Développer une entreprise grâce à des logiciels évolutifs

Introduction

Pour développer une entreprise, il faut une concentration sans faille, une planification stratégique et un logiciel de gestion d'entreprise adapté, capable de faire face à une complexité croissante. En intégrant les fonctions financières, les ressources humaines et les opérations, les logiciels modernes évitent la création de silos de données et s'adaptent en toute transparence à la croissance de votre entreprise.

Cultiver son propre jardin de fleurs est un passe-temps populaire qui demande de la concentration, beaucoup de soleil et d'eau, et des soins continus pour s'assurer qu'il s'épanouit pleinement. La croissance de votre entreprise a des exigences similaires, mais, contrairement à un jardin de fleurs, ce n'est pas seulement un passe-temps amusant ; c'est la façon dont des millions de propriétaires et d'employés gagnent leur vie.

Ce n'est pas pour rien que les petites entreprises sont considérées comme l'épine dorsale de l'économie américaine. Selon la Chambre de commerce des États-Unis, le pays compte 33,2 millions de petites entreprises, qui représentent 99,9 % de l'ensemble des entreprises américaines et emploient 45,9 % de la main-d'œuvre.

Ces petites entreprises évoluent dans un environnement hautement concurrentiel et complexe, et nombre d'entre elles pensent qu'il suffit d'ajouter du personnel pour les aider à se développer. Mais l'augmentation des effectifs ne suffit pas à garantir une croissance réussie et continue. En fait, si votre entreprise fonctionne avec des systèmes logiciels déconnectés qui créent des silos de données et entravent la communication, l'ajout de nouveaux employés ne fera qu'accroître la pression sur ces systèmes. Ce dont ces entreprises ont réellement besoin, c'est d'un logiciel de gestion pour petites entreprises capable de prendre en charge leur complexité croissante sans ralentir leur élan.

Les logiciels modernes de gestion d'entreprise regroupent des fonctions clés telles que les finances, les ressources humaines, les ventes et les opérations. Ils aident les dirigeants à prendre des décisions intelligentes en s'appuyant sur des données en temps réel. Aujourd'hui, nous allons brièvement explorer les cinq étapes de la croissance d'une entreprise, définir les logiciels de gestion d'entreprise et examiner comment le bon système contribue à la réussite de l'entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion d'entreprise ?

Un logiciel de gestion d'entreprise est un système qui aide les entreprises à gérer leurs opérations quotidiennes, leurs données, leurs flux de travail et leurs rapports à l'échelle de l'ensemble des services. Au lieu de conserver les informations relatives aux finances, aux ventes, aux stocks, aux achats, aux projets et à la clientèle dans des outils distincts, ce logiciel regroupe toutes ces fonctions en un seul et même système.

Pour les petites entreprises, cela a son importance, car la croissance s'accompagne d'une complexité accrue. Une entreprise comptant dix employés peut se contenter d'un logiciel de comptabilité basique et de tableurs. En revanche, une entreprise disposant de plusieurs sites, traitant un volume de commandes plus important, employant davantage de personnel et confrontée à des attentes plus strictes de la part de ses clients a besoin d'un meilleur contrôle.

Les logiciels de gestion d'entreprise peuvent aider les petites entreprises à gérer :

• Finances et comptabilité
• Relations avec la clientèle
• Commandes client
• Achats
• Inventaire
• Projets
• Rapports
• Processus de travail des employés
• Conformité
• Opérations
• Tableaux de bord et veille économique

L'avantage concret est simple : les gens cessent de courir après l'information et commencent à s'en servir.

Les 5 étapes de la croissance d'une entreprise

Les cinq étapes de la croissance d'une entreprise sont : l'existence, la survie, la réussite, l'essor et la maturité des ressources. Ce cadre aide les chefs d'entreprise à anticiper les défis et à mettre en place le logiciel de gestion d'entreprise adapté au moment opportun.

