Les dirigeants de Roberts Glass devaient attendre des mois pour obtenir des données financières globales. Une fois déployée, Acumatica Construction Edition a fourni des informations financières en temps réel.
"Nous avons supprimé les silos que nous avions avec la solution client-serveur, de sorte que nous avons maintenant accès à une vue unique des données", explique M. Hamilton. "Nous sommes maintenant en mesure de voir où nous en sommes au niveau des coûts de nos projets de construction existants ; nous sommes en mesure d'examiner la rentabilité de chaque projet, d'examiner la base de clients et de comprendre où nous avons le plus de succès".
En outre, tous les chefs de projet ont une visibilité sur ce que l'entreprise a réalisé depuis le début de l'année, sur les types de projets qu'ils gèrent et sur ceux qui sont en cours de préparation.
ExakTime fournit des informations instantanées sur le temps et les dépenses
L'intégration transparente avec ExakTime permet d'extraire les temps et les taux dans Acumatica Construction Edition, ce qui leur donne une visibilité en temps réel des coûts de main-d'œuvre exacts pour chaque projet.
"Les informations étaient saisies manuellement auparavant et arrivaient six mois plus tard avec beaucoup d'imprécisions", explique M. Hamilton. Roberts Glass a souvent rencontré des problèmes avec ADP Time and Attendance parce que Sage et ADP n'étaient pas sur la même longueur d'onde en ce qui concerne les noms des clients. Lorsque les employés saisissaient une adresse dans ADP, le nom associé qui apparaissait n'était souvent pas le même que le nom du client interne de Sage, explique-t-il.
"Il y avait beaucoup d'interventions manuelles", explique M. Hamilton.
"Nous avons désormais la possibilité d'entrer les travaux dans Acumatica Construction Edition avec un nom de travail basé sur le nom donné par les clients, et les employés sur le terrain peuvent sélectionner le bon travail en un seul clic", ajoute-t-il. "ExakTime dispose également de fonctions GPS qui lui permettent de reconnaître une adresse et de la rechercher pour trouver le travail.
ExakTime recherche ensuite dans Acumatica Construction Edition la correspondance avec le bon travail. "Cela nous a vraiment permis d'améliorer notre précision, de savoir quelles heures ont été travaillées et où les employés ont travaillé", explique M. Hamilton. Ces informations sont fournies en temps réel, ce qui signifie qu'ils peuvent voir la rentabilité d'un projet instantanément, et non six mois plus tard.
Obtenir un accès mobile sur le terrain
La prochaine tâche d'Hamilton est de permettre aux chefs de projet travaillant sur un chantier d'accéder au terrain via l'application mobile d'Acumatica. C'est quelque chose qu'ils n'avaient jamais eu auparavant.
"Nos vitriers peuvent passer une demi-journée ou une équipe peut travailler pendant six ou sept mois sur un projet et se rendre directement sur le chantier chaque jour", explique M. Hamilton. Parce qu'ils devaient compter sur les communications téléphoniques, certains éléments étaient communiqués de manière incorrecte, certaines tâches étaient refaites par inadvertance ou, pire encore, les employés arrivaient sur un chantier sans connaître l'état d'avancement du projet.
Avec Acumatica Construction Edition, les employés seront armés d'un iPad contenant des notes de terrain pour des projets spécifiques. Ils auront accès aux dessins architecturaux, aux pièces jointes et à toute autre information. "Avant, on faisait des suppositions, on commettait des erreurs et cela prenait du temps d'essayer de comprendre ce qu'il fallait faire pour achever un travail", explique M. Hamilton.
L'équipe comptable réduit les interruptions
Acumatica Construction Edition a libéré une partie du temps du contrôleur de Roberts Glass, car elle n'a plus à rechercher des informations pour d'autres et à les transmettre par téléphone à des travailleurs à distance. Auparavant, de nombreuses informations financières étaient sauvegardées sur son ordinateur et leur accès était restreint.
Désormais, grâce à Acumatica Construction Edition, qui permet de définir différents niveaux d'accès et de sécurité, les employés ont un accès direct aux informations pertinentes pour leur travail. "Nous avons des tableaux de bord, et certains ont leur propre tableau de bord personnel où ils peuvent consulter les indicateurs clés de performance, le chiffre d'affaires, les projets pour lesquels nous avons soumissionné - toutes les informations que notre contrôleur n'a plus à extraire pour eux", explique M. Hamilton. "Notre contrôleur est beaucoup plus productif sans ces interruptions.
En même temps, "les employés sont plus productifs parce qu'ils ont un accès instantané à l'information dont ils ont besoin. Ils n'ont pas besoin d'appeler le siège ou de perdre du temps à chercher la bonne information", a déclaré M. Hamilton.
Une base solide pour la croissance
Acumatica Construction Edition a été facile à apprendre et fournit une base solide pour aider Roberts Glass à continuer à se développer.
"Ce que nous essayons de faire, c'est de maximiser nos marges et nos profits en nous assurant que nous travaillons sur les projets de la manière la plus efficace possible", explique M. Hamilton. "Acumatica Construction Edition nous a aidés à augmenter notre chiffre d'affaires parce que nous sommes beaucoup plus efficaces dans la gestion des projets.
La disponibilité instantanée des données permet aux cadres et aux employés de prendre des décisions fondées sur des données, que ce soit au bureau ou sur un chantier. "Tous les matins, à la première heure, je peux voir notre charge de travail, notre carnet de commandes, nos projets en cours et, au niveau de la direction, les indicateurs clés de la santé de l'entreprise", explique M. Hamilton. "Je n'ai plus besoin d'attendre la fin du mois ou des deux ou trois mois suivants pour disposer de données de main-d'œuvre fiables afin de connaître la rentabilité d'un projet. Avec Acumatica Construction Edition, nous disposons tous de ces données en temps réel.
Bien que Roberts Glass n'ait pas de projet immédiat d'expansion par le biais d'acquisitions, "je suis certain que si nous trouvons une entreprise à acquérir, nous pourrons la faire fonctionner rapidement avec le système en nuage d'Acumatica".
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