savait qu'une structure API ouverte permettrait à BACKUN, son entreprise canadienne de clarinettes, d'instruments à vent et d'accessoires pour instruments à vent, de se connecter à Shopify. "L'intégration de Shopify était une préoccupation majeure de la seule société Eastman qui utilise vraiment Shopify, et c'était la seule société qui utilisait Global Shop System comme ERP, et nous savions que nous voulions une intégration à long terme de toutes nos sociétés", explique M. Torres.

Acumatica permet également aux clients de créer plusieurs locataires et d'utiliser plusieurs devises et plusieurs langues. La fonctionnalité de transfert interentreprises du logiciel permet à toutes les entreprises d'Eastman de mener leurs activités de manière transparente sur une seule et même plateforme. Cela est d'autant plus utile que l'entreprise est gérée par une équipe comptable centrale qui s'occupe des finances des 14 entités.

Dans Sage 100, toutes les entités disposaient de bases de données distinctes, ce qui rendait difficile et fastidieuse la connexion et la déconnexion des systèmes pour effectuer les transferts inter-sociétés et les transactions financières correspondantes.

Mise en œuvre

Eastman Music Company a d'abord déployé Acumatica à son siège de distribution, S.E. Shires & Co. et Haynes en raison de la structure de services partagés de ses départements de vente et de service à la clientèle, qui travaillent avec un réseau de détaillants qui font des affaires avec les districts scolaires et les collèges.

Le partenaire d'Acumatica, Integrated System Solutions, basé à Orange, en Californie, a aidé Eastman Music à déployer Acumatica. Alors que les trois premiers sites étaient mis en œuvre, Eastman a procédé à une acquisition, puis a transféré quatre autres entreprises vers Acumatica. Les quatre sites restants ont été mis en œuvre et achevés avant la fin de l'année. Malgré la complexité et la nature globale du déploiement, la mise en œuvre de 14 entreprises a été achevée en deux ans environ.

N'oubliez pas, dit Torres, qu'"Eastman s'est développé à un rythme ridicule à la même époque". Je me sentais un peu comme Forrest Gump. Nous essayions de tout faire, et tout à coup, les nuages se sont écartés, et tout s'est mis en place de façon merveilleuse.

De nombreuses entreprises de l'industrie musicale ont souffert de la pandémie et des problèmes de chaîne d'approvisionnement, mais Eastman a prospéré. "Une grande partie de la croissance est venue du fait que nous avons gagné des parts de marché, mais je suis sûr que nous n'aurions jamais pu fonctionner et atteindre ces résultats avec Sage", déclare M. Torres.

"L'un de nos employés a décrit le passage de Sage à Acumatica comme le passage d'une voiture de banlieue à une Ferrari", ajoute-t-il. "Tout d'un coup, nous avons eu l'impression que quelque chose d'aussi simple que l'attribution d'une commande dans Acumatica remplaçait tant de solutions manuelles dans Sage.

Facile à déployer

La plate-forme intuitive et conviviale d'Acumatica a facilité le déploiement sur d'autres sites et la création rapide de nouvelles entités, explique M. Torres. En fait, ajoute-t-il, il s'en charge lui-même.

"Pour souligner la fluidité de l'ajout d'une autre entreprise, avec l'acquisition de Malletech, c'était littéralement le jour de l'annonce publique, et l'après-midi même, j'ai vu la première facture de Malletech arriver dans Acumatica et être expédiée", explique M. Torres. "C'était incroyable qu'il n'y ait littéralement aucun retard dans les affaires. C'était transparent pour nous, mais plus important encore, c'était transparent pour et de la part de nos clients.

Il attribue aux scénarios d'importation d'Acumatica et aux processus précédemment créés, tous deux reproductibles, le mérite de les avoir aidés à ajouter des entreprises aussi rapidement. Il lui a suffi d'ajouter les fournisseurs et les clients qui différaient des autres entreprises. Le service de comptabilité a ajouté les enregistrements des comptes fournisseurs et des comptes clients et les a équilibrés avec les anciens systèmes. "En fait, c'est de plus en plus facile à chaque fois parce que nous pouvons modifier les choses et tirer des leçons des fois précédentes", explique M. Torres.