La croissance des petites entreprises passe par plusieurs étapes. En 1983, Neil C. Churchill, professeur et chef de file dans le domaine de l'innovation et de l'esprit d'entreprise, et Virginia L. Lewis, associée principale de recherche à l'Institut Caruth de la Southern Methodist University, ont présenté les cinq étapes de la croissance des petites entreprises. Ce cadre a été conçu pour aider les propriétaires et les gestionnaires de petites entreprises à évaluer et à résoudre les problèmes, à anticiper les exigences clés aux différentes étapes de la croissance, à évaluer l'impact des exigences réglementaires sur leur organisation et à diagnostiquer les problèmes propres aux petites entreprises. Voici un aperçu de chaque étape.

Étape I : Existence

La phase d'existence est la phase de démarrage. Le propriétaire - qui fournit la vision, le plan et l'argent - porte toutes les casquettes, y compris celle de superviseur de tous les employés. Churchill et Lewis la décrivent comme la phase où la stratégie consiste à "rester en vie", en s'efforçant d'obtenir des clients et de disposer de suffisamment de liquidités pour rester à flot, avec peu ou pas de systèmes en place pour soutenir ces efforts.

Stade II : Survie

La phase de survie concerne les entreprises qui dépassent la phase de démarrage. Churchill et Lewis écrivent qu'une entreprise en phase de survie "a suffisamment de clients et les satisfait suffisamment avec ses produits ou services pour les garder". Bien que l'organisation soit encore simple sur le plan opérationnel (par exemple, un nombre limité d'employés et de superviseurs, un propriétaire encore très actif), la croissance se produit si l'entreprise peut gérer son flux de trésorerie avec un développement limité des systèmes.

Étape III : Succès

Les entreprises qui atteignent le stade de la réussite se trouvent confrontées à un dilemme. Doivent-elles passer à un modèle de maintenance, en s'efforçant de maintenir l'entreprise à son niveau de réussite et de rentabilité afin que le propriétaire puisse se "désengager" pour se consacrer à d'autres centres d'intérêt ? Ou doivent-ils réinvestir les ressources de l'entreprise pour la développer davantage ? Quelle que soit la décision prise, un travail considérable (principalement sous la forme d'un budget) et une planification stratégique sont nécessaires.

Étape IV : Décollage

Au stade du décollage, l'objectif est de croître rapidement et de financer cette croissance. L'entreprise se décentralise à mesure que le propriétaire abandonne une partie du contrôle et délègue des responsabilités à des cadres clés. Des systèmes de gestion d'entreprise plus perfectionnés et plus étendus sont mis en place et les dirigeants s'appliquent à la planification opérationnelle et stratégique.

Étape V : Maturité des ressources

Enfin, Churchill et Lewis déclarent que les entreprises au stade de la maturité des ressources sont "arrivées", mais qu'elles ont encore deux préoccupations majeures : "d'une part, consolider et contrôler les gains financiers apportés par une croissance rapide et, d'autre part, conserver les avantages de la petite taille, notamment la souplesse de réaction et l'esprit d'entreprise". Ces entreprises sont désormais dirigées par une équipe (et non plus seulement par le propriétaire) ; les finances permettent une planification détaillée et les systèmes sont "étendus et bien développés".

L'importance des logiciels de gestion d'entreprise

Les logiciels de gestion d'entreprise regroupent toutes les opérations commerciales au sein d'une plateforme technologique centralisée, offrant ainsi une source unique et fiable de données en temps réel. Cela évite aux entreprises de retomber dans des schémas de croissance antérieurs lorsqu'elles sont confrontées à des problèmes de trésorerie ou à l'évolution des conditions du marché.

Selon Churchill et Lewis, les entreprises peuvent revenir à des stades de croissance antérieurs si des conditions empêchent leur progression, telles que des problèmes de trésorerie, une incapacité à s'adapter à des circonstances changeantes et d'autres conditions difficiles. Ainsi, parce que la croissance d'une entreprise est compliquée, quel que soit le stade auquel elle se trouve, il est important d'élaborer des plans et de mettre en œuvre des stratégies et des outils fiables pour se préparer à ces défis dès le départ. Ainsi, lorsque votre entreprise sera confrontée à ces défis, ils ne vous paraîtront pas insurmontables et vous pourrez les surmonter facilement.

