Mozaic

Acumatica Cloud ERP offrait une interface facile à apprendre, des fonctionnalités en libre-service et l'automatisation, ainsi que la possibilité de répartir et d'analyser les dépenses. "Acumatica peut faire cela, et peu d'autres le peuvent, à moins de payer un milliard de dollars pour un système de type SAP", explique M. Raub. "Acumatica est raisonnable et puissant. Acumatica est raisonnable et puissant. Il est basé sur un abonnement avec des coûts initiaux, mais il est loin d'être de l'ordre de SAP, et pourtant il est livré avec toutes les fonctionnalités.

M. Yates a mis en œuvre Acumatica, ce qui lui a permis de gagner sept jours sur les clôtures de fin de mois, car les feuilles de calcul fantômes n'étaient plus nécessaires ; les données se trouvaient désormais dans un seul système. Les cadres ont eu accès à des informations en temps réel et, aujourd'hui, plusieurs employés travaillent dans le système sans qu'il ne tombe en panne comme le faisait l'ancien système si plus d'une personne l'utilisait.

Tout le monde a eu accès à Acumatica, ce qui a permis d'accéder rapidement et facilement aux informations sur les clients, ce qui n'était pas le cas auparavant. "Nos contacts sont dans le système et nous pouvons envoyer les factures par courriel, ce qui élimine la double saisie", explique M. Raub. "Nous sommes en train de convertir les feuilles de calcul de facturation en saisies directes par les services, et nous connaissons désormais nos catégories d'ancienneté, ce qui était difficile à comprendre dans l'ancien système.

Grâce à la politique d'utilisateurs illimités d'Acumatica, chaque employé a accès à la solution, où qu'il se trouve. Et comme Acumatica Cloud ERP est basé sur le cloud, Arc of Yates a bénéficié d'une solide solution de reprise après sinistre, dont elle avait besoin bien plus tôt que prévu.

La fusion conduit à une plus grande utilisation d'Acumatica

Les deux Arcs ont fusionné le 1er janvier 2020 et sont devenus Mozaic. La nouvelle équipe dirigeante a choisi de déployer Acumatica Cloud ERP à l'ensemble de l'organisation.

"L'équipe financière de Seneca Cayuga avait les mêmes problèmes avec Sage qu'avec Microsoft Dynamics", explique M. Raub. "Il n'y avait pas de mise à jour et il y avait des problèmes de stabilité. Dans le cadre de la fusion, nous cherchions à adopter les meilleures pratiques, et tout le monde a adoré la plateforme financière Acumatica. Ils étaient impatients de se retrouver sur une seule et même plateforme".

La nouvelle entité prévoyait d'utiliser Acumatica le 1er juillet, mais le Covid-19 a frappé en mars et nous avons dû licencier des centaines d'employés", explique M. Raub. "Cela nous a fait mal au cœur. 2020 est l'année que j'aimerais oublier".

Covid-19 Puis le ransomware frappe

Le³⁰ juin, juste avant la mise en œuvre de la solution Acumatica Cloud ERP le^1er juillet, Mozaic a été victime d'une attaque de ransomware.

"Le virus s'est répandu dans les trois comtés, sur tous les ordinateurs et serveurs, à l'exception d'un serveur Active Directory, d'un serveur de fichiers et de notre système de sauvegarde, que nous avions débranché la semaine précédente", explique M. Raub. "C'était un cauchemar pour toute l'agence. Nous avons été privés d'Internet pendant deux semaines.

Mme Raub a pris la tête du service informatique et a rapidement constitué une équipe pour effacer 500 ordinateurs. "Il a fallu quelques semaines pour tout remettre en état", dit-elle.

Sécuriser Acumatica sans le toucher

Un seul programme n'a pas été touché : Acumatica ERP de Yates. Hébergé dans le nuage, le logiciel était sécurisé et n'a pas été touché. "Acumatica n'a absolument pas été affecté ; il s'agissait simplement de l'absence d'Internet, de sorte que les personnes qui en avaient besoin travaillaient depuis leur domicile", explique M. Raub.

Seneca Cayuga utilisait toujours Sage, qui était sur site. Aussi, lorsque Mme Raub a contacté Sage pour accéder aux données, on lui a répondu que la seule solution était de payer 20 000 dollars pour une nouvelle version. "Sage nous a pris en otage", dit-elle. "Ils n'ont même pas voulu nous donner l'ancienne version à charger. C'est donc comme si nous avions été frappés deux fois par un ransomware".

