Power Storage Solutions

Fonctionnalité tout-en-un dans un ERP abordable basé sur le cloud computing

"Ce qui nous a vraiment séduits avec Acumatica, c'est qu'il offrait un cycle complet du devis à l'encaissement et qu'il se superposait à un solide système comptable. Acumatica proposait un ensemble de services, des achats, des stocks, une gestion de la relation client (CRM), des devis, une gestion des projets et des commandes clients, le tout dans un seul système d'exploitation", explique Mme Elledge.

Acumatica est également abordable et basé sur le web, ce qui permet d'y accéder de n'importe où. Il offre même à Power Storage la possibilité de partager des données par le biais d'un futur portail client. "Grâce à la licence Acumatica, qui permet à tous nos employés d'utiliser le même système sous une seule licence, nous avons rapidement réalisé qu'Acumatica était le système que nous voulions utiliser pour développer l'entreprise, sans avoir besoin d'ajouter quoi que ce soit d'autre", explique-t-il.

"Nous avons été choqués de trouver toutes ces fonctionnalités dans un seul système.

Elledge a déjà travaillé avec les logiciels PeopleSoft et Oracle, qui "étaient très difficiles et coûteux à mettre en œuvre et qui nécessitaient une grande expertise", ajoute-t-il. "Chaque progiciel comporte des modules complémentaires, mais ils ne semblent pas bien fonctionner ensemble. Leurs progiciels communiquent entre eux, mais ils ne s'intègrent pas dans le système comme le fait Acumatica".

Une autre raison pour laquelle Power Storage a apprécié Acumatica est sa mobilité. "L'une des principales plaintes (concernant leur ancien logiciel) était que l'équipe ne pouvait pas se connecter au VPN lorsqu'elle était en déplacement", explique Mme Elledge. "Avec Acumatica, la mobilité et la solution basée sur le cloud permettent à chacun de se connecter depuis n'importe où.

À l'approche de la date d'arrêt du système financier, Client's First et Power Storage Solutions ont rapidement mis en œuvre Acumatica.

"En 60 jours, nous sommes partis de rien dans Acumatica pour lancer une entreprise de 24 millions de dollars avec 20 000 pièces, 5 000 clients, des commandes, des projets, des stocks, des comptes fournisseurs, des comptes clients, et nous sommes entrés en service le 1er décembre", explique M. Elledge.

"C'est astronomique quand on regarde ce que nous avons fait, et comment le système ERP en nuage d'Acumatica nous a soutenus".

Mise en œuvre rapide avec moins de personnel, à moindre coût

Lorsque Salesforce a été lancé à Interstate, il a fallu neuf mois, 1,5 million de dollars et 15 personnes pour le mettre en place, selon Mme Elledge. Lorsque le contrôleur de Power Storage, Ryan Penton, a fait passer son ancienne entreprise de taille moyenne à NetSuite, il lui a fallu six mois, 20 personnes et quelque 500 000 dollars.

"Nous avons mis en œuvre Acumatica avec deux personnes, trois consultants et environ 200 000 dollars", explique Mme Elledge. "C'est une énorme économie de temps et d'argent.

Elledge dit qu'il n'est pas un informaticien, juste un utilisateur de logiciels, et il attribue la flexibilité d'Acumatica à l'excellent soutien de Client's First, qui a pris le temps de comprendre comment Power Storage fonctionne, quels sont ses projets, et a ensuite configuré Acumatica pour que tout fonctionne.

Les décisions stratégiques ouvrent la voie à une mise en œuvre rapide

Pour lancer Acumatica aussi rapidement, l'équipe de Power Storage a pris plusieurs décisions clés. Puisqu'ils n'avaient pas d'outils de devis à migrer d'Interstate, ils ont rayé ce point de la liste de lancement initiale. Ils ont donné la priorité aux fonctions comptables de base telles que les comptes fournisseurs et les comptes clients, les commandes clients et les projets. Les dépenses ont été ajoutées une fois que ces systèmes étaient opérationnels.

"Nous travaillons actuellement à l'intégration des cartes de pointage dans le système, à la mise en place d'un système de gestion de la relation client, à l'établissement de devis pour les commandes, puis à l'ajout de projets et d'un module de service", explique Mme Elledge.

"Une fois que nous avons démarré, c'était incroyable", dit-il. "Le premier mois, nous avons facturé 1,7 million de dollars directement à partir d'Acumatica, et nous avons clôturé le mois en 45 jours. En janvier, il n'a fallu que 30 jours, en février 15 jours et en mars 5 jours. Nous continuons à trouver de petites choses que nous devons affiner en ce qui concerne la comptabilité des projets, le domaine le plus compliqué de notre activité."

"Notre principal avantage a été le coût et le temps de mise en œuvre du système", explique Mme Elledge. "Maintenant que nous commençons à élaborer des tableaux de bord et que les gens communiquent par l'intermédiaire du système, nous sommes en train de changer la façon dont nous gérons notre entreprise".

Réduction de la période d'examen des projets de six semaines à une semaine

Auparavant, il fallait six à huit semaines après la fin d'un projet pour en déterminer le coût réel. En effet, la collecte d'informations à partir de six systèmes déconnectés faisait perdre beaucoup de temps. Les dépenses étaient envoyées toutes les deux semaines par Concur. Ces informations étaient ensuite comparées aux heures de travail du système Workday, qui arrivait également toutes les deux semaines. Ces mauvaises intégrations de systèmes entraînaient de nombreux coûts de suivi.

