Frederick Block, Brick & Stone

L'équipe interne de FBBS a identifié 40 systèmes ERP potentiels à partir d'une recherche approfondie en ligne. Elle a ensuite réduit la liste à cinq systèmes, en éliminant beaucoup d'entre eux parce qu'ils étaient encombrants et semblaient avoir été conçus pour des entreprises beaucoup plus grandes. Beaucoup étaient trop chers et n'offraient pas la flexibilité nécessaire pour s'adapter aux processus de l'entreprise. Après les démonstrations des cinq solutions restantes, deux derniers ERP restaient à l'étude : Epicor et Acumatica Cloud ERP.

M. Slaughter et son équipe ont choisi Acumatica Distribution Edition en raison de son modèle de tarification unique, de sa flexibilité et de sa fonction native " cloud-first ". "Nous voulions une solution capable d'évoluer avec nous et Acumatica nous a semblé de loin le meilleur choix à cet égard", explique-t-il. "C'était un meilleur choix à long terme.

La tarification à la consommation d'Acumatica a joué un rôle important dans la décision, explique M. Slaughter. "Nous avons un grand nombre d'employés qui n'ont pas besoin d'être souvent dans le système, mais nous voulions quand même qu'ils obtiennent l'accès dont ils ont besoin, car c'était logique. Avec Acumatica, il n'y a pas de frais de licence supplémentaires pour ajouter une personne ; il n'y a qu'un seul prix.

Epicor et d'autres ERP facturent en fonction du nombre d'utilisateurs sous licence, ce qui devient coûteux, a-t-il ajouté.

Comme aucun des logiciels évalués n'était adapté à l'industrie des fournisseurs de construction, FBBS avait besoin d'une solution flexible qui pourrait être configurée en fonction de la façon dont l'entreprise de distribution exerce ses activités. De nombreuses solutions évaluées par la société n'étaient pas aussi configurables qu'Acumatica et auraient nécessité une personnalisation coûteuse, ce qui aurait fait grimper le coût de ces solutions.

CAL Business Solutions Inc. a aidé FBBS à mettre en œuvre Acumatica Advanced Distribution avec Financials, Customer Management, Inventory and Order Management, et le module Acumatica Intercompany Accounting.

Accès à distance

FBBS dispose désormais d'une solution commerciale connectée, basée sur le cloud, accessible quel que soit l'endroit où se trouve un employé - sur l'un des trois sites de l'entreprise, en déplacement ou à domicile. "Acumatica permet à chacun d'accéder au système, où qu'il se trouve. Si quelqu'un a besoin de travailler à domicile et d'être productif, il peut le faire", explique M. Slaughter.

La possibilité d'accéder aux données à distance en cas de pandémie était essentielle. "L'accès au nuage à partir de n'importe quel endroit a été très important pour nous", explique-t-il. "Nous ne pouvions tout simplement pas le faire avec notre ancien système, et nous aurions été très malmenés pendant cette période critique."

Obtenir rapidement des informations essentielles

Slaughter et l'équipe du FBBS accèdent désormais facilement aux informations dont ils ont besoin. Ils n'ont plus à chercher, à exporter des données à partir de différents logiciels, puis à les importer dans un autre logiciel. "Au quotidien, je peux consulter rapidement les informations", explique M. Slaughter. "Je peux créer une requête générique et manipuler la vue pour obtenir les données que je veux voir. Avec Acumatica, tout est possible. Quoi que nous voulions voir, de quelque manière que ce soit, nous sommes en mesure de créer une simple requête pour y parvenir.

La possibilité d'accéder rapidement aux informations dont il a besoin permet à M. Slaughter de prendre des décisions plus éclairées. "J'aime prendre des décisions basées sur des données, et avec Acumatica, il est facile d'éplucher les couches et de plonger plus profondément. Nous ne faisons plus de suppositions, mais nous prenons des décisions en nous appuyant sur des données.