À cette fin, les systèmes logiciels complets de gestion d'entreprise sont les outils les plus importants à explorer. Ces solutions rassemblent toutes les opérations de l'entreprise dans un centre technologique central, fournissant une source unique de données en temps réel. Elles facilitent la collaboration entre les équipes et les parties prenantes, améliorent l'assistance à la clientèle, rationalisent la conformité réglementaire, automatisent les tâches financières et opérationnelles fastidieuses, et bien plus encore. Mais il existe de nombreux systèmes de gestion d'entreprise sur le marché. Examinons donc les étapes clés qui vous permettront de choisir la solution qui vous convient le mieux.

Comment choisir un logiciel de gestion d'entreprise pour une société en pleine croissance

Le choix d'un logiciel de gestion d'entreprise doit partir d'un besoin concret de l'entreprise, et non d'une simple démonstration du produit.

Avant d'évaluer les fournisseurs, répondez aux questions suivantes :

• Quels sont les facteurs qui freinent la croissance ?
• Dans quels cas les employés ont-ils recours à des tableurs parce que le système n'est pas en mesure de gérer la tâche ?
• Quels sont les rapports qui prennent trop de temps à générer ?
• Quelles équipes ne font pas confiance aux données ?
• Quels problèmes liés à l'expérience client sont dus à des dysfonctionnements internes du système ?
• Quelles applications doivent s'intégrer au nouveau système ?
• Quelles sont les exigences du secteur auxquelles le logiciel doit répondre ?
• Combien d'utilisateurs ont besoin d'un accès, actuellement et à l'avenir ?
• Quelles sont les exigences en matière de sécurité, de conformité et de déploiement qui importent ?
• À quoi ressemblera l'entreprise dans trois à cinq ans ?

Une solution ERP cloud performante doit pouvoir évoluer au rythme de l'entreprise. Privilégiez les options de déploiement flexibles, une tarification claire, la facilité d'utilisation, les capacités d'intégration, les fonctionnalités spécifiques au secteur, la sécurité, les outils de reporting, l'automatisation, ainsi qu'un fournisseur qui investit dans l'innovation produit.

Méfiez-vous des logiciels qui semblent abordables jusqu'à ce que chaque nouvel utilisateur, module, intégration ou modification de contrat devienne un sujet de négociation. Les entreprises en pleine croissance ont besoin d'une tarification claire et compréhensible.

Les signes qui indiquent que votre petite entreprise a dépassé les capacités d'un logiciel de comptabilité basique

De nombreuses petites entreprises commencent par utiliser un logiciel de comptabilité d'entrée de gamme. Il n'y a rien de mal à cela. L'erreur, c'est de s'y accrocher alors que l'entreprise a clairement dépassé ce stade.

Voici quelques signes indiquant qu'il est peut-être temps de passer à un ERP dans le cloud :

• Les équipes s'appuient sur des tableurs pour mener à bien leurs processus clés.
• La préparation des rapports prend plusieurs jours, voire plusieurs semaines.
• Les chiffres relatifs aux stocks, aux ventes et aux finances ne concordent pas.
• Les employés saisissent les mêmes données dans plusieurs systèmes.
• Les dirigeants ne peuvent pas consulter les résultats financiers en temps réel.
• L'entreprise compte plusieurs entités, sites ou devises.
• Le service client est ralenti par le manque d'informations.
• Les validations manuelles retardent les commandes, les factures ou les achats.
• L'entreprise a besoin de compétences spécifiques à son secteur d'activité.
• La croissance donne l'impression que l'entreprise est moins maîtrisée, et non qu'elle connaît davantage de succès.

C'est ce dernier signe que les dirigeants ne doivent pas ignorer. La croissance doit créer une dynamique. Elle ne doit pas donner l'impression que chaque mois est une situation d'urgence.

Trouver et mettre en œuvre la meilleure solution ERP

Pour trouver la meilleure solution ERP dans le cloud, identifiez vos points faibles opérationnels, évaluez votre infrastructure technologique actuelle et fixez-vous un budget strict. Choisissez ensuite une option de déploiement et vérifiez que le logiciel répond aux exigences spécifiques à votre secteur d'activité.

