Projets REMCAN

Moderne, Cloud-First et connecté

L'équipe REMCAN a examiné en profondeur huit ERP, dont Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Sage 300 et Eclipse by Explorer. L'équipe avait réduit son choix à Sage 300 ou Eclipse. C'est alors qu'un fournisseur leur a suggéré d'étudier également Acumatica Construction Edition. "Nous avons effectué un grand nombre d'analyses comparatives et avons finalement opté pour Acumatica Construction Edition en raison de sa base API et parce qu'il s'intégrait bien à notre outil de reporting des tickets de chantier", explique Andrea.

L'équipe a éliminé de nombreux systèmes ERP parce qu'il s'agissait de systèmes hérités dont les coûts étaient importants. "À un moment donné, tous ces outils nécessitent une reconstruction complète et nous n'aurions pas été très enthousiastes à l'idée d'y faire face après avoir procédé à une nouvelle mise en œuvre.

L'équipe a apprécié le fait qu'Acumatica Construction Edition soit basé sur le cloud, qu'il fournisse les données demandées très rapidement et qu'il ne nécessite pas une équipe informatique importante.

Un modèle de licence unique

"Le prix était également un facteur à prendre en compte", ajoute Andrea, qui explique que la solution de billetterie sur le terrain qu'ils utilisent est également facturée à la consommation plutôt que par utilisateur. "Notre système de billetterie sur le terrain suit le même modèle, ce qui nous permet d'évoluer et de nous développer avec des coûts connus.

L'équipe savait que le fait de donner au personnel de terrain un accès direct par le biais d'un progiciel de gestion intégré pouvait être une source de transformation. Avec Acumatica, l'équipe aurait la possibilité de voir la rentabilité en temps réel.

REMCAN a déployé Acumatica Construction Edition avec l'aide de Constructive Solutions for Business Inc, partenaire d'Acumatica.

Visibilité financière en temps réel

Avec Acumatica Construction Edition, REMCAN voit sa rentabilité en temps réel, ce qui n'était pas le cas auparavant car il fallait beaucoup de temps pour entrer les données dans le système et effectuer une analyse. "Auparavant, nous avions des problèmes de latence et de précision", explique Andrea. "La possibilité d'amener toute l'équipe sur Acumatica pour le traitement des dépenses a été un énorme avantage.

L'équipe comptable ne saisit plus les dépenses et les salaires dans deux systèmes. Les employés soumettent leurs dépenses et leurs heures via leur téléphone ou un iPad, et les données sont automatiquement transférées dans Acumatica sans traitement supplémentaire.

"REMCAN est très enthousiaste à l'idée de commencer à utiliser l'intelligence artificielle AP pour la reconnaissance des factures", déclare Andrea. "Nous traitons plus de 2 000 factures par mois et l'intelligence artificielle AP nous permettra d'être beaucoup plus efficaces.

Augmentation de la satisfaction des employés

Grâce aux flux de données automatiques et à la possibilité de suivre et de consolider plusieurs entités, les dirigeants de REMCAN clôturent les comptes mensuels plus rapidement qu'avec l'ancien système Sage. "Plus la clôture est longue, moins le personnel a la possibilité d'effectuer des tâches à valeur ajoutée", explique Andrea. "Et lorsque vous clôturez pendant trois semaines, vous perdez la possibilité d'effectuer des analyses détaillées car vous êtes constamment en mode clôture.

Lorsque vous devez toujours fermer un mois, votre qualité de vie se détériore, ajoute-t-elle. "Si les employés ne peuvent pas prendre de congés pendant la fermeture, leur vie personnelle s'en trouve fortement affectée."

Aperçu instantané des comptes clients

Avec Acumatica Construction Edition, les dirigeants de REMCAN Projects ont une meilleure vision des données. Par exemple, ils peuvent voir où en est l'entreprise en matière de comptes clients. "Avant Acumatica, nos rapports sur l'ancienneté des comptes clients étaient très limités ", explique Jason. "L'équipe dispose de données en temps réel et cela a été une grande amélioration.

Jason apprécie l'accès instantané aux données en temps réel, qui lui permet de connaître les performances de l'entreprise et les points sur lesquels l'équipe doit apporter des corrections. "Le fait d'avoir accès à presque tout, de pouvoir glisser-déposer et d'effectuer des analyses approfondies a été une véritable transformation", déclare-t-il.

Adoption des utilisateurs par les employés

"L'adoption d'Acumatica Construction Edition par les employés a été exponentiellement meilleure que ce à quoi je m'attendais. Le succès de notre mise en service témoigne de la rigueur de nos tests UAT et de la formation des utilisateurs finaux, notre équipe et le système étaient extrêmement bien préparés ", déclare Andrea, chef de projet. REMCAN a quadruplé le nombre de personnes utilisant la solution financière et ce chiffre augmentera une fois que la fonctionnalité de gestion des dépenses sera entièrement déployée pour l'équipe de service sur le terrain. Le personnel apprécie la puissance de la nouvelle solution commerciale et ses flux de travail automatiques.

Andrea ajoute que la normalisation des données de base a également été considérablement améliorée avec Acumatica et que les intégrations de systèmes garantissent que les enregistrements de données restent parfaitement alignés. "Grâce à l'API, nous pouvons extraire des données comparables de plusieurs systèmes et préparer des tableaux de bord à l'aide de Power BI, ce qui nous permet d'avoir une visibilité précieuse des données en temps réel", note Andrea.

Déploiement rapide et à distance

Lorsque la pandémie de Covid-19 a frappé, REMCAN utilisait encore son ancien logiciel, et l'accès à ce dernier depuis son domicile via un VPN était douloureusement lent et parsemé de déconnexions. "Aucun de ces problèmes n'est survenu avec Acumatica", dit-elle. "Nous sommes très satisfaits de la vitesse d'Acumatica. Dans l'ensemble, c'est une très grande réussite".

REMCAN a passé du temps à s'assurer que la nouvelle solution commerciale fonctionnait comme prévu avant d'intégrer leur deuxième entité, Narrow Passage Rail. "Le nouveau groupe de construction et de maintenance ferroviaire opérant à partir du Québec, au Canada, a commencé ses activités à la mi-mai, et nous avons pu les mettre en service avec Acumatica le 1er juillet. Quand je pense au déploiement d'une nouvelle technologie en seulement six semaines, ce rythme est tout à fait remarquable."

Sur la voie de la croissance future

REMCAN a hâte d'adopter la fonctionnalité de paie canadienne d'Acumatica lorsqu'elle sera disponible plus tard cette année. L'entreprise prévoit également d'ajouter le module de gestion de projet d'Acumatica et évalue l'ajout d'un outil d'estimation. L'une des raisons pour lesquelles REMCAN a choisi Acumatica Construction Edition est la plateforme ouverte d'Acumatica et une communauté étendue de développeurs et d'applications tierces, qui se connectent de manière transparente à Acumatica.

"Nous sommes fiers d'être très innovants, véritablement réactifs et intègres. Nous promettons un travail sûr, axé sur la durabilité environnementale et fourni avec la plus haute qualité", déclare Jason en récitant la déclaration de mission de l'entreprise. "Nous nous engageons à développer notre activité et à faire passer nos services à la vitesse supérieure".

Pour atteindre cet objectif, "la structure de licence illimitée d'Acumatica nous permettra d'évoluer, et une fois que nous aurons le flux bancaire AP AI, il nous aidera à effectuer les rapprochements de trésorerie, les rapprochements électroniques et les frais bancaires. Nous disposons d'informations plus opportunes et avons beaucoup plus d'opportunités", déclare-t-il.