Mise en œuvre d'Acumatica Cloud ERP : 8 étapes pour réussir

La mise en œuvre de la solution ERP en nuage d'Acumatica peut se faire en huit étapes, avec une aide disponible à chaque étape.

L'achat et la mise en place d'une solution ERP dans le cloud ne sont pas une mince affaire. Il s'agit d'un projet d'envergure (et d'un investissement considérable) qui demande du temps, des efforts et une attention particulière. Vous devez d'abord obtenir l'adhésion de l'entreprise, ce qui constitue un processus à part entière. Vous devez ensuite déterminer quel système ERP convient le mieux à votre entreprise (après de nombreuses recherches et évaluations). Une fois votre décision prise, vous pouvez enfin entamer la mise en œuvre.

Heureusement, en choisissant Acumatica, votre entreprise opte pour une solution reposant sur une plateforme cloud d'entreprise intelligente qui a fait ses preuves. Avec l'aide de votre partenaire de mise en œuvre et grâce à l'accès aux services d'entreprise intelligents d'Acumatica, vous pouvez garantir le succès de la mise en œuvre de votre ERP dans le cloud.

Comment fonctionne le processus de mise en œuvre de l'ERP cloud en 8 étapes d'Acumatica ?

Le tableau dressé par certaines statistiques concernant les implémentations d'ERP est plutôt sombre. Par exemple, selon une infographie intitulée « Facts & Stats on ERP Systems » réalisée par TEC, un cabinet de conseil indépendant, 50 % des implémentations d'ERP échouent dès la première tentative. Mais les mauvaises nouvelles ne s'arrêtent pas là. TEC indique que les implémentations d'ERP prennent, en moyenne, 30 % plus de temps que prévu et coûtent trois à quatre fois plus cher que le budget initial.

Bien que décourageantes, ces statistiques ne reflètent pas l'expérience vécue par bon nombre des plus de 6 500 clients du logiciel ERP cloud d'Acumatica. Prenons l'exemple de Fabuwood Cabinetry, élu « Client de l'année 2018 » par Acumatica. Avec l'aide de NexVue, un revendeur à valeur ajoutée (VAR) d'Acumatica, ce fabricant d'armoires de cuisine a mis en œuvre le logiciel de fabrication d'Acumatica en cinq mois. Cette implémentation de l'ERP cloud comprenait neuf intégrations, dont une entre le CRM et Acumatica, permettant ainsi une vue unifiée des données clients et opérationnelles.

Sendy Stern, premier vice-président de Fabuwood chargé de la technologie, déclare : "La plupart des gens nous ont dit qu'il faudrait environ neuf mois pour mettre en service le système, à partir du moment où l'on entame le processus. C'était incroyable. En cinq mois, nous étions opérationnels. [Acumatica] dispose d'une excellente plate-forme et d'un excellent système qui nous ont permis d'aller aussi vite.

Comment des entreprises telles que Fabuwood Cabinetry parviennent-elles à mettre en œuvre si rapidement le logiciel ERP cloud d'Acumatica ? Acumatica et ses partenaires ont mis au point un plan en huit étapes garantissant la réussite de la mise en œuvre d'un ERP (Enterprise Resource Planning) cloud.

1. Choisissez votre mode de déploiement : les clients Acumatica peuvent opter pour un déploiement dans le cloud (Software-as-a-Service, ou SaaS) ou sur site, en fonction des besoins de leur entreprise, des exigences de conformité et de leur infrastructure.
2. Constituez votre équipe : pendant la phase d'installation, votre équipe interne sera composée à la fois de collaborateurs à temps plein et à temps partiel.
3. Définissez vos besoins : ceux-ci sont généralement classés en quatre catégories : « Indispensables », « Souhaitables », « Non prioritaires » et « Un plus ».
4. Élaborer un plan de projet : ce plan permettra de respecter les délais et le budget du projet tout en garantissant que les exigences soient satisfaites.
5. Élaborer un plan de migration des données : la migration des données s'inscrit dans le cadre du plan de projet, mais il est essentiel de définir et d'ordonner les tâches nécessaires à la préparation et à la migration des données depuis votre ou vos anciens systèmes vers Acumatica.
6. Élaborer un plan de test : ce plan permet de s'assurer que le nouveau système répond aux exigences.
7. Élaborez un plan de formation : une formation complète de votre personnel garantit l'adoption du système et la satisfaction des utilisateurs. Dans le cadre des services métier intelligents d'Acumatica, la formation doit également porter sur des fonctionnalités telles que la gestion intelligente des documents, les flux de travail automatisés et le reporting basé sur l'IA, afin que les équipes soient en mesure de tirer pleinement parti de la plateforme dès le premier jour.
8. Plan de mise en service : déterminez quelle approche de mise en service convient le mieux à votre organisation et commencez à profiter des avantages du cloud d'entreprise intelligent d'Acumatica. Votre partenaire Acumatica vous aidera à évaluer les trois principales approches de mise en service et à choisir la stratégie la mieux adaptée à votre environnement de production.

