M3 Technology a connu une croissance spectaculaire depuis la mise en œuvre d'Acumatica. En passant de l'ancienne solution sur site à l'ERP en nuage d'Acumatica, M3 a vu son chiffre d'affaires augmenter de 60 % au cours des deux premières années seulement, tout en conservant le même effectif au sein du service financier. "Nous avons commencé par facturer des commandes plus importantes que jamais. Les transactions ont considérablement augmenté, mais nous avons assuré les tâches avec les mêmes personnes", explique M. Burns. "Nous n'étions pas trop stressés et nous ne faisions pas d'heures supplémentaires pour suivre le rythme, alors que nous réalisions beaucoup plus de ventes et de transactions grâce à Acumatica."
Les services sur le terrain alimentent la croissance de M3
À mesure que les entreprises étendent leurs activités à l'échelle nationale et que les établissements d'enseignement supérieur développent des programmes d'apprentissage à distance, le besoin de services gérés avec un support de réseau et de vidéoconférence est monté en flèche. Il y a plusieurs années, M3 Technology a commencé à proposer une assistance sur le terrain avec un seul employé et un dispatcher dans les cas où l'assistance téléphonique ne parvenait pas à résoudre un problème.
À mesure que l'offre de services sur le terrain s'est développée, M3 a ajouté des employés et a commencé à proposer des plans de maintenance préventive. M3 a acquis une autre petite entreprise en 2017, ajoutant 20 nouveaux utilisateurs à Acumatica, tout en évitant les frais de licence coûteux par utilisateur que les concurrents d'Acumatica facturent. La division Field Services contribue désormais à environ un quart des revenus de l'entreprise.
"Nous avons maintenant 25 représentants de services sur le terrain, dont cinq opèrent en tant que techniciens d'assistance sur site à temps plein dans les universités et les campus d'entreprise", explique Burns. "En 2017, nous avons enregistré près de 1 300 tickets de service, 2018 a été le double au moins. Nous utilisons le système de cas d'Acumatica et Field Services pour assurer le suivi des tickets."
L'édition Field Service d'Acumatica permet à M3 de rationaliser la répartition, de réduire les temps de réponse et de minimiser les coûts. Il ne s'agit pas d'une application supplémentaire, mais plutôt d'une application qui fonctionne directement avec les autres modules ERP, notamment les ventes, l'inventaire, les achats, la comptabilité et les rapports financiers. Les travailleurs mobiles peuvent se connecter à Acumatica via une application pour saisir directement des données telles que les dépenses, ce qui permet de gagner du temps.
Au lieu de passer une demi-heure à se battre avec des applications figées, l'équipe de vente mobile crée désormais des devis en quelques minutes, sans aucun temps d'arrêt ni problème de latence comme c'était le cas avant Acumatica.
Acumatica assure la tranquillité d'esprit
Auparavant, avec leur ancien système ERP, l'utilisation des notifications était sporadique. Dans le Tennessee, où la structure fiscale est à trois niveaux, Burns a configuré le logiciel pour qu'il envoie des alertes lorsqu'un nouveau client est créé. L'alerte avertit le service de crédit et le contrôleur afin qu'ils puissent créer des certifications d'exonération fiscale et appliquer la taxe correcte à un devis avant qu'il ne soit envoyé au client.
"Mais il était pénible de se demander tous les jours si les notifications allaient être envoyées ou non", explique M. Burns. "Avec Acumatica, nous n'avons plus à nous inquiéter. C'est solide comme le roc. Le système fonctionne et nous n'avons pas à nous demander s'il fonctionne correctement. M. Burns a également facilement mis en œuvre un logiciel fiscal tiers d'Avalara, un partenaire d'Acumatica, et Power BI de Microsoft, ainsi qu'APS Payment Solutions.
Une vision en temps réel
Lorsque M3 Technology Group est passé aux dernières versions d'Acumatica, il a été en mesure d'avoir un aperçu des dépenses liées aux projets sur une base quotidienne. Auparavant, ces informations étaient collectées à la fin du projet, puis saisies manuellement dans une feuille de calcul, ce qui ne permettait d'obtenir des informations qu'a posteriori.
"Désormais, nous pouvons voir les bénéfices et les pertes progressifs du travail au jour le jour, plutôt qu'à la fin d'un projet, lorsqu'il est trop tard pour procéder à des ajustements", explique M. Burns.
