Interview de Nucleus Research

A N A L Y S T E
Samuel Hamway

Le bilan

Nucleus a interrogé plusieurs clients Acumatica issus du marché intermédiaire et de divers secteurs d’activité, mettant en évidence des gains d’efficacité opérationnelle et des économies de coûts significatifs. Parmi les principaux avantages, on peut citer une visibilité immédiate sur les indicateurs clés, la réduction du délai de clôture de fin de mois de 10 jours à un seul jour, ainsi que la suppression de la saisie de données en double grâce aux intégrations. Acumatica prend en charge les flux de travail et les formulaires personnalisés, ce qui réduit considérablement la saisie manuelle des données et les délais de traitement. Les entreprises ont indiqué pouvoir gérer plus efficacement l’augmentation du volume des projets et leur répartition géographique ; l’une d’entre elles a ainsi réaffecté ses ressources pour se concentrer sur des initiatives stratégiques telles que les efforts en matière d’environnement, de responsabilité sociale et de gouvernance (ESG). Les utilisateurs recommandent une mise en œuvre progressive qui minimise les perturbations et permet des ajustements en temps réel.

Vue d'ensemble

Les entreprises de taille moyenne sont confrontées à des défis spécifiques qui exigent des solutions flexibles et complètes. Le besoin d’un système unifié prenant en charge un large éventail d’applications — de la comptabilité et des ventes à la gestion des stocks et des projets — n’a jamais été aussi crucial. Cette nécessité est encore renforcée par la transition vers la collaboration à distance et l’exigence d’une disponibilité constante, tout en garantissant une sécurité de niveau entreprise. Les solutions ERP basées sur le cloud, conçues pour répondre à ces besoins, offrent la flexibilité nécessaire pour s'adapter à des environnements commerciaux en constante évolution, que ce soit via des déploiements sur cloud public ou privé. Ces plateformes jouent un rôle central pour les entreprises qui cherchent à rationaliser leurs opérations dans divers secteurs, notamment l'industrie, la distribution, la construction et le commerce de détail, en proposant des fonctionnalités sur mesure et des flux de travail intégrés.

Acumatica

La solution ERP cloud d’Acumatica s’adresse aux entreprises de taille moyenne et propose une suite complète d’applications couvrant la comptabilité, les ventes, la gestion des stocks, la gestion des entrepôts, la gestion de projets, la gestion de la relation client et les opérations de production. La plateforme repose sur une architecture cloud ouverte et sécurisée, garantissant une disponibilité constante, la collaboration à distance et une sécurité de niveau entreprise. Acumatica offre une grande flexibilité de déploiement, permettant aux entreprises de choisir entre des options de cloud public ou privé en fonction de l’évolution de leurs besoins. Acumatica se distingue par son modèle de licence basé sur la consommation, qui permet un accès illimité aux utilisateurs sans frais supplémentaires. Cette approche favorise l’évolutivité et l’inclusivité pour tous les rôles au sein de l’organisation. La solution repose sur une base de code unique pour l’ensemble de ses éditions sectorielles.

Principaux avantages

Grâce à une analyse approfondie et à des échanges avec des clients issus de divers secteurs, nous avons identifié des avantages significatifs découlant de la mise en œuvre d'Acumatica, notamment :

▪ Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Acumatica améliore l’efficacité opérationnelle en intégrant des formulaires personnalisés et en automatisant des processus qui nécessitaient auparavant une intervention manuelle. Par exemple, le passage à Acumatica a permis à une entreprise de construction de réduire de 50 % le temps nécessaire à l’élaboration des devis, passant de 1 à 2 jours à moins d’une journée. Ce gain d’efficacité est attribué à la capacité du système à intégrer des formulaires personnalisés directement dans l’application, éliminant ainsi la saisie redondante de données et les processus disjoints.

▪ Gestion financière optimisée : Acumatica facilite l’accès immédiat aux indicateurs financiers, transformant ainsi la visibilité et la productivité financières. Alors qu’auparavant, la compilation des données financières pouvait prendre plusieurs heures, Acumatica fournit ces informations instantanément. Cet avantage clé favorise une meilleure prise de décision et permet une gestion financière plus agile. Une organisation a indiqué que le passage de QuickBooks à Acumatica avait entraîné un gain de temps significatif et amélioré la supervision financière, soulignant ainsi l’impact de la plateforme sur l’efficacité financière.

▪ Allocation optimisée des ressources : grâce à ses capacités d’automatisation et d’intégration, Acumatica facilite l’allocation optimale des ressources humaines. La plateforme automatise des processus qui nécessitaient auparavant une intervention manuelle, libérant ainsi du personnel pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Par exemple, un fabricant de pièces automobiles a vu ses tâches manuelles et répétitives diminuer, ce qui a permis à son personnel de se concentrer sur des initiatives stratégiques telles que les efforts en matière d’ESG. Cette évolution a non seulement amélioré l’utilisation des ressources, mais a également contribué à la fidélisation des employés en renforçant leur satisfaction au travail.

