En matière de lancement stratégique de produits, James Mallory travaille dans le secteur des logiciels ERP, de fabrication et de chaîne d'approvisionnement depuis 1997. Il est responsable de la distribution en gros et du marketing des produits de fabrication d'Acumatica depuis avril 2020, et s'occupe depuis peu des produits de détail. James a obtenu le poste de directeur principal du marketing produit, applications de la chaîne d'approvisionnement, en juillet 2025.

Au fil des années passées à commercialiser avec brio le logiciel ERP cloud d'Acumatica, James a acquis une connaissance approfondie de la chaîne d'approvisionnement et reconnaît le rôle crucial que joue le processus d'approvisionnement dans la réussite des entreprises axées sur les stocks, telles que celles des secteurs de la distribution, de la vente au détail et de la fabrication. Les acheteurs, les planificateurs de stocks et les planificateurs de matériaux de fabrication sont constamment à la recherche de moyens d'optimiser leurs processus de chaîne d'approvisionnement, et James possède les connaissances qu'ils recherchent.

Voici ses réponses aux questions brûlantes que se posent les clients d'Acumatica en matière d'approvisionnement.

Commençons par le commencement : qu'entend-on exactement par « approvisionnement » et en quoi cela diffère-t-il du simple fait d'acheter ?

C'est intéressant. Différents secteurs utilisent différents termes, vous entendrez donc parler de « procurement purchasing » (achats) ou « sourcing » (approvisionnement). Vous constaterez également que les termes « procurement » et « purchasing » sont souvent utilisés de manière interchangeable.

Si vous recherchez une définition formelle de l'approvisionnement, le sourcing se situe au niveau des fournisseurs ou des prestataires, et l'approvisionnement est l'un des éléments de la fonction sourcing.

En comparaison, l'achat est la transaction littérale entre un acheteur et un vendeur, qui est moins complexe que le processus d'approvisionnement.

Pouvez-vous nous expliquer le processus d'approvisionnement type ?

Bien sûr ! N'oubliez pas que le processus d'approvisionnement varie selon les organisations. Par exemple, si vous vous adressez à un petit distributeur, détaillant ou fabricant, celui-ci peut acheter des stocks au fur et à mesure de ses besoins.

Imaginons qu'un article soit en rupture de stock. S'ils ne l'ont pas déjà fait, ils devront trouver le meilleur fournisseur, établir une relation avec lui et négocier les conditions. À partir de là, ils passeront une commande en précisant l'article qu'ils souhaitent acheter auprès du fournisseur, la quantité souhaitée et le coût. Les articles spécialisés, c'est-à-dire ceux qu'ils ne stockent pas nécessairement en permanence, nécessitent un formulaire de demande, qui implique l'envoi d'appels d'offres aux vendeurs et aux fournisseurs et l'obtention de leur accord. Une fois approuvé, l'article est acheté. Cet article ou ces articles peuvent continuer à être stockés, ou il peut s'agir d'achats ponctuels.

Les grandes organisations évitent généralement les commandes ponctuelles et achètent plutôt des produits en gros, ce qui constitue une bonne pratique en matière d'approvisionnement. Elles basent leur processus d'approvisionnement sur des prévisions, ce qui est particulièrement important pour les entreprises qui s'approvisionnent à l'international, car les délais de livraison peuvent être longs, par exemple trois ou six mois. Elles ne peuvent pas se permettre d'attendre que les produits soient en stock pour passer commande, car elles risquent de devoir attendre longtemps avant de les recevoir.

Les prévisions reposent sur plusieurs questions, telles que « Que prévois-je de vendre ou de fabriquer au cours des six prochains mois ? » et « Que puis-je fabriquer avec les matières premières dont je dispose ? ». Ils pourront facilement répondre à ces questions s'ils utilisent une solution de planification des ressources d'entreprise (ERP), telle qu'Acumatica, qui offre des fonctionnalités de planification des besoins en matériaux (MRP), de planification du réapprovisionnement de la distribution (DRP), de prévision native et de prévision avancée avec les partenaires OEM NetStock et EazyStock (qui, soit dit en passant, peuvent aider à maintenir les stocks à un niveau bas sans provoquer de ruptures de stock, à réduire les coûts de stockage et à augmenter la rotation des stocks).