Plate-forme flexible et personnalisée

Eastman Music dispose désormais d'une plate-forme ERP de fabrication flexible que les cadres peuvent facilement personnaliser en fonction de leur mode de fonctionnement, sans avoir à être des développeurs de logiciels. Acumatica offre de nombreuses possibilités de configuration de la plateforme avec l'automatisation des processus, des capacités de recherche intuitives et des options de personnalisation non techniques.

Les dirigeants ont rationalisé et automatisé les processus financiers, commerciaux et de production tout en éliminant de nombreuses opérations manuelles, ce qui a permis aux employés de gagner un nombre incalculable d'heures et d'améliorer leur productivité. Les employés personnalisent les tableaux de bord avec les indicateurs clés de performance (KPI) qui sont essentiels à leur rôle, et peuvent explorer les données, telles que les bons de commande, les factures ou les nomenclatures, afin de recueillir les informations dont ils ont besoin.

Grâce à une visibilité totale de ses 14 opérations mondiales, les dirigeants d'Eastman Music disposent de meilleures données, qu'ils utilisent pour prendre des décisions stratégiques et gérer l'entreprise de manière plus efficace. Le fait de disposer de la même plateforme de fabrication sur chaque site a rendu les opérations plus efficaces, ce qui a permis aux employés d'être plus productifs. Grâce à la rationalisation de l'entrepôt et de l'expédition, les commandes sont honorées plus rapidement, ce qui accroît la satisfaction et la fidélité des clients.

"Je peux désormais gérer nos opérations mondiales 24 heures sur 24", explique M. Torres, ajoutant qu'il peut accéder à des informations en temps réel depuis n'importe quel endroit du monde.

"La quantité et le type de données dont nous disposons aujourd'hui ont un impact et une utilité bien plus importants et nous permettent de prendre de meilleures décisions", déclare Jay Schreiber, directeur des ventes. "Nous sommes beaucoup plus efficaces dans le suivi des commandes, l'établissement des devis et la recherche des stocks. Les informations sont mises à jour en temps réel, ce qui nous permet de les transmettre à nos clients de manière beaucoup plus efficace et opportune.

"De nombreux clients nous ont dit qu'Eastman était leur fournisseur le plus fiable, qu'il leur fournissait en temps voulu des informations précises sur les délais de livraison estimés et la disponibilité des stocks, entre autres, ce qui est très important pour nos clients", ajoute-t-il.

La transformation de Wm. S. Haynes

Le fabricant de flûtes Wm. S. Haynes Co, basé à Boston, MA, a été la première entreprise que Ni a achetée et l'une des premières à déployer Acumatica. Sa transformation opérationnelle est un exemple frappant des changements profonds qui se sont produits dans l'ensemble de l'entreprise internationale lors du passage à Acumatica.

Acumatica Manufacturing fournit des détails et des données que Wm. S. Haynes Co n 'avait pas auparavant, déclare Elizabeth Horowitz, assistante des opérations.

"Le rapport sur les matériaux critiques me permet de voir ce qui manque et ce que nous n'avons pas dans le bon entrepôt", explique-t-elle. "Le MRP nous indique quelles pièces doivent être commandées et quelles pièces doivent être fabriquées. Les points de commande d'Acumatica nous indiquent exactement quand nous devons passer une commande pour un article particulier. Maintenant, je peux voir une prévision du moment où cela va se produire et quand les dates prévues de réception des stocks peuvent mettre en péril les dates de production. Cela nous a permis d'identifier certaines choses que nous n'aurions pas remarquées auparavant.

Elle apprécie de pouvoir visualiser les nomenclatures et les en-cours de fabrication en temps réel tout au long du processus de production. Il lui suffit de sélectionner la nomenclature, de créer un ordre de fabrication et de le lancer. Acumatica extrait les bons matériaux et les bonnes quantités. "C'est tout simplement plus simple que ce à quoi j'étais habituée avec Sage, qui était lourd et très réactif", dit-elle. "Vous pouvez apporter des modifications à la volée si nécessaire. Maintenant, nous pouvons réellement voir ce qui est en cours de production.

