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Le module Advanced Expense Management Software d'Acumatica est conçu pour améliorer la précision des dépenses pour la comptabilité et pour le calcul des coûts et la facturation des projets. Vous ne perdrez plus de temps à traquer les reçus et pourrez vous concentrer sur la croissance de votre entreprise.
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AcumatiCares
Produit
Logiciel avancé de gestion des dépenses
Automatisation des notes de frais, des justificatifs et des transactions par carte bancaire
Le suivi et l'enregistrement des dépenses peuvent être un processus long et déroutant, mais le logiciel de gestion avancée des dépenses d'Acumatica utilise la puissance de l'intelligence artificielle (IA) et de l'apprentissage automatique (ML) pour couvrir ces tâches automatiquement.
Advanced Expense Management peut automatiquement :
- Générer des justificatifs de dépenses à partir de vos transactions par carte de crédit.
- Configurez en quelques minutes les connexions entre votre logiciel de gestion d'entreprise et les flux bancaires de plus de 14 000 établissements financiers.
- Définir des calendriers de configuration flexibles avec plusieurs niveaux de sécurité.
- Faire correspondre les dépenses aux comptes du grand livre.
- Classer les nouvelles transactions par catégorie.
- Ajuster les algorithmes d'appariement pour affiner la précision des futurs processus d'importation et d'appariement.
- Envoyez des notifications push pour rappeler aux employés de soumettre des reçus numérisés.
- Et plus encore !
Principaux avantages d'un logiciel avancé de gestion des dépenses pour votre entreprise
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Raccourcir les cycles de dépenses
Les importations programmées de flux bancaires éliminent les importations manuelles de relevés de cartes de crédit. La création automatisée des justificatifs de dépenses réduit la charge de travail liée à la recherche des justificatifs de dépenses des employés. Attachez automatiquement les justificatifs de dépenses aux flux bancaires appropriés. Des notifications push rappellent aux employés de soumettre leurs notes de frais via leur téléphone portable.
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Améliorer la précision des données
L'appariement intelligent utilisant les paramètres par défaut élimine l'appariement manuel sujet aux erreurs pour les transactions récurrentes. L'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique améliorent le rapprochement intelligent en identifiant les transactions existantes et en rapprochant correctement les dépenses futures sur la base du retour d'information.
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Intégration de la comptabilité des projets
Les dépenses et les justificatifs de dépenses sont transférés au système de comptabilité du projet, ce qui permet d'améliorer le calcul des coûts du projet. Les dépenses facturables sont transmises à la comptabilité du projet pour une facturation plus rapide et plus précise des clients.
Caractéristiques importantes du logiciel de gestion avancée des dépenses
Expense Claims
Permettre aux employés de saisir des justificatifs de dépenses et de soumettre des notes de frais avec le remboursement des dépenses encourues en utilisant des comptes personnels ou des cartes de crédit de l'entreprise.
Recettes automatisées
Les clients américains et canadiens peuvent prendre une photo des reçus sur un téléphone portable. Acumatica crée automatiquement une note de frais à partir de l'image.
Mise en place rapide
Connectez-vous à plus de 14 000 institutions financières. Quelques minutes suffisent pour établir une connexion sécurisée. Définissez rapidement des calendriers de synchronisation des données et configurez les paramètres par défaut pour les propriétaires de cartes et les paramètres de catégorie de correspondance intelligente. Prise en charge des transactions dans plusieurs devises de base.
Notifications push
Sélectionnez un ou plusieurs employés à avertir par courriel ou par message texte lorsque les transactions par carte de crédit ne sont pas accompagnées d'un reçu de dépenses scanné. Les employés peuvent soumettre des dépenses en scannant les reçus sur leurs appareils mobiles.
L'adéquation intelligente
Définir des paramètres par défaut pour catégoriser et comptabiliser les transactions dans des comptes spécifiques du grand livre. Par exemple, la catégorie du relevé de carte de crédit ou le fournisseur peuvent automatiquement identifier les dépenses de nourriture ou de restaurant à comptabiliser dans un compte de repas et de divertissement dans Acumatica. L'intelligence artificielle automatise la mise en correspondance intelligente des importations de transactions par carte de crédit et des justificatifs de dépenses avec la reconnaissance des caractères pour une meilleure précision des données. L'apprentissage automatique ajuste les algorithmes de correspondance afin d'améliorer la précision des correspondances pour les transactions futures.
Sécurité et journaux d'audit
L'authentification multifactorielle (MFA), l'Advanced Encryption Standard (AES 256) et le Transport Layer Security (TLS) garantissent la sécurité de tous les échanges d'informations. Les mises à jour des flux de cartes de crédit sont enregistrées au niveau de l'enregistrement et du champ dans Acumatica, ce qui assure la traçabilité de toutes les transactions de données.
Logiciel avancé de gestion des dépenses – Foire aux questions
Comment fonctionne la gestion avancée des dépenses d'Acumatica ?
La solution « Acumatica Advanced Expense Management » permet d'automatiser le processus de gestion des dépenses, de la saisie à la comptabilisation. Les collaborateurs peuvent soumettre leurs justificatifs, les transactions effectuées avec les cartes d'entreprise peuvent être importées et rapprochées, et les dépenses peuvent être classées par catégorie et acheminées vers les workflows de comptabilité financière et de comptabilité de projet.
Comment Acumatica automatise-t-il la gestion des notes de frais ?
Acumatica réduit la saisie manuelle des dépenses en automatisant la création des justificatifs, en important les transactions par carte bancaire et en utilisant l'intelligence artificielle et l'apprentissage automatique pour faciliter le classement et le rapprochement des dépenses. Cela permet aux équipes financières de traiter les dépenses plus rapidement tout en améliorant la précision comptable.
Les employés peuvent-ils envoyer leurs justificatifs de dépenses depuis un appareil mobile ?
Oui. Les employés peuvent photographier et envoyer leurs justificatifs depuis des appareils mobiles compatibles, ce qui permet aux entreprises de recueillir les informations relatives aux dépenses plus rapidement après l'achat et d'éviter ainsi d'avoir à rechercher les justificatifs manquants par la suite.
Quel est le lien entre les dépenses, la comptabilité de projet et la facturation des clients ?
Les dépenses enregistrées dans Acumatica peuvent être directement transférées vers la comptabilité de projet, ce qui permet aux entreprises d'affecter les coûts aux projets concernés et d'inclure les dépenses éligibles dans la facturation des clients. Cela permet de maintenir la cohérence entre les informations relatives aux dépenses, aux finances et aux projets au sein d'un même système ERP.
Quel est l'avantage de gérer les dépenses directement dans Acumatica ?
La solution « Advanced Expense Management » faisant partie intégrante de l'ERP cloud Acumatica, les données relatives aux dépenses peuvent être directement reliées à la comptabilité financière, à la comptabilité de projet et à d'autres flux de travail de l'entreprise. Cela permet de réduire le recours à des systèmes de gestion des dépenses isolés, la saisie en double des données et les intégrations distinctes.
À qui s'adresse le logiciel de gestion avancée des dépenses Acumatica ?
La solution « Advanced Expense Management » est conçue pour les entreprises en pleine croissance qui souhaitent automatiser la gestion des dépenses liées aux cartes d'entreprise et à celles de leurs collaborateurs, tout en assurant l'intégration des données de dépenses dans leurs processus comptables financiers et de gestion de projets.
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