Une solution flexible qui se connecte facilement

Acumatica est intuitif et facile à utiliser. "Acumatica est beaucoup plus convivial que ce que nous avions auparavant", déclare M. Slaughter. "L'intégration avec Microsoft Office, en particulier Outlook et Excel, a été excellente.

M. Slaughter apprécie le fait qu'Acumatica soit une plateforme flexible prête à l'emploi qui ne nécessite pas de personnalisation extérieure. Grâce à la structure moderne de l'API ouverte d'Acumatica, la solution peut être rapidement personnalisée pour répondre aux besoins uniques d'un employé. "J'aime le fait qu'Acumatica soit si flexible qu'il est possible de l'adapter pour qu'elle fonctionne au mieux avec les processus de l'entreprise", déclare-t-il.

Meilleure connaissance des stocks

Les commandes spéciales nécessitant une certaine fabrication sont monnaie courante chez FBBS. L'entreprise vend un grand nombre de produits de différents fabricants qui combinent un grand nombre d'UGS. Les demandes de fabrication et les commandes spéciales rendaient presque impossible le suivi de ces commandes et de l'inventaire dans son ancien logiciel.

"Avec Acumatica, nous pouvons voir ce que nous avons. Le fait d'avoir une telle visibilité a constitué une énorme amélioration", déclare M. Slaughter. "Avec nos commandes spéciales et notre fabrication, nous ne pouvions pas simplement configurer une UGS auparavant. CAL Business Solutions a aidé FBBS à configurer Acumatica pour identifier et catégoriser les différentes tailles de lots, les travaux spécialisés et les travaux non traditionnels afin qu'ils soient facilement accessibles et identifiables.

"Acumatica peut être configuré pour faire tout ce dont nous avions besoin pour notre secteur d'activité, mais il a aussi la souplesse nécessaire pour aller plus loin", explique M. Slaughter.

Avec Acumatica, FBBS sait ce qui est en stock et, plus important encore, où il se trouve.

"Acumatica gère les stocks beaucoup mieux que notre ancien système", déclare-t-il. "C'est un gain de temps considérable pour nous de voir la disponibilité des stocks en temps réel dans nos trois différents sites et de ne pas avoir à recourir à diverses feuilles de calcul ou à parcourir nos parcs de produits comme nous le faisions auparavant."

Une plateforme commerciale moderne pour la croissance

Slaughter et Frederick Block, Brick & Stone disposent désormais d'une base de croissance moderne et en constante évolution. L'accès fiable et à distance via l'informatique en nuage les prépare à l'avenir. FBBS fonctionne beaucoup plus efficacement, les employés sont plus productifs et peuvent travailler depuis n'importe quel endroit où ils ont accès à une connexion Internet.

"Acumatica fait de nous une meilleure entreprise", déclare M. Slaughter. "Il nous a été très utile de comprendre et de voir ce qui se passe dans notre entreprise, en temps réel.

"Il y a beaucoup de fonctionnalités et de modules disponibles dans Acumatica que nous n'avons pas encore utilisés. Mais en pensant à l'avenir de notre entreprise dans cinq ans, nous avons l'impression d'avoir une solution pour notre entreprise que nous pouvons facilement compléter et faire évoluer au fil du temps", ajoute-t-il.

M. Slaughter apprécie le fait qu'Acumatica crée une solide communauté d'utilisateurs, que la société exploite pour améliorer le logiciel de manière continue et programmée. Il apprécie également le fait qu'Acumatica organise chaque année un sommet des utilisateurs au cours duquel il peut découvrir de nouvelles applications complémentaires tierces et comprendre les nouvelles fonctionnalités.

"Acumatica a beaucoup à offrir et j'apprécie sa croissance rapide", déclare M. Slaughter. "J'apprécie le fait qu'ils réinvestissent dans la solution afin de l'améliorer pour tout le monde. Nous disposons désormais d'une solution commerciale dont nous savons qu'elle va continuer à s'améliorer au fil du temps.