Superprem Industries

Unifier les bases de données avec un ERP flexible et alimenté par l'informatique en nuage

Chiang était à la recherche d'un ERP abordable, moderne et basé sur le cloud, capable de gérer la croissance de l'entreprise de manière flexible.

"Au début, nous avons envisagé de mettre à niveau notre plateforme Sage obsolète parce que nous pensions que l'interface et les fonctionnalités seraient similaires, mais nous avons appris qu'il ne s'agissait pas d'un véritable produit en nuage", explique M. Chiang. "Il y a des données dans le nuage, mais elles doivent être téléchargées. De plus, une seule personne pouvait se connecter au nuage à la fois."

Il s'est intéressé à d'autres logiciels ERP, mais a constaté que beaucoup d'entre eux n'investissaient pas dans leurs produits et que chacun avait une tarification par utilisateur qui les rendait très onéreux. "Aucun d'entre eux ne propose le modèle d'Acumatica avec des utilisateurs illimités, qui vous facture en fonction de votre utilisation, ce qui nous a semblé très intéressant", explique M. Chiang. "Nous avons un très grand nombre d'utilisateurs mais une faible utilisation" de la part de nombreux employés.

Il a également choisi Acumatica en raison de sa solide réputation dans le domaine du cloud et de son approche communautaire robuste où les clients contribuent à dicter les développements futurs des fonctionnalités.

"Acumatica était plus récent, et les consultants (de référence) ont dit qu'ils avaient une communauté très dynamique qui poussait l'enveloppe (de développement Acumatica) par rapport aux entreprises de logiciels ERP traditionnels qui n'apportaient pas beaucoup de changements ou d'améliorations.

Ne disposant pas d'une équipe informatique interne, M. Chiang a cherché un partenaire pour aider Superprem à mettre en œuvre Acumatica. Il a choisi The Answer Co. en raison de son excellente réputation, de sa connaissance approfondie de Sage et de son approche commerciale directe.

Le module Intercompany permet de gérer en toute transparence des entités multiples

Dans le cadre du processus de découverte, The Answer Co. a appris que Superprem devait modifier un grand nombre des processus humains qu'elle avait adoptés pour assurer le fonctionnement de ses quatre bases de données. En outre, l'équipe a identifié que Superprem pourrait bénéficier grandement du module inter-sociétés d'Acumatica, qui permet aux entreprises de gérer de manière transparente les rapports financiers et d'automatiser les transactions entre un nombre illimité d'entités liées.

Le module permet aux dirigeants de décider quels éléments doivent être séparés ou partagés entre eux, tels que le plan comptable, les clients, les employés, etc. La société a mis en œuvre les modules Financials (GL, AP, AR, CM, TM, Currency, ARM Reporting), Distribution (IN, PO, SO) et Intercompany d'Acumatica en tant que solution de bout en bout pour son entreprise en pleine croissance.

L'ERP en nuage rationalise les opérations et améliore la communication

Superprem fonctionne désormais beaucoup plus efficacement à partir d'une base de données unique, la communication s'est améliorée dans toute l'entreprise et, surtout, le grossiste dispose désormais d'informations précises sur les stocks. Grâce à la mise en place de processus financiers et opérationnels adéquats, Superprem peut s'étendre à de nouveaux territoires sans effort.

"La communication entre les bureaux a été incroyable", déclare M. Chiang. Depuis que tout le monde a accès à Acumatica, le service des ventes n'a plus besoin de déranger l'entrepôt pour vérifier les niveaux de stock.

Les vendeurs n'ont plus à se préoccuper de la comptabilité car ils ont un accès instantané aux informations sur les clients à partir de leurs appareils mobiles. La comptabilité n'appelle plus chaque bureau pour connaître l'état d'une facture, et le personnel de l'entrepôt peut préparer et expédier les commandes plus efficacement parce qu'il n'est pas constamment interrompu pour vérifier que les articles sont en stock.

Tout le monde est devenu plus efficace puisqu'ils ne doivent plus passer du temps à s'envoyer des courriels ou à se téléphoner pour obtenir les informations qu'Acumatica fournit maintenant.

Visibilité des stocks en temps réel

Acumatica a également permis d'avoir une visibilité en temps réel des niveaux de stock et de consolider les informations de reporting car les informations sont facilement partagées entre les différents sites. La création d'une facture et son suivi dans le système sont incroyablement faciles, affirme M. Chiang.

En outre, "le module interentreprises d'Acumatica a été incroyable", déclare-t-il. "Nous avons deux sociétés, l'une qui détient les actions et l'autre qui s'occupe de la distribution. Il y a donc beaucoup de transactions croisées et la comptabilité était un cauchemar dans Sage. Mais tout est intégré dans Acumatica, ce qui nous fait gagner un temps fou. Le système fait tout pour vous, et les transferts inter-sociétés sont désormais un jeu d'enfant".

Rapport de la Commission : 8 heures réduites à 1,5

Chiang affirme qu'il est beaucoup plus efficace grâce à Acumatica. Parce qu'il est convaincu de l'exactitude des données contenues dans Acumatica et qu'elles sont disponibles d'une simple pression sur un bouton, il passe moins de temps à créer des rapports et plus de temps à analyser les données de l'entreprise, telles que la rentabilité. Auparavant, "le paiement des commissions me prenait huit heures", dit-il. "Aujourd'hui, cela ne prend plus qu'une heure et demie.

Il estime que les employés ont réduit le temps consacré au transfert des stocks entre les succursales de trois heures à seulement cinq minutes. En outre, comme ils n'ont plus à copier et coller les informations d'une base de données à l'autre, ils ont gagné deux à trois minutes par transaction et sont plus efficaces.

Une plus grande transparence vis-à-vis des clients stimule les ventes

Les clients en ont également profité. "Nos clients bénéficient d'une plus grande transparence dans leurs factures et leurs relevés grâce à la facilité d'envoi par courrier électronique des fichiers nécessaires à une vente", explique-t-il. "Nous avons maintenant plus de 1 500 revendeurs actifs et les ventes ont augmenté de 12 % d'une année sur l'autre au cours des six derniers mois. Parce qu'ils peuvent faire davantage confiance au système d'inventaire, Superprem continue de fournir un niveau élevé de service à la clientèle, y compris l'expédition le jour même, ajoute-t-il.

Superprem prévoit d'ajouter de nouvelles fonctionnalités à Acumatica à l'avenir par l'intermédiaire des partenaires tiers d'Acumatica. Chiang travaille avec EazyStock pour l'optimisation des stocks, et il prévoit de mettre en œuvre un logiciel de gestion de la relation client, de gestion des conteneurs et de fiscalité, et d'ajouter des scanners à la gestion de son entrepôt lorsque son budget le permettra. Il envisage également d'ajouter un portail client pour que les clients puissent vérifier les stocks par eux-mêmes.

"Je suis constamment étonné par la façon dont Acumatica semble tout simplement "fonctionner", dit-il. "Tout ce que nous imaginons que le système peut faire, nous avons pu le réaliser sans l'aide de modifications externes.

Selon M. Chiang, les stocks de Superprem augmentent d'environ 10 % par an et les projets futurs prévoient une expansion plus poussée dans l'est du Canada.

"Acumatica nous y aidera", déclare-t-il. "Dans l'ensemble, Acumatica va transformer la façon dont notre entreprise mène ses activités, et nous nous réjouissons de créer un partenariat à long terme.