1. Suivre les étapes initiales

Avant de choisir le bon système ERP, vous devez prendre quelques mesures préliminaires :

• Identifier les points douloureux :
  • Qu'est-ce qui freine votre entreprise ? Où voyez-vous des processus inefficaces qui vous font perdre du temps ? Où ne parvenez-vous pas à obtenir les données et les informations dont vous avez besoin pour fonctionner ?
• Examinez votre pile technologique actuelle :
  • Parmi les applications que vous utilisez actuellement, quelles sont celles qui sont essentielles à votre mission et quelles sont celles qui doivent être supprimées ? Si vous devez conserver certaines applications, vous devrez vous assurer que le système ERP que vous choisissez offre de solides capacités d'intégration avec ces applications, garantissant ainsi une connectivité transparente dans l'ensemble de votre pile technologique.
• Fixez un budget avant de commencer votre recherche :
  • Entamez le processus en sachant ce que vous êtes prêt à dépenser et ce que vous pouvez dépenser. Pour éviter des frais supplémentaires inutiles (et souvent peu scrupuleux), choisissez un fournisseur de logiciel ERP qui vous donne d'emblée des informations sur les prix. Recherchez des licences pour utilisateurs illimités, c'est-à-dire que vous payez pour les ressources que vous utilisez, et non pour le nombre de personnes qui utilisent le système. De cette façon, le système évolue avec vous et, comme tous les employés peuvent accéder au système en fonction de leur rôle et de vos protocoles de sécurité, ils disposent des données dont ils ont besoin pour faire leur travail, en temps réel. Au lieu d'être isolés par des silos de données, ils peuvent avoir une vue d'ensemble et travailler ensemble plus efficacement.
• Considérer options d'hébergement et de déploiement:
  • Comment souhaitez-vous que votre solution soit déployée ? Préférez-vous un déploiement en nuage entièrement géré, dans lequel le fournisseur est responsable de l'hébergement, de la sécurisation, de la maintenance et de la mise à niveau du logiciel et du matériel ? Ou préférez-vous un nuage privé entièrement sécurisé, dans lequel vos données sont hébergées dans un nuage entièrement dédié à votre entreprise ? (Cette option est parfois choisie par des entreprises dans des secteurs réglementés, par exemple les produits pharmaceutiques, les produits alimentaires et cosmétiques, etc.)
• Pensez à votre les besoins spécifiques de l'industrie:
  • Quelles sont les exigences particulières auxquelles la solution doit répondre ? Par exemple, les entreprises de construction ont besoin d'outils de gestion de projet. Les fabricants ont besoin d'un support pour de multiples méthodes de production. Les distributeurs ont besoin d'outils de gestion des stocks et des entrepôts. Les détaillants ont besoin de solutions de vente omnicanale. Et ainsi de suite. Si vous utilisez un logiciel de comptabilité de base, il se peut que des applications spécifiques à votre secteur d'activité y soient déjà intégrées. Recherchez une solution ERP complète qui répondra à tous ces besoins sectoriels dans un seul système. Là encore, si l'un des logiciels tiers que vous utilisez est essentiel à votre activité, la solution ERP doit également pouvoir s'intégrer de manière transparente à ce logiciel, afin de le regrouper sous une seule et même solution globale.

Une fois que vous avez suivi ces étapes et que vous avez commencé votre recherche d'ERP, examinez les notes de convivialité de chaque option pour voir ce que les clients du monde réel ont à dire à son sujet. Vérifiez si les protocoles de sécurité du système sont transparents et de premier ordre. Évaluez la feuille de route du fournisseur. Se concentre-t-il sur l'innovation continue ou se contente-t-il de faire du surplace ? Enfin, assurez-vous que le fournisseur que vous examinez sera un partenaire de votre entreprise, et non un prédateur.

"Les prédateurs se concentrent sur le court terme et sur le chéquier", déclare David De Rego, vice-président du marketing produit d'Acumatica, en se référant à l'étude de l'analyste Brian Sommer. "Ils tendent des pièges et utilisent des contrats confus et volumineux. Les partenaires s'engagent dans une relation à long terme. Ils alignent leurs objectifs sur ceux des clients et améliorent constamment leurs produits."

Dans l'ensemble, vous recherchez un fournisseur dont l'état d'esprit est axé sur le client et l'innovation.

