La visibilité des stocks change la donne
Avec Acumatica, Cave Direct a obtenu une application commerciale robuste avec des données regroupées sous un seul et même toit, offrant une transparence totale sur l'inventaire en temps réel. Grâce à la visibilité en temps réel et à l'accès à distance, l'équipe de vente a considérablement raccourci son processus de vente car elle pouvait voir ce qui était en stock, disponible et où cela se trouvait. Elle a amélioré la satisfaction des clients en limitant les rappels en cas de rupture de stock, car elle pouvait savoir exactement quand les produits spéciaux étaient épuisés.
"Nous travaillons dans un secteur qui évolue très rapidement, avec l'arrivée chaque semaine de 50 bières différentes provenant de brasseries du monde entier", explique Laurence Smale. "Auparavant, c'était un véritable cauchemar d'essayer de tout gérer. En passant à Acumatica, tout a été tellement plus facile et rationalisé, et nous disposons de toutes les informations dont nous avons besoin pour dynamiser les ventes."
"Acumatica facilite grandement la vente d'un produit, sachant que nous avons le contrôle total de son origine et de sa destination", ajoute-t-il. "C'est un outil extraordinaire pour l'équipe et il nous donne un tout nouveau niveau de clarté et de concentration lorsque nous consultons le client, ce qui est essentiel car le temps et l'attention de nos clients sont déjà limités en raison de la gestion de leurs propres opérations très chargées. L'approche de notre équipe consiste à mettre à profit sa passion pour la bière artisanale et son expertise pour formuler des recommandations en tant que prolongement précieux de l'activité de nos clients."
La transparence totale des stocks a eu un impact tout aussi important sur la capacité de l'entreprise à établir des prévisions et lui a conféré un avantage concurrentiel par rapport à ses concurrents dans le secteur de la bière artisanale, dont beaucoup font appel à des transporteurs logistiques tiers pour acheminer leurs produits.
"Ce contrôle des stocks est incroyable", déclare M. Gilhespy. "Cela nous a permis d'être à l'avant-garde, en particulier dans le secteur de la bière artisanale. Désormais, nous pouvons tout suivre ; tout ce que nous faisons se trouve dans Acumatica. Quelle que soit l'information que nous voulons, nous pouvons l'obtenir en cliquant sur un bouton, et c'est la clé de notre succès. Nous savons ce qu'il y a dans chaque entrepôt et quand les marchandises sont vendues.
Auparavant, "la rotation des stocks était bien moindre, mais nous avons toujours su que notre entreprise avait du potentiel et, pour le réaliser, nous avions besoin d'un outil qui nous permettrait de mieux gérer nos stocks".
Le fait de disposer de toutes les données hébergées dans Acumatica et d'une visibilité totale des stocks s'est avéré essentiel lorsque Covid-19 a frappé, et que les fermetures associées ont été instituées, ainsi que lorsque les nouvelles taxes du Brexit ont finalement été signées dans la loi.
Transfert d'activités pendant les fermetures de Covid
Lorsque la pandémie a bloqué le Royaume-Uni, les 2 000 clients de Cave Directs, qui gèrent des pubs et des restaurants, ont fermé leurs portes du jour au lendemain. Certains restaurants sont restés ouverts pour la livraison et la vente à emporter, mais la majorité d'entre eux ont cessé leurs activités pendant la pandémie. À l'époque, seuls 5 % des ventes de bière artisanale de l'entreprise étaient destinées aux consommateurs.
Grâce à la flexibilité d'Acumatica, à sa comptabilité inter-sociétés et à ses API ouvertes permettant aux applications tierces de se connecter de manière transparente, Cave Direct a été en mesure d'apporter les modifications nécessaires à son activité afin de maintenir ses opérations en cours pendant une période d'incertitude et de changement rapide. Tout d'abord, l'entreprise a facilement consolidé ses stocks de quatre sites à un site central, physiquement et dans Acumatica. Elle a fermé temporairement plusieurs entrepôts et a ensuite demandé à sa boutique en ligne Magento d'extraire les stocks du nouvel entrepôt central.
"Cela aurait demandé beaucoup plus d'efforts si Cave Direct ne disposait pas déjà d'une application flexible telle qu'Acumatica", déclare MacMillan d'Arcus.
"Nous avons effectué les changements nécessaires et mis en place un système de paiement par prélèvement automatique pour la quasi-totalité de nos clients, qui est géré par Acumatica. Cela a été un énorme avantage pour notre trésorerie et fonctionne très bien pour nous. C'est un point qui nous posait problème avant le verrouillage. Mais là encore, Acumatica nous a aidés à naviguer dans cette situation", explique M. Gilhespy.
La flexibilité d'Acumatica a permis à Cave Direct de vendre directement aux consommateurs via sa boutique en ligne, d'ajouter des frais de livraison aux commandes et de continuer à honorer les commandes des restaurants proposant des livraisons ou des plats à emporter. Il suffisait aux clients de se connecter à la boutique Magento de Cave Directpour choisir et commander les bières en stock.
"Nous pouvions encore distribuer la bière dans tout le pays, et les gens étaient très contents, tout comme les pubs qui pouvaient encore vendre à emporter", explique Louise Smale. "Ils étaient plus qu'heureux de pouvoir payer la bière et les frais de port pour l'acheminer jusqu'à eux. Cela a bien fonctionné pour nous pendant le COVID".
