SpaceManager Closets

Plate-forme de fabrication abordable

Les trois ERP offraient des fonctionnalités de gestion financière, de fabrication et de services sur le terrain. "Mais NetSuite n'offrait pas de services sur le terrain de manière native, tout comme Dynamics, mais leurs fonctionnalités étaient limitées, ce qui n'était pas très attrayant pour moi."

L'une des principales pierres d'achoppement entre les deux offres alternatives était le coût. "NetSuite proposait des licences par utilisateur, ce qui, si vous essayez de vous développer, n'offre pas un coût prévisible au fur et à mesure que vous ajoutez des employés. Et puis il y a différents niveaux d'utilisateurs : certains sont comme moi - connectés pendant cinq ou six heures - et d'autres se connectent le matin et une fois le soir, mais le coût par utilisateur est le même".

"Microsoft Dynamics Business Central me semblait très lourd et ne correspondait pas à ce que j'attendais d'un logiciel moderne. Je n'aimais pas le modèle de licence ni l'aspect général. Ce n'était ni fluide ni moderne", explique M. Nwabudike.

Acumatica Manufacturing Edition

M. Nwabudike n'avait jamais entendu parler d'Acumatica et a été surpris par l'étendue de ses fonctionnalités. "Lorsque j'ai découvert Acumatica, j'ai été très surpris de l'existence d'une telle solution", déclare-t-il. "J'ai été étonné qu'il puisse faire tout ce qu'il pouvait faire.

Acumatica Manufacturing Edition, a-t-il appris, a été conçu pour les fabricants qui fabriquent sur stock, fabriquent à la commande, configurent à la commande, conçoivent à la commande et se concentrent sur les projets. Les applications natives connectent les données et les processus métier pour le contrôle des modifications techniques, la gestion de la production, la planification des matériaux, la planification et l'ordonnancement avancés, l'estimation et la configuration des produits basée sur des règles.

Des fonctionnalités telles que le kitting avec désassemblage, les articles matriciels pour les familles de produits, le contrôle des modifications techniques, le traitement externe, le suivi des lots et des séries et la prévision de la demande permettent d'améliorer la productivité dans tous les services. La plateforme connectée permet aux fabricants de créer des ordres de production manuellement, à partir de l'application de planification des besoins en matériaux (MRP), ou des commandes clients.

Il a été impressionné par le modèle de licence unique d'Acumatica Manufacturing Edition, la flexibilité du système et sa facilité d'utilisation, ce qui lui a permis de mettre en œuvre et de soutenir la plate-forme avec un minimum de ressources informatiques et de développement.

"Je voulais un système qui n'entraîne pas de coûts à chaque fois que je veux faire quelque chose", explique M. Nwabudike. "Parce que j'essaie de réduire les coûts, je ne veux pas engager un consultant si je veux changer une variable.

Il a également apprécié le fait qu'Acumatica soit basé sur le cloud, qu'il dispose d'une application mobile, qu'il offre l'intégration des paiements et qu'il propose une API ouverte pour faciliter les connexions avec des applications tierces.

"Acumatica a simplifié les choses grâce aux champs définis par l'utilisateur, ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire de faire appel à quelqu'un pour faire fonctionner le système en dehors de la configuration initiale", explique-t-il. "Vous pouvez faire la majeure partie du travail vous-même.

SpaceManager a travaillé avec ASWI, partenaire d'Acumatica, pour déployer la solution de gestion d'entreprise en seulement quatre mois. "ASWI a indiqué que la mise en œuvre prendrait de 6 à 9 mois, mais je devais avoir terminé avant la fin de l'année, car je ne voulais pas passer une autre année avec QuickBooks.

Élimination des problèmes d'inventaire

Au cours de la première année d'utilisation d'Acumatica Manufacturing, M. Nwabudike affirme avoir résolu 95 % de ses problèmes d'inventaire.

Ils ont également utilisé les données en temps réel d'Acumatica, ce qui aide les employés de l'atelier à faire leur travail efficacement. L'équipe dirigeante prend des décisions commerciales plus intelligentes et plus stratégiques, telles que l'achat de matériaux en vrac et la garantie de disposer des articles nécessaires en stock tout en réduisant les coûts des matériaux.

Après une année complète d'utilisation d'Acumatica, M. Nwabudike a examiné les données d'une année entière pour déterminer les taux de consommation de matériaux. L'entreprise a eu du mal à garder plusieurs articles en stock pendant les arrêts de la chaîne d'approvisionnement mondiale provoqués par les fermetures dues aux pandémies.

"J'ai pris la décision d'acheter en gros, ce que je ne pouvais pas faire auparavant", explique-t-il. "En examinant les données, je me suis rendu compte que nous pouvions tirer parti de notre taille pour réduire les coûts. J'ai effectué notre premier achat international parce qu'il était logique d'acheter 6 à 9 mois de stocks et d'économiser 30 %. De telles décisions ont été très payantes".

Réduction des erreurs, amélioration du contrôle de la qualité

SpaceManager Closets n'avait pas de processus formel de contrôle de la qualité et s'appuyait sur l'expérience de ses employés pour estimer les boutons, tirettes et autres composants auxiliaires nécessaires aux projets de stockage. "Nous n'avons jamais eu d'autre moyen de comptabiliser correctement ces articles que la vérification sur papier et de savoir qu'un projet était censé comporter six de ces éléments et sept d'entre eux", explique-t-il. "Avec 2 000 à 3 000 UGS, il était presque impossible de gérer ces articles sans système.

L'entreprise stockait un modèle de poignée en 15 couleurs, mais n'utilisait qu'une description générale de l'UGS, explique-t-il. En l'absence de documentation sur la couleur requise, l'entreprise perdait beaucoup de temps lorsque les installateurs n'avaient pas les bonnes pièces sous la main sur le terrain.

"Désormais, lorsque nous vendons un projet, les UGS appropriées sont incluses et passent par le système. Cela a permis de réduire considérablement les erreurs", explique M. Nwabudike. "Au point de prélèvement, vous arrivez avec les bonnes pièces. Si je vous vends un placard, que je vous demande un acompte de 50 % et que je vous promets de l'installer dans six semaines, le client s'attend à ce que nous achetions tous les articles et que nous venions chez lui six semaines plus tard. Dire que nous n'avons pas toutes les pièces nécessaires n'est pas acceptable".

Non seulement les mauvaises couleurs ou les pièces manquantes faisaient perdre du temps, mais ces erreurs réduisaient également les marges bénéficiaires de l'entreprise.

"Beaucoup de propriétaires voulaient une concession et ne considéraient pas que nous avions dépensé deux fois le même argent. Au lieu de cela, ils ont dû s'absenter deux fois de leur travail et veulent quelque chose pour leur peine", explique M. Nwabudike. "Vous pouvez imaginer l'impact sur les marges. C'est difficile à mesurer, mais nous avons subi beaucoup de pertes".

Grâce à l'amélioration des flux de travail et des données, Acumatica a permis d'inverser l'érosion des marges et d'améliorer la satisfaction globale des clients grâce à une excellente prestation de services. "Nous avançons à grands pas", déclare M. Nwabudike.

Amélioration du service et de l'expérience client

Le CRM d'Acumatica a permis à SpaceManager d'affiner son pipeline d'opportunités, de mieux comprendre d'où viennent les pistes rentables et de calculer le coût par piste.

"Auparavant, j'utilisais une feuille de calcul pour saisir les données des numéros de travail, puis je récupérais les données dans QuickBooks, mais je ne savais pas quel était notre retour sur investissement pour les différentes dépenses effectuées sur les canaux", explique-t-il.

Il dispose désormais d'un système construit autour des différentes étapes de l'achat et de la probabilité d'achat du client, car il faut du temps pour qu'une opportunité se transforme en achat. "Nous savons désormais combien nous allons vendre en un mois".

"L'autre aspect que nous examinons est le nombre de pistes provenant de tous ces différents canaux de commercialisation et la manière dont elles transitent par le système jusqu'à la vente.

Il est important de voir le flux de données à travers le système pour saisir le processus d'opportunité, d'une piste à une vente en passant par l'exécution et la facturation, afin de comprendre combien l'entreprise a dépensé pour obtenir cette piste, dit-il.

M. Nwabudike dispose également de données en temps réel qu'il utilise pour évaluer l'équipe de vente, ce qui lui permet de connaître les représentants dont les taux de conclusion sont les plus élevés et le personnel qui a besoin d'un encadrement supplémentaire. "Auparavant, nous ne faisions rien", explique-t-il.

Automatisation des processus Amélioration de la communication avec les clients

SpaceManager a créé une série d'e-mails automatisés pour informer les clients de leurs achats et des calendriers de livraison. "Auparavant, nous prenions l'argent du client et il n'entendait plus jamais parler de nous pendant six semaines", explique-t-il. "Les gens nous appelaient et n'appréciaient pas de devoir nous courir après. Nous n'avions pas la bande passante nécessaire pour appeler les gens, alors l'une des premières choses que j'ai faites a été de créer des notifications automatisées, qui sont très agréables et personnelles."

Nwabudike a mis en place lui-même les notifications automatisées par courriel et par texte en utilisant les capacités d'Acumatica " low-code ", sans code, et sans l'aide d'un développeur.

Il prévoit d'automatiser les processus relatifs aux paiements et aux dépôts afin de s'assurer que l'entreprise comptabilise les liquidités de manière appropriée pour le travail qu'elle effectue.

Après avoir perfectionné son installation Acumatica Manufacturing, SpaceManager Closets a déployé Acumatica Field Service, qui prend en charge la quinzaine d'installateurs sur le terrain de l'entreprise. L'application Field Service comprend une fonction de planification qui permet à SpaceManager de programmer des personnes sur plusieurs jours et de créer des équipes de personnes affectées à un seul projet.

M. Nwabudike prévoit de créer des listes de contrôle pour rappeler aux installateurs de prendre des photos, de télécharger les reçus et de fournir les documents d'approbation finale sur le terrain, depuis le domicile ou le bureau du client. Ces tâches sont souvent négligées et nécessaires lorsqu'un client s'interroge sur l'état d'avancement d'un projet.

Acumatica : Les forces vives de l'entreprise

Bien qu'Acumatica propose de nombreuses applications tierces au cas où SpaceManager aurait besoin de fonctionnalités très spécifiques, M. Nwabudike estime que l'étendue et la profondeur des fonctionnalités d'Acumatica dans sa plateforme prête à l'emploi lui permettent de répondre à tous ses besoins pour le moment. Cependant, il est plus confiant pour l'avenir, sachant qu'au fur et à mesure que son entreprise se développe, des fonctionnalités supplémentaires peuvent être ajoutées de manière transparente.

"Il n'y a rien que nous fassions qui n'inclue Acumatica", dit Nwabudike. "Acumatica est littéralement l'élément vital de notre entreprise. Nous disposons désormais d'un grand nombre de données qui nous permettent de prendre des décisions plus judicieuses.