SEACOM

ERP robuste, flexible et ouvert

Un nouvel ERP devait offrir un libre-service, de sorte que SEACOM n'ait pas besoin d'appeler un consultant chaque fois qu'elle souhaitait modifier quelque chose. En outre, la société avait besoin d'une solution offrant une gestion des flux de travail, des rapports détaillés et la possibilité de consolider automatiquement plusieurs devises.

"Avant la mise en œuvre, nous devions charger manuellement les taux de change tous les jours", explique M. Wilbraham. "La saisie manuelle de ces informations et d'autres données nous faisait perdre du temps au niveau du reporting, de l'AP et de l'AR, et même s'il ne s'agissait que d'une petite quantité de temps pour chaque tâche, cela s'additionnait."

Les dirigeants de SEACOM ont également évalué Microsoft Dynamics, Sage ACCPAC, Oracle NetSuite et SAP B1.

"À l'époque, nous n'étions pas convaincus par les compétences de Microsoft Dynamics en matière de cloud, parce qu'elles venaient juste de passer au cloud, et nous pensions que la solution était un peu immature par rapport à nos besoins", explique M. Wilbraham. ACCPAC était un ancien produit, et Oracle et SAP B1 "ont été écartés assez rapidement en raison de leur tarification et de leurs modèles d'assistance et de développement, qui étaient assez onéreux".

En outre, "un ou deux membres du personnel avaient déjà participé à des mises en œuvre de NetSuite et s'étaient obstinés à dire que ce n'était pas la bonne solution".

SEACOM a eu un long partenariat avec Bernard Ford, qui a guidé SEACOM à travers divers projets technologiques. Maintenant chez 4sight, Ford a suggéré à SEACOM d'étudier Acumatica, un fournisseur d'ERP en nuage connu pour sa flexibilité, ses API ouvertes et son évolutivité.

Acumatica : Évolutivité à long terme

"Il pensait qu'Acumatica nous offrirait une plus grande longévité et serait une meilleure solution", explique M. Wilbraham. "Le modèle de licence d'Acumatica et les niveaux transactionnels qu'il offre étaient importants, tout comme sa capacité à consolider plusieurs devises, ce qui était essentiel du point de vue du reporting et de l'audit.

Il a également apprécié "la génération de rapports, la gestion des flux de travail et les possibilités d'autogestion offertes par Acumatica, ce qui m'a vraiment séduit".

SEACOM a accepté et a choisi Acumatica et n'a pas regardé en arrière.

La mise en œuvre d'Acumatica s'est bien déroulée, selon M. Wilbraham. "Tout a fonctionné.

SEACOM s'est appuyé sur un chef de projet dédié qui a travaillé avec des équipes fonctionnelles afin de s'assurer que les données étaient à jour, que les commandes en cours étaient transférées et que les transactions historiques étaient saisies. Au moment du déploiement, SEACOM comptait 11 entités et une entrée de consolidation. Aujourd'hui, SEACOM compte 20 entités dans Acumatica, avec plusieurs divisions et plusieurs devises.

"Auparavant, nous devions tout consolider dans Excel", explique M. Wilbraham. "Il était difficile d'introduire des données dans le système en raison de la multiplicité des devises. La vie est devenue beaucoup plus facile avec Acumatica.

De meilleures décisions grâce à des données en temps réel

SEACOM peut désormais accéder à un niveau plus élevé de données et d'informations stratégiques que les dirigeants utilisent pour prendre de meilleures décisions, et ce très rapidement. Acumatica présente les données en temps réel, ce qui permet aux dirigeants d'identifier immédiatement ce qui se passe dans l'entreprise et de corriger le tir rapidement, plutôt que de s'appuyer sur des données historiques vieilles de plusieurs mois.

"L'un de nos chevaux de bataille est de mesurer l'activité en termes d'encaissements, ce qui était très onéreux auparavant", explique M. Wilbraham. "Aujourd'hui, nous disposons d'une requête générique pour les encaissements dans l'ensemble de l'entreprise, liée à un modèle Power BI, et nous l'utilisons depuis lors. J'obtiens désormais systématiquement des informations de l'application à l'aide de l'outil IG pour voir exactement ce qui se passe en temps réel.

Acumatica permet aux clients d'examiner les dépenses par région et par pays en utilisant les données qu'Acumatica extraites et analysées par le biais de Power BI. Les cadres analysent les dépenses des différents fournisseurs, identifient les avantages et les engagements associés à chaque dépense et savent ce qu'il faut faire pour obtenir les prix les plus avantageux.

"Cette capacité à obtenir des informations nous a transformés.

Auparavant, SEACOM avait des difficultés à affecter les recettes des clients au fur et à mesure de leur paiement. Avec Acumatica, "nous avons mis en place une configuration qui a fait gagner deux heures par jour à la personne qui gérait les livres de caisse". Acumatica gère également automatiquement les relevés bancaires. L'équipe comptable n'a donc plus besoin de télécharger et d'importer les relevés, ce qui représente un gain de temps supplémentaire.

Le dernier développement de SEACOM comprenait la mise en œuvre du module de revenus différés d'Acumatica. Cela signifie que les revenus de milliers de transactions sont comptabilisés automatiquement sans avoir recours à des feuilles de calcul Excel laborieuses et à des journaux manuels. Selon une première analyse, cela a permis d'économiser environ 15 jours de travail par an et par comptable. Une économie significative.

"Ces petites choses s'additionnent", déclare M. Wilbraham. "Nous envisageons de faire gagner aux comptables 15 à 20 % de leur temps chaque mois, ce qui signifie qu'ils peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes."

Le reporting s'est également grandement amélioré avec Acumatica. SEACOM a reçu des rapports standard rapidement et a connecté Acumatica de manière transparente avec Solver BI360, un outil de reporting d'entreprise tiers. "Nous envoyons les bons de commande plus rapidement parce qu'ils sont distribués automatiquement, ce qui nous permet de fournir les services de nos clients beaucoup plus rapidement, ce qui se traduit directement par le maintien de notre avantage concurrentiel."

Connexions sans faille à d'autres applications

M. Wilbraham explique que les fonctionnalités ouvertes et la connectivité sont très importantes pour l'entreprise, même si, au départ, l'architecture ouverte et les API d'Acumatica n'ont pas été considérées comme des facteurs clés dans leur décision d'achat. En plus de Solver, SEACOM utilise Microsoft Power BI pour aider les employés à comprendre et à visualiser les changements apportés aux tableaux de bord critiques de l'entreprise. SEACOM a facilement connecté son application de facturation personnalisée et son Enterprise Service Pass à Acumatica et a transféré automatiquement des informations entre les différents systèmes.

"L'ouverture de l'API et la flexibilité sont essentielles, et c'est ce que nous constatons de plus en plus", explique M. Wilbraham, qui ajoute qu'ils ont également connecté YAY Pay pour la gestion des comptes clients.

Acumatica dispose d'une interface conviviale et intuitive qui facilite l'intégration des nouveaux employés, quel que soit le pays où ils résident, explique M. Wilbraham. "Acumatica est exceptionnellement facile à naviguer, très intuitif et super facile à apprendre. L'application mobile facilite grandement la vie" des cadres et des employés sur le terrain.

"La formation ne prend qu'une demi-heure, et c'est tout ce dont vous avez besoin pour faire ce que vous voulez. Il a été facile de faire passer les gens à la vitesse supérieure.

Acquisitions multiples dans plusieurs pays

L'expansion rapide de SEACOM se poursuit, déclare Wilbraham. "Nous envisageons plusieurs acquisitions à l'avenir et il est essentiel de les déployer rapidement avec Acumatica. Nous avons déployé Acumatica dans 13 entreprises en cinq mois, nous savons donc que nous pouvons facilement intégrer de nouvelles entreprises à la plateforme très rapidement.

Il estime que l'effectif atteindra bientôt plus de 500 personnes.

Grâce au modèle de licence transactionnelle d'Acumatica, M. Wilbraham ne s'inquiète pas des coûts élevés des licences par siège. "Il est très facile pour Acumatica de rester dans le jeu grâce à son modèle de licence ", explique M. Wilbraham. "Il est très facile d'ajouter des entités et des transactions supplémentaires sans avoir à passer des mois et des mois à former de nouveaux utilisateurs.

Une plateforme évolutive pour une croissance continue

La croissance d'une entreprise aussi rapide que SEACOM n'est pas facile, et toute entreprise qui procède à des acquisitions multiples et offre des services dans de nombreux pays est confrontée à de nombreux défis. Mais grâce à Acumatica, M. Wilbraham affirme que SEACOM dispose d'une solide plate-forme financière et technologique en laquelle il peut avoir confiance et qui peut s'adapter à l'évolution de ses besoins. Par exemple, Acumatica fournit une plateforme ERP centralisée avec un plan comptable standard qui gère le reporting pour toutes ses activités.

"Je n'ai jamais été limité dans ce que je voulais faire avec la plate-forme, y compris sur le plan commercial", déclare-t-il. "Tout ce que nous voulions faire était disponible et à un prix raisonnable ; Acumatica est un excellent produit qui peut être adapté à différents niveaux d'activité.

En outre, " nous n'avons pas besoin de réfléchir à l'ERP dont nous pourrions avoir besoin à l'avenir, car Acumatica nous fournit ce dont nous avons besoin, que nous modifiions l'entreprise que nous avons ou les entreprises que nous intégrons. Acumatica accélère nos processus de prise de décision".