Témoignages de clients Mise en œuvre réussie de l'ERP - Safety Management Group
Safety Management Group Déploiement d'Acumatica pour soutenir une croissance rapide
Télécharger l'étude de cas
Acumatica Solution ERP en nuage pour Safety Management Group
Siège
Indianapolis, IN
Industries
Services, Industries transversales, Construction, Télécommunications, Gestion des services sur le terrain, Santé, Services professionnels
Applications remplacées
Sage et Nouveau dans l'ERP en nuage

Safety Management Group

 

10 heures

sauvegardé chaque semaine sur les processus de paie

$50,000+

économisé en évitant les frais de licence par utilisateur

 

 

  • Obtention d'une semaine par mois que le directeur financier peut consacrer à des initiatives commerciales stratégiques
  • Réduction de 10 heures par semaine du temps de travail des responsables de la paie, pour leur permettre d'assumer de nouvelles tâches et de reprendre un emploi du temps à temps partiel.
  • Acquisition de rapports et de tableaux de bord détaillés avec une analyse détaillée au niveau du projet, permettant à l'équipe de direction de rester en phase.
  • Rationalisation des flux de travail des membres de l'équipe de service sur le terrain grâce à une application mobile robuste
  • Consolidation des rapports sur le temps et les dépenses en une seule source de données, ce qui élimine les rapprochements manuels.
  • Efficacité accrue grâce à l'intégration transparente des logiciels et à la personnalisation rapide
  • Le travail à domicile s'est imposé instantanément lorsque la pandémie mondiale a frappé.
  • Économie de plus de 50 000 $ en évitant les frais de licence par utilisateur au cours de la seule première année.
Rebecca Ogle
"Avec Acumatica situé dans le nuage, il n'y a littéralement aucune différence entre le fait d'être assis chez moi ou dans mon bureau, et c'est la même chose pour mon équipe. Les fonctionnalités sont les mêmes, tout le monde est productif, et c'est un énorme soulagement."
Rebecca Ogle, directeur financier
Safety Management Group
Défis
Solution ERP
Résultats
Défis

Défis

Safety Management Group est l'une des entreprises à la croissance la plus rapide de l'Indiana et a été désignée à plusieurs reprises par le magazine Inc. Magazine comme l'une des 5000 entreprises privées à la croissance la plus rapide du pays. Imaginez maintenant que vous êtes le nouveau directeur financier de cette entreprise de plus de 200 employés, dotée d'une équipe nationale de services sur le terrain importante et en pleine croissance, et que l'on vous dise qu'il est pratiquement impossible d'obtenir des données précises sur le temps et les dépenses. Rebecca Ogle, directrice financière de Safety Management Group, raconte que son prédécesseur l'avait prévenue qu'elle devrait trouver "l'heure de la sorcellerie" et comment, en tant que comptable obsédée par l'exactitude, elle pourrait faire face aux écarts.

"Il m'a dit que si je faisais des rapports trop tard dans la journée, ce serait la différence. Et si je le faisais plus tard, la différence serait plus grande. Je devais littéralement essayer de choisir le moment de la journée où la plupart des gens étaient allés se coucher pour exécuter les rapports de dépenses non facturées, en espérant que la différence soit acceptable. Essayer d'obtenir un rapport parfaitement exact était une cible mouvante".

Tracy Kilburn, PHR, qui s'occupe de la paie pour l'entreprise, qui offre des services de conseil et de formation en matière de sécurité aux établissements de santé et aux entreprises de construction et de fabrication dans tout le pays, a connu une période tout aussi difficile. Embauchée pour travailler à temps partiel, elle comptabilisait régulièrement 40 à 50 heures rien que pour saisir les données de la paie. Elle passait d'innombrables heures à saisir les feuilles de temps individuelles, puis à télécharger les données vers un fournisseur de services de paie.

"Nos processus étaient manuels, sources d'erreurs et non viables dans une entreprise en pleine croissance", reconnaît Randy Gieseking, président de Safety Management Group .

Consolider sept systèmes existants

Pendant plus de 10 ans, Safety Management Group, également connu sous le nom de SMG, a fonctionné avec sept systèmes hérités du passé. Elle utilisait Sage pour le grand livre et les comptes créditeurs, qui, selon M. Ogle, fonctionnait davantage comme un carnet de chèques glorifié. Elle utilisait BQE Software pour les heures de travail et les comptes clients, et Concur pour les dépenses. Ils utilisaient F9 Software pour les rapports financiers, une base de données Access pour les fichiers de conversion et de nombreuses feuilles de calcul. "Nous étions également un ancien utilisateur de Salesforce.com, mais nous avions cessé de l'utiliser en raison de problèmes d'intégration et de maintenance", explique M. Ogle.

