AcumatiCaresNotre logiciel de comptabilité fournisseurs vous aide à surveiller vos flux de trésorerie en suivant tous les paiements de factures en suspens, ainsi que les remises disponibles, les dates d'échéance et les besoins de trésorerie. Et comme notre solution de comptabilité fournisseurs fonctionne dans le cloud, vous pouvez accéder à vos rapports à tout moment, où que vous soyez, en ouvrant simplement un navigateur web.
Produit
Logiciel de comptabilité fournisseurs
Comment les logiciels de comptabilité fournisseurs peuvent-ils vous être utiles ?
Comment un logiciel de comptabilité fournisseurs peut-il vous être utile ?
Le logiciel de comptabilité fournisseurs d'Acumatica est conçu pour rationaliser vos processus de comptabilité fournisseurs et maintenir vos flux de trésorerie sortants en temps voulu et avec précision. Le module de comptabilité fournisseurs automatise les étapes de réception des factures de vos fournisseurs, sous-traitants, etc. Il assure également le suivi des obligations de paiement, de sorte que vous payez toujours vos fournisseurs à temps, ce qui améliore en fin de compte vos relations de travail avec eux.
En savoir plus sur l'automatisation des comptes fournisseurs.
Principaux avantages des solutions de comptabilité fournisseurs pour votre entreprise
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Joindre les documents sources aux factures
Rationalisez l'approbation des factures et facilitez la résolution des problèmes à l'avenir. Lorsque vous recevez des documents sources par courrier électronique ou par numérisation, ils sont joints à la facture, ce qui facilite l'accès aux données. Une fois que les fichiers ont été joints à un document dans le système, ils peuvent simplement être liés à d'autres documents ou enregistrements sans qu'il soit nécessaire de les télécharger à nouveau.
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Accepter les paiements anticipés des fournisseurs
Saisissez les demandes de prépaiement, émettez les prépaiements et appliquez les prépaiements aux factures au fur et à mesure de leur réception. Les soldes des prépaiements sont conservés séparément du compte AP normal. Faire correspondre les prépaiements avec les frais et afficher le solde restant après les frais bancaires.
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Comptabiliser les charges payées d'avance
Affectation d'un calendrier de dépenses différées par poste comptable. Répartir automatiquement les paiements entre le compte prépayé et les comptes de dépenses.
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Calculer automatiquement les taxes
Calculer automatiquement les retenues à la source, les taxes d'utilisation et les taxes sur la valeur ajoutée (TVA), et préparer une ou plusieurs versions de chaque rapport fiscal. Attribuer une zone fiscale par défaut à chaque fournisseur et vérifier les zones fiscales par adresse afin d'éviter la création de zones fiscales multiples. La valeur par défaut peut être modifiée lors de la saisie de la facture. Le calcul des taxes peut inclure plusieurs éléments de taxe par ligne de document, la déduction du montant de la taxe du prix et le calcul de la taxe sur la taxe.
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Détection des anomalies dans les demandes de renseignements
Améliorez la conformité et la précision des données grâce à une meilleure détection des anomalies par apprentissage automatique pour identifier les irrégularités dans les données et favoriser des décisions commerciales efficaces. Isolez rapidement les enregistrements qui s'écartent des schémas de données normaux en termes de montants, de totaux, de coûts et d'autres valeurs telles que les marges des commandes clients, les achats et les coûts d'AP.
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Rationaliser l'approbation et le paiement des factures
Gagnez du temps grâce aux solutions de comptabilité fournisseurs. Configurez le processus d'approbation automatique des paiements ou suivez un processus d'approbation pour donner la priorité ou retarder le paiement avant que ces documents ne soient traités dans les systèmes comptables et payés. Désignez un compte à partir duquel les paiements doivent être effectués ou sélectionnez un mode de paiement. Visualiser les factures, effectuer les paiements et stocker les cartes de crédit sur le portail Acumatica Self-Service Portal.
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Optimiser les paiements
Évitez les frais de retard et profitez des remises accordées par les fournisseurs en alignant les paiements sur les flux de trésorerie.
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Livraison plus rapide, moins d'erreurs
Saisissez les données plus efficacement grâce à la saisie prédictive et à des dispositions d'écran flexibles. Réduisez les erreurs en définissant des comptes par défaut, des sous-comptes, des conditions de paiement et des remises par fournisseur.