Par exemple, les données ERP contribuent à la planification de la demande, qui est une bonne pratique en matière d'approvisionnement. La planification de la demande aide les entreprises à identifier les déficits potentiels et les délais (par exemple, hebdomadaires, mensuels, etc.). La solution ERP peut également fournir des recommandations d'actions, telles que le transfert de stocks entre entrepôts ou la création d'un ordre de fabrication pour produire un article (ce qui implique la création d'un bon de commande pour acheter les matériaux nécessaires).

De plus, si une entreprise décide qu'elle souhaite acheter un nombre défini de produits (à un prix négocié) auprès d'un fournisseur particulier, elle peut utiliser la fonctionnalité de bon de commande ouvert d'Acumatica. Le bon de commande ouvert est déjà configuré avec les conditions contractuelles et les dates de livraison, et l'entreprise n'a plus qu'à émettre une commande à partir de celui-ci. Il s'agit d'un filet de sécurité efficace et économique pour les stocks !

Sans vouloir entrer dans les détails, il est important de noter que des technologies telles qu'Acumatica peuvent faciliter les transactions d'achat grâce à l'échange de données informatisé (EDI). Cela consiste essentiellement à extraire les données d'achat d'Acumatica, à les préparer dans le format numérique approprié via un fournisseur tiers (tel que SPS Commerce, une application Fulfilled by Acumatica), puis à les transmettre directement à l'autre partie.

Sans quitter Acumatica, vous pouvez facilement et en toute sécurité transmettre et recevoir des documents EDI.

C'est un processus assez long, ce qui explique pourquoi cela peut prendre autant de temps. Y a-t-il d'autres raisons pour lesquelles le processus d'approvisionnement pourrait être prolongé ?

Oui, il y en a. L'un d'entre eux est la nécessité d'intégrer de nouveaux fournisseurs. Il s'agit d'un processus qui nécessite l'approbation des autorités compétentes, ce qui n'est pas toujours rapide. Heureusement, les utilisateurs d'Acumatica bénéficient de nos workflows d'approbation intégrés et configurables qui peuvent s'adapter à presque tous les processus.

La transparence est un autre enjeu. Si une entreprise est à court de matériaux, ou si elle dispose de stocks faibles ou de stocks morts sans le savoir parce qu'elle n'a pas de visibilité sur ses stocks, la vérification manuelle des stocks peut prendre du temps. Là encore, les utilisateurs d'Acumatica ne sont pas concernés par ce problème, car nos notifications internes et externes les informent en cas de divergences dans les stocks, et nos rapports automatisés sur les fournisseurs sont transmis au moment opportun.

Enfin, de nombreuses organisations, grandes ou petites, doivent faire face à des problèmes de qualité liés aux fournisseurs. Cela représente un défi chronophage si l'entreprise ne dispose pas d'un moyen d'identifier rapidement les pièces défectueuses et de les renvoyer au fournisseur, mais grâce à eWorkplace Apps, une application native intégrée au framework Acumatica, c'est désormais possible. Il s'agit d'un module de contrôle qualité qui permet aux utilisateurs d'identifier les pièces qui ne sont pas en bon état, de les rejeter et de les renvoyer au camion pour qu'elles soient retournées.

Si la rapidité est un enjeu si important, quelles sont les meilleures pratiques d'approvisionnement qui peuvent aider les équipes à gagner du temps sans rogner sur la qualité ?

Les entreprises ne veulent certainement pas rogner sur les coûts alors qu'elles s'efforcent d'accélérer le processus d'approvisionnement.

L'une des choses que je recommande est de gérer leurs relations avec les fournisseurs. Des relations « étroites » avec les fournisseurs garantissent que ces derniers sont disposés à collaborer avec l'entreprise lorsqu'elle est confrontée à des problèmes d'inventaire (par exemple, besoin urgent de stock en raison de pénuries imprévues ou de pics d'achat). Pour établir et entretenir ces relations, les entreprises doivent utiliser une application de gestion de la relation client (CRM), de préférence fournie par leur solution ERP, telle que le CRM d'Acumatica.