Plutôt que de regarder un tableau blanc ou d'attendre que l'équipe de production fournisse une mise à jour de l'état d'avancement, elle consulte simplement Acumatica et peut voir si une commande est bloquée en production ou en attente d'une expédition de l'un des nombreux métaux bruts spéciaux qu'ils utilisent.

"Nous n'avions pas cette visibilité auparavant", explique M. Horowitz.

Récupération des coûts de la ferraille

Mme Horowitz a gagné beaucoup de temps grâce aux processus automatisés d'Acumatica. Par exemple, explique-t-elle, ses flûtes sont fabriquées en argent, en or et parfois en platine. Une fois l'instrument fabriqué, le processus de fabrication génère des déchets qu'ils collectent et vendent pour récupérer une partie de leur investissement matériel.

"Auparavant, je produisais les articles. Ensuite, je prenais le poids des pièces, je fabriquais les pièces, puis je prenais le poids du rebut", explique-t-elle. "Enfin, je convertissais le tout en un code d'article de rebut.

Comme le processus était manuel et comportait de nombreuses étapes, elle oubliait parfois de procéder à l'ajustement des rebuts. En utilisant le processus de sous-produit dans Acumatica, elle l'ajoute simplement à la nomenclature comme dernière étape et libère les matériaux. "Je peux ajuster la quantité ou le prix, et je peux demander à l'ordre de fabrication de créer la transaction de rebut pour moi dans le cadre du processus de production", explique-t-elle. "L'automatisation des ajustements de rebut change la donne pour moi.

Modifications matérielles

Selon Mme Horowitz, la fonctionnalité de version d'Acumatica a éliminé le temps qu'elle consacrait auparavant à la saisie des modifications et à la mise à jour des listes de matériaux. "Nos flûtes ont différentes options, comme des clés de pouce variables", explique-t-elle en donnant un exemple. Bien que les clés de pouce coûtent le même prix, s'il n'y en a plus et qu'il faut remplacer l'une par l'autre, il lui suffit de la modifier dans la nomenclature existante en une seule étape, au lieu de retaper les informations.

Amélioration des entrepôts et de la distribution

Eastman Music dispose d'un modèle de distribution complexe. Aux États-Unis, de nombreux produits transitent par le centre de distribution de Californie. Ce site reçoit des envois de l'étranger et assemble les commandes pour ses revendeurs. Il reçoit également des marchandises provenant d'entreprises manufacturières nationales, dont certaines fabriquent des pièces utilisées par ses autres entités. Chaque fabricant reçoit également des cargaisons en provenance de l'étranger et gère ses propres activités de distribution, telles que les livraisons directes aux consommateurs.

Acumatica a amélioré l'efficacité de la distribution, de l'entreposage et de l'expédition dans l'ensemble de l'organisation.

Grâce à la fonctionnalité de gestion d'entrepôt d'Acumatica, les installations de distribution d'Eastman Music ont affiné leurs priorités de prélèvement, ce qui a permis aux employés de gagner du temps tout en améliorant l'efficacité de l'équipe. "Le système indique aux employés de l'entrepôt où aller en fonction de la priorité de prélèvement, plutôt que de leur laisser le soin de choisir où aller", explique M. Torres.

Le système flexible peut verrouiller les expéditions ou les articles nécessitant des contrôles de qualité, ce qui permet à l'entreprise de mieux gérer ses stocks. "De nombreuses fonctionnalités du système de gestion d'entrepôt permettent à mon service clientèle de savoir où se trouve un produit et à quelle étape du processus d'allocation il se trouve par rapport au stock disponible.

Les articles prêts à être livrés sont expédiés plus rapidement, explique M. Schreiber. Auparavant, le service clientèle informait les clients que les commandes seraient expédiées dans un délai de 10 à 14 jours, car les commandes restaient généralement en attente pendant 2 à 3 jours, voire plus, avant d'être effectivement expédiées. Aujourd'hui, ces types de produits sont expédiés le jour même ou le lendemain au plus tard", précise-t-il.