Caractéristiques importantes du logiciel de comptabilité fournisseurs
Traitement des paiements des fournisseurs
Évitez de surpayer les fournisseurs grâce à un processus qui permet de sélectionner les ajustements de débit ouverts en tant qu'option lors du traitement des paiements. exporter automatiquement les paiements AP via le réseau ACH dans les formats de fichiers NACHA ou CPA-005 (Canada). Permettre aux utilisateurs de spécifier des comptes pour chaque fournisseur. Préparer les paiements des fournisseurs en masse plutôt qu'individuellement. Les organisations britanniques peuvent utiliser des modules d'extension de fichiers pour créer des fichiers d'exportation de paiements pour les institutions bancaires BACS HSBC et Lloyds.
Plusieurs comptes PA dans le GL
Lier des groupes de fournisseurs à des comptes fournisseurs spécifiques dans le GL. Les comptes par défaut peuvent être remplacés lors du traitement des factures ou des paiements. Acumatica compense automatiquement le compte correct lorsque le paiement est appliqué.
Prise en charge de plusieurs devises
Émettez ou acceptez des factures dans une devise étrangère. Utilisez l'automatisation de la comptabilité fournisseurs pour appliquer le taux de change effectif et effectuer la conversion sans aucune charge de travail pour votre personnel. La triangulation des devises et le calcul des gains et pertes réalisés sont automatiques. Les gains et pertes non réalisés peuvent être calculés par le biais d'un processus de réévaluation des soldes. Prise en charge de plusieurs devises de base et consolidation des rapports entre les entreprises ayant des devises de base différentes.
Documents récurrents du PA
Créez des factures récurrentes en définissant la fréquence et le délai de paiement. Les factures récurrentes apparaissent dans l'écran de traitement des transactions récurrentes pour examen, modification et validation.
Remboursements aux vendeurs
Les documents de remboursement du fournisseur débitent un compte de trésorerie et créditent un compte de paiement. Appliquer un remboursement à un ajustement de débit ou à un prépaiement.
Comptabilité de caisse
Enregistrer les produits et les charges au moment où les paiements sont reçus ou décaissés plutôt qu'au moment où les transactions ont lieu.
Déclaration fiscale automatisée
Calcul automatique des taxes et vérification des zones fiscales par adresse afin d'éviter la création de zones fiscales multiples. Permettre aux utilisateurs d'ajouter des lignes taxées à 100 % et des lignes imposables dans le même formulaire.
Écart de prix d'achat (EVP)
Contrôlez les coûts de manière proactive en fixant des tolérances et en envoyant des notifications d'approbation automatisées lorsque le prix d'achat réel figurant sur les factures des fournisseurs s'écarte du prix prévu dans la transaction de réception des achats.
Rapports de vieillissement AP
Personnalisez vos catégories d'ancienneté des comptes fournisseurs et créez un ensemble complet de rapports d'ancienneté, y compris l'encours total, les arriérés, les besoins de trésorerie et la performance des fournisseurs.
Déclaration 1099
Accumuler les informations sur les 1099 pour tout fournisseur désigné. Suivre les paiements 1099 et produire les rapports 1099 appropriés. Plusieurs succursales peuvent clôturer les livres (périodes fiscales) indépendamment les unes des autres.
Générer automatiquement le formulaire 1099-NEC pour les rémunérations des non-salariés sans affecter les valeurs par défaut des fournisseurs et les processus actuels. L'archivage électronique des rapports 1099-NEC et 1099-MISC est pris en charge.
Piste d'audit
Maintenir une piste d'audit complète de toutes les transactions. Les documents ne peuvent pas être supprimés ou annulés. Corriger les erreurs à l'aide d'écritures de correction ou de contre-passation. Les solutions de comptabilité fournisseurs Acumatica capturent l'ID de l'utilisateur qui a saisi la transaction et celui de l'utilisateur qui a modifié l'enregistrement. Les notes et les documents électroniques justificatifs peuvent être joints directement aux transactions.
Sécurité du compte fournisseur
Contrôlez l'accès à votre logiciel de comptabilité fournisseurs en spécifiant les personnes et les rôles qui peuvent consulter et modifier les informations et les soldes des comptes fournisseurs. Limitez les informations sensibles sur les fournisseurs.
