AcumatiCares
La technologie est immergée dans nos vies personnelles et professionnelles, et elle - et la façon dont elle est utilisée - continue d'évoluer. Une étude de Zippia montre que les experts estiment que 38,6 milliards d'appareils connectés à l'IoT seront utilisés d'ici 2025, que 91,6 % des entreprises du classement Fortune 1000 investissent davantage dans le Big Data et l'IA, et que les brevets technologiques aux États-Unis sont en constante augmentation (47,82 millions en 2017, contre 41,25 millions en 2015). De toute évidence, la technologie change la donne, et les logiciels de comptabilité en sont un parfait exemple.
Les logiciels de comptabilité, tels que QuickBooks, éliminent les processus de saisie manuelle des données sur papier, ce qui favorise l'efficacité et la précision. Ils réduisent également les coûts de main-d'œuvre grâce à l'utilisation de rapports intégrés, à la simplification des exigences en matière de paie et de déclarations fiscales, et à l'accès facile aux données.
Cependant, les logiciels de comptabilité autonomes ont des limites. Les entreprises doivent non seulement reconnaître ces limites, mais aussi déterminer si elles sont suffisamment sérieuses pour justifier une mise à niveau vers une solution ERP en nuage complète.
Limite n° 1 : Ne pas pouvoir gérer la croissance
La croissance est l'objectif de toute entreprise. Malheureusement, celles qui s'appuient sur un logiciel de comptabilité de base freinent leur élan. Prenons l'exemple de Bluefin Collectibles, une entreprise qui distribue des jouets japonais, des objets de collection et des kits de modélisme. Elle connaissait une croissance phénoménale, mais utilisait QuickBooks Enterprise comme logiciel de comptabilité. Le logiciel de comptabilité de base ne pouvait pas s'adapter à l'expansion des besoins de l'entreprise en matière de finances, d'entrepôt et de distribution.
Plus précisément, QuickBooks ne le faisait pas :
- Suivre les stocks.
- Autoriser l'accès à un nombre illimité d'utilisateurs.
- Répondre à des besoins complexes en matière de gestion de trésorerie.
En réponse, Bluefin a cherché une solution de gestion d'entreprise plus complète, évaluant un certain nombre de fournisseurs de logiciels ERP en nuage avant de choisir Acumatica. Dans son Customer Success Story, Bluefin déclare : "Le potentiel de croissance d'Acumatica, avec une licence d'utilisation illimitée, ainsi que l'assistance des ISV et des VAR disponibles, sont exceptionnels. Acumatica est génial. Il a complètement transformé notre entreprise.
Avec Acumatica, Bluefin dispose désormais d'une solution de gestion d'entreprise avancée qui automatise les tâches et offre un accès aux données de l'ensemble de l'entreprise à partir d'une source unique, garantissant ainsi une visibilité en temps réel.
Limitation #2 : Les données sont séparées
Les données séparées - également connues sous le nom de données en silo - sont des informations hébergées dans des départements distincts et des applications tierces qui sont inaccessibles ou indisponibles pour tous les membres de l'équipe. Il en résulte que les équipes qui tentent d'atteindre un objectif commun disposent de feuilles de calcul disparates et de données inexactes, ce qui est source de désorganisation et de confusion.
Roberts Glass & Service a souffert de cette déconnexion. L'entreprise, qui conçoit, fabrique et installe des murs-rideaux en verre, des façades de magasins et des systèmes d'entrée, ainsi que des vitrages intérieurs, a utilisé Sage 50 pendant de nombreuses années et stocké ses données localement sur des ordinateurs de bureau.
"Les données étaient très cloisonnées", explique Jeff Hamilton, copropriétaire de l'entreprise. "Nous avions également des feuilles de calcul papier éparpillées dans tout le bureau. Nous savions que l'utilisation d'Excel et des silos ne nous permettrait pas de nous développer, d'être plus rentables ou plus efficaces et de transmettre les informations au terrain."
