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Fondée en 2007, Design Studio produit et exporte des vêtements féminins de qualité, innovants et à la pointe de la mode en provenance du Sri Lanka et destinés aux marchés britannique et européen. Elle conçoit et fabrique une vaste gamme de chemisiers, de robes, de jupes, de pantalons et de vêtements d'extérieur.
L'entreprise a commencé ses activités de fabrication en 2008 avec son principal site de production à Ethawa, Kurunegala, Sri Lanka, employant 750 personnes. Cinq ans plus tard, elle a lancé D2 Clothing, augmentant ainsi son personnel de 1 500 employés supplémentaires. En 2021, l'entreprise a lancé un nouveau site de production appelé Mila Fashion à Welioya, qui emploie 800 personnes supplémentaires. Plus tard dans l'année, Design Studio a ouvert deux unités de production supplémentaires, employant 400 personnes de plus, et se lance également dans la production au Maroc.
Design StudioLes cinq sites de production du Sri Lanka produisent plus de 7 millions de vêtements par an. Ses vêtements de mode sont vendus chez des détaillants réputés pour leurs gros volumes, tels que Primark et Sainsbury, et en ligne par l'intermédiaire de Next, ASOS et sa division Top Shop.
La mission de l'entreprise est de "construire un portefeuille unique de vêtements, en s'efforçant de surpasser nos concurrents en termes de qualité, d'innovation et de valeur, en élevant notre image dans l'industrie, dans le monde entier".
Lorsque Covid a frappé, la baisse de la demande des clients a permis à Design Studio de prendre le temps de mettre à jour son logiciel de ressources humaines et de remplacer son propre système ERP. Le système maison ne pouvait pas être mis à niveau et entravait les opérations avec des fonctions de production, d'inventaire et de reporting déconnectées.
"Nous avions des problèmes dans les flux de production qui ralentissaient le cycle de vie de la production. Nous ne disposions pas non plus d'une bonne solution de reporting pour prendre des décisions importantes pour l'entreprise", explique Devin Samayamanthri, chef de cabinet.
En raison du cloisonnement des informations dans son logiciel maison, Design Studio s'appuyait sur des feuilles de calcul. Au fur et à mesure que l'entreprise se développait, l'équipe financière ajoutait continuellement du personnel pour importer et exporter manuellement les données, ce qui entraînait des retards dans la transmission des informations et des erreurs de saisie. Toute la communication se faisait par courrier électronique, ce qui rendait difficile le suivi et la gestion efficace des informations.
"Dans le système précédent, nous n'avions pas de rapports d'inventaire ni de processus d'inventaire appropriés", explique Devin. "Chaque rapport était créé manuellement, ce qui entraînait de nombreuses erreurs humaines. L'entreprise n'était pas en mesure de suivre les stocks en temps réel, surtout si l'on tient compte des calendriers de production, des commandes et des marchandises expédiées.
Design Studio ne disposait pas d'un système permettant de suivre avec précision les commandes tout au long du processus de fabrication, ce qui rendait difficile la communication et l'information des clients sur l'état des commandes, puisque les inventaires étaient effectués manuellement. Le module financier était déconnecté et nécessitait de nombreuses étapes pour effectuer les tâches les plus simples.
Avec l'expansion de l'entreprise et l'augmentation du volume des transactions, "les informations sont devenues encore plus difficiles à gérer, si bien que nous avons dû ajouter continuellement des employés", explique Devin. "Il fallait parfois une semaine ou plusieurs jours pour mettre à jour les données financières, les factures étaient en retard et les expéditions étaient retardées, ce qui rendait la vie difficile."
En outre, "d'un point de vue informatique, le système précédent présentait un certain nombre d'inconvénients car il était difficile à maintenir. De plus, il y avait de nombreux problèmes de sécurité liés à l'ancien produit", explique Harini Perera, responsable de l'informatique et de l'analyse commerciale.
Besoin essentiel : Solution de fabrication robuste
L'industrie de l'habillement est en constante évolution, confrontée à des tendances de mode en perpétuelle mutation et aux attentes croissantes des détaillants omnicanaux. Pour remplir sa mission de fabricant de pointe et de leader de l'industrie, Design Studio savait qu'elle avait besoin d'une solution de gestion d'entreprise SaaS robuste et intégrée pour relier des systèmes et des processus d'entreprise disparates. Connu en interne sous le nom de Projet Nova, Design Studio s'est lancé dans un projet majeur de numérisation pour mettre à jour ses applications informatiques, de fabrication et de ressources humaines.
"Pour nous, le facteur clé était que le nouveau système devait être une solution adaptée à l'écosystème Microsoft, car nous sommes une boutique informatique Microsoft", explique Harini.
Devin ajoute : "Il fallait également que la solution soit basée sur l'informatique en nuage afin qu'elle soit accessible à tous nos utilisateurs. Comme le nombre d'utilisateurs change régulièrement dans notre secteur en fonction de la demande, nous avions également besoin d'une solution avec un modèle de tarification pour un nombre illimité d'utilisateurs au lieu de facturer des frais de licence individuels."
L'équipe de Design Studio a examiné Microsoft Dynamics, SAP et Oracle NetSuite, et a choisi Acumatica en raison de sa plate-forme intégrée unique et de son modèle de tarification pour un nombre illimité d'utilisateurs. Le modèle de tarification d'Acumatica a permis à l'entreprise de poursuivre son expansion rapide sans avoir à se soucier des coûts technologiques croissants.
