Global Beauty Care

L'équipe GBC avait besoin d'un système financier moderne qui lui permettrait de poursuivre sa croissance rapide tout en lui permettant de commercialiser ses produits plus efficacement, explique Mizrahi.

Il savait qu'ils avaient besoin d'une plate-forme technologique dotée d'un écosystème solide et croissant de solutions innovantes, d'une technologie en constante évolution et d'un système de soutien solide qui leur permettrait de croître au fur et à mesure de l'expansion de leurs activités. GBC avait également besoin d'un contrôle et d'une visibilité de bout en bout sur tous les aspects de sa chaîne d'approvisionnement, de solides capacités de gestion des stocks et des commandes, d'un EDI intégré et de solutions de gestion des coûts au débarquement et des conteneurs entièrement intégrées à un ERP.

Mizrahi s'est renseigné sur les logiciels ERP et a opté pour Oracle NetSuite ou Acumatica. "Le prix d'Oracle NetSuite était astronomique et j'étais effrayé par le nombre de personnalisations nécessaires", explique-t-il. "Comme je connais Visual Basic et Excel, je voulais un programme qui me permette de faire les neuf dixièmes du chemin vers ce dont j'avais besoin, et j'ai vu cette fonctionnalité dans Acumatica.

Il a apprécié le fait qu'Acumatica soit convivial pour les développeurs et qu'il puisse s'occuper lui-même d'une partie de la mise en œuvre tout en travaillant avec le partenaire d'Acumatica, MIBAR, également basé à New York. Il a également apprécié le fait qu'Acumatica dispose d'un écosystème en pleine expansion, en partenariat avec plusieurs entreprises qui ont développé des modules fonctionnant avec l'ERP, et le fait qu'Acumatica mette régulièrement son logiciel à jour.

Sous la direction de MIBAR, Global Beauty Care a mis en œuvre les systèmes de distribution et de finance d'Acumatica, combinés à la solution de gestion des conteneurs de SPS Commerce et PC Bennett.

Une entreprise connectée avec une visibilité en temps réel

Avec Acumatica, les dirigeants de Global Beauty Care ont obtenu une vue instantanée de la situation de l'entreprise en temps réel.

"Dans l'ancien système, il n'y avait pas d'image claire du nombre de commandes en cours et il n'y avait pas de processus clair après la facturation. Aujourd'hui, en une seconde, je peux tout voir", explique Mizrahi.

Mizrahi a facilement créé plusieurs tableaux de bord avec des requêtes qui lui permettent de voir combien d'argent est dû, combien de commandes ont été reçues, etc. Les tableaux de bord lui permettent de repérer immédiatement tout problème, ce qui lui donne une vision qu'il n'avait pas auparavant. "Hier encore, je regardais un tableau de bord et je me suis rendu compte que quelque chose n'allait pas. J'ai appelé l'entrepôt et j'ai demandé s'il y avait des sauvegardes, ce qui était le cas. Quelques minutes plus tard, le chiffre a bondi et je n'ai pas eu besoin d'exécuter un rapport ou quoi que ce soit d'autre parce que j'avais créé un tableau de bord.

Acumatica a éliminé les entrées manuelles grâce à l'automatisation, ce qui a accéléré le traitement financier. Il a également facilité l'accès aux données.

Lorsque Mizrahi a éprouvé des difficultés à créer un rapport de réapprovisionnement hautement personnalisé qui tentait de se relier à un trop grand nombre de tables, l'un des programmeurs de MIBAR lui a suggéré d'exploiter la technologie O-data et de tirer parti d'Excel pour créer le rapport.

Il a rédigé une demande générique dans Acumatica et a ensuite écrit le code pour introduire les informations dans Excel afin de compiler les données dont il avait besoin. "Il n'y a aucun moyen de faire cela avec les autres systèmes que j'ai vus", dit-il. "La robustesse du programme, qui permet de tout recracher dans un flux de données O, est extraordinaire.

Acumatica se connecte de manière transparente à la boutique en ligne de Global Beauty Care, SPS Commerce et Ship Station, ce qui permet à l'entreprise de traiter les commandes sans transférer manuellement les données et d'expédier les articles de manière efficace et rapide, améliorant ainsi le service à la clientèle.

Processus de paiement révolutionné

Un seul employé de Global Beauty Care traite désormais les commandes de son plus gros client en 8 minutes environ, ce qui lui permet d'économiser plus de 9 heures de travail qu'il consacrait auparavant à la saisie manuelle des commandes. Les contrôles automatiques d'Acumatica ont éliminé le risque d'erreurs de facturation.

Suivi des conteneurs d'expédition

Pour suivre les marchandises de GBC en provenance du monde entier, Mizrahi utilise la solution de gestion des conteneurs de PC Bennett, partenaire d'Acumatica, qui a remplacé le tableau d'affichage compliqué et rempli de papier. "C'était vraiment fou", dit-il. "Nous avions vraiment besoin d'une meilleure solution.

Mizrahi a créé un moyen de recevoir les stocks dans un entrepôt temporaire appelé "l'océan", qui réceptionne les marchandises afin de suivre les arrivages. Sur "l'océan", il y a plusieurs commandes de conteneurs. Lorsqu'un conteneur est reçu, il est facturé automatiquement, ce qui évite les calculs manuels et la nécessité pour une personne de se souvenir de ce qui a été facturé.

Ce processus a "révolutionné la manière dont nous effectuons les paiements aux usines", déclare-t-il.

Utilisateurs illimités sans coûts élevés

Alors que Global Beauty Care poursuit sa croissance, Acumatica contribuera à maintenir les coûts d'exploitation à un niveau bas. "Le fait de pouvoir déployer la solution auprès de nouveaux employés sans avoir à supporter les coûts supplémentaires liés aux utilisateurs est un avantage considérable", explique Mizrahi. "Presque tous les autres logiciels ERP facturent des frais mensuels par utilisateur, ce qui amène inévitablement les dirigeants à essayer de limiter le nombre de personnes qui ont réellement besoin d'un accès simultané. La nouvelle méthode d'Acumatica, qui consiste à facturer sur la base des transactions, est bien adaptée à la croissance future.

Plus de productivité, plus de ventes avec Acumatica

Mizrahi apprécie que GBC puisse ajouter des utilisateurs en fonction du modèle de consommation d'Acumatica et ne pas avoir à limiter la croissance de l'entreprise. Il affirme être beaucoup plus productif grâce à Acumatica et à sa facilité d'utilisation.

"Je passe moins de temps à répondre aux questions informatiques et à traiter les problèmes, et plus de temps à la vente", explique-t-il. "Je passe beaucoup moins de temps à aider les gens à saisir des données parce que l'entreprise est maintenant automatisée, et c'est un élément important de notre croissance.