Jeff et son partenaire commercial Matt Dodson savaient qu'il était temps de mettre à jour leur logiciel de comptabilité et ont choisi Acumatica après avoir passé en revue Sage et Salesforce. Jeff déclare: "Nous avons supprimé les silos que nous avions avec la solution client-serveur, de sorte que nous avons maintenant accès à une vue unique des données. Nous sommes maintenant en mesure de voir où nous en sommes en termes de coûts avec nos projets de construction existants ; nous sommes en mesure d'examiner la rentabilité de chaque projet, d'examiner la base de clients et de comprendre où nous avons le plus de succès".
Les systèmes complets de gestion d'entreprise connectent l'entreprise de bout en bout. En effet, les membres de l'équipe ne prennent plus de décisions sur la base de données isolées et non vérifiées, mais sur la base de données exactes qui ont été partagées dans l'ensemble de l'organisation.
Limitation #3 : Ne gère que la comptabilité de base
Enfin, les logiciels de comptabilité générale ne conviennent qu'aux besoins comptables de base. Bien qu'il s'agisse d'une option abordable et solide pour les entreprises ayant des besoins simples, les entreprises de fabrication, de distribution et de construction sont confrontées à une chaîne d'approvisionnement, à des stocks et à une logistique d'entrepôt complexes.
John CaseLe PDG d'Acumatica, Christine Horton, explique dans un article d'ERP Today que "les logiciels de comptabilité de base ne sont pas conçus pour gérer ces complexités. Ces systèmes de base ne peuvent pas intégrer les données de chaque secteur d'activité, ce qui empêche les décideurs d'avoir une vue d'ensemble de l'entreprise."
L'entreprise Security Solutions NW (SSNW) a fait l'expérience de ce manque d'intégration et de visibilité à l'échelle de l'entreprise. Cette société, qui fournit des produits et des services destinés à protéger les personnes, les biens et les actifs, s'appuyait sur un logiciel vieillissant, que Brian Rowerdink, contrôleur de gestion, a décrit comme "QuickBooks sous stéroïdes". Avec la croissance de SSNW, le logiciel n'a pas pu suivre. Il manquait de contrôles financiers, de suivi des contrats et des revenus récurrents, de capacités de gestion de la relation client (CRM), ainsi que la possibilité d'automatiser le suivi du temps, de gérer les stocks ou de modifier la tarification de plusieurs contrats.
"Nous avons cherché un fournisseur conçu pour le cloud et avons choisi Acumatica TRUE Cloud ERP", déclare Jamie Vos, propriétaire/directeur général. "Maintenant, nous pouvons être transparents en utilisant le CRM et l'application mobile, tous les départements de Security Solutions - serrurier, vente au détail, service, ventes, inspections, tests - ont un accès instantané à l'information, ce qui aide à accélérer les affaires et nous permet de nous concentrer sur ce que nous faisons le mieux, qui est de concevoir, mettre en œuvre, exécuter des solutions de sécurité qui fournissent la tranquillité d'esprit."
Est-il temps de mettre à jour votre logiciel de comptabilité ?
Bien que les logiciels de comptabilité fassent admirablement leur travail, leurs limites sont évidentes. Les PME ont une décision à prendre : rester avec un système de base ou passer à une solution ERP robuste basée sur le cloud, comme Acumatica.
Selon M. Case, "avec un logiciel ERP basé sur le cloud, les entreprises peuvent gérer plusieurs sites à l'aide d'une seule base de données, ce qui permet aux employés d'être mobiles et productifs sur des appareils de bureau et mobiles, depuis n'importe quel endroit et à n'importe quel moment. L'évolutivité et la croissance sont beaucoup plus simples avec un logiciel ERP basé sur le cloud".
En fait, selon une étude de Forrester, les entreprises qui mettent en œuvre un logiciel ERP en nuage peuvent s'attendre à une augmentation de 15 % du volume des ventes, de 15 % des marges brutes et de 45 % de la productivité des employés.
Pour en savoir plus sur Acumatica, écoutez directement les clients qui gagnent du temps et transforment leur entreprise. Vous pouvez également contacter nos experts, qui se feront un plaisir de répondre à vos questions ou de planifier une démonstration.
