Safety Management Group

M. Ogle a parlé à Somerset Cloud ERP, partenaire technologique de longue date de SMG, des besoins de l'entreprise pour soutenir sa croissance rapide et ses exigences commerciales uniques. "Ma liste d'exigences était assez fixe, et peu de concurrents pouvaient y figurer", explique M. Ogle, ajoutant qu'il n'y avait pas beaucoup de plates-formes véritablement en nuage. "En fin de compte, nous n'avions que deux options : Sage Intacct et Acumatica." Une fois que Somerset Cloud ERP a fait la démonstration d'Acumatica et expliqué le modèle de tarification favorable à la croissance et la capacité d'intégration transparente avec des applications tierces, il est devenu évident que c'était le meilleur choix, dit-elle.

ERP à prix abordable

"Je pense que l'une des raisons pour lesquelles nous sommes restés là où nous étions pendant si longtemps, c'est que lorsque vous commencez à regarder les logiciels intégrés, ils sont très chers", explique M. Ogle. "Mais Acumatica est très moderne et progressif, et son modèle de tarification est très différent de tous les autres logiciels que nous avons examinés. J'ai adoré la tarification basée sur les transactions.

L'application mobile complète d'Acumatica était également intéressante ; elle permettrait à l'équipe de service sur le terrain travaillant à distance dans 37 États d'avoir un meilleur accès à une source unique de vérité et donnerait aux responsables une meilleure visibilité et les outils nécessaires à la gestion de leurs projets.

En partenariat avec Jason Leveson, de Somerset Cloud ERP, qui a dirigé la mise en œuvre, le projet "7 to 1" a été lancé. Mme Ogle a déclaré que sa plus grande préoccupation lors de la mise en œuvre était "d'apporter suffisamment de données pour mettre les sept systèmes en veilleuse de manière adéquate tout en limitant les perturbations pour nos associés". SMG a d'abord transféré son service de comptabilité (facturation, GL, AP, rapprochements bancaires, etc.) et le suivi du temps. ) et le suivi des temps. Le transfert des dépenses de Concur a été échelonné sur une période d'un mois. Les tableaux de bord, le CRM et les intégrations de tiers ont ensuite été programmés pour des dates postérieures à la mise en service.

Plus efficace, plus rentable

L'équipe comptable et le directeur financier de SMG se concentrent désormais sur les initiatives commerciales stratégiques, tandis que l'équipe de direction dispose d'une vision beaucoup plus approfondie de l'activité, avec le niveau de précision requis pour prendre les décisions d'une entreprise de taille moyenne en pleine croissance. "La possibilité de voir les temps d'arrêt d'un collaborateur, qui peut être sous-utilisé, ou les comptes dont les factures arrivent à échéance, ou encore la situation de notre trésorerie, en appuyant sur un bouton, est passionnante pour moi", déclare M. Gieseking.

Mme Ogle estime que les tableaux de bord d'Acumatica et la possibilité de travailler à partir d'une source unique de données lui ont permis de gagner environ 12 semaines par an. Elle ne passe plus des heures à créer des rapports financiers exécutifs, à essayer de clôturer les rapports de temps et de dépenses ou à essayer de tout réconcilier pour la fin du mois. Les données sont regroupées en un seul endroit et facilement accessibles dans Acumatica.

"Le système de gestion du temps peut désormais être verrouillé, les modules financiers peuvent être fermés et contrôlés, et Acumatica me permet de disposer d'une semaine supplémentaire chaque mois pour travailler sur des projets ou des initiatives", explique M. Ogle en énumérant les avantages d'Acumatica. "Cela nous a également aidés du point de vue des coûts.

En effet, la consolidation des rapports sur le temps et les dépenses en une seule source de données a permis à l'équipe comptable de 5 personnes d'économiser plusieurs heures et d'éviter l'embauche d'une personne supplémentaire. La main-d'œuvre mobile téléchargeant les informations relatives au temps et aux dépenses directement dans Acumatica, le responsable de la paie a réduit le temps nécessaire à la gestion de la paie de quelque 40 heures à 10 heures.

Une partie de cette réduction est due au fait qu'Acumatica se connecte facilement à des applications tierces, notamment Paylocity, que l'entreprise utilise pour la paie. Somerset Cloud ERP a initié des personnalisations qui font désormais du traitement de la paie un jeu d'enfant. "Elle a pu prendre en charge d'autres projets et m'aider avec une nouvelle division de conformité tout en reprenant un emploi du temps à temps partiel", explique M. Ogle. "C'est énorme.

Le personnel mobile dispose désormais d'une vision en temps réel

En utilisant l'application mobile Acumatica, l'équipe des services extérieurs dispose de capacités commerciales qu'elle n'avait pas auparavant. Les responsables de SMG se connectent et "voient ce dont ils ont besoin à un niveau de détail qu'ils n'avaient jamais eu auparavant pour tous les points importants d'un projet", explique M. Ogle. Ils voient désormais des données telles que les factures à approuver, les heures facturables des employés et si les clients ont payé une facture. Auparavant, avec SAP Concur, dont le coût ne cessait d'augmenter, ils pouvaient approuver les heures et les dépenses, mais n'avaient aucune visibilité sur les projets. "La visibilité a été multipliée par 10", dit-elle.

"Acumatica nous permet également de disposer d'un outil d'appel d'offres cohérent, de sorte que tous les responsables des appels d'offres peuvent estimer le travail correctement", ajoute M. Gieseking. Auparavant, ils s'appuyaient sur une feuille de calcul verrouillée qui n'était pas souvent mise à jour, et certaines offres étaient faites à partir d'anciennes informations. "Nous avions utilisé Salesforce, mais nous l'avons mis en veilleuse parce qu'il était difficile de maintenir un système distinct", explique M. Ogle. "La possibilité de tout regrouper en un seul endroit est un énorme avantage d'Acumatica.

Transition facile vers le travail à domicile

Lorsque la pandémie a frappé, le personnel du siège de SMG a quitté ses bureaux d'Indianapolis pour travailler à domicile, pratiquement du jour au lendemain. Grâce à la plateforme d'Acumatica basée sur le cloud, le changement a été "miraculeusement facile", dit Ogle. "En l'espace d'une journée, nous avons confirmé que tout le monde avait ce dont il avait besoin, ils ont emporté leur travail de bureau à la maison ce soir-là et ont commencé à travailler à domicile le lendemain.

"Je ne pouvais pas imaginer que nous aurions pu prendre le relais en un jour et être à distance sans Acumatica", dit-elle. "Je suis effrayée à l'idée du temps et de la coordination qu'il nous aurait fallu avec notre ancien système.

Une croissance continue grâce à une entreprise connectée

Malgré les incertitudes entourant la crise du Covid-19, Safety Management Group prévoit une croissance continue et peut prendre de meilleures décisions sur la base de données en temps réel. Depuis la mise en service de l'entreprise, une cinquantaine d'employés ont été intégrés.

Acumatica a également permis à SMG d'éviter les licences logicielles coûteuses qui, pour ses sept systèmes précédents, s'élevaient à plus de 50 000 dollars, contre 7 000 dollars il y a quelques années.

"Acumatica nous place définitivement en position de croissance", déclare M. Gieseking. "La façon dont nous faisions les choses était obsolète et ne nous permettait pas d'opérer de la manière la plus efficace et la plus rentable. Acumatica s'aligne mieux sur notre trajectoire de croissance et nos besoins commerciaux en constante évolution.