Key Code Media

Une solution moderne transparente et complète

L'équipe d'Acumatica Cloud ERP a fait preuve d'une grande transparence et a démontré comment la plateforme commerciale prenait en compte le drop shipping et faisait correspondre le chiffre d'affaires au coût des marchandises vendues. Acumatica a également prouvé qu'elle était facile à utiliser et robuste, et qu'elle offrait les fonctionnalités de gestion de projets et de clients recherchées par Key Code Media .

M. Chan a apprécié les outils à code bas et l'architecture ouverte d'Acumatica, qui ont permis à Key Code Media d'étendre sa solution sans avoir à engager des développeurs de logiciels tiers pour personnaliser le logiciel.

"Acumatica n'exige pas que vous alliez dans une école de quatre ans pour comprendre la programmation avant de pouvoir configurer le logiciel", a déclaré M. Chan. "Vous pouvez aller à l'Université Acumatica et apprendre à faire de petits ajustements comme changer le nom d'un champ. C'est fantastique.

Key Code Media Les dirigeants ont finalement choisi Acumatica en raison de ses fonctionnalités complètes et de sa prise en charge d'un nombre illimité d'utilisateurs, ce qui permettrait à l'entreprise d'évoluer à un coût abordable.

"Le modèle de tarification transactionnelle m'a semblé judicieux", explique M. Chan. "Il est totalement différent de celui des autres fournisseurs d'ERP que nous avions envisagés. Par exemple, 40 % des employés de notre entreprise sont des ingénieurs qui n'accèdent que rarement au système. Ils peuvent avoir besoin de saisir une fiche de présence ou d'accéder au système pendant cinq minutes par jour. Certains sous-traitants n'ont besoin d'accéder à l'ERP qu'une fois par semaine. Alors pourquoi devrions-nous payer une licence d'utilisateur complet coûteuse pour chacun d'entre eux, comme l'exigent d'autres fournisseurs d'ERP ?

L'activité a augmenté de 70 % en cas de pandémie

Acumatica aide Key Code Media à continuer à fournir un service client exceptionnel en permettant aux employés de trouver immédiatement des informations sur les clients et de leur répondre en temps réel. Acumatica offre aux clients une meilleure visibilité sur la disponibilité des équipements, les livraisons, les livrables des projets et les délais. La visibilité et l'accès centralisé de la solution ERP se sont avérés particulièrement vitaux lorsque des problèmes de chaîne d'approvisionnement ont perturbé les calendriers de distribution.

Avant que la pandémie ne frappe, Key Code Media a fait deux acquisitions, augmentant l'emploi et les revenus de plus de 70 %. L'entreprise attribue à Acumatica sa transition en douceur vers une entreprise beaucoup plus grande.

"Nous avons pu faire évoluer notre entreprise de manière abordable grâce à Acumatica, puis passer au travail à distance en utilisant simplement un navigateur pour accéder à Acumatica", explique M. Chan. "Si nous n'avions pas eu Acumatica pendant la pandémie, nous aurions eu un problème majeur.

"Je ne peux pas imaginer comment nous aurions pu permettre à tout le monde de travailler à distance si nous n'étions pas passés à Acumatica, ce que nous avons fait sans aucun temps d'arrêt", poursuit-elle. "C'était extraordinaire et cela a aidé notre entreprise à fonctionner efficacement tout en nous permettant d'accéder aux données de n'importe où et en temps réel."

Les employés accèdent aux données en temps réel depuis n'importe quel endroit et utilisent l'application mobile Acumatica pour saisir les fiches de présence. Auparavant, Key Code Media s'appuyait sur un serveur sur site avec accès à distance qui tombait en panne tous les soirs parce qu'il ne pouvait pas répondre à la demande des employés.

"Acumatica est facile à utiliser et à naviguer, et j'adore les tableaux de bord, qui me permettent de concevoir des rapports avec tous mes indicateurs clés de performance", explique Mme Chan, qui apprécie de pouvoir utiliser la flexibilité d'Acumatica (low-code, no-code) pour apporter elle-même des modifications. "L'ancien système fournissait un système d'alerte commerciale qui envoyait tellement de rapports qu'il ennuyait les employés. Avec Acumatica, nous pouvons obtenir des informations à tout moment.