Même si la mise en service semble marquer la fin du parcours, il reste quelques points à aborder avec votre partenaire Acumatica. Il s'agit notamment des applications tierces et personnalisées, de l'amélioration continue de vos processus métier, de la planification de vos besoins en matière d'assistance continue, ainsi que de la vérification que toutes les données et tous les systèmes de production répondent aux critères de mise en service.

Quelle approche de mise en service convient le mieux à votre implémentation d'un ERP dans le cloud ?

Il n'existe pas d'approche unique qui convienne à toutes les entreprises de logiciels d'entreprise souhaitant mettre un système en production. Acumatica propose trois stratégies de mise en service, chacune présentant des avantages et des inconvénients spécifiques :

Big Bang : le nouveau système est mis en service d'un seul coup et l'ancien système est désactivé, n'étant conservé qu'à des fins d'archivage. Cette approche est la plus rapide, car la migration n'a lieu qu'une seule fois et tous les collaborateurs de l'entreprise passent à Acumatica en même temps. En contrepartie, le risque est plus élevé si le système n'est pas entièrement configuré et testé avant la migration.

Approche par étapes : le nouveau système est mis en service progressivement – par module, par zone géographique ou par unité opérationnelle – afin de perturber le moins possible les activités en cours. Chaque étape est plus restreinte et présente moins de risques qu’une migration complète, et les problèmes liés à la migration peuvent être résolus avant de passer à l’étape suivante. Cette méthode nécessite une coordination minutieuse, mais elle est particulièrement adaptée aux déploiements complexes ou à grande échelle.

Fonctionnement en parallèle : l'ancien système et le nouveau fonctionnent simultanément. Les utilisateurs se familiarisent avec le nouveau système tout en continuant à travailler sur l'ancien, sans risque de perte de données pendant la transition. Il s'agit du scénario présentant le moins de risques, même s'il nécessite le plus de temps et d'efforts et peut entraîner une double saisie des données.

Certaines entreprises optent pour une stratégie hybride : elles recourent à la méthode « Big Bang » pour les modules essentiels à la continuité des activités et procèdent à un déploiement progressif pour les autres fonctionnalités. Votre partenaire Acumatica vous aidera à déterminer l'approche la plus adaptée en fonction de la taille, de la complexité et de la tolérance au risque de votre entreprise.

Que faut-il vérifier avant la mise en production d'Acumatica ?

Avant de mettre en service votre environnement de production, vérifiez chaque point de la liste de contrôle suivante :

1. Exécuter et réussir tous les tests d'acceptation des utilisateurs sur le système d'essai.
2. Assurer la formation complète des experts en la matière (SME) et des utilisateurs finaux.
3. Assurez-vous que les données financières sont à jour : les soldes du grand livre, les opérations en cours au niveau des comptes fournisseurs et des comptes clients, ainsi que les stocks, doivent être exacts et prêts pour la mise en service.
4. Établir un plan de secours au cas où la mise en service ne serait pas couronnée de succès.
5. Consignez les rôles et les responsabilités des membres de l'équipe pendant la phase de mise en service.
6. Vérifiez que les systèmes et le personnel indispensables sont disponibles pour le jour de la mise en service.
7. Entraînez-vous à la migration des données et aux opérations de basculement sur un système de préproduction.
8. Vérifiez que les données et les systèmes de production sont prêts pour la mise en service.
9. Répétez les tests d'acceptation utilisateur dans l'environnement de production et assurez-vous que tous les tests sont réussis avant la mise en service.

Définissez les critères et le calendrier pour l'abandon du système existant.

La réussite de la mise en œuvre d'un ERP en nuage commence par le choix d'Acumatica

La réussite de la mise en œuvre d'un ERP en nuage commence par le choix d'Acumatica

L'ERP cloud Acumatica est une solution complète de gestion d'entreprise reposant sur une plateforme évolutive. Elle vous permet d'accéder à vos données à tout moment et en tout lieu, et vous offre des fonctionnalités financières essentielles, des outils de reporting, des tableaux de bord personnalisables, des automatisations par glisser-déposer (et bien plus encore) qui vous aideront à répondre aux besoins financiers et opérationnels de votre entreprise.

