Danforth Pewter nécessaires :
Danforth Pewter ont examiné NetSuite, Microsoft Dynamics et d'autres offres ERP, mais elles étaient toutes trop chères, explique M. Kleppner. Résignés à passer à Sage 300, puis à payer cher pour que quelqu'un l'intègre à un système de point de vente, ils ont soudain appris que leur société d'assistance informatique fermait ses portes. Heureusement, ils ont également reçu une recommandation pour un nouveau fournisseur informatique.
"Après quelques conversations avec le nouveau partenaire, nous lui avons dit que nous n'étions pas très satisfaits de Sage et il a admis qu'il ne l'était pas non plus", explique M. Kleppner. "Ils nous ont dit qu'ils n'avaient pas mentionné d'autres produits parce qu'ils pensaient que Sage 300 était tout ce que nous envisagions".
L'équipe informatique a alors recommandé l'ERP d'Acumatica, qui, selon elle, répondait mieux aux besoins de Danforth. "Une fois que nous avons entendu parler d'Acumatica, le choix a été facile. C'était le seul qui répondait à nos critères", explique M. Kleppner.
M. Kleppner a choisi la version sur site d'Acumatica car "nous sommes dans une petite communauté rurale du nord du Vermont et notre service Internet n'est pas fiable. Si un chasseur de neige heurte un poteau électrique, notre Internet tombe en panne". Comme plus d'un tiers de leur activité provient des ventes en ligne, ils ne peuvent pas risquer de voir leur système financier tomber en panne, explique M. Kleppner. Le passage à la version en nuage d'Acumatica se fera plus tard, une fois qu'ils auront obtenu un service Internet plus fiable.
Danforth a opté pour l'ERP Acumatica en septembre 2014 et l'a mis en service neuf mois plus tard, pendant la saison morte du détaillant. L'entreprise a également mis en œuvre Fusion POS pour ses opérations de vente au détail et JAAS Advanced Manufacturing Software (JAMS) pour la fabrication.
"Il s'agissait d'une dépense énorme pour une entreprise de notre taille et d'un projet extrêmement risqué", explique M. Kleppner. "La plupart des mises en œuvre d'ERP échouent, ce qui nous a poussés, Beth et moi, à nous assurer que nous faisions tout ce qui était en notre pouvoir avant de passer à la phase opérationnelle.
Depuis la mise en œuvre d'Acumatica, Danforth Pewter est devenu beaucoup plus productif et efficace. "Dans l'ancien système, je devais saisir tous les produits deux fois, ce qui prenait beaucoup de temps", explique M. Morrissey. "Nous n'avons plus à le faire maintenant, et la facturation dans Acumatica nous permet d'effectuer des traitements par lots, ce que nous ne pouvions pas faire auparavant.
Les commandes peuvent être saisies immédiatement dans le système plutôt que d'attendre que quelqu'un saisisse manuellement les commandes téléphoniques. Les données relatives aux ventes sont à portée de main, et non plus à quelques jours de distance. "Dans l'ancien système, Beth devait extraire les données du point de vente, puis de Sage et les combiner manuellement, ce qui prenait énormément de temps et d'efforts pour 2 000 références", explique M. Kleppner. "Ce n'est plus le cas aujourd'hui.
"À la fin de chaque trimestre, lorsque j'effectuais un décompte, je devais rayer manuellement les stocks du point de vente pour les transférer dans l'autre système", explique M. Morrissey. "Cela me prenait des heures. Nous pouvons désormais voir ce qui est produit, ce qui circule dans l'atelier et où le travail est en cours, ce qui nous permet d'être beaucoup plus précis.
Les commandes qui étaient autrefois écrites à la main et empilées en attendant d'être intégrées dans le système financier sont désormais saisies au fur et à mesure, ce qui a permis d'augmenter le nombre de commandes expédiées chaque jour.
Lorsque les directeurs de magasin souhaitaient obtenir des informations financières pour déterminer les produits à retirer, il fallait à Mme Morrissey des jours pour préparer ces réunions. Aujourd'hui, cela ne prend plus que quelques minutes, car Acumatica lui permet d'obtenir la plupart des rapports en quelques clics. Des rapports supplémentaires sont en cours d'ajout avec l'aide de PC Bennett.
Kleppner et Morrissey se sont d'abord inquiétés de la façon dont leurs employés de longue date, dont beaucoup travaillent dans l'entreprise depuis plus de 20 ans, allaient s'adapter au nouveau système. "L'un des aspects les plus intéressants d'Acumatica est la facilité avec laquelle il est possible de former un nouveau collaborateur au système ", explique M. Kleppner. "Tous nos employés ont souligné la facilité d'apprentissage et l'intuitivité du système.
Acumatica permet à Danforth Pewter d'accéder beaucoup plus facilement à ses données sur les consommateurs et les ventes, ce qui permet aux cadres de mieux présenter les produits et d'augmenter les ventes, explique M. Kleppner. Ils peuvent également segmenter les clients de manière plus efficace, ce qui leur permet de renforcer leurs efforts de marketing, par exemple en envoyant des courriels ou des prospectus aux clients vivant à proximité d'un certain magasin, ce qu'ils n'étaient pas en mesure de faire auparavant.
"Nous pourrons nous développer pendant un certain temps avant de devoir ajouter du personnel, ce qui nous rendra également plus rentables", explique M. Kleppner.
Outre la mise en œuvre complète de JAMS, M. Kleppner prévoit de remplacer le système téléphonique de l'entreprise, vieux de 20 ans, par un système qui s'intègre à Acumatica et de mettre en place un système de gestion de la relation client (CRM). Il se réjouit de ne pas avoir à mettre à jour Acumatica après avoir mis en œuvre la version "cloud", car "les mises à jour se feront comme par magie du jour au lendemain". De plus, la plateforme Acumatica étant construite sur la base de données SQL, "il est formidable de savoir qu'elle peut se développer à n'importe quelle échelle et de la manière dont nous voulons que notre entreprise se développe".
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