Les logiciels CRM ne servent pas uniquement à gérer les clients. Les entreprises de gestion des stocks peuvent stocker les coordonnées des fournisseurs, joindre les contrats fournisseurs, planifier des réunions, documenter les incidents et bien plus encore, le tout au même endroit, ce qui permet à leurs équipes et à leurs fournisseurs d'être sur la même longueur d'onde.

Une autre chose que je recommande, et cela renvoie à notre discussion précédente sur les prévisions et la planification de la demande, est de disposer d'un système automatisé, tel que DRP ou MRP, pour gérer les processus d'approvisionnement. Cela est particulièrement important pour les petites entreprises qui utilisent des feuilles de calcul Excel pour s'approvisionner, acheter et acquérir des biens et des services. La gestion manuelle des stocks est la recette idéale pour un désastre en raison des besoins en main-d'œuvre et des erreurs humaines qui peuvent survenir.

Alors qu'Acumatica continue de se développer en tant que solution ERP cloud basée sur l'IA, il est passionnant de voir la promesse de l'IA de créer une chaîne d'approvisionnement autonome se rapprocher de la réalité. C'est quelque chose que je vois venir ! Cela dit, une autre bonne pratique pour gagner du temps consiste à auditer chaque année les systèmes et les processus.

Par exemple, les entreprises devraient passer en revue les fournisseurs dans leur système, en prêtant attention à des facteurs tels que les délais de livraison. Supposons qu'un fournisseur avait un délai de livraison de deux semaines, mais qu'il ait amélioré ses processus d'expédition, réduisant ainsi les délais à une semaine. Il s'agit là d'une information que les organisations devraient connaître afin de pouvoir l'exploiter pour servir leurs clients plus rapidement et plus efficacement.

Enfin, je recommande aux entreprises de disposer de fournisseurs de secours. Si elles s'approvisionnent à l'étranger et qu'un produit vient à manquer, elles ne peuvent pas attendre trois ou six mois pour honorer les commandes de leurs clients. Elles devraient envisager de faire appel à un fournisseur national pour combler le vide jusqu'à ce que leur fournisseur habituel puisse livrer leur commande.

Quel conseil donneriez-vous à quelqu'un qui, comme dans une start-up, développe des compétences en matière d'approvisionnement en tant qu'équipe composée d'une seule personne ?

Les start-ups et les petites entreprises ont souvent une équipe d'approvisionnement réduite. Pour éviter de surcharger les membres de l'équipe chargés de gérer le processus complexe d'approvisionnement, l'entreprise aura intérêt à investir dans la technologie appropriée, telle que la solution ERP complète d'Acumatica, qui fournit des informations en temps réel, précises et complètes. Cela les aidera à fonctionner comme une équipe unique. Si l'entreprise se développe et dispose de différents acheteurs pour différentes gammes de produits ou installations, elle disposera déjà des outils nécessaires pour gérer davantage de personnes.

Et en parlant de plus de personnel, la main-d'œuvre est actuellement un obstacle majeur pour les entreprises. Il est difficile de trouver des employés qualifiés et, lorsqu'on les trouve, il n'est pas facile de les fidéliser. Plus une entreprise automatise tôt et davantage ses processus, plus elle peut accomplir de tâches avec moins de personnel, ce qui contribue à réduire les coûts et à augmenter les bénéfices.

Outre les outils d'automatisation des systèmes, la solution ERP choisie par une entreprise doit également offrir un service d'assistance complet. Pour les membres de la communauté Acumatica, cette assistance peut prendre la forme d'un réseau de pairs qui échangent sur la manière dont ils résolvent les problèmes dans leurs chaînes d'approvisionnement via notre forum en ligne Acumatica Community ou en participant à notre sommet annuel. Elle provient également de la capacité des membres de la communauté à s'appuyer sur l'expertise de nos revendeurs à valeur ajoutée (VAR), qui sont des partenaires technologiques experts fournissant les informations et le savoir-faire nécessaires à l'utilisation d'Acumatica afin de faciliter un processus d'approvisionnement fluide du début à la fin.