Nous souhaitons que vous puissiez profiter dès que possible des avantages d'Acumatica. Notre processus en huit étapes est conçu pour garantir la réussite de la mise en œuvre de votre ERP (Enterprise Resource Planning) dans le cloud, comme cela a été le cas pour Power Storage Solutions, une entreprise spécialisée dans la fourniture, l'installation et la maintenance de systèmes d'alimentation de secours à courant continu.

Ils ont mis en place Acumatica Financial Management, Acumatica Customer Management et Acumatica Intercompany Accounting, et ont mis le système en service tout en transformant leur activité en 60 jours.

"En 60 jours, nous sommes partis de rien dans Acumatica pour lancer une entreprise de 24 millions de dollars avec 20 000 pièces, 5 000 clients, des commandes, des projets, des stocks, des comptes fournisseurs, des comptes clients et une mise en service le 1er décembre ", explique Derrick Elledge, l'un des propriétaires de l'entreprise. "C'est astronomique quand on voit ce que nous avons fait et comment le système ERP en nuage d'Acumatica nous soutient.

Si vous êtes prêt à mettre en œuvre une solution ERP moderne, évolutive et innovante basée sur le cloud, ne cherchez pas plus loin qu'Acumatica. Nos huit étapes pour une mise en œuvre réussie, avec l'aide de votre partenaire Acumatica et son expertise métier, s'avéreront tout aussi efficaces pour votre entreprise qu'elles l'ont été pour des milliers d'autres clients Acumatica.

N'hésitez pas à contacter notre équipe dès aujourd'hui si vous avez des questions ou si vous souhaitez demander une démonstration, et restez à l'écoute pour découvrir d'autres articles informatifs sur les implémentations d'Acumatica.

Pourquoi Acumatica est-elle la plateforme cloud d'entreprise intelligente idéale pour la mise en œuvre de votre ERP ?

L'ERP cloud Acumatica est une solution complète de gestion d'entreprise reposant sur une plateforme évolutive. Solution ERP cloud primée et optimisée par l'IA, reconnue par G2, Gartner, IDC MarketScape et Nucleus Research, Acumatica offre des services métier intelligents dans tous les domaines : des fonctions financières de base et du CRM à l'intégration Acumatica, en passant par la gestion intelligente des documents, les tableaux de bord personnalisables et l'automatisation par glisser-déposer. Elle vous permet d'accéder à vos données à tout moment et en tout lieu pour vous aider à répondre aux besoins financiers et opérationnels de votre entreprise.

Nous souhaitons que vous puissiez profiter dès que possible des avantages d'Acumatica. Notre processus en huit étapes est conçu pour garantir la réussite de la mise en œuvre de votre ERP (Enterprise Resource Planning) dans le cloud, comme cela a été le cas pour Power Storage Solutions, une entreprise spécialisée dans la fourniture, l'installation et la maintenance de systèmes d'alimentation de secours à courant continu.

Ils ont mis en œuvre Acumatica Financial Management, Acumatica Customer Management (CRM) et Acumatica Intercompany Accounting, et ont mis le système en service tout en transformant leur activité en seulement 60 jours. L'intégration du CRM et d'Acumatica a permis à l'équipe de bénéficier d'une vue d'ensemble unifiée des clients, des projets et des données financières au sein d'une seule et même plateforme cloud d'entreprise intelligente.

"En 60 jours, nous sommes partis de rien dans Acumatica pour lancer une entreprise de 24 millions de dollars avec 20 000 pièces, 5 000 clients, des commandes, des projets, des stocks, des comptes fournisseurs, des comptes clients et une mise en service le 1er décembre ", explique Derrick Elledge, l'un des propriétaires de l'entreprise. "C'est astronomique quand on voit ce que nous avons fait et comment le système ERP en nuage d'Acumatica nous soutient.

Si vous êtes prêt à mettre en œuvre une solution ERP cloud moderne, évolutive et intelligente, Acumatica vous propose la plateforme, le réseau de partenaires et le processus éprouvé en huit étapes nécessaires à sa mise en œuvre, que vous soyez une entreprise de taille moyenne en pleine croissance ou une grande entreprise de logiciels souhaitant mettre en production un système complexe.

Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour toute question et/ou pour demander une démonstration et restez à l'écoute pour d'autres articles informatifs sur les implémentations d'Acumatica.