Témoignages de clients

Nucleus a interrogé plusieurs clients d'Acumatica afin d'évaluer la valeur apportée par la plateforme.

Entreprise de construction basée aux États-Unis

Avant la mise en œuvre d’Acumatica, cette entreprise de construction basée aux États-Unis, qui compte environ 50 employés et génère un chiffre d’affaires de 20 millions de dollars, exploitait deux entités distinctes spécialisées respectivement dans la fabrication et la construction. Chaque entité utilisait QuickBooks pour la gestion financière, la branche fabrication ayant également recours à un logiciel de gestion des commandes. Les activités de construction s’appuyaient largement sur des tableurs pour la gestion de projet. En 2020, l’entreprise a dû relever un défi de taille : mener à bien en 12 mois l’équivalent de deux années de projets. Cette période d’activité intense a ouvert de nouvelles opportunités et a mis en évidence la nécessité de disposer d’un système plus sophistiqué pour gérer des projets plus importants et plus complexes, ainsi qu’une activité géographiquement dispersée. L’entreprise s’est développée pour compter désormais quatre sociétés et a cherché un système unifié permettant de gérer des flux de travail distincts tout en consolidant ses données financières.

Le processus de sélection d’un nouveau système a notamment porté sur Procore, Sage et Innate, mais ces solutions ont finalement été écartées en raison, respectivement, de leurs modèles tarifaires, d’un manque de prise en charge du secteur manufacturier et d’une inadéquation avec la taille de l’organisation. Acumatica a été choisie pour sa plateforme cloud capable de gérer les processus de fabrication, de prendre en charge plusieurs sociétés et d’offrir la flexibilité nécessaire aux diverses activités de l’entreprise. La mise en œuvre, facilitée par un revendeur basé à Kansas City, s’est d’abord concentrée sur les modules de gestion financière et de paie, évitant ainsi une mise en service « radicale » et optant plutôt pour une approche progressive afin de développer des fonctionnalités supplémentaires.

La transition vers Acumatica a permis à l’entreprise d’intégrer des formulaires personnalisés directement dans l’application, éliminant ainsi la saisie manuelle des données et les processus fragmentés rencontrés auparavant avec les formulaires Microsoft et Google. Cette intégration a entraîné des gains d’efficacité significatifs, notamment dans le processus de génération des devis, où ce qui prenait auparavant 1 à 2 jours ne nécessite désormais plus que la moitié du temps. Les indicateurs financiers, dont l’élaboration prenait auparavant plusieurs heures avec QuickBooks, sont désormais disponibles instantanément, ce qui améliore la visibilité financière et la productivité.

Fournisseur de solutions de sécurité pour les flottes

Avant de mettre en œuvre Acumatica, ce fournisseur de solutions de sécurité pour flottes, basé aux États-Unis et comptant 50 employés, gérait ses opérations via trois plateformes distinctes : QuickBooks pour la comptabilité, Access pour les données, la saisie des commandes et les stocks, et Act pour le marketing et les ventes. L’entreprise a brièvement envisagé NetSuite, mais s’est heurtée à des difficultés liées à la nécessité d’adapter des milliers de références au nouveau système, ce qui aurait nécessité des changements importants dans ses opérations. La transition vers Acumatica a débuté le 1er septembre 2022, après avoir identifié le besoin d’une solution plus intégrée, capable de s’adapter à ses processus existants plutôt que d’en imposer de nouveaux.

La mise en œuvre d’Acumatica a d’abord porté sur les modules de comptabilité, de gestion des stocks et de facturation, et l’équipe a rapidement maîtrisé le système. L’entreprise a apprécié la flexibilité d’Acumatica, qui lui a permis de s’adapter plus facilement à ses besoins spécifiques sans avoir à revoir en profondeur ses pratiques opérationnelles. Cette adaptabilité contrastait avec son expérience avec NetSuite, où la nécessité de modifier ses opérations pour les adapter au système avait constitué un frein important. Le processus de déploiement a montré que, même si l’équipe aurait pu mettre le système en production plus tôt, le fait de prendre le temps nécessaire pour identifier et résoudre les problèmes s’est avéré bénéfique.

Après le déploiement, l’entreprise a immédiatement tiré des avantages significatifs de l’intégration d’Acumatica. L’accès à l’information et la possibilité de générer des rapports sont devenus beaucoup plus simples : ce qui était auparavant un processus nécessitant l’envoi d’e-mails et l’attente de réponses s’est transformé en une action simple et immédiate. À lui seul, ce changement a permis à l’entreprise de gagner un temps considérable, rationalisant ainsi considérablement ses opérations. La facilité avec laquelle il est possible de demander et de recevoir rapidement de nouveaux rapports grâce au support réactif d’Acumatica a encore renforcé l’efficacité opérationnelle. L’entreprise n’a signalé aucun problème avec le système Acumatica, soulignant ainsi la réactivité de la plateforme face à ses besoins. Qu’il s’agisse d’adapter le système pour mieux répondre à ses processus ou de traiter rapidement les demandes de nouveaux rapports, l’équipe d’assistance d’Acumatica s’est montrée extrêmement efficace. Cette réactivité, associée à l’adaptabilité du système et aux gains de temps considérables obtenus grâce à un meilleur accès à l’information et aux fonctionnalités de reporting, a mis en évidence l’impact positif d’Acumatica sur les opérations de l’entreprise.

