Exera

Exera cherchait à automatiser certains processus tout en veillant à ce que les exigences locales, telles que les directives fiscales et sociales, soient intégrées dans un nouveau système. Ce dernier devait également être suffisamment flexible pour permettre à l'entreprise d'ajouter des fonctionnalités au fur et à mesure de sa croissance.

Exera n'a pas envisagé SAP car ses besoins étaient mieux servis par les solutions personnalisables et adaptables d'Acumatica. Le fait d'être sur le cloud a également permis au système d'être facilement accessible et évolutif en cas de besoin.

"Nous avons 1 000 employés, mais nous n'avons pas de milliers de points de vente. Nous n'avons donc pas besoin de la logistique ou de la gestion d'entrepôt, qui sont les points forts de SAP", explique M. Hamilton, qui a servi dans la marine royale canadienne pendant 20 ans et qui est titulaire d'un diplôme en informatique et d'une maîtrise en droit.

"Nous voulions une solution évolutive avec des modules nous permettant d'ajouter des fonctions de ressources humaines et autres", ajoute-t-il. "Avec Acumatica, la mise en œuvre a été plus simple.

La solution était basée sur la plateforme ERP en nuage d'Acumatica, avec une intégration avec les outils de GRH (gestion des ressources humaines) de Cadena. Exera a également veillé à intégrer un module de formation dans le système, le personnel étant sa ressource la plus importante.

En travaillant avec NetSmart, le fournisseur local de solutions de gestion d'entreprise basées sur le cloud et partenaire d'Acumatica, Exera a pu déployer la solution avec les personnalisations nécessaires pour répondre aux réglementations locales du pays.

Par exemple, la mise en œuvre des taxes et la facturation devaient être conformes aux rapports exigés au Myanmar, ce que NetSmart a travaillé en étroite collaboration avec Exera pour inclure dans le nouveau système.

Le passage au système ERP en nuage d'Acumatica a immédiatement signifié qu'Exera pouvait se débarrasser d'une grande partie de son traitement manuel des processus RH du passé.

Par exemple, elle n'avait plus besoin de recourir à des feuilles de calcul générées manuellement pour suivre les ressources disponibles dans le cadre des opérations quotidiennes. Outre la gestion de la paie, le système Acumatica pourrait lui permettre de mieux suivre le personnel de l'entreprise et les rôles qu'il assume.

Comme Exera fournit des services de sécurité à des clients dans tout le pays, elle devait disposer d'un moyen d'accéder à ses informations de manière distribuée, plutôt que de les conserver dans des silos. L'informatique dématérialisée a donc constitué une extension conviviale et puissante de ce qu'Exera avait l'habitude d'utiliser.

Plus important encore, la solution Acumatica a permis à Exera de faire face à sa croissance rapide. D'une année sur l'autre, Exera a augmenté son chiffre d'affaires de 35 % tout en augmentant ses effectifs, explique M. Hamilton. "Nous sommes heureux que le système que nous avons mis en place nous ait aidés à garder le contrôle de la situation.

"Nous avons dû personnaliser les interfaces d'administration et de gestion pour des charges de travail diverses et distribuées qui nécessitaient des rapports personnalisés en raison des exigences de la législation locale", note-t-il. "Maintenant, il est vraiment utile d'avoir ces informations capturées dans le système.

Les rapports financiers en temps réel générés par le système constituent une caractéristique particulière qui fera encore plus la différence à l'avenir. Exera est en mesure d'extraire des données financières pour chaque mois, au lieu d'attendre 30 à 45 jours, comme par le passé. Le résultat : Une meilleure visibilité et une meilleure prise de décision.

"Au fur et à mesure que l'entreprise grandissait, nous devions gérer la trésorerie de manière plus intelligente", explique M. Hamilton. "Les rapports en temps réel sur les flux de trésorerie et le compte de résultat m'aident vraiment à avoir une vision plus globale des choses.

Exera travaille en étroite collaboration avec NetSmart pour déployer d'autres modules qui soutiennent ses processus de gestion des réclamations et de suivi des dépenses. Les connaissances locales et l'accompagnement étroit fournis par le partenaire d'Acumatica ont permis au déploiement d'être rapidement opérationnel, déclare M. Hamilton.

Le déploiement de la technologie s'est bien déroulé, note-t-il. "Nous devons nous aussi nous transformer, en particulier avec le personnel qui n'est pas très familier avec les ordinateurs, pour que le système fonctionne pour nous.