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La réingénierie des processus métier (BPR) et la mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (ERP) vont de pair, mais la BPR et la mise en œuvre d'un ERP doivent-elles être effectuées séparément ou simultanément ? Sean Chatterjee, vice-président senior d'Acumatica pour les Amériques, a la réponse.
Selon TechTarget, "[un] processus d'entreprise est une activité ou un ensemble d'activités qui permettent d'atteindre un objectif organisationnel spécifique. Les processus d'entreprise doivent avoir des objectifs précis, être aussi spécifiques que possible et produire des résultats cohérents". Il s'agit d'un concept faussement simple, surtout à la suite de la pandémie, qui a radicalement changé la façon dont le monde travaille.
Avant la pandémie, les entreprises s'intéressaient à la réingénierie des processus d'entreprise (BPR), par laquelle elles réorganisaient leurs opérations pour optimiser les tâches, promouvoir la productivité et la rentabilité, et améliorer les coûts opérationnels et le service à la clientèle. Mais la réingénierie des processus d'entreprise a pris une nouvelle importance sur le marché actuel en constante évolution, où des objectifs précis, des processus souples et des résultats commerciaux cohérents sont les clés de la réussite.
Qu'est-ce que la réingénierie des processus d'entreprise (BPR) et comment fonctionne-t-elle ?
La réingénierie des processus d'entreprise (BPR) est le processus d'optimisation des processus d'entreprise afin d'améliorer les coûts opérationnels et le service à la clientèle.
Le BPR est une stratégie progressive qui comprend l'examen des processus existants, l'intégration des contributions des membres de l'équipe et la mise en œuvre d'une technologie moderne, telle qu'une solution de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Les étapes du BPR et la mise en œuvre de la bonne solution ERP peuvent améliorer l'efficacité, augmenter la productivité et, en fin de compte, accroître la rentabilité.
Les entreprises prêtes à profiter de ces avantages doivent prendre une décision : Doivent-elles lancer le BPR et mettre en œuvre la solution ERP séparément ou simultanément ? Chaque méthode présente des avantages et des inconvénients, mais avant de faire un choix, les entreprises doivent d'abord comprendre les trois phases et les quatre domaines principaux de la BPR.
Quelles sont les 3 phases du BPR ?
- Planification
Au cours de la phase de planification, les dirigeants définissent la portée et les objectifs de l'initiative de réingénierie. Ils commencent à cartographier et à analyser les processus opérationnels actuels tout en identifiant les problèmes et les domaines à améliorer. La phase de planification implique également l'élaboration d'un plan de mise en œuvre détaillé comprenant l'affectation des ressources, les délais, les processus d'approbation, etc.
- Conception
La phase de conception consiste à redéfinir les processus évalués afin d'éliminer les activités sans valeur ajoutée, d'optimiser les flux de travail et de tirer parti de la technologie. Au cours de cette phase, les entreprises devront développer un prototype des nouveaux processus et le tester auprès d'un petit groupe d'utilisateurs.
- Mise en œuvre
Une fois le prototype testé et approuvé, les processus remaniés peuvent être mis en œuvre. La phase de mise en œuvre comprend une formation complète et une communication claire dans l'ensemble de l'organisation. Elle implique également le suivi des performances des processus nouvellement conçus afin de s'assurer qu'ils apportent une valeur ajoutée en termes de réussite opérationnelle et de satisfaction du client.
Quels sont les 4 principaux domaines de la BPR ?
Le BPR concerne l'ensemble de l'entreprise, du haut en bas de l'échelle. Les dirigeants qui en prennent l'initiative doivent tenir compte des quatre grands domaines suivants :
- L'organisation : Comment l'entreprise est-elle structurée et quels sont les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe ?
- La technologie : Quelle technologie permettra d'automatiser les tâches, d'améliorer la communication et de fournir un meilleur accès à l'information ?(Indice : une solution ERP sophistiquée fait tout cela et bien plus encore).
- Stratégie : Le BPR est-il aligné sur la stratégie globale de l'entreprise ?
- Le personnel : Étant donné que le BPR peut avoir un impact majeur sur les employés, les chefs d'entreprise sont-ils en mesure de communiquer clairement les changements et d'encourager l'adhésion des employés ?(Indice : il s'agit notamment de souligner comment la BPR offre aux employés la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences et d'être habilités à assumer davantage de responsabilités).
Mise en œuvre de l'ERP, réingénierie des processus d'entreprise : Séparément ou ensemble ?
Il est maintenant temps de déterminer si le BPR et la mise en œuvre d'un ERP doivent être réalisés séparément ou ensemble. Voyons d'abord ce qui se passe lorsque ces processus critiques sont traités séparément.
En commençant par le BPR, on s'assure que les processus d'entreprise sont optimisés avant de configurer un nouveau logiciel. Cela aide également les entreprises à déterminer les fonctionnalités que leur choix final d'ERP devrait comporter et celles qui sont inutiles. Le BPR fournit une documentation sur les processus qui peut contribuer au bon déroulement de la mise en œuvre de l'ERP, donner aux employés une compréhension plus claire et plus complète de tous les processus d'entreprise et faciliter l'apprentissage du système par les employés après sa mise en service.
La mise en œuvre d'un progiciel de gestion intégré (PGI) nécessite également de revoir et d'ajuster les processus opérationnels afin d'installer et de configurer correctement le logiciel. Bien que cela ne soit pas l'équivalent d'un BPR, cela peut améliorer les processus de manière plus efficace, plus rentable et avec moins d'interruption prolongée du personnel.
La réalisation d'un BPR indépendamment de la mise en œuvre d'un ERP peut aider les entreprises à identifier les modifications logicielles qui font que "le logiciel s'adapte au processus". Mais modifier en profondeur un système ERP étroitement intégré peut compliquer les mises à niveau vers les versions ultérieures et réduire la durée de vie utile et le retour sur investissement de l'ensemble de l'investissement ERP.
Que se passe-t-il donc lorsque les entreprises réalisent un BPR en même temps qu'une mise en œuvre d'un ERP ?
La combinaison des processus est plus rentable et permet d'obtenir de meilleurs résultats. La plupart des systèmes ERP intègrent les "meilleures pratiques" et peuvent offrir des alternatives de processus qui n'auraient pas été prises en compte lors du seul exercice de BPR. Les consultants ERP employés pour mettre en œuvre le logiciel peuvent également fournir une expertise des processus et de l'industrie qui n'aurait pas été disponible lors d'un exercice BPR réalisé séparément. Enfin, lorsque le BPR et la mise en œuvre d'un ERP sont réalisés conjointement, des personnalisations peuvent être créées dans l'instant, de sorte que le logiciel et les processus d'entreprise seront parfaitement synchronisés pour les années à venir.
Mise en œuvre de l'ERP et BPR : Ensemble, c'est mieux
Que les entreprises réalisent le BPR en premier ou en même temps que la mise en œuvre d'un ERP, le processus de restructuration leur sera bénéfique. Toutefois, l'intégration de la BPR dans la mise en œuvre de l'ERP permet de réunir davantage d'expertise et d'alternatives précieuses, ce qui peut donner de meilleurs résultats.
Pour en savoir plus, contactez notre équipe dès aujourd'hui. Nous répondrons à toutes vos questions sur notre site logiciel infonuagique ERP et sur la manière de garantir une mise en œuvre réussie de l'ERP.