Acumatica facile à utiliser
Burns apprécie l'interface utilisateur très claire d'Acumatica et fait l'éloge des contrôles utilisateur, de la facilité d'ajout de nouveaux utilisateurs, de la sécurité au niveau des champs, ainsi que des capacités de recherche supérieures de l'application.
"La recherche contextuelle d'Acumatica est efficace et très facile à utiliser", déclare M. Burns. "Aujourd'hui, j'utilise rarement un menu. Au lieu de cela, j'utilise simplement le champ de recherche principal et je commence à taper quelques caractères de l'écran que je veux ou la référence du document que quelqu'un a fourni dans un e-mail... la navigation est incroyablement bonne et permet d'économiser beaucoup de temps et de maux de tête. Les gens diront peut-être : "Quoi, vraiment ? La recherche est la meilleure chose qui soit ?" et je réponds que oui, c'est vraiment le cas.
"La personnalisation du concepteur de rapports est fantastique", ajoute-t-il. "Le concepteur de rapports est également très facile à apprendre pour n'importe qui.
Les API ouvertes étendent Acumatica
L'interface API ouverte d'Acumatica facilite l'ajout de logiciels tiers et le développement de personnalisations, explique M. Burns, ce qui signifie que le développement personnalisé peut être réalisé plus rapidement et à moindre coût.
"Nous avons fait appel à une société pour nous aider à développer une solution qui recueille plusieurs silos de données provenant de différentes applications et ils ont été très satisfaits de la facilité et de la propreté de l'API d'Acumatica. Ils ont dit qu'ils n'avaient pas souvent eu ce genre d'expérience".
Acumatica : Une entreprise axée sur le client
Même si M3 Technology Group a mis en œuvre Acumatica il y a plusieurs années, " nous n'en sommes encore qu'aux balbutiements ", déclare M. Burns. Avec la mise en œuvre complète du CRM d'Acumatica ce trimestre, Burns continue de déployer d'autres applications Acumatica et des applications tierces connectées pour améliorer encore les opérations de M3 Technology Group.
"J'envie les entreprises qui démarrent avec les dernières versions d'Acumatica", déclare-t-il. "Acumatica va vraiment les impressionner. Je ne peux pas imaginer venir d'un autre ERP et être insatisfait d'Acumatica.
Selon lui, cette déclaration est en partie due au fait qu'Acumatica est réellement à l'écoute de ses utilisateurs et qu'elle a pour priorité d'ajouter les fonctionnalités souhaitées par ses clients.
"Ils essaient toujours de faire évoluer le produit en fonction des commentaires des utilisateurs", explique M. Burns. "Ils ont une grande communauté de clients qui est ouverte et utile et qui utilise vraiment le tableau de suggestions. Je n'ai jamais vu cela fonctionner aussi bien qu'avec Acumatica de la part d'autres personnes qui l'essaient.
En ce qui concerne le service client, Acumatica est au même niveau que des marques légendaires d'expérience client telles qu'Apple et Starbucks, déclare Burns.
"Je bois beaucoup de café et j'adore la façon dont on me traite chez Starbucks. C'est la même chose lorsque vous entrez dans un magasin Apple - vous avez presque l'impression d'entrer au paradis - et que tout le monde veut vous aider immédiatement. Pour moi, ce sont deux des meilleures expériences client que l'on puisse avoir, et Acumatica est tout à fait à la hauteur.
Burns affirme qu'Acumatica a toujours été très ouvert et honnête lorsqu'un problème pouvait nécessiter plus de temps pour être résolu et qu'il n'a jamais reçu de faux livrables, ce qu'il apprécie vraiment.
"Tout dépend de la façon dont ils vous écoutent et de la rapidité avec laquelle Acumatica réagit. Ils veulent vraiment entendre les utilisateurs, comprendre nos processus commerciaux et la façon dont nous utilisons le logiciel afin de commencer à incorporer de nouvelles fonctionnalités et améliorations pour rendre les choses encore plus faciles. C'est tout simplement incroyable. Nous n'avons eu aucun problème avec le support d'Acumatica, ni avec notre partenaire, Cloud 9 ERP Solutions, qui a également fait un effort supplémentaire - tout le monde est vraiment fantastique".
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