2. S'assurer que les capacités du logiciel correspondent aux étapes de la croissance

Les petites entreprises en pleine croissance ont besoin d'un logiciel de gestion d'entreprise capable d'évoluer et de s'adapter à la complexité accrue qu'entraîne chaque étape de la croissance. Une solution ERP complète (par opposition à des logiciels autonomes et déconnectés) comprend des fonctions avancées conçues pour soutenir les petites entreprises à chaque étape de leur croissance, de la gestion de la trésorerie à l'automatisation des flux de travail.

Par exemple, si votre entreprise se trouve au stade de la survie, votre solution ERP devrait comporter des outils de gestion de trésorerie qui permettent de gérer les transactions quotidiennes, les soldes de trésorerie, les transferts de fonds et les rapprochements de comptes bancaires dans un système centralisé. Pour l'étape de la réussite, une solution ERP doit comporter des fonctions d'automatisation des flux de travail qui garantissent que les membres de l'équipe se concentrent sur les activités qui favorisent l'activité de l'entreprise plutôt que sur des tâches manuelles qui leur font perdre un temps et une énergie précieux. Et pour l'étape du décollage, la veille stratégique avancée et l'analyse avec l'IA sont essentielles, car elles donnent aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour prendre des décisions stratégiques fondées sur des données qui les aideront à relever les défis qui accompagnent une croissance fulgurante.

Ces fonctions et d'autres doivent être suffisamment avancées pour répondre à l'évolution des besoins, mais pas trop pour que les gens ne puissent pas les utiliser facilement.

3. Mettre en œuvre avec succès la bonne solution et gérer le changement

Après avoir trouvé la meilleure solution ERP pour votre entreprise, vous mettrez en œuvre le système avec l'aide du fournisseur ERP ou d'un partenaire de mise en œuvre ERP de confiance. Le processus de mise en œuvre varie en fonction de la solution, mais les étapes standard sont les suivantes :

• Obtenir l'adhésion des dirigeants, des informaticiens et des employés afin que, lorsque le changement de technologie aura lieu, les membres de l'équipe soient prêts et disposés à l'utiliser.
• Installation de la solution en fonction de l'option d'hébergement choisie.
• Migration des données de l'ancien système vers le nouveau.
• Former tous les membres de l'équipe.
• Tester et valider le système ERP.
• La mise en service, qui peut être effectuée en une seule fois ou programmée en différentes phases. (Vous pouvez également utiliser l'ancien et le nouveau système ensemble pendant un certain temps, comme des roues d'entraînement pour vos processus d'entreprise).
• Un retour d'information et des améliorations permanentes, afin que vous puissiez procéder à des ajustements au fur et à mesure de votre développement.

Croissance durable avec la bonne solution ERP

Les petites entreprises peuvent assurer une croissance durable en mettant en œuvre des solutions ERP cloud intuitives, abordables et innovantes, telles qu'Acumatica. Ces plateformes fournissent les outils, les ressources et les données nécessaires pour atteindre le stade de maturité des ressources.

Les petites entreprises peuvent s'attendre à franchir des étapes spécifiques dans leur parcours de croissance. Si elles mettent en œuvre un logiciel de gestion d'entreprise intuitif, abordable et innovant comme Acumatica, elles disposeront des outils, des ressources et des données dont elles ont besoin pour atteindre facilement et avec succès l'étape de maturité des ressources.

Pour en savoir plus sur le passage à un nouveau logiciel évolutif, lisez notre livre électronique gratuit "Leading Through Change : Réussir la transition d'un logiciel de comptabilité de base à un système ERP".

Comment Acumatica accompagne les entreprises en pleine croissance

Acumatica Cloud ERP est conçu pour les petites et moyennes entreprises en pleine croissance qui ont besoin d'un logiciel de gestion d'entreprise flexible et évolutif.

Acumatica relie les fonctions métier essentielles telles que la gestion financière, la gestion de la relation client (CRM), la comptabilité de projet, la gestion des stocks, la gestion des commandes, les services sur site, la construction, la distribution, la fabrication, la vente au détail, le reporting, les tableaux de bord et l'intelligence d'affaires. Les entreprises peuvent choisir les fonctionnalités en fonction de leurs besoins et les étendre à mesure qu'elles se développent.

