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Gérer une entreprise de construction en pleine croissance avec QuickBooks et Salesforce peut s'avérer un peu délicat, en particulier lorsque d'autres entreprises viennent s'ajouter au fil des décennies. Généralement, des applications cloisonnées sont adoptées et ajoutées, et la saisie manuelle des données atteint des niveaux ingérables.
"Nous avons commencé comme une petite entreprise de peinture pour bricoleurs et, au fil du temps, nous avons ajouté une entreprise de couverture, une entreprise de bardage, puis nous avons compris que nous avions besoin d'une société pour héberger tous les employés de l'entreprise qui supervisaient les trois entreprises", explique Joel Sisto, directeur financier d'IOC Construction. "Avant même de nous en rendre compte, nous avions quatre instances distinctes de QuickBooks qui ne communiquaient pas entre elles. Parallèlement, nous avons utilisé Salesforce pour tout regrouper." Mais la consolidation et le rapprochement des données n'étaient pas faciles.
Cette entreprise basée à Batavia, en Illinois, gère des projets de construction commerciale du début à la fin, de la construction à la couverture, en passant par la peinture et l'entretien de complexes multifamiliaux, commerciaux de grande hauteur et industriels. IOC Construction propose également des services de maintenance aux établissements médicaux et de gestion immobilière aux propriétaires d'immeubles commerciaux. "Comme nos systèmes ne communiquaient pas entre eux, les données interentreprises étaient incroyablement difficiles à gérer", explique M. Sisto. "L'absence d'une entrée dans une société, mais pas dans une autre, est devenue un énorme casse-tête pour nous.
À la fin des trimestres et de l'année, les rapprochements étaient pénibles. Un projet de construction comprenant des travaux de couverture et de peinture était représenté dans trois instances QuickBooks, et l'affectation des coûts à l'un ou l'autre projet était sujette à des erreurs, explique M. Sisto, et "les rapprochements étaient un cauchemar".
"C'est avec Salesforce que nous avons tout rassemblé", poursuit-il. "À la fin de ces projets, nous utilisions Salesforce comme outil de mesure du revenu brut, ce qui était une très mauvaise idée car tous ces systèmes différents ne communiquaient pas entre eux et ne se réconciliaient pas vraiment, ce qui créait des chiffres qui pouvaient ou non être corrects." "C'était la pagaille", ajoute Jessica Hill, responsable ERP. "Nous étions six à saisir quotidiennement des données dans toutes les plateformes. Il n'y avait pratiquement jamais de concordance.
Le rapprochement de plusieurs cartes de crédit dans quatre entreprises et l'affectation correcte des coûts des différents projets constituaient un autre casse-tête. La tâche s'est tellement compliquée que les employés ont commencé à placer les reçus non conciliables dans des chemises en papier. Ils géraient les projets manuellement à l'aide de chemises en papier, ce qui, avec environ 150 projets en cours et quelque 300 projets ou plus par an, rendait les rapprochements difficiles.
"Avant même de s'en rendre compte, on arrivait à la fin de l'année en essayant de clôturer les comptes et on se retrouvait avec un dossier de dépenses diverses par carte de crédit qui n'avait pas été rapproché, et certaines dépenses diverses n'avaient jamais fait l'objet d'un calcul de coût de revient", explique M. Sisto. "Ce sont des coûts importants, mais le vrai coût, c'est de ne pas savoir, d'espérer que le chiffre que l'on pense avoir comme rentabilité pour le travail est correct et de ne pas savoir s'il l'est vraiment.
David Benning, Directeur Général, résume les défis à relever : "La complexité de notre système comptable était une boîte noire d'inconnues et de données erronées. Nous essayions d'utiliser divers systèmes non pas comme ils étaient censés l'être, mais d'une manière excessivement complexe. Nous ne savions pas à quel point les données étaient mauvaises parce qu'elles étaient saisies de manière incohérente". Si l'on ajoute à cela le fait que QuickBooks n'offre aucun contrôle à l'utilisateur et permet à n'importe qui d'apporter des modifications librement, il est facile d'imaginer le chaos qui en a résulté.
Les procédés papetiers ont freiné la croissance
En tant qu'entreprise très prospère, IOC s'en est accommodée. Jusqu'à ce que la croissance de l'entreprise cause des dégâts. "Après 30 ans, nous arrivions à un point où nous devions nous consolider en une seule entité", explique M. Sisto, qui a rejoint l'entreprise en 2020. "La première étape consiste à mettre de l'ordre dans la comptabilité.
