Groupe EOS

Déterminé à définir correctement ses besoins et ses objectifs en matière d'ERP, EOS a travaillé avec un consultant externe pendant plus d'un an pour évaluer le flux de travail existant de l'entreprise et définir un plan plus efficace.

EOS a envisagé à la fois un logiciel développé en Équateur et Microsoft Dynamics GP. Le produit local a été écarté, en partie parce qu'il n'offrait pas une bonne piste d'audit. Robert Bolte, partenaire d'Acumatica chez New Day Technology, a fait part à M. Schotel de ses propres inquiétudes concernant la technologie propriétaire et vieillissante de Microsoft et lui a suggéré d'envisager un système ERP plus récent dont NDT entendait beaucoup parler : Acumatica.

M. Schotel a pu constater que la plateforme moderne d'Acumatica faciliterait les personnalisations et qu'il serait possible d'adapter le produit aux besoins spécifiques d'EOS et à ses exigences fiscales locales. Il a également apprécié l'idée de travailler avec une entreprise plus petite et plus réactive.

Le temps de préparation des rapports de fin de mois est réduit de plus de moitié

Avant Acumatica, la direction dépendait du service financier pour les informations de clôture mensuelle préparées manuellement dans Excel, ce qui pouvait prendre jusqu'à un mois ou plus après la fin du mois. Avec le logiciel ERP Acumatica Cloud, les informations financières actuelles sont toujours disponibles en ligne, ce qui permet de prendre de meilleures décisions. Les informations de clôture mensuelle sont désormais prêtes le 10e jour du mois suivant.

Réduction de 50 % des transactions nécessaires à la facturation des fournisseurs

Avant Acumatica, le traitement d'une facture fournisseur nécessitait deux transactions (la première pour enregistrer la facture et la seconde pour sélectionner manuellement puis calculer la retenue à la source à appliquer à la facture, conformément aux réglementations fiscales locales). Comme EOS traitait près de 90 factures par jour, cela signifiait que près de 200 transactions étaient nécessaires.

Acumatica permet à EOS de configurer un code de déclaration d'honoraires pour chaque fournisseur, de sorte que lorsque l'utilisateur AP sélectionne la facture du fournisseur, le pourcentage de déclaration d'honoraires est sélectionné automatiquement, puis calculé et comptabilisé en une seule transaction. Il en résulte non seulement un gain de temps considérable, mais aussi une réduction des erreurs potentielles.

Le délai d'établissement des rapports complexes est passé de 20 jours à 1 jour

Les exigences spécifiques de l'Équateur en matière de fiscalité locale requièrent qu'un rapport spécialisé soit soumis mensuellement aux autorités. Ce rapport complexe était préparé manuellement par le service comptable et pouvait prendre jusqu'à 20 jours pour compléter et valider les informations. Désormais, avec Acumatica, le rapport est préparé en cliquant sur un seul bouton et nécessite environ une journée pour être validé.

Tranquillité d'esprit

Pour EOS, l'avantage le plus important de l'achat d'Acumatica est une tranquillité d'esprit intangible. M. Schotel explique : "Lorsque vous avez un ERP, vous voulez un système qui soit bon pour les 15 à 20 prochaines années, un système qui va grandir avec vous. Vous voulez un ERP qui soit un partenaire solide et qui vous aide à envisager ce que vous pouvez faire d'autre pour apporter une valeur ajoutée à vos clients. Si nous poursuivons le partenariat que nous avons avec Acumatica, nous serons en mesure d'y parvenir.