Comme beaucoup de gens sont à la maison et découvrent de nouveaux centres d'intérêt, les brasseurs artisanaux ont constaté une résurgence et un changement dans la demande et les préférences des consommateurs. En conséquence, les ventes directes aux consommateurs de Cave Directs ont augmenté de 35 %, explique M. Gilhespy. Lorsque le blocage a été levé, Cave Direct a facilement redirigé la gestion des stocks et les contrôles d'Acumatica vers ses quatre entrepôts et a repris sa structure d'exploitation précédente, qui consistait à disposer d'un stock complet de bière dans chaque établissement.
La taxe compliquée du Brexit simplifiée
Cave Direct a également été capable de pivoter sans effort lorsque le Royaume-Uni a voté pour quitter l'Union européenne et que de nouvelles règles fiscales ont été élaborées, ce qui a donné lieu à des calculs complexes que de nombreuses petites et moyennes entreprises ont eu du mal à effectuer, selon plusieurs rapports de presse britanniques.
"Notre stock se compose du coût de la brasserie, des droits d'accise et du transport", explique Louise Smale. "Les droits d'accise sont calculés en fonction de l'hectare annuel de litres qu'un brasseur produit sur une échelle mobile, de l'alcool par volume et du litre. Vous pouvez donc imaginer à quel point le calcul est difficile, car nous proposons des produits dont le taux d'alcool varie de 0,5 à 19 %, et chacun d'entre eux fait l'objet d'un calcul d'accise distinct."
"Dans le cadre du Brexit, si nous collectons de la bière en Belgique, nous devons dédouaner les marchandises hors de l'UE et créer de nouveaux documents de déclarations douanières pour les introduire au Royaume-Uni", explique M. Gilhespy. "Avec peut-être 150 bières de différentes brasseries dans un camion, toutes avec des droits d'accise différents, imaginez essayer de faire en sorte qu'un agent des douanes suive cette paperasse en temps réel."
Arcus a utilisé l'architecture ouverte d'Acumatica pour développer des rapports personnalisés qui calculent automatiquement les nouveaux droits d'accise pour Cave Direct en ajoutant les champs d'attributs nécessaires, comme le pourcentage d'alcool, à l'écran des détails du produit.
"Acumatica calcule en fait les droits d'accise pour nous", explique Louise Smale. "Avant le Brexit, nous étions des négociants en accises enregistrés. Après le Brexit, nous sommes devenus des agents en douane. Notre solution logicielle nous permet d'obtenir toutes les informations dont nous avons besoin et de tout calculer nous-mêmes facilement. C'est ce qui nous a donné un tel avantage. Sans Acumatica, nous n'aurions pas pu commuter aussi facilement. C'est vraiment génial".
Les besoins uniques de l'entreprise en un tournemain grâce à la flexibilité d'Acumatica
Acumatica a automatisé de nombreux processus de Cave Direct, ce qui a permis de rationaliser les opérations. Par exemple, lorsqu'un article est ajouté à une commande de vente dans Acumatica, si l'article nécessite une caution, celle-ci est automatiquement calculée sur la commande. De même, si Cave Direct vend un fût, le robinet, le tuyau et la consigne du fût nécessaires sont automatiquement ajoutés à la commande. Ces informations sont également envoyées à l'entrepôt pour qu'il puisse prélever et expédier l'équipement nécessaire, et les livreurs sont alertés lorsqu'ils doivent livrer de l'équipement ou récupérer des retours.
"Cave Direct a des processus commerciaux très complexes, et Acumatica a des charges de travail qui s'adaptent parfaitement et qui ont pu répondre à leurs exigences ", déclare MacMillan. Les processus de retour des fûts et des bouteilles "sont un exemple fantastique de la flexibilité d'Acumatica pour ce qui pourrait être une exigence délicate". Acumatica a permis la mise en place de flux de travail pour des produits et des valeurs tels que les fûts et les bouteilles, distincts de la bière, qui sont activés par le biais du processus logistique.
Une solide plateforme de croissance
Cave Direct dispose désormais d'une plateforme ERP moderne, basée sur le cloud, qui offre une transparence totale sur les stocks, une transparence totale sur plusieurs entrepôts et une transparence totale sur les informations nécessaires provenant du terrain.
"Avec Acumatica, le service des ventes a la liberté de vraiment pousser les ventes et de se concentrer davantage sur ce qu'il fait plutôt que de s'inquiéter de tout le back-end", déclare Laurence Smale. "Et si vous avez un back-office heureux, vous aurez un front-office heureux. Acumatica est un rêve.
Cave Direct dispose également d'une solution moderne de commerce électronique qui se connecte de manière transparente à Acumatica, ce qui a permis à l'entreprise de générer une croissance dans un nouveau segment de revenus des clients.
"J'aime recommander Acumatica, mais pas à nos concurrents", déclare M. Gilhespy. "Acumatica a transformé notre entreprise, nous a permis d'accéder à des informations sur les stocks en temps réel et nous a donné la confiance nécessaire pour poursuivre notre croissance.
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