Fabricant de pièces automobiles

Avant décembre 2022, ce fabricant de pièces automobiles, qui réalisait un chiffre d'affaires de 18 millions de dollars avec 60 employés, était confronté à d'importantes inefficacités opérationnelles. Les commandes clients étaient saisies à la fois dans Shopify et dans Salesforce, ce qui créait un processus fragmenté. Le transfert des commandes de Salesforce vers le système Shoptech E2, désormais obsolète, ainsi que de certaines données financières vers QuickBooks, nécessitait une intervention manuelle importante. Ce système exigeait qu’un employé à temps plein (ETP) se consacre exclusivement à la gestion de l’importation des commandes dans Shoptech E2. À cela s’ajoutaient des difficultés de rapprochement des paiements et d’expédition dues à un manque d’intégration, ce qui entraînait des nomenclatures inexactes et des problèmes de plus en plus graves à mesure que l’entreprise se développait.

À l’issue d’un processus d’évaluation approfondi portant sur six solutions potentielles, à savoir Acumatica, SAP Mid Market, Infor, Epicor, Rootstock et ODU, Acumatica a été sélectionnée à l’unanimité sur la base de quatre critères essentiels : la viabilité de l’entreprise, les fonctionnalités, la technologie sous-jacente, ainsi que la mise en œuvre et l’assistance. Les performances supérieures d’Acumatica dans tous les domaines, à l’exception de celui de la mise en œuvre et de l’assistance — où elle se trouvait à égalité avec les autres solutions —, en ont fait le choix optimal pour relever les défis du fabricant.

Le déploiement d’Acumatica, rendu possible par la solution iPaaS Workato, a considérablement rationalisé les opérations. L’employé auparavant chargé de l’importation des commandes a été entièrement libéré de cette tâche, ce qui lui a permis de réaffecter une demi-heure de sa journée, auparavant consacrée à des processus manuels, pour se consacrer désormais à plein temps aux initiatives environnementales, sociales et de gouvernance (ESG). Ce changement a non seulement permis de conserver un talent précieux, mais a également renforcé l’engagement de l’entreprise en faveur du développement durable. Le service expédition est passé de 2,5 ETP, auparavant affectés à des tâches manuelles, à une seule personne, les autres ayant été réaffectés aux ressources humaines et à la comptabilité. L’équipe d’ingénierie de production, initialement chargée de créer manuellement les nomenclatures, a été déchargée de ces tâches subalternes. De plus, le temps nécessaire à la clôture des comptes mensuels a été réduit de 10 à 3 jours, et devrait encore diminuer pour atteindre une seule journée, ce qui améliore considérablement la visibilité des indicateurs comptables.

Bonnes pratiques

À la suite d'une analyse approfondie et de témoignages d'utilisateurs, les bonnes pratiques suivantes ont été identifiées à l'intention des organisations qui mettent en œuvre la solution ERP cloud d'Acumatica, afin de garantir des résultats optimaux :

▪ Expertise technique en interne : veillez à ce qu’au moins un membre de l’équipe dispose de connaissances techniques approfondies d’Acumatica. Cette personne jouera un rôle essentiel dans la résolution de problèmes complexes et dans l’exploitation de toutes les fonctionnalités du système, notamment pour personnaliser et adapter la plateforme aux besoins spécifiques de l’organisation.

▪ Approche de mise en œuvre progressive : évitez une stratégie de mise en service « radicale ». Mettez progressivement en œuvre Acumatica en commençant par les fonctionnalités essentielles, telles que la gestion financière et la paie, avant de passer à d’autres modules. Cette approche minimise les perturbations et permet d’apporter des ajustements en fonction des premiers retours d’expérience.

▪ Tirez parti de la flexibilité d’Acumatica : exploitez la capacité d’adaptation d’Acumatica pour l’adapter à vos processus métier plutôt que de vous conformer aux paramètres par défaut du logiciel. La flexibilité de la plateforme permet la création de formulaires personnalisés et l’intégration aux flux de travail existants, ce qui réduit considérablement la saisie manuelle de données et améliore l’efficacité.

▪ Sélection d'un partenaire stratégique : choisissez un revendeur à valeur ajoutée (VAR) ou un partenaire de mise en œuvre qui maîtrise votre secteur d'activité et vos besoins métier spécifiques. Un partenaire disposant d'une solide expérience dans votre secteur peut vous apporter des conseils et un soutien inestimables, garantissant ainsi une transition en douceur et une utilisation efficace d'Acumatica.

En adoptant ces bonnes pratiques, les entreprises peuvent tirer pleinement parti des avantages d'Acumatica, notamment une efficacité opérationnelle accrue, une meilleure visibilité financière et la capacité à adapter leurs processus à la croissance de leur activité.