Si les cadres ont pu obtenir certains rapports financiers, ils étaient douloureusement conscients que cela signifiait qu'Ogle devait extraire manuellement des données de plusieurs applications, puis créer des feuilles de calcul et des rapports pour obtenir ce dont ils avaient besoin. "Lorsque je me suis assis avec Rebecca et que j'ai vu les cinq ou six feuilles de calcul qu'elle devait créer pour faire tourner la machine, je me suis demandé si nous obtenions des informations exactes avec autant de manipulations manuelles", explique M. Gieseking.

Lorsque M. Ogle a rejoint l'équipe, SMG avait entamé depuis cinq ans un plan de croissance sur dix ans qui prévoyait de doubler l'effectif national pour le porter à 400 personnes et de poursuivre une croissance à deux chiffres du chiffre d'affaires. Pour atteindre ces objectifs, M. Gieseking et l'équipe de direction ont reconnu qu'ils avaient besoin d'une meilleure plate-forme technologique.

Besoin : ERP basé sur le cloud avec application mobile

En tête de liste des priorités figurait l'obtention d'une solution basée sur le cloud qui offrirait aux 200 employés et responsables des services extérieurs un meilleur accès aux données du projet tout en facilitant la saisie du temps et des dépenses, explique M. Ogle.

Solution ERP

Solution ERP

M. Ogle a parlé à Somerset Cloud ERP, partenaire technologique de longue date de SMG, des besoins de l'entreprise pour soutenir sa croissance rapide et ses exigences commerciales uniques. "Ma liste d'exigences était assez fixe, et peu de concurrents pouvaient y figurer", explique M. Ogle, ajoutant qu'il n'y avait pas beaucoup de plates-formes véritablement en nuage. "En fin de compte, nous n'avions que deux options : Sage Intacct et Acumatica." Une fois que Somerset Cloud ERP a fait la démonstration d'Acumatica et expliqué le modèle de tarification favorable à la croissance et la capacité d'intégration transparente avec des applications tierces, il est devenu évident que c'était le meilleur choix, dit-elle.

ERP à prix abordable

"Je pense que l'une des raisons pour lesquelles nous sommes restés là où nous étions pendant si longtemps, c'est que lorsque vous commencez à regarder les logiciels intégrés, ils sont très chers", explique M. Ogle. "Mais Acumatica est très moderne et progressif, et son modèle de tarification est très différent de tous les autres logiciels que nous avons examinés. J'ai adoré la tarification basée sur les transactions.

L'application mobile complète d'Acumatica était également intéressante ; elle permettrait à l'équipe de service sur le terrain travaillant à distance dans 37 États d'avoir un meilleur accès à une source unique de vérité et donnerait aux responsables une meilleure visibilité et les outils nécessaires à la gestion de leurs projets.

En partenariat avec Jason Leveson, de Somerset Cloud ERP, qui a dirigé la mise en œuvre, le projet "7 to 1" a été lancé. Mme Ogle a déclaré que sa plus grande préoccupation lors de la mise en œuvre était "d'apporter suffisamment de données pour mettre les sept systèmes en veilleuse de manière adéquate tout en limitant les perturbations pour nos associés". SMG a d'abord transféré son service de comptabilité (facturation, GL, AP, rapprochements bancaires, etc.) et le suivi du temps. ) et le suivi des temps. Le transfert des dépenses de Concur a été échelonné sur une période d'un mois. Les tableaux de bord, le CRM et les intégrations de tiers ont ensuite été programmés pour des dates postérieures à la mise en service.

Résultats

Résultats

Plus efficace, plus rentable

L'équipe comptable et le directeur financier de SMG se concentrent désormais sur les initiatives commerciales stratégiques, tandis que l'équipe de direction dispose d'une vision beaucoup plus approfondie de l'activité, avec le niveau de précision requis pour prendre les décisions d'une entreprise de taille moyenne en pleine croissance. "La possibilité de voir les temps d'arrêt d'un collaborateur, qui peut être sous-utilisé, ou les comptes dont les factures arrivent à échéance, ou encore la situation de notre trésorerie, en appuyant sur un bouton, est passionnante pour moi", déclare M. Gieseking.

Mme Ogle estime que les tableaux de bord d'Acumatica et la possibilité de travailler à partir d'une source unique de données lui ont permis de gagner environ 12 semaines par an. Elle ne passe plus des heures à créer des rapports financiers exécutifs, à essayer de clôturer les rapports de temps et de dépenses ou à essayer de tout réconcilier pour la fin du mois. Les données sont regroupées en un seul endroit et facilement accessibles dans Acumatica.

"Le système de gestion du temps peut désormais être verrouillé, les modules financiers peuvent être fermés et contrôlés, et Acumatica me permet de disposer d'une semaine supplémentaire chaque mois pour travailler sur des projets ou des initiatives", explique M. Ogle en énumérant les avantages d'Acumatica. "Cela nous a également aidés du point de vue des coûts.

