Bob Davis Sales

Avec l'approbation de son grand-père et de son père, qui dirige l'entreprise, M. Davis a commencé à évaluer les options ERP de la société. Il voulait un produit adapté aux petites et moyennes entreprises, qui ne soit pas surchargé de fonctions superflues et qui dispose d'un réseau de vente offrant des services de conseil de qualité.

Par le biais de recherches et d'avis en ligne, il a trouvé Intacct, SAP, NetSuite et Acumatica, et a évalué Acumatica et NetSuite sur la base d'avis favorables publiés par des magazines tels que PC Magazine.

"La structure tarifaire illimitée d'Acumatica a été un facteur déterminant", explique M. Davis. "Avec NetSuite, nous savions que nous aurions affaire à Oracle (la nouvelle société mère de NetSuite) et nous pensions que ses prix augmenteraient, sachant comment les grandes entreprises fonctionnent. M. Davis savait également qu'à mesure que les industries pétrolières et gazières se redresseraient, Bob Davis Sales augmenterait son équipe de 15 personnes, et donc que le prix par utilisateur de NetSuite grimperait.

La réponse rapide d'AIM Solutions, partenaire d'Acumatica, à la demande de M. Davis a permis de conclure l'affaire pour Acumatica. "Nos préoccupations n'ont jamais porté sur les capacités, mais toujours sur les relations avec les personnes avec lesquelles nous allions travailler", explique M. Davis. "AIM est venu ici immédiatement et a développé une bonne relation dès le départ, et nous avons eu une grande confiance dans leur capacité à nous aider.

Avant que la société ne mette en œuvre Acumatica, plusieurs systèmes ont été révisés et rationalisés. Les trois sites fonctionnant différemment, il fallait, par exemple, modifier les numéros d'articles des produits pour qu'ils soient cohérents dans tous les sites. D'autres processus devaient également être uniformisés et cohérents.

"Nous avons dû apprendre à travailler comme une entreprise avec un seul site", explique M. Davis. "J'ai toujours su qu'un jour nous uniformiserions tout et nous avons profité de cette occasion pour le faire.

Bob Davis Sales a constaté une augmentation immédiate de la productivité, non seulement en centralisant ses trois opérations, mais aussi en centralisant ses comptes clients, dont beaucoup étaient gérés comme des entités distinctes en raison de leur complexité. Historiquement, l'entreprise fonctionnait comme un représentant de fabricant et consignait des stocks, et chacun de ses 24 fabricants était géré comme sa propre entreprise. Cela signifiait que les commerciaux se connectaient à pas moins de 27 systèmes par jour - 27 systèmes qui ne communiquaient pas entre eux.

Lorsque la société est passée du statut de représentant de fabricant à celui de distributeur de produits, elle a commencé à gérer ses propres stocks, qui devaient être suivis séparément des stocks provenant des fabricants. Certains anciens clients n'ont pas changé de modèle de vente, de sorte que Bob Davis Sales doit toujours suivre les stocks en fonction du fabricant.

"Beaucoup de nos pairs ont le même problème", explique M. Davis à propos des multiples systèmes et connexions. "Nous avons procédé ainsi parce que quelqu'un d'autre l'a fait.

Le fait de se connecter à un seul système et d'avoir accès à l'inventaire, aux ventes et à d'autres informations provenant de plus de 25 fournisseurs de formes diverses dans un seul système est incroyablement utile. En plus de s'habituer au système d'inventaire à numéro unique, les employés ont adopté de nouveaux processus plus efficaces, selon M. Davis.

Par exemple, au lieu d'appeler ou d'envoyer un courriel à un autre bureau pour voir ce qui pourrait être en stock, les ventes regardent maintenant simplement dans Acumatica. L'examen des stocks signifie également que les deux sites n'ont pas besoin de créer des documents pour transférer des produits, ce qui prenait autrefois beaucoup de temps. L'équipe est désormais plus productive et plus efficace.

Le processus de facturation d'Acumatica facilite grandement le travail de M. Davis. "Le temps que je consacre à la facturation est passé de 30 heures à 2 heures, et j'en fais davantage maintenant que le secteur se redresse", déclare-t-il. "C'est une charge incroyable qui m'a été enlevée.

Non seulement ils peuvent trouver les informations plus rapidement, mais ils élaborent également des rapports plus rapidement. Auparavant, M. Davis passait une journée entière à créer un seul rapport pour un fabricant, alors qu'aujourd'hui cela ne lui prend que 30 minutes. Le fait de fournir rapidement des rapports précis aux clients stimule la confiance et la bonne volonté, ajoute-t-il.

Acumatica a également permis à l'équipe de vente d'être plus productive sur la route parce qu'elle a accès aux données depuis son téléphone, que les niveaux de stock ne sont pas gonflés et qu'elle est rarement à court d'articles populaires grâce à la fonction de réapprovisionnement d'Acumatica.

"Parce que nous ne nous rendions pas compte que nous avions déjà un article dans un autre entrepôt, nous achetions des articles dont nous n'avions pas besoin et nous avions un stock excédentaire", explique M. Davis. "En outre, nous dépendions de nos connaissances internes pour obtenir des prix spéciaux, car l'ancien système ne pouvait suivre que quelques articles.

"Nous avons vraiment supprimé l'élément humain dans des domaines tels que les prix spéciaux et nous nous sommes appuyés sur le système Acumatica, ce qui a porté ses fruits", explique M. Davis. "Cela m'a simplifié la vie".