Spohn Associates

Plate-forme de construction personnalisable et flexible pour la croissance

"Je voulais également une meilleure solution comptable que celle que nous utilisions", explique M. Barnett. "J'ai examiné Procore, qui est le haut de gamme de la gestion de la construction, mais il ne comprend pas la comptabilité. Procore était également cher, mais ne répondait pas à nos besoins réels.

M. Barnett a demandé à Somerset CPAs and Advisors, le cabinet d'experts-comptables externe de l'entreprise, quelles étaient les solutions possibles, ce qui l'a amené à rencontrer le directeur technique du cabinet, Jason Leveson. "Dès cette conversation, Acumatica Construction Edition nous a semblé correspondre à ce que nous souhaitions ", explique M. Barnett. "Après que Jason nous ait tout montré - toutes les personnalisations possibles et les fonctionnalités - nous savions que nous avions trouvé une excellente solution.

M. Leveson a rencontré l'équipe comptable de Spohn Associates, le directeur des opérations et quelques chefs de projet, et leur a montré les fonctions de l'application mobile Acumatica Construction Edition, les fonctions de gestion de projet et les rapports. "Acumatica Construction Edition avait tout ce que nous recherchions vraiment ", déclare Barnett. "Nous sommes différents d'une entreprise de construction classique et nous avons apprécié le fait de pouvoir ajouter différents domaines de spécialité et de personnaliser l'application en fonction de notre façon de travailler."

Un modèle de tarification unique facilite l'accès

M. Barnett a également apprécié le modèle de tarification d'Acumatica basé sur la consommation. "Il est agréable de ne pas avoir à se préoccuper des frais de licence par utilisateur", déclare-t-il. "Certains des autres systèmes que nous avons étudiés étaient comparables, mais le modèle de licence par utilisateur les rendait beaucoup plus chers. Les dirigeants n'ont pas à s'inquiéter des coûts de licence excessifs lorsqu'ils augmentent le nombre de leurs employés. À l'avenir, si les dirigeants décident d'autoriser les sous-traitants à soumettre des informations via Acumatica Construction Edition, les coûts ne seront pas prohibitifs.

Spohn Associates a déployé Acumatica Construction Edition dans un délai serré de trois mois grâce à Somerset CPA et à l'expertise technique de Barnett, qui lui a permis de prendre en charge la majeure partie du transfert de données.

L'automatisation des processus permet de gagner du temps

Les processus automatisés d'Acumatica ont permis à l'équipe comptable de gagner beaucoup de temps. "Travailler dans Acumatica Construction Edition est plus facile, tout comme la gestion de la facturation et la gestion des approbations pour les comptes fournisseurs", déclare Barnett. "Les panneaux latéraux sont l'une de mes fonctions préférées. Les informations dont j'ai le plus besoin sont à portée de main.

Au niveau national, la plupart des entreprises de construction produisent une facture standard conforme aux directives de l'American Institute of Architecture, connue sous le nom de facture AIA. Auparavant, Spohn créait les factures AIA en dehors de Sage, ce qui représentait une tâche manuelle fastidieuse. "Désormais, cette tâche est intégrée et automatisée, de sorte que la facturation prend moins de temps", explique M. Barnett.

Auparavant, M. Barnett passait d'innombrables heures à envoyer des rappels par courrier électronique aux chefs de projet et à d'autres personnes, pour les inciter à clôturer des projets ou à approuver des factures. "Désormais, ils disposent de tableaux de bord personnalisés qui leur indiquent les trois factures qu'ils doivent facturer, les quatre qu'ils doivent clôturer et peut-être les deux qu'ils ont sous-estimées, tout en gardant ces rappels sous les yeux", explique-t-il.

Spohn Associates gère toutes les fonctionnalités de calcul des coûts des travaux dont elle a besoin par le biais d'Acumatica Construction Edition.

