Fondation Cesar Chavez

Après avoir évalué NetSuite, Intacct et Acumatica, Timmermans a choisi Acumatica. "La particularité d'Acumatica réside dans le fait que les autres sociétés basent leur tarification sur le nombre d'utilisateurs et le nombre d'entités, ce qui, dans notre cas, était compliqué à structurer", explique-t-il. "En ayant un nombre illimité d'utilisateurs et en ne facturant pas de supplément pour cela, Acumatica nous permet de transmettre les informations aux utilisateurs individuels au niveau opérationnel. Le modèle de licence d' Acumatica pour un nombre illimité d'utilisateurs était important car la Fondation Chavez compte quelque 75 entités hébergées au sein de trois entités principales, et Timmermans prévoit d'étendre certains droits d'accès à Acumatica à des auditeurs externes.

"La plupart des systèmes comptables ont une certaine base d'utilisateurs et n'offrent pas d'accès supplémentaire", explique-t-il. "Nous avons 10 utilisateurs qui utilisent Acumatica aujourd'hui, et lorsque nous l'étendrons à nos divisions éducation et radio, nous aurons rapidement 50 utilisateurs. Si nous devions fixer un prix pour tous ces utilisateurs, il serait prohibitif".

La Fondation Chavez a mis en œuvre Acumatica SaaS (Software as a Service) pour éviter d'acheter du nouveau matériel informatique, ce qui est important car son équipe de support informatique est composée d'une seule personne dédiée.

Sous-comptes, entités multiples : la clé pour les organisations à but non lucratif

M. Timmermans a également apprécié la plateforme ouverte d'Acumatica, qui offre une compatibilité avec les organisations à but non lucratif, sa capacité à gérer différentes entités et structures de sous-comptes, ainsi que la flexibilité du processus de comptabilité fournisseurs d'Acumatica.

"Nous avons un système de paie assez complexe par entité, par site et par emploi, ce qui fait que nous avons tout un ensemble d'activités de paie différentes", explique-t-il. La Fondation Chavez tire également ses informations de paie de deux systèmes non connectés : l'un qui gère les ressources humaines et l'autre, TimeForce, installé l'année dernière. "Auparavant, il nous fallait quatre jours pour effectuer la paie", explique-t-il. "Aujourd'hui, cela prend un peu plus d'une journée en raison de nos processus, mais une fois que nous serons un peu plus au point, nous pourrons idéalement le faire en une journée ou une demi-journée.

Après avoir effectué le gros du travail d'importation des données historiques, la mise en œuvre s'est déroulée sans problème, explique M. Timmermans.

Gagner du temps grâce à l'automatisation

Acumatica a rendu la Fondation Chavez beaucoup plus efficace, lui permettant de consacrer moins de temps à des tâches comptables manuelles qui prenaient auparavant beaucoup de temps. "Nous venons de terminer nos premiers états trimestriels, ce qui nous prenait cinq jours car tout était manuel", explique M. Timmermans. "Une fois que nous en aurons terminé deux autres, nous devrions réduire ce délai à une journée", ajoute-t-il.

Il est impatient d'en apprendre davantage sur les tableaux de bord d'Acumatica et d'armer son équipe avec de meilleures informations pour gérer leurs unités commerciales. "Notre unité d'enseignement offre des services académiques, communautaires et aux personnes âgées sur plusieurs sites différents et nous voulons transmettre des informations financières administratives à nos chefs de service afin qu'ils disposent des informations dont ils ont besoin pour gérer leurs activités au jour le jour, tant du côté des recettes que des dépenses."

L'unité d'enseignement utilisait QuickBooks, qui "n'était pas facilement adaptable à un tableau de bord", explique Timmermans, ajoutant qu'il prévoit également de donner des tableaux de bord Acumatica à la gestion immobilière - qui continuera à fonctionner sur Yardi - et aux divisions radio.

La sécurité basée sur les permissions habilite les divisions

La capacité et la confiance nécessaires pour fournir des tableaux de bord financiers aux unités commerciales découlent de la sécurité stricte d'Acumatica, basée sur les autorisations. "Il est essentiel de pouvoir contrôler les autorisations correctes", explique-t-il. "Nous ne voulons pas que l'enseignement consulte les informations relatives à l'immobilier et, grâce à la sécurité d'Acumatica, nous sommes en mesure d'isoler les informations opérationnelles et de n'accorder l'accès qu'aux personnes impliquées dans ces opérations.

"Nous prévoyons également de donner à six équipes d'auditeurs l'accès à Acumatica pour qu'ils puissent effectuer leurs propres tests et recherches", ajoute-t-il.

Timmermans affirme qu'Acumatica est facile à utiliser, très convivial et flexible. L'équipe de la Fondation Chavez apprécie les capacités de recherche et d'exploration d'Acumatica, qui lui permettent de trouver rapidement les informations de base. "Lorsque nous exécutons des états financiers et que nous produisons à l'écran, si nous avons une question sur un certain poste, nous pouvons aller jusqu'au détail, ce qui est rapide et pratique.

"FundWare ne nous offrait pas ces possibilités", explique-t-il. "Nous avons maintenant la rapidité et l'accès à des informations pertinentes quand nous en avons besoin. Nous étions vraiment à la traîne, et maintenant nous sommes très loin de ce que nous étions avec un logiciel très récent."

La flexibilité d'Acumatica permet l'intégration d'outils tiers

Il est impatient d'intégrer des outils tiers, tels que le reporting BizNet et un outil de ressources humaines, et d'utiliser Acumatica pour développer la Fondation Chavez dans les années à venir. "Acumatica dispose d'un bon et solide système de comptabilité générale, de paie, de budgétisation, de flexibilité d'information et de tableaux de bord qui en font un logiciel très important pour nous".

"Il est plus puissant que je ne l'avais imaginé", déclare M. Timmermans. "Je recommanderais vivement Acumatica à toute organisation à but non lucratif, en particulier lorsqu'elle a plusieurs départements et plusieurs opérations.