"Nous avons encore des produits qui nécessitent des étapes supplémentaires de contrôle de la qualité, mais pour les produits qui sont prêts à être expédiés, cela a vraiment réduit le temps pendant lequel ils restent inutilisés dans notre entrepôt. Ils peuvent désormais identifier très clairement un article qui est en stock et qui peut être expédié cet après-midi. Ils peuvent tout voir dans Acumatica sans avoir à se rendre à l'entrepôt pour comprendre les choses".

Rationalisation des envois de conteneurs

Acumatica a rationalisé la réception des conteneurs d'outre-mer, réduisant les délais d'exécution de deux semaines à moins de deux jours. "Pour les produits destinés aux étudiants, nous avons maintenant un délai d'exécution de deux jours pour environ 80 % des conteneurs, car nous avons pu mettre en place des systèmes dans Acumatica qui révèlent ce qui figure sur un reçu de commande et à qui les commandes sont destinées", explique M. Schreiber.

Le service client attribue les articles rapidement car Eastman a rationalisé le processus dans Acumatica et l'entrepôt peut commencer à emballer les articles et à les expédier.

Amélioration des prévisions de ventes

Maintenant que M. Schreiber a accès aux données historiques des ventes, aux projections de ventes et à la manière dont l'équipe de vente se situe par rapport à ses objectifs, il est en mesure de mettre à jour les rapports de vente en moins de deux jours, au lieu des deux semaines qu'il lui fallait auparavant. "C'est un changement considérable qui m'a permis de consacrer beaucoup de temps à d'autres tâches qui contribuent à l'essor de l'entreprise, et pas seulement à la compilation de chiffres.

Par exemple, dit-il, au lieu d'établir des prévisions de ventes "sur ce que nous aimerions pouvoir vendre, nous faisons des prévisions sur ce que nous pouvons réellement fabriquer et vendre". L'accès aux données de production en temps réel lui a permis de mieux prévoir les UGS de l'entreprise qu'Eastman vend à son plus gros client sur une base mobile de 12 mois. Auparavant, cette tâche était manuelle et "nous devinions tout au long de la chaîne d'approvisionnement et cela ne fonctionnait pas bien", explique-t-il.

"Avec Acumatica, le processus de prévision s'est vraiment simplifié et nous avons enregistré une amélioration spectaculaire des délais de livraison avec notre principal client, ce qui nous a évidemment permis de mieux approvisionner tous nos clients en temps voulu.

Rapport DYI

Grâce aux outils conviviaux et intuitifs d'Acumatica, M. Schreiber et d'autres personnes créent eux-mêmes un grand nombre de rapports et de tableaux de bord personnalisés. "Si je voulais mettre à jour les rapports auparavant, je devais payer quelqu'un pour faire le travail", explique M. Schreiber, ajoutant qu'il choisissait souvent de vivre avec ce qu'il avait et de s'en passer.

"La possibilité de créer des enquêtes génériques et de contrôler les données nous a beaucoup aidés", ajoute M. Torres. "Une fois que nous nous sommes sentis à l'aise pour créer nos propres rapports, cela a été un tournant décisif pour nous.

"Aujourd'hui, sans avoir à apprendre à coder pour utiliser Power BI, nous sommes en mesure d'extraire nous-mêmes une grande partie des données d'Acumatica, ce que nous n'aurions jamais pu faire auparavant parce que nous devions payer un consultant pour le faire", explique-t-il. Pour ajouter un champ à un rapport, il le fait lui-même en quelques minutes.

Une croissance continue

Il ne fait aucun doute qu'Eastman Music Company continuera à se développer par le biais d'acquisitions, et l'ajout de nouvelles entreprises, où qu'elles se trouvent dans le monde, sera beaucoup plus facile grâce à la plateforme Acumatica.

Avec le déploiement d'Acumatica dans l'ensemble de l'entreprise, Torres et d'autres découvrent les autres gains d'efficacité que la plate-forme peut leur permettre de réaliser.

"Nous ne faisons qu'effleurer les possibilités d'utilisation d'Acumatica pour continuer à améliorer et à réorganiser nos processus d'entreprise", déclare-t-il. "Nous avons déjà réalisé des choses très intéressantes avec Acumatica, compte tenu des ressources dont nous disposons et de la complexité de nos entreprises.