Désormais, lorsqu'un travail est effectué une semaine, les dépenses et le temps sont entièrement téléchargés le lundi, de sorte que tout ce qui a été facturé la semaine précédente peut être examiné par un responsable de service. Si la rentabilité ou le coût par rapport au budget n'est pas correct, l'équipe de vente et les responsables de service peuvent instantanément discuter de la manière d'ajuster les projets futurs. Si le projet se déroule comme prévu, l'équipe peut le voir immédiatement et se féliciter mutuellement. "Nous commençons à assister à de grandes conversations qui améliorent la productivité et notre marge brute parce que tout le monde voit exactement les mêmes informations, de la même manière, sur le même système et au même moment", explique M. Elledge. "C'est extrêmement puissant.

L'équipe de Power Storage adore entrer ses dépenses dans Acumatica. "C'est le système le plus simple qui soit, et on me répète sans cesse qu'il est facile d'affecter des dépenses à un projet, de prendre une photo d'un reçu à partir d'un téléphone et, en deux minutes, de l'enregistrer dans le système", explique Mme Elledge.

L'entreprise dispose désormais de données instantanées qui lui permettent de prendre des mesures dynamiques et correctives en temps réel, ce qui a transformé les opérations et les bénéfices bruts. Si un projet a été budgétisé pour 10 heures mais que l'on apprend que quelqu'un a travaillé 40 heures, ou qu'un projet est prévu pour deux jours et qu'il en prend quatre, l'entreprise peut prendre des mesures immédiates, sans attendre huit semaines pour obtenir l'information.

Les services sur le terrain amélioreront la productivité

Les projets de Power Storage durent de quatre heures à 6 ou 8 semaines, voire 40 semaines, et l'équipe utilise Excel et Outlook pour planifier les techniciens et les projets. Power Storage prévoit d'implémenter le module Field Services dans Acumatica, ce qui lui permettra de mieux communiquer avec les techniciens et les clients.

Ils pourront envoyer des informations telles que les personnes à contacter sur un site, les procédures à suivre, les qualifications requises pour travailler sur des sites hautement sécurisés, les habilitations dont ils ont besoin et d'autres spécificités du projet.

Elledge se réjouit de passer d'Excel à Acumatica pour rationaliser la planification et la communication et devenir plus efficace. Le fait de facturer séparément les ventes et les services, puis de pouvoir les regrouper dans un projet leur donne une vue d'ensemble du projet.

Acumatica fournit des détails dynamiques pour vous permettre d'agir rapidement

La possibilité de créer des tableaux de bord avec des permissions permet à Power Storage de fournir un accès aux informations critiques sur la base du besoin de savoir ou dans l'ensemble de l'entreprise. La création d'un tableau de bord des comptes clients n'a pas seulement aidé l'équipe comptable à identifier les priorités en matière de recouvrement et, en donnant accès à l'équipe commerciale, Power Storage a réduit le nombre de comptes en souffrance, par exemple.

"Nous disposons d'un tableau de bord attrayant qui indique les comptes en souffrance et ceux qui le sont depuis 60 ou 90 jours ; ils sont codés par couleur et nous pouvons les analyser et consulter des notes sur le compte. Nous pouvons également voir les dix premiers comptes en souffrance et les arriérés par vendeur, ce qui nous a permis de collecter les fonds de manière plus efficace", explique Mme Elledge.

Les logiciels ERP connectés surpassent la stratégie Best of Breed

Selon Mme Elledge, les entreprises qui recherchent une solution globale offrant des services financiers et une gestion des commandes devraient envisager Acumatica ERP.

"Rien de ce que j'ai vu sur le marché n'est aussi performant qu'Acumatica", déclare-t-il. "Acumatica n'est peut-être pas le meilleur de sa catégorie dans une fonction donnée, mais il est supérieur à la moyenne dans de nombreuses fonctions. Offrir tout en un seul système est plus puissant que d'avoir des applications disparates, les meilleures de leur catégorie.

Chez Interstate PowerCare, M. Elledge a mis en œuvre une stratégie "best-in-class" en utilisant Concur, Workday, Salesforce et d'autres solutions. "Maintenant, si j'essayais de revenir à Salesforce ou Concur, je pense que je serais chassé de l'entreprise", dit-il, ajoutant : "Je n'en exagère pas l'importance. Les gens sous-estiment l'importance d'avoir un système unique que l'on peut modifier en fonction de ce que l'on veut faire, par rapport à des programmes fragmentés qui ne font qu'une seule chose.

La mise en œuvre d'Acumatica a permis à Power Storage d'éliminer ce que Mme Elledge estime être un gaspillage de 40 000 à 50 000 dollars par mois dans leurs systèmes, qu'il s'agisse de pertes de revenus ou de temps perdu à essayer d'obtenir les informations dont ils ont besoin à partir d'un grand nombre de systèmes différents.

Toute l'équipe de Power Storage est désormais sur la même longueur d'onde et a accès à des informations en temps réel qui lui permettent de mieux communiquer en interne et avec ses clients, améliorant ainsi le service à la clientèle.

Pour la première fois, l'entreprise peut prendre des décisions basées sur des données avec un haut degré de confiance. "Pour la première fois, nous disposons d'une image claire de notre entreprise", déclare Mme Elledge. "Il est difficile aujourd'hui de se souvenir de toutes les étapes que nous devions franchir avant Acumatica pour avoir une vue d'ensemble de notre activité, et je ne voudrais pas revenir en arrière.