Heureusement, un consultant a restauré les données de Seneca Cayuga sans que l'agence ne paie de frais supplémentaires à Sage ou n'envoie les bitcoins demandés par l'attaquant.

Avantages pour l'ensemble de l'Agence

L'ensemble de l'organisation étant désormais sur Acumatica, tout le monde est plus efficace, affirme M. Raub. Mais il est difficile de quantifier le temps gagné sur des tâches telles que le suivi des créances, l'accès aux informations ou l'utilisation de tableaux de bord personnalisables.

"Chaque fois que nous effectuons une facturation hebdomadaire, nous entrons une facture dans Acumatica, ce qui nous permet de savoir s'il y a des factures en suspens", explique M. Raub. "Nous savons que nous ne les avons pas reçues en regardant dans Acumatica et en voyant ce qui est en suspens, alors que le DME MEDISCA n'était pas très performant à cet égard. Cela nous aide à gérer le vieillissement et les recouvrements.

Mozaic suit l'argent des résidents dans le nouveau système ERP. "Cela fonctionne très bien", dit-elle. "Les directeurs d'établissement n'ont qu'à consulter Acumatica pour voir ce qu'un résident peut dépenser sans avoir à appeler le service financier pour trouver l'information."

"Dès que nous clôturons un mois, les cadres et les gestionnaires de budget consultent leurs budgets pour voir les écarts, les raisons d'une hausse ou d'une baisse, et comprendre leurs budgets beaucoup plus rapidement". Ces fonctions en libre-service ont considérablement réduit le nombre d'appels et de questions adressés à l'équipe financière, ce qui a permis d'éviter les interruptions, explique-t-elle.

Mozaic déploie Acumatica Manufacturing pour connaître ses coûts de production et améliorer la transparence sur la rentabilité de chaque produit. "Nous soumissionnons pour des contrats militaires et les organisations à but non lucratif n'ont pas droit à une grande marge bénéficiaire, mais elles peuvent récupérer leurs coûts. Nous devons donc connaître nos coûts de fond en comble", explique M. Raub. "Nous avons effectué un suivi à l'aide de feuilles de calcul, d'études de temps et d'autres efforts de suivi manuel. Acumatica Manufacturing nous permettra d'être plus précis. L'équipe de fabrication saura rapidement si elle doit ou non répondre à un appel d'offres. Nous ne perdrons pas de temps à rechercher des contrats qui ne sont pas rentables pour notre organisation.

Faire avancer la mission

Mozaic a déjà poursuivi sa mission en aidant d'autres organisations à but non lucratif. Par exemple, elle a annoncé une alliance avec Challenge Workforce Solutions, huit mois seulement après la mise en œuvre d'Acumatica. Challenge Workforce Solutions est basé dans la ville voisine d'Ithaca et se concentre sur les services communautaires de préprofessionnalisation et d'aide à l'emploi pour les personnes souffrant d'un handicap, d'un diagnostic de santé mentale ou d'obstacles socio-économiques ou juridiques. Elle propose également des solutions de recrutement contractuel qui renforcent les opérations.

Ce partenariat permettra à l'équipe du Challenge de réduire de moitié ses coûts administratifs en les intégrant à la plateforme Acumatica de Mozaic. Dans le cadre de cet accord, Mozaic apportera sa vaste gamme de services au comté de Tompkins, où se trouvent plusieurs établissements d'enseignement supérieur, dont l'université Cornell. Le comté compte 102 000 habitants et était auparavant le seul comté de l'État de New York à ne pas avoir d'Arc, explique M. Raub.

Avec Acumatica Cloud ERP, "nous disposons d'une structure administrative allégée, transparente, efficace, rapide et abordable", dit-elle. "Nous allons intégrer leur structure administrative à la nôtre, les convertir à Acumatica, éliminer un grand nombre de leurs logiciels, leur faire économiser de l'argent et sauver leur mission. Et nous voulons en faire plus."

Mozaic prévoit de continuer à tripler, dit Raub. Sa marque Arctic Gear fabrique de nouveaux produits, ses activités de tonte de pelouse et de déneigement explosent et la mission se développe. "Notre objectif est de poursuivre notre croissance, et nous savons qu'Acumatica sera en mesure de le faire avec nous", dit-elle. "Acumatica fait partie de tout ce que nous faisons et soutient tous les aspects de notre mission.