Acumatica propose également des options de déploiement dans le cloud, des capacités d'intégration, des éditions sectorielles et des licences à nombre d'utilisateurs illimité, dont le coût est calculé en fonction des ressources utilisées plutôt que par utilisateur. Ce modèle peut s'avérer particulièrement intéressant pour les entreprises en pleine croissance qui souhaitent permettre à davantage d'employés d'accéder au système sans pour autant restreindre la visibilité, afin de maîtriser les coûts liés aux logiciels.

Pour les dirigeants qui se demandent comment développer une petite entreprise, la réponse n’est pas « achetez un ERP et tout fonctionnera ». Ce serait trop simple. La meilleure réponse est la suivante : mettez en place les processus, la visibilité des données et les bases technologiques qui permettront à l’entreprise de gérer sa croissance sans perdre le contrôle.

L'ERP dans le cloud fait partie intégrante de cette infrastructure.

FAQ : Développer son entreprise grâce à un logiciel de gestion d'entreprise

Quelle est la meilleure façon de développer une petite entreprise ?

La meilleure façon de développer une petite entreprise consiste à associer une forte demande client à des processus reproductibles, une bonne visibilité financière, un reporting clair et des systèmes évolutifs. La croissance devient plus facile à gérer lorsque les équipes ont accès à des données précises et travaillent à partir d'un logiciel de gestion d'entreprise connecté.

En quoi un logiciel de gestion d'entreprise contribue-t-il à la croissance d'une entreprise ?

Les logiciels de gestion d'entreprise favorisent la croissance d'une entreprise en reliant entre elles des fonctions clés telles que les finances, les ventes, les opérations, la gestion des stocks, les projets et le reporting. Ils réduisent les tâches manuelles, améliorent la visibilité et aident les dirigeants à prendre des décisions en s'appuyant sur des données opérationnelles actualisées.

Qu'est-ce qu'un ERP dans le cloud ?

Un ERP cloud est un logiciel de gestion intégrée des ressources de l'entreprise (ERP) accessible via le cloud. Il aide les entreprises à gérer leurs finances, leurs opérations, leurs stocks, leurs ventes, leurs projets, leur reporting et d'autres processus clés au sein d'un système unique et interconnecté.

Quand une petite entreprise devrait-elle passer à un ERP dans le cloud ?

Une petite entreprise devrait envisager de passer à un ERP dans le cloud lorsque les logiciels de comptabilité de base, les tableurs ou les applications isolées ne suffisent plus à soutenir sa croissance. Parmi les signes courants, on peut citer la lenteur de la production des rapports, la saisie en double des données, les problèmes de gestion des stocks, une visibilité financière limitée et des difficultés à gérer plusieurs sites ou entités.

L'ERP dans le cloud est-il réservé aux grandes entreprises ?

Non. Les solutions ERP dans le cloud peuvent répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises qui ont besoin de systèmes évolutifs sans avoir à gérer une infrastructure sur site complexe. De nombreuses entreprises en pleine croissance ont recours à l'ERP dans le cloud pour améliorer la visibilité, automatiser les tâches et étendre leurs capacités au fil du temps.

Quels sont les critères que les petites entreprises doivent prendre en compte lorsqu'elles choisissent un logiciel de gestion d'entreprise ?

Les petites entreprises devraient rechercher un logiciel de gestion d'entreprise qui soit adapté à leur secteur d'activité, relie les processus clés, fournisse des rapports en temps réel, s'intègre aux applications essentielles, offre une sécurité robuste, prenne en charge l'automatisation et puisse évoluer au fur et à mesure que l'entreprise se développe.

Jeter des bases plus solides pour la croissance

Pour développer une entreprise, il ne suffit pas d'avoir de l'ambition. Il faut des systèmes capables de prendre en charge un plus grand nombre de clients, de données, d'employés et de décisions.

Si votre petite entreprise s'appuie sur des outils isolés, des rapports tardifs et des solutions manuelles, sa croissance risque de s'avérer plus difficile qu'elle ne devrait l'être. Un logiciel de gestion d'entreprise évolutif peut vous aider en offrant à votre équipe une vue d'ensemble cohérente de l'entreprise et les outils nécessaires pour agir plus rapidement.

Découvrez comment la solution ERP cloud Acumatica aide les entreprises en pleine croissance à gérer la complexité, à améliorer la visibilité et à établir des bases plus solides pour la prochaine étape de leur développement.