Défis
Dans de nombreuses petites villes américaines, on trouve une ou deux grandes familles qui ont à cœur d'améliorer la situation de la communauté en créant des entreprises pour créer des emplois, en rénovant des bâtiments vétustes, etc.
d'améliorer la situation de la communauté en créant des entreprises pour augmenter l'emploi, en rénovant des bâtiments vieillissants et en relevant d'autres défis communautaires.
bâtiments vieillissants et en relevant d'autres défis communautaires.
À Lincoln, dans le Nebraska, ce sont les Boles et les Schafers. Cette famille élargie gère divers
aspects de Telesis, Inc. La société holding comprend une entreprise de sécurité des données, plusieurs restaurants, une microbrasserie, des biens immobiliers et une exploitation agricole urbaine.
restaurants, une microbrasserie, des biens immobiliers et une exploitation agricole urbaine.
Telesis, Inc. Opérations
Data Security, Inc. est la plus grande et la plus ancienne des activités de production de Telesis, Inc.
Cette entreprise de 40 ans, cofondée par Brian Boles, fabrique des machines qui aident les gouvernements
et les entreprises à détruire les données numériques stockées sur les disques durs d'ordinateurs, les ordinateurs portables, les lecteurs de serveurs, les bandes de sauvegarde et les bandes audio,
les bandes de sauvegarde et les bandes audio.
Ses démagnétiseurs et ses produits de destruction sont évalués par la National Security Agency
(NSA) et figurent sur les listes de produits évalués (EPL) approuvées par la NSA, ce qui signifie que les produits peuvent être utilisés par le département de la défense (DoD).
que ces produits peuvent être utilisés par le ministère de la défense (DoD).
Alors que la NSA élabore de nouvelles normes pour l'effacement et l'élimination des supports de stockage de données,
Data Security, Inc. a construit de nouvelles machines pour conserver sa position de leader sur le marché. La société
s'est développée sur de nouveaux marchés, aidant les entreprises à se conformer aux politiques de sécurité définies par le National
National Institute of Standards and Technology (NIST), le Federal Information Security Management Act (FISMA) et la loi sur la sécurité de l'information.
(FISMA), et à la législation sur la protection de la vie privée, comme la loi Gramm-Leach-Bliley (GLBA) et la loi sur la portabilité et la responsabilité en matière d'assurance maladie (Health Insurance Portability and Accountability Act).
Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA).
Data Security, Inc. conçoit, fabrique, vend et soutient sa gamme de produits à des clients du monde entier.
clients dans le monde entier.
Restaurant et brasserie
Brian Boles a aidé son frère Scott à réaliser son rêve d'ouvrir un restaurant en 1991.
Ils ont recruté un ami de toujours, Jay Jarvis, et ont ouvert la première brasserie du Nebraska,
Lazlo's Brewery & Grill. Cet établissement reste l'un des restaurants emblématiques de Lincoln.
Des années plus tard, ils ont créé Empyrean Brewing Co. pour produire les bières de Lazlo et les distribuer dans d'autres points de vente.
d'autres points de vente. Un deuxième établissement de Lazlo Inc. a ouvert ses portes en 1998, une initiative qui a mis en lumière les coûts énergétiques considérables liés à l'exploitation de deux établissements de banlieue.
l'énorme coût énergétique de l'exploitation de deux restaurants de banlieue.
Atteindre le Net Zéro
C'est ainsi qu'ils ont commencé à installer des champs de captage géothermiques et des pompes à chaleur à eau pour chauffer et climatiser leurs propriétés.
pour chauffer et refroidir leurs propriétés. L'entreprise a également installé le plus grand réseau solaire privé de l'État dans le centre-ville de Lincoln.
de l'État dans le centre-ville de Lincoln, qui fait partie intégrante de la stratégie de la famille pour
d'atteindre une consommation d'énergie nette zéro.
Pour aider les familles à atteindre leurs objectifs en matière de développement durable, l'entreprise a décidé de réaffecter les bâtiments à l'agriculture urbaine, avec des cultures tout au long de l'année.
l'agriculture urbaine avec des cultures tout au long de l'année, en utilisant 95 % d'eau en moins par rapport à l'agriculture traditionnelle, et de soutenir les méthodes agricoles traditionnelles.
et de soutenir les méthodes agricoles traditionnelles. L'entreprise la plus récente est Avert Vertical
Vertical Cultivations. Elle a été lancée en 2019.
Fonctionnement sur des systèmes hérités du passé
Tout au long de l'histoire de l'entreprise, les opérations se sont déroulées sur Macola, un système financier hérité du passé
Telesis, Inc. a consacré des efforts et des coûts considérables à la personnalisation et à l'utilisation de systèmes tiers supplémentaires.
systèmes tiers.
Les cadres ont complété Macola avec des feuilles de calcul et des applications tierces.
Les systèmes déconnectés nécessitaient de nombreuses saisies manuelles de données.
Darren Parrott, directeur des finances et de l'administration, jonglait avec quatre locataires de Macola.
et trouvait fastidieux d'attribuer les coûts partagés aux bonnes entités. Le rapprochement des erreurs faisait perdre beaucoup de temps, tout comme l'équilibrage des comptes.
beaucoup de temps, tout comme l'équilibrage des comptes. Il était difficile de déterminer le coût des marchandises vendues pour les opérations de fabrication et les stocks.