En matière d'appels d'offres, comment les organisations peuvent-elles évaluer les fournisseurs de manière équitable et structurée ?

Trouver des fournisseurs, les bons fournisseurs, est un autre obstacle que les entreprises basées sur les stocks doivent surmonter. La bonne nouvelle, c'est que le logiciel de gestion des demandes d'achat d'Acumatica automatise le processus pour nos utilisateurs. Il «

C'est une méthode structurée, simple et équitable pour évaluer les fournisseurs.

Comment l'approvisionnement peut-il s'aligner sur les objectifs de durabilité et les critères environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) ?

C'est une bonne question. En réalité, si une entreprise dispose d'un processus d'approvisionnement solide soutenu par une technologie de pointe, elle peut réduire le nombre d'expéditions nécessaires. Cela permet de réduire la consommation de carburant, les émissions de carbone, les emballages, etc.

En gérant plus efficacement leurs fournisseurs et la qualité de leurs produits, les distributeurs, les détaillants et les fabricants verront également diminuer le nombre de retours, réduire leurs coûts de transport et minimiser leur impact environnemental, ce qui est également vrai grâce à la passation de commandes et à la numérisation avec l'EDI.

Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) et les critères de référence qui importent vraiment lorsqu'il s'agit de mesurer la performance des achats ?

J'aborde en fait les indicateurs clés de performance dans un livre électronique que j'ai écrit sur les mesures de distribution. Même si ce livre électronique semble s'adresser uniquement aux distributeurs, les détaillants et les fabricants peuvent utiliser les mêmes indicateurs clés de performance pour évaluer leurs résultats en matière d'approvisionnement.

Voici quelques exemples d'indicateurs clés de performance :

• Conformité des fournisseurs/évaluation de la qualité.
• Délais de livraison des fournisseurs.
• Achats dans les limites du budget et des délais impartis.
• Taux de rupture de stock.
• Nombre et coût des commandes urgentes.
• Précision des prévisions de la demande.
• Valeur moyenne d'achat.
• Et plus encore.

L'approvisionnement ne consiste pas seulement à réaliser des économies. Comment intégrer la gestion des risques, la conformité et la transparence dans le processus ?

Les entreprises peuvent atténuer leurs préoccupations en matière de risque, de conformité et de transparence en mettant en œuvre une solution unique telle qu'Acumatica.

Qu'est-ce que cela signifie ? Avec Acumatica, les utilisateurs disposent des outils nécessaires pour automatiser et structurer leurs processus d'approvisionnement. Cela comprend :

• Automatisation du processus « procure-to-pay » grâce à l'IA et à l'apprentissage automatique.
• Gestion complète des fournisseurs (y compris la configuration des fournisseurs avec des valeurs par défaut par catégorie de fournisseurs, l'importation des catalogues de produits des fournisseurs et la configuration des coordonnées et des informations de facturation des fournisseurs).
• Automatisation des demandes d'achat qui permet aux entreprises d'automatiser la facturation des fournisseurs, de collecter les offres sous forme numérique et de convertir directement ces offres en dossiers fournisseurs et en bons de commande.

Ce n'est que la partie émergée de l'iceberg ! Les fonctionnalités de gestion des stocks d'Acumatica englobent les achats, les ventes, la production, les services, la comptabilité de projet, la construction et les applications financières en un seul endroit, afin que chaque étape du processus d'approvisionnement soit transparente et rationalisée, de la gestion des entrepôts, du réapprovisionnement et des retours à la gestion de la qualité, en passant par l'automatisation avancée des comptes fournisseurs/bons de commande, l'EDI, les relations avec les fournisseurs via le CRM, et tout ce qui se trouve entre les deux.