Automatiser la conformité des sous-traitants

L'un des principaux maux de tête de l'équipe financière était auparavant le suivi manuel de l'assurance des sous-traitants et des documents de conformité. Ce processus est désormais automatisé dans Acumatica Construction Edition grâce à une personnalisation de Somerset CPA. Pour Spohn, Somerset a mis en place des flux de travail automatiques pour la gestion de projet, l'approbation des coûts, la conformité de l'assurance des sous-traitants et le suivi des soumissions de projet. Les flux de travail comprennent le routage des courriels, la gestion des documents, les rapports de tableau de bord, ainsi que les fonctionnalités du système. Ces processus automatisés de contrôle de projet permettent à Barnett et à son équipe de gagner du temps et de réduire le profil de risque global de l'entreprise.

"La capacité d'automatiser les flux de travail dans Acumatica Construction Edition est énorme", déclare Barnett. "Nous avons hâte d'automatiser de nombreux autres processus commerciaux.

La clôture mensuelle des finances "est très simple", ajoute-t-il. "Acumatica vous explique pourquoi la clôture n'a pas eu lieu et, d'un simple clic, vous indique les écritures encore ouvertes. Avec l'ancien système, il passait des heures à parcourir 10 applications différentes pour savoir où se trouvait une erreur et pourquoi un élément ne se clôturait pas.

L'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle au service de l'efficacité

M. Barnett apprécie le fait que l'interface utilisateur d'Acumatica Construction Edition soit facile à utiliser et intuitive. "Je l'adore", dit-il, ajoutant qu'il apprécie la flexibilité du programme pour configurer de nombreux éléments, y compris des éléments simples comme les mots utilisés par Acumatica dans le système. Par exemple, Spohn Associates décrit les projets comme des "scopes" plutôt que comme des éléments ou des activités, ce qui a été un changement simple.

Jeremy Sturgeon, de Spohn, apprécie la flexibilité. "Nous pouvons l'adapter à nos besoins et à notre façon de travailler", explique-t-il.

L'apprentissage automatique et l'intelligence artificielle intégrés par Acumatica dans sa fonction de recherche de type Google ont été utiles à Spohn Associates. Lorsque des phrases ou des lieux sont saisis dans la fonction de recherche, la plateforme se souvient de ces informations, ce qui permet à tout utilisateur d'y accéder plus facilement et plus rapidement par la suite. "Le fait de pouvoir saisir un domaine que les utilisateurs souhaitent analyser ou accéder à différentes parties du système a permis à Spohn d'être plus agile et de supprimer des étapes, ce qui lui a permis de rationaliser la recherche et d'être plus efficace", explique M. Leveson, de Somerset.

L'apprentissage automatique et l'IA aident également les clients d'Acumatica à envoyer sans fil des données du terrain depuis leur téléphone vers le système financier, comme les reçus de dépenses. Par exemple, un responsable de terrain peut prendre une photo d'un reçu d'affaires sur son téléphone, l'envoyer par e-mail au siège social, et Acumatica lit l'image et note le fournisseur, le montant et d'autres informations, les intégrant dans le système et les classant correctement.

"De cette manière, le processus de déclaration est beaucoup moins sujet aux erreurs et l'entreprise dispose instantanément d'informations complètes", explique M. Leveson. "Il y a moins d'étapes manuelles pour introduire des informations précises dans le système, ce qui permet également de gagner du temps."

Automatisation, accès étendu aux sous-traitants Objectifs futurs

La prochaine étape du programme Acumatica Construction Edition de Spohn Associates est l'automatisation de plusieurs processus de comptabilité clients, tels que l'envoi automatique de relevés aux fournisseurs et aux responsables internes. "Nous prévoyons également de donner accès à nos sous-traitants afin qu'ils puissent soumettre des rapports de projet quotidiens", explique M. Barnett. Il apprécie le fait que l'ouverture à des partenaires - avec un accès sécurisé restreint - n'entraînera pas d'augmentation des frais de licence grâce au modèle de tarification unique d'Acumatica.

Ces deux exemples ne sont que la partie émergée de l'iceberg de ce que Spohn Associates a en tête pour Acumatica Construction Edition.

"Lorsque nous avons modifié notre modèle commercial, passant de la vente de matériel uniquement à une entreprise d'installation et de sous-traitance, nous avons modifié la complexité et la quantité de travail et de paperasserie nécessaires", explique M. Barnett. "Nous comptons sur Acumatica Construction Edition pour nous aider à être plus efficaces, plus productifs, et nous permettre de faire plus avec moins au cours des mois et des années à venir.