En effet, la consolidation des rapports sur le temps et les dépenses en une seule source de données a permis à l'équipe comptable de 5 personnes d'économiser plusieurs heures et d'éviter l'embauche d'une personne supplémentaire. La main-d'œuvre mobile téléchargeant les informations relatives au temps et aux dépenses directement dans Acumatica, le responsable de la paie a réduit le temps nécessaire à la gestion de la paie de quelque 40 heures à 10 heures.

Une partie de cette réduction est due au fait qu'Acumatica se connecte facilement à des applications tierces, notamment Paylocity, que l'entreprise utilise pour la paie. Somerset Cloud ERP a initié des personnalisations qui font désormais du traitement de la paie un jeu d'enfant. "Elle a pu prendre en charge d'autres projets et m'aider avec une nouvelle division de conformité tout en reprenant un emploi du temps à temps partiel", explique M. Ogle. "C'est énorme.

Le personnel mobile dispose désormais d'une vision en temps réel

En utilisant l'application mobile Acumatica, l'équipe des services extérieurs dispose de capacités commerciales qu'elle n'avait pas auparavant. Les responsables de SMG se connectent et "voient ce dont ils ont besoin à un niveau de détail qu'ils n'avaient jamais eu auparavant pour tous les points importants d'un projet", explique M. Ogle. Ils voient désormais des données telles que les factures à approuver, les heures facturables des employés et si les clients ont payé une facture. Auparavant, avec SAP Concur, dont le coût ne cessait d'augmenter, ils pouvaient approuver les heures et les dépenses, mais n'avaient aucune visibilité sur les projets. "La visibilité a été multipliée par 10", dit-elle.

"Acumatica nous permet également de disposer d'un outil d'appel d'offres cohérent, de sorte que tous les responsables des appels d'offres peuvent estimer le travail correctement", ajoute M. Gieseking. Auparavant, ils s'appuyaient sur une feuille de calcul verrouillée qui n'était pas souvent mise à jour, et certaines offres étaient faites à partir d'anciennes informations. "Nous avions utilisé Salesforce, mais nous l'avons mis en veilleuse parce qu'il était difficile de maintenir un système distinct", explique M. Ogle. "La possibilité de tout regrouper en un seul endroit est un énorme avantage d'Acumatica.

Transition facile vers le travail à domicile

Lorsque la pandémie a frappé, le personnel du siège de SMG a quitté ses bureaux d'Indianapolis pour travailler à domicile, pratiquement du jour au lendemain. Grâce à la plateforme d'Acumatica basée sur le cloud, le changement a été "miraculeusement facile", dit Ogle. "En l'espace d'une journée, nous avons confirmé que tout le monde avait ce dont il avait besoin, ils ont emporté leur travail de bureau à la maison ce soir-là et ont commencé à travailler à domicile le lendemain.

"Je ne pouvais pas imaginer que nous aurions pu prendre le relais en un jour et être à distance sans Acumatica", dit-elle. "Je suis effrayée à l'idée du temps et de la coordination qu'il nous aurait fallu avec notre ancien système.

Une croissance continue grâce à une entreprise connectée

Malgré les incertitudes entourant la crise du Covid-19, Safety Management Group prévoit une croissance continue et peut prendre de meilleures décisions sur la base de données en temps réel. Depuis la mise en service de l'entreprise, une cinquantaine d'employés ont été intégrés.

Acumatica a également permis à SMG d'éviter les licences logicielles coûteuses qui, pour ses sept systèmes précédents, s'élevaient à plus de 50 000 dollars, contre 7 000 dollars il y a quelques années.

"Acumatica nous place définitivement en position de croissance", déclare M. Gieseking. "La façon dont nous faisions les choses était obsolète et ne nous permettait pas d'opérer de la manière la plus efficace et la plus rentable. Acumatica s'aligne mieux sur notre trajectoire de croissance et nos besoins commerciaux en constante évolution.

Découvrez les témoignages de clients

LifeSource a mis en œuvre avec succès le système ERP Acumatica Cloud
LifeSource
LifeSource fonctionne plus efficacement et sauve plus de vies grâce à la plateforme ERP d'Acumatica
SEACOM a mis en œuvre avec succès le système ERP Acumatica Cloud
SEACOM
Le fournisseur panafricain de télécommunications SEACOM poursuit son expansion en Afrique grâce à Acumatica Cloud ERP
Alpha Insulation & Waterproofing Inc. a mis en œuvre avec succès le système ERP Acumatica Cloud
Alpha Insulation & Waterproofing Inc.
Le sous-traitant spécialisé Alpha Insulation & Waterproofing s'appuie sur Acumatica Construction Edition

Prêt à voir Acumatica en action ?