Saisie automatisée des factures AP
Appliquer la technologie AI/ML pour importer des documents PDF à partir de fichiers ou directement à partir de pièces jointes à des courriels et les transformer en documents AP. Configurer le système pour qu'il recherche automatiquement les fournisseurs par adresse électronique.
Aperçu de la facture dans les panneaux latéraux
L'accès aux panneaux latéraux des documents entrants permet de visualiser les factures et les documents PDF connexes sur le panneau latéral.
Acumatica Comptabilité Fournisseurs - FAQ
Qu'est-ce que la comptabilité fournisseurs ?
La comptabilité fournisseurs, ou AP, est l'enregistrement de la dette d'une entreprise envers ses fournisseurs et créanciers pour des articles et/ou des services achetés ou de l'argent dû. Considérée comme un passif à court terme, cette dette apparaît comme une dépense dans le grand livre général (GL) de l'entreprise jusqu'à ce que le service des comptes fournisseurs de l'entreprise paie le montant dû. Le fait d'effectuer les paiements à temps - et avec précision - améliore la trésorerie de l'entreprise ainsi que ses relations et sa réputation auprès des fournisseurs et des créanciers.
Qu'est-ce qu'un logiciel de comptabilité fournisseurs ?
Les logiciels de comptabilité fournisseurs automatisent les tâches manuelles de gestion des comptes fournisseurs en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise. En règle générale, les logiciels de comptabilité fournisseurs offrent les fonctionnalités suivantes :
- Recevoir les factures et en assurer le suivi.
- Traite les paiements.
- Stocke des informations actualisées sur les fournisseurs.
- Contrôler les remises, les échéances et les besoins de trésorerie.
- Identifie les conditions préétablies.
- Rationalise l'approbation et le paiement des factures.
- Calcule les impôts.
Les logiciels de gestion des comptes fournisseurs simplifient ces tâches et d'autres encore, en éliminant la nécessité de saisir des données et des traces écrites qui sont souvent à l'origine d'erreurs et de retards coûteux.
Qu'est-ce que l'ERP dans la comptabilité fournisseurs ?
Le logiciel AP en tant qu'application autonome est un outil spécialisé qui permet d'économiser du temps et de l'argent. Lorsqu'il est intégré à une solution complète de planification des ressources de l'entreprise (ERP), il devient un atout inestimable qui contribue à améliorer la productivité et les résultats de l'entreprise.
Une solution ERP stocke, synchronise et connecte les données de tous les départements d'une entreprise, fournissant aux membres de l'équipe les mêmes informations actualisées. Si la solution ERP est basée sur le cloud, ils peuvent accéder aux informations où qu'ils se trouvent, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.
L'intégration d'un module de gestion des comptes fournisseurs dans la solution ERP ouvre la voie à des fonctionnalités accrues, telles que l'accès à des rapports détaillés (y compris des rapports sur l'ancienneté des comptes fournisseurs) et à des tableaux de bord personnalisés permettant de consulter des informations antérieures qui fournissent des indications sur les performances actuelles et futures ; la définition de comptes, sous-comptes, conditions de paiement et remises par fournisseur par défaut ; et la prise en charge de plusieurs comptes fournisseurs dans le grand livre général.
La bonne solution ERP offre des fonctionnalités et des capacités supplémentaires. Il peut s'agir de la prise en charge de plusieurs devises, de la possibilité de créer des paiements récurrents et d'une fonctionnalité d'audit complète, qui permet de corriger les erreurs sans supprimer ou annuler des documents et de saisir l'identification de l'utilisateur. Et comme la sécurité des fournisseurs est cruciale, la bonne solution ERP permet de contrôler l'accès grâce à des autorisations basées sur les rôles.
Grâce à une solution AP et ERP intégrée, un traitement intelligent des paiements et une visibilité complète de toutes les données financières sont possibles d'un simple clic.
"Avec tout ce qui est intégré [à Acumatica], nos factures sont désormais directement intégrées à nos recettes et à notre compte de résultat, et les dirigeants peuvent obtenir des informations à tout moment. Ils peuvent voir quelle est notre rentabilité ce mois-ci. Ils peuvent voir ce que nous achetons. Ils peuvent obtenir des réponses à de nombreuses questions à tout moment". - Amanda Datte, directrice financière, Clive Coffee
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