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Imaginez que vous deviez connaître un système de code secret pour naviguer dans votre application logicielle quotidienne, un système de code sans rime ni raison. Ou de devoir calculer manuellement le montant de vos ventes ou de vos dépenses depuis le début du mois parce que votre ERP ne traite les données que depuis le début de l'année.
À une époque où presque tout le monde pointe, clique et swipe, il peut être frustrant d'utiliser un système aussi obsolète. Pendant des années, l'équipe d'International Pipe & Supply s'est battue avec un tel système ; elle utilisait SouthWare ERP.
Scott A. McCalla, directeur de la stratégie chez International Pipe, se souvient du jour où il a rejoint l'entreprise basée à Oklahoma City et où on lui a remis la liste des codes qu'il devait mémoriser. Il se souvient également du regard stupéfait que lui lançaient les nouveaux employés au fil des ans lorsqu'ils apprenaient qu'ils venaient de revenir à ce que l'on pourrait appeler l'ère du DOS de Microsoft.
"SouthWare était incroyablement difficile à utiliser", explique M. McCalla. "Il ne s'agissait pas de pointer et de cliquer. Il fallait connaître des codes secrets, comme F3 cette fois-ci, mais F12 sur l'écran suivant. Le logiciel était vraiment, vraiment, vraiment difficile à former et il ne nous donnait pas les rapports de base que nous savions pouvoir obtenir avec d'autres logiciels".
International Pipe vend des tubes en acier au carbone de première et de seconde qualité ainsi que des services de soudage, de coupage et de nettoyage à l'industrie de la construction par l'intermédiaire d'International Pipe, de Bison Pipe, basé à Twin Falls, Idaho, et de BigFoot Pipe & Piling, nouvellement acquis, situé au sud de Seattle.
Pas de processus de suivi des prospects
Il y a deux ans et demi, l'équipe de vente a demandé de meilleurs outils pour suivre les prospects et les clients. Chaque vendeur suivait les prospects et les clients potentiels sur sa propre feuille de calcul et chacun le faisait différemment. Il était difficile de suivre les conversations, de conserver des notes détaillées et de suivre les interactions d'un prospect avec l'entreprise.
"Nous avons examiné Salesforce, mais la conversation a été brève", explique M. McCalla. La grande question que nous nous posions était la suivante : "Pourquoi procéder de manière fragmentaire ?" Fort de son expérience avec JD Edwards, Cognos et d'autres logiciels, il savait, comme d'autres, qu'il était coûteux de prendre les meilleures applications et d'essayer de les faire communiquer entre elles.
"Si vous devez procéder à une mise à niveau, faites en sorte qu'il s'agisse d'un seul et même ensemble, afin que vous n'ayez qu'un seul endroit où vous adresser pour obtenir de l'aide", ajoute-t-il.
Outre les fonctionnalités de suivi des ventes d'un CRM robuste, le nouvel ERP devait être doté d'un "système d'inventaire capable de se plier et de s'adapter", explique M. McCalla. En effet, International Pipe ne pouvait plus se passer de la feuille de calcul compliquée qu'elle utilisait en dehors de SouthWare pour suivre ses stocks.
L'entreprise vend ses tuyaux, qui peuvent être neufs ou usagés, en fonction de leur longueur, de leur poids et de leur diamètre, entre autres spécifications, stockés dans ses parcs à travers le pays. Le stock de tuyaux n'est pas suivi par UGS mais par numéros de pièces intelligents, ce qui permet à l'entreprise d'optimiser ses stocks.
Par exemple, lorsqu'un client a besoin d'un tuyau de 20 pieds d'un diamètre particulier, mais qu'International Pipe ne dispose pas de cette longueur en stock, elle peut en créer un en coupant un tuyau de 35 pieds. Ce tuyau devient deux, et un nouveau numéro d'inventaire est créé pour le morceau de 15 pieds restant.
On peut imaginer la difficulté de rechercher manuellement dans une feuille de calcul géante un tuyau de 20 pieds avec les bonnes spécifications, de ne pas en trouver, puis d'essayer de trouver quelque chose de plus long pour créer une pièce de 20 pieds. Il faut ensuite créer une nouvelle référence pour la pièce restante et l'insérer au bon endroit dans la feuille de calcul.