De plus, les données et la documentation contenues dans le système, y compris les données d'inventaire issues de la lecture des codes-barres, de l'IA et des prévisions statistiques, garantissent que les membres de l'équipe disposent de toutes les données nécessaires à la planification. Ils bénéficieront d'informations et d'une transparence accrues, tout en atténuant les risques grâce à un système complet axé sur les achats, tel qu'Acumatica.

Notre guide « Mitigate Supply Chain Disruption » (Atténuer les perturbations de la chaîne d'approvisionnement) explique en détail comment gérer de manière proactive les chaînes d'approvisionnement avec Acumatica pour tous ceux qui souhaitent en savoir plus.

Comment les systèmes ERP et l'automatisation rationalisent-ils les achats ?

C'est une autre excellente question qui fait suite à la précédente ! La rationalisation des achats consiste à gagner en visibilité sur les processus et à comprendre l'offre et la demande. Grâce à une solution ERP telle qu'Acumatica, les entreprises de toutes tailles peuvent mettre en place leur processus d'achat de manière à automatiser les tâches manuelles et à voir où elles en sont dans le processus lui-même.

Ils disposent également des données nécessaires pour prendre des décisions commerciales éclairées. Les données qu'ils reçoivent en se connectant aux systèmes de leurs transporteurs en sont un exemple concret. Grâce à ces informations, ils peuvent évaluer quel transporteur utiliser en fonction du délai de livraison de chaque produit, de la fréquence des grèves du personnel ou des problèmes d'expédition en général.

Heureusement, les utilisateurs d'Acumatica disposent d'options de transport supérieures, telles que 3G Pacejet Shipping (une entreprise du groupe Descartes Systems). La connexion à ce logiciel d'expédition multi-transporteurs peut contribuer à réduire les coûts, à améliorer la satisfaction des clients et à renforcer l'efficacité opérationnelle.

De la visibilité et la transparence totales à la livraison garantie, les entreprises peuvent profiter d'un processus d'approvisionnement et de paiement simplifié.

Pourquoi l'approvisionnement est-il stratégiquement crucial pour la réussite et la résilience des entreprises ?

Je pense que tout ce dont nous avons discuté jusqu'à présent met en évidence l'importance des processus d'approvisionnement stratégique, mais en fin de compte, l'approvisionnement est essentiel pour les entreprises qui fabriquent ou vendent des produits. Les produits sont le moteur de ces entreprises, et si elles ne gèrent pas correctement leurs chaînes d'approvisionnement et leurs achats (c'est-à-dire si elles n'ont pas de bonnes pratiques d'approvisionnement), cela aura des conséquences négatives.

L'une de ces conséquences négatives est l'augmentation des coûts, qui rend l'entreprise moins compétitive. Nous opérons actuellement sur un marché mondial où de nombreuses entreprises s'approvisionnent à l'étranger, et nous savons qu'il existe des fournisseurs à bas prix. Ainsi, si les entreprises ne parviennent pas à aligner leurs coûts, elles seront évincées du marché.

Ils ne veulent pas que cela se produise, et la seule façon de l'éviter est de mettre en place des processus d'approvisionnement rationalisés et stratégiques, basés sur des technologies modernes.

Pour conclure : si vous deviez donner un seul conseil sur les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement, quel serait-il ?

C'est simple : faites de l'approvisionnement une priorité, ce qui signifie investir dans une plateforme commerciale moderne qui consolide l'offre et la demande grâce à l'automatisation, rationalisant ainsi l'ensemble du processus d'approvisionnement et de paiement.

Cela implique également de revoir régulièrement les stratégies d'approvisionnement afin d'assurer une amélioration constante. Une ou deux fois par an, les entreprises doivent se poser les questions suivantes : « Notre processus d'approvisionnement est-il efficace, rentable et compétitif, et comprenons-nous tout ce que nous faisons ? »

Si la réponse est « non » à l'une ou aux deux questions, ils doivent alors s'assurer qu'ils tirent pleinement parti de leur technologie. Acumatica peut les aider dans cette démarche.

Pour en savoir plus sur la manière dont le logiciel ERP cloud primé d'Acumatica peut améliorer de manière exponentielle vos procédures d'approvisionnement, contactez nos experts dès aujourd'hui.