Réduction des coûts d'infrastructure technologique

Acumatica fonctionnant dans le nuage, Key Code Media a évité de payer un nouveau serveur, une assistance matérielle et une maintenance qui auraient coûté plus de 30 000 dollars. En outre, le passage au cloud a permis à l'entreprise de se passer de papier, en envoyant des factures et d'autres documents sous forme numérique. Elle a également éliminé les coûts de deux progiciels hérités du passé et les coûts d'assistance connexes.

Élimination de la double saisie des données

Key Code Media n'utilise plus Excel pour transférer les données de ConnectWise Sell, un système de devis, ou pour collecter les rapports de temps et de dépenses, ce qui élimine le temps passé à transférer manuellement les données. Au lieu de cela, les employés saisissent désormais les informations directement dans Acumatica.

"Acumatica nous a permis de gagner en efficacité", déclare M. Chan. Prenons l'exemple de l'équipe financière. "L'un de nos objectifs était d'avoir un impact positif sur les communications des commerciaux concernant l'approbation du crédit pour l'intégration d'un nouveau client. Nous avons donc personnalisé notre écran d'opportunités afin que les commerciaux puissent simplement cocher une case pour demander une approbation de crédit au service de crédit, et nous les informerons de manière proactive du processus d'approbation de crédit."

Auparavant, l'entreprise exportait les fiches de présence et les saisissait dans Excel, ce qui pouvait prendre 10 heures car les lignes de devis pouvaient atteindre 400 lignes. "Désormais, nous pouvons tout voir instantanément dans Acumatica. Nous pouvons consulter un écosystème unifié et comprendre instantanément où nous en sommes", déclare M. Chan. "C'est formidable.

Amélioration de la comptabilité des projets

Key Code Media avait auparavant essayé d'utiliser Saleslogix pour suivre les projets et fournir des fonctions de gestion de la relation client (CRM). "Nous ne pouvions pas examiner la génération de revenus, les frais de déplacement ou le coût des marchandises vendues parce que tous nos systèmes cloisonnés ne communiquaient pas entre eux", explique M. Chan. Toutes ces informations résident désormais dans une seule application, Acumatica, et sont facilement accessibles en temps réel.

Key Code Media n'avait pas de mécanisme préalable pour comprendre la rentabilité d'un projet. Elle devait essayer d'examiner les commandes de vente ou les bons de commande individuels, mais elle n'avait aucun moyen de saisir d'autres activités liées au temps dans le cadre d'un travail global en raison de la multiplicité des systèmes.

Désormais, Chan peut consulter les mises à jour en temps réel de l'état d'avancement des projets, comprendre la rentabilité des projets et visualiser les dépenses liées aux projets, en rassemblant les données sur une seule plateforme. Le temps de prévente est réservé à un projet, et lorsque l'opportunité devient un projet, les données circulent avec ce projet, de sorte qu'ils peuvent voir s'ils réalisent un bénéfice global. C'est un niveau de détail qu'ils n'avaient pas auparavant et le CRM s'y rattache.

Key Code Media peut également suivre les opportunités depuis la première interaction commerciale jusqu'à l'étape du client.

Préparer l'avenir de ses activités

Key Code Media a également choisi Acumatica parce que la société est à l'écoute des clients, comprend leurs besoins et continue d'innover ses offres.

" Acumatica connaissait vraiment le marché et comprenait notre activité ainsi que la manière de tirer parti de l'intelligence artificielle et de l'apprentissage automatique ", déclare Chan. " Nous ne disposons que de huit heures par jour et devons faire évoluer l'entreprise, nous devons donc veiller à bien utiliser notre temps. Avec Acumatica, plutôt que de passer ce temps à saisir des données, nous utilisons notre talent pour analyser les données et prendre des décisions plus stratégiques. "

L'intégration de technologies modernes, telles que le glisser-déposer de documents pour saisir automatiquement des informations dans l'application, permet de gagner un temps considérable. Ces gains d'efficacité "nous aident à développer notre activité avec Acumatica", explique M. Chan.

Une croissance continue

Key Code Media prévoit d'étendre sa présence aux États-Unis par le biais d'acquisitions, d'une croissance organique et d'une extension de ses services aux clients existants. L'entreprise peut désormais le faire efficacement car Acumatica s'adapte facilement aux utilisateurs et aux services supplémentaires.

"Nous prévoyons d'ajouter des services informatiques car nos clients ont des besoins spécifiques en matière de bande passante, de sécurité, de pare-feu et de stockage", explique M. Chan. "Nous pouvons facilement ajouter le conseil en informatique comme catégorie de revenus dans Acumatica.