Il était difficile de déterminer le coût des marchandises vendues pour les opérations de fabrication, et les niveaux de stock étaient souvent incorrects.
"Au fur et à mesure de notre croissance, nous avons élargi notre personnel administratif pour qu'il puisse saisir les factures et s'occuper des tâches quotidiennes.
pour saisir les factures et s'occuper des tâches quotidiennes", explique M. Parrott, qui précise qu'au fil des ans, le personnel financier a doublé, passant à 16 personnes, uniquement pour manipuler les données.
uniquement pour manipuler les données.
Inventaire inexact
Data Security, Inc. utilise différentes combinaisons de plus de 3 000 pièces dans ses machines.
Les pièces doublement allouées laissaient certaines pièces en rupture de stock, ce qui retardait parfois la production.
"Nous établissons chaque année des prévisions solides et nous avons des produits qui utilisent plusieurs pièces,
mais si vous disiez que vous alliez construire 150 unités en un an, ce stock devait être retiré immédiatement", explique Eric Schaer.
immédiatement", explique Eric Schafer, président de Telesis, Inc. président de Telesis. Sinon, quelqu'un d'autre dans la fabrication
pourrait les utiliser. "Il est arrivé que personne ne sache à quel moment nous n'avions plus d'articles en stock, ce qui nous a empêchés de continuer à produire.
de l'inventaire, ce qui nous empêchait de continuer à construire", ajoute-t-il.
La création de rapports d'analyse impliquait l'exportation de données de Macola et d'autres systèmes vers
Excel. "Le temps nécessaire à l'exportation vers Excel était excessif", explique Eric. "Vous deviez
Vous restiez littéralement assis à votre bureau à attendre cinq ou dix minutes, le temps que les données s'actualisent, parfois même qu'elles s'ouvrent.
s'ouvrent. Nous avions trop de cadres qui perdaient leur temps". Pour tenter de remédier à cette
pour tenter de remédier à la situation, ils ont décidé de limiter l'actualisation des données à 6 heures du matin, "mais ce n'est pas une manière efficace de gérer une entreprise", ajoute-t-il.
une entreprise", ajoute-t-il.
Renee Schafer, directrice des opérations chez Data Security, Inc. ajoute : "Il y avait un certain nombre de données à Macola, mais il était difficile de les mettre à jour.
quantité de données dans Macola, mais il était difficile de les mettre à jour. Dès que vous aviez un changement, ou que vous deviez changer un produit, vous deviez le faire au bon moment.
changement, ou si vous deviez changer un produit, vous deviez le faire au bon moment. Il n'était pas possible d'apporter des modifications en direct sur place
ni procéder à des révisions. C'était impossible. Nous avions donc beaucoup de feuilles de calcul Excel et un grand nombre de suivis différents.
de suivi".
Data Security, Inc. utilisait Microsoft Access comme système de gestion de la relation client (CRM), qui était très personnalisé. Selon Renée, Microsoft n'a pas soutenu le programme depuis des années.
Microsoft n'assure plus le support du programme depuis des années, mais les dirigeants n'ont pas trouvé de nouveau
CRM qui permette la personnalisation nécessaire. Le programme ne fournissait pas les données ou les informations nécessaires aux ventes à mesure que les entreprises se développaient.
nécessaires aux ventes au fur et à mesure de la croissance des entreprises.
Inefficacités des restaurants
Telesis, Inc. possède quatre restaurants qui accueillent plus d'un million de clients par an. Collectivement,
ils représentent environ 80 % des transactions manuelles. En plus de ces
les factures des fournisseurs de produits alimentaires étaient saisies manuellement, et les fournisseurs se présentaient deux à quatre fois par semaine pour réapprovisionner les restaurants en produits alimentaires et en boissons.
deux à quatre fois par semaine pour réapprovisionner en nourriture et en boissons.
"Toutes les factures de nos fournisseurs étaient saisies manuellement dans un système lent", explique Eric.
"Nous ne disposions pas d'un bon flux de travail. Six personnes saisissaient les données. Ce qui nous permettait d'avancer, c'était la date à laquelle nous clôturions une
était la date à laquelle nous clôturions la fin du mois. Vous ne pouvez pas prendre de décisions si le mois de janvier n'est pas clôturé avant mars ou avril.
janvier n'est pas clôturé avant mars ou avril.
Il fallait trois jours aux directeurs de restaurant pour saisir les transactions des semaines précédentes et réconcilier les prix de vente des employés.
de la semaine précédente et réconcilier les comps alimentaires des employés, explique Parrott.
La saisie des notes de frais de l'une ou l'autre des entreprises était une tâche manuelle qui prenait beaucoup de temps.
de télécharger son relevé de carte de crédit et de saisir manuellement les éléments dans une feuille de calcul.
dans une feuille de calcul. La feuille de calcul était ensuite envoyée à l'équipe comptable qui saisissait à nouveau les informations dans Macola.
les informations dans Macola.
"Nous sommes limités et cela a vite coûté cher", explique Eric.