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The Learning Lab est une organisation privée d'enrichissement de l'éducation basée à Singapour qui s'engage à faire ressortir le meilleur de chaque élève. Elle touche plus de 12 000 élèves en leur enseignant l'anglais, les mathématiques et les sciences, en leur donnant les moyens de penser au-delà des limites de la salle de classe. Pendant des années, l'entreprise s'est appuyée sur une version obsolète de Microsoft Dynamics pour les comptes généraux et les immobilisations, sur un système de facturation sur mesure dépourvu de contrôles internes, sur un CRM et sur d'autres logiciels pour gérer la facturation, les présences et la programmation des cours.
"L'entreprise utilisait un logiciel de comptabilité très obsolète pour la tenue des comptes de base", explique Ying-Jian Chan, directeur financier. "Notre équipe financière a réalisé que ce logiciel n'était pas viable compte tenu de notre volume et de notre croissance et a entrepris de le remplacer par une solution financière robuste pour la gestion de la trésorerie, les notes de frais et l'approvisionnement."
Comme l'ancien système était rudimentaire et n'était pas connecté au système de gestion de la relation client de l'entreprise, l'équipe financière ne recevait pas beaucoup d'informations sur les clients lors d'une commande. Par exemple, elle ne savait pas quelle session de cours un parent avait achetée, ni quand la session commencerait, ni quelle matière l'élève avait choisie. Elle ne savait pas non plus quel centre l'élève allait fréquenter, et ne savait donc pas où allouer correctement les recettes.
Seuls quelques-uns des quelque 500 employés de The Learning Labavaient accès au système financier, de sorte qu'une équipe de saisie de données de deux personnes devait entrer les notes de frais et d'autres informations financières dans le système, en saisissant souvent de manière fastidieuse les mêmes informations transactionnelles dans différentes applications.
"Le système n'était pas conçu pour intégrer les informations relatives aux sessions dans la facture", explique Shirley Lim, directrice des finances de The Learning Labà l'époque. En outre, "il n'était pas possible de définir des contrôles (d'accès), de sorte que nous ne pouvions pas permettre à un grand nombre de membres de l'équipe d'accéder aux informations dont ils auraient pu avoir besoin pour faire leur travail". L'application de facturation ne disposait pas d'un calendrier d'exécution, et nous avions de nombreux problèmes de validation et de réconciliation", a-t-elle déclaré.
Mme Lim avait déjà utilisé des ERP de SAP et d'Oracle et s'est mise à la recherche d'un ERP basé sur le cloud avec des données financières solides, qui pourrait également s'intégrer facilement à d'autres applications. Elle avait également besoin d'un système flexible pour suivre les milliers d'étudiants qui suivent un ou deux des 2 000 cours proposés par semaine, et d'un logiciel qui ne nécessitait pas de personnalisation coûteuse.
"Nous avions besoin d'une solution abordable et flexible. Nous ne voulions pas être enfermés dans une seule solution, mais pouvoir connecter les meilleurs logiciels pour les différentes fonctions dont nous avions besoin", a déclaré Shirley Lim. The Learning Lab voulait une solution prête à l'emploi pour les finances, facile à utiliser et accessible depuis n'importe lequel de ses centres régionaux.
