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Acumatica : Facile à utiliser, abordable, intuitif

Quatre facteurs les ont amenés à choisir Acumatica Cloud ERP.

"L'expérience de l'utilisateur était extrêmement importante pour nous, en particulier parce que les ERP ont la mauvaise réputation d'être difficiles à utiliser", déclare Chris Drake, Smartnumbers' Chief Operating Officer. "Nous ne voulions pas consacrer beaucoup de temps et d'argent à la mise en œuvre d'un système qui risquait de ne pas être utilisé.

Acumatica était l'ERP le plus intuitif et le plus configurable qu'ils avaient envisagé. "Nous savions que nous pouvions l'adapter aux besoins de nos utilisateurs dans l'ensemble de l'entreprise et dans le processus de gestion de la trésorerie. Il présentait un grand potentiel.

Deuxièmement, le modèle de licence unique d'Acumatica, qui offre un nombre illimité d'utilisateurs, était très abordable.

"Nous avons embauché de nombreux employés au cours de l'année écoulée, passant de 60 à environ 100 personnes, et nous continuerons à le faire. Nous voulions un modèle de licence qui évolue avec nous et qui favorise l'adoption par les utilisateurs afin que nous puissions en tirer le meilleur parti", explique M. Drake.

Smartnumbers a également apprécié l'architecture ouverte et les API ouvertes d'Acumatica.

"Nous ne voulions pas être prisonniers d'un système dont il serait difficile d'extraire les données ou de l'intégrer à d'autres plates-formes que nous possédons", explique M. Drake. "Acumatica facilite l'accès aux données grâce à son API, l'importation et l'exportation sont très simples et, bien qu'il réponde à 95 % de nos besoins, il est flexible et s'adapte pour nous permettre de le personnaliser exactement comme nous le souhaitons. Nous avons été impressionnés par cet aspect d'Acumatica.

La plateforme ERP se connecte à la plateforme SaaS de Smartnumberset à d'autres applications tierces.

Enfin, Acumatica est une véritable plateforme SaaS basée sur le cloud qui permet aux employés de se concentrer sur la création de valeur pour le client.

"En tant que technicien, j'apprécie le fait qu'il ait été conçu à partir d'une technologie native pour le web", explique M. Drake. "Alors que les autres fournisseurs que nous avons étudiés proposent une sorte de modèle pseudo-cloud qui repose sur des sessions à distance, ou bien il est clair qu'ils ont pris quelque chose et l'ont transplanté dans le nuage. Et c'est là qu'Acumatica l'a emporté de manière assez convaincante".

SmartnumbersLe partenaire technologique Tascoli, dirigé par James Morgan, a déployé Acumatica Cloud ERP en 12 semaines environ. Ils ont adopté une approche modulaire, mettant en œuvre des systèmes financiers avancés, le CRM d'Acumatica avec synchronisation Salesforce et la gestion des contrats.

"Une grande partie de ce temps a été consacrée à essayer d'extraire des données de systèmes préexistants", explique M. Drake. "Nous avons eu une excellente expérience de travail avec Tascoli et Acumatica, même si nous l'avons mis en œuvre pendant la fermeture de Covid-19. C'était un véritable testament pour leur modèle de mise en œuvre de projet."

"Acumatica a dépassé nos attentes", déclare M. Drake. "Certains des résultats que nous avons obtenus sont un peu embarrassants car, en termes de gains de temps mesurables, ils atteignaient jusqu'à 90 % pour certains processus que nous réalisions."

Acumatica ayant remplacé 12 systèmes autonomes, Smartnumbers a réduit ses dépenses technologiques de 80 %. "L'élimination des distractions historiques et des frais généraux a permis à notre personnel de se consacrer à des activités stratégiques plus utiles, ce qui a été très important", explique M. Drake.

L'entreprise a également bénéficié d'avantages incommensurables. "Acumatica est une sorte de fil d'or qui traverse notre entreprise et nous soutient également sur le plan culturel. L'assistance post-implémentation que nous avons reçue de nos partenaires au Royaume-Uni, Tascoli, et d'Acumatica directement, a été inégalée. Ils vous font sentir comme si vous étiez leur client numéro un, et ils n'en font jamais assez pour vous aider. Nous avons donc été très impressionnés", déclare M. Drake.

La clôture en fin de mois est passée de 10 à 1 jour

Smartnumbers dispose désormais d'une visibilité sur l'ensemble de ses données. Chacun peut accéder rapidement à ce dont il a besoin.

"Le plus grand avantage a été de pouvoir bénéficier d'une flexibilité intégrée et d'un gain de temps en fin de mois", explique M. Low. "Les rapports étaient immédiats, ce qui était extrêmement bénéfique. Bien que mon rôle ait changé, cela m'a permis d'économiser environ 75 % du temps consacré à la fin du mois, qui est passé de 10 jours à un seul".

L'entreprise n'est plus confrontée à des obstacles technologiques, tels que l'attente de la fin d'une application gourmande en ressources avant d'en lancer une autre, et dispose désormais d'analyses en temps réel pour prendre des décisions stratégiques.

"L'aspect reporting est très important et correspond vraiment à notre culture d'entreprise, qui consiste à collaborer et à travailler ensemble pour créer de la valeur pour le client", explique M. Drake. "Tout le monde peut consulter les mêmes chiffres et accéder ensemble aux informations en temps réel. Tout est regroupé dans une suite complète de modules, et c'est comme si nous avions un fil d'or qui va de l'opportunité de vente à la facture du client et à l'obtention du paiement dans les délais. Nous pouvons réagir plus rapidement aux changements, à la façon dont nous vendons, à la façon dont nous fixons les prix, et nous sommes en mesure d'adapter l'application et de maintenir un niveau élevé d'efficacité malgré un environnement changeant."

Facilité d'utilisation Rapidité d'adoption

L'interface utilisateur d'Acumatica a confirmé que c'était le bon choix. "Historiquement, nous avions plusieurs systèmes avec des aspects et des sensations très différents, qui étaient encombrants et non intuitifs. Une personne nouvellement arrivée dans l'entreprise avait beaucoup de mal à s'y retrouver, et le module financier fonctionnait à l'ancienne", explique M. Low.

"Avec Acumatica, tout se ressemble, tout est familier dans tous les modules et l'intégration a été simple. Nous avons pu personnaliser les vues pour que les employés puissent voir ce qu'ils avaient besoin de voir. Nous avons réduit et personnalisé d'autres écrans auxquels les employés n'avaient qu'un accès mineur.

"Les questions et les frustrations ont été minimes, et tout le monde était très enthousiaste à l'idée d'utiliser la solution", ajoute M. Low. "La possibilité de joindre des PDF ou des images a été très appréciée. Tout était disponible dans Acumatica, ce qui était un grand avantage. C'est une solution intuitive et facile à utiliser.

Les employés se concentrent désormais sur la création de valeur pour le client plutôt que sur l'exécution de tâches administratives manuelles et la navigation dans un système déconnecté.

"Nous voulions que tout soit rationalisé et efficace, ce qui n'est possible que si les choses sont simples et faciles. C'est là que la flexibilité d'Acumatica nous aide, car nous pouvons leur fournir ce dont ils ont besoin, et rien de plus ", explique M. Drake. "Acumatica rend notre équipe heureuse parce qu'elle peut faire son travail plus efficacement, plus rapidement et plus facilement, et qu'elle réduit le temps qu'elle consacre à l'administration. Cela leur permet de se concentrer davantage sur les choses qu'ils aiment, ce qui crée plus de valeur pour nos clients.

Vue à 360 degrés du client

Comme le CRM fait partie d'une plateforme transparente liée aux données financières, l'équipe de vente peut avoir une vue à 360 degrés de l'activité des clients, ce qui inclut l'historique complet du client, comme les produits utilisés, les problèmes de facturation ou les demandes de renseignements, l'historique des paiements et les services que le client est en train d'explorer. L'équipe de vente reçoit désormais les informations dont elle a besoin pour réaliser plus efficacement les activités de vente incitative, de vente croisée et de renouvellement.

D'un point de vue financier, le CRM permet "aux services financiers de voir qu'une opportunité est créée dans le système, qu'elle progresse jusqu'à l'étape où l'opportunité est clôturée comme étant gagnée, et de voir qu'elle évolue vers une commande de vente et qu'elle passe à la phase de contrat et de facturation", explique M. Low. "Nous pouvons offrir une expérience client transparente, et il ne faut pas trois ou quatre jours pour fournir des informations. Fournir des données améliore instantanément notre image de professionnalisme".

"Nous pouvons réagir plus rapidement parce que l'information est disponible pour la bonne équipe au bon moment", ajoute Drake.

L'élargissement à l'échelle internationale

Avec Acumatica comme base, Smartnumbers a commencé à offrir sa plateforme SaaS aux entreprises et aux centres d'appel en dehors du Royaume-Uni.

"Nous avons récemment lancé des produits en Amérique du Nord et en Asie", explique M. Drake. "Grâce à sa capacité à gérer plusieurs devises et plusieurs locataires, Acumatica nous permet d'accueillir facilement de nouveaux clients dans le monde entier."

La plateforme d'opérations commerciales fournit des données en temps réel et l'agilité dont l'équipe a besoin pour prendre rapidement des décisions stratégiques. Acumatica est un atout concurrentiel et non un obstacle comme l'ancien système.

"D'un point de vue technologique et opérationnel, Acumatica répond à toutes les attentes", déclare M. Drake. "Il est attrayant pour les utilisateurs, évolutif, flexible pour répondre à vos besoins et se développe avec vous en tant qu'entreprise. Acumatica nous a aidés à nous développer et à pénétrer de nouveaux marchés, ce